H υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αυξάνει με γοργούς ρυθμούς, καθώς οι εταιρείες έχουν αρχίσει να συνειδητοποιούν όλο και περισσότερα τα αναμφισβήτητα πλεονεκτήματά της, ενώ τα αποτελέσματα από την εφαρμογή της, γίνονται πλέον απτά και από τους Δημόσιους Φορείς.

Ο νέος Κώδικας Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών σε συνδυασμό με τις υπουργικές αποφάσεις ΠΟΛ. 1207/14.11.2012, ΠΟΛ. 1004/04.01.2013, ΠΟΛ. 1023/20.1.2014, το N. 4093/09.11.2012, καθώς και τη νέα ευρωπαϊκή οδηγία της 24ης Ιανουαρίου 2014, θέτουν τις βάσεις για τη μαζική εφαρμογή και αξιοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, τόσο από τις φορολογικές αρχές όσο και από τους ίδιους του συναλλασσόμενους. Η εξάπλωση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης ευνοείται και από την κατάσταση της οικονομίας στις μέρες μας: αν και τα σημάδια της ανάκαμψης είναι αισθητά, οι μακροοικονομικές συνθήκες εξακολουθούν να πιέζουν για να δοθεί έμφαση στη διαχείριση του κόστους. Ως αποτέλεσμα, η επιδίωξη της επιχειρησιακής αποτελεσματικότητας ως στρατηγική προτεραιότητα, υποστηριζόμενη από ένα βελτιωμένο cash flow και μια αυξημένη κερδοφορία, σχηματίζουν τους κύριους άξονες χάραξης μιας οικονομικής στρατηγικής, η οποία ενισχύει ακόμα περισσότερο την αυτοματοποίηση των συναλλαγών.

Εκμαιεύοντας το πλήρες δυναμικό του e-invoicing
Παρά τις θετικές συγκυρίες, υπάρχουν ακόμα αρκετοί μεγάλοι οργανισμοί που δεν έχουν συνειδητοποιήσει το πλήρες δυναμικό της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Μια πρόσφατη, σχετικά, έρευνα φανερώνει ότι ένα μεγάλο ποσοστό των εταιρειών λαμβάνουν τα τιμολόγια τους ηλεκτρονικά ως αρχεία PDF, αποφεύγοντας μια καθαρά ηλεκτρονική διαδικασία, με την ψηφιοποίηση τυπωμένων τιμολογίων να κατέχει μεγάλα ποσοστά. Eτσι, ενώ η αποδοχή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αυξάνει με εκθετικούς ρυθμούς, υπάρχουν ακόμα αρκετές εταιρείες που χρησιμοποιούν μη αποδοτικές μεθόδους ανταλλαγής ηλεκτρονικών τιμολογίων, με μια σειρά πρόσθετων και χρονοβόρων διαδικασιών να συνθέτουν το σκηνικό, όπως είναι το scanning, η ψηφιοποίηση και η εκτύπωση. Αυτό σημαίνει ότι η επιλογή της κατάλληλης λύσης έχει μεγάλη σημασία. Μια τέτοια λύση θα πρέπει να:

  • Καταδεικνύει τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε όλους (πελάτες, συνεργάτες)
  • Περιγράφει τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για ξεκινήσει να χρησιμοποιεί κανείς το e-invoicing.
  • Παρέχει την τεχνολογία που απαιτείται.
  • Συμβάλει στην επιβολή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στους συνεργάτες της εταιρείας.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση στην Ελλάδα
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση στη χώρα μας ξεκίνησε από τις μεγάλες εταιρείες πριν από χρόνια. Σήμερα, χιλιάδες ελληνικές επιχειρήσεις, οι περισσότερες εκ των οποίων είναι μικρομεσαίας έχουν μπει στην εποχή της αυτοματοποίησης των τιμολογίων τους. Οι ελληνικές επιχειρήσεις αποδέχονται όλο και περισσότερο το e-invoicing είτε γιατί τους το επιβάλει ένας μεγάλος εμπορικός εταίρος τους, είτε γιατί συνειδητοποιούν τα σημαντικά οφέλη που κερδίζουν από αυτό. Ανάμεσα στους κλάδους που αξιοποιούν αρκετά την ηλεκτρονική τιμολόγηση περιλαμβάνονται οι αλυσίδες λιανεμπορίου, οι φαρμακευτικές και εμπορικές εταιρείες και οι τηλεπικοινωνίες, ενώ παρατηρείται αύξηση χρήσης ηλεκτρονικών τιμολογίων στον τομέα των υπηρεσιών.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση παντού
Η καθιέρωση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να αποτελέσει ένα σημαντικό βήμα προς την ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Όπως εκτιμά η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, η υιοθέτηση του e-invoicing στις δημόσιες συμβάσεις σε ολόκληρη την ΕΕ θα μπορούσε να οδηγήσει στην εξοικονόμηση έως και 2,3 δισ. ευρώ. Επιπλέον, μπορεί να αποφέρει σημαντική εξοικονόμηση πόρων και να διευκολύνει τη ζωή, τόσο στις κυβερνήσεις όσο και στις χιλιάδες επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην εσωτερικά αγορά. Σύμφωνα με τον Μichel Barnier, τον Επίτροπο που είναι αρμόδιος για την εσωτερική αγορά και τις υπηρεσίες, η μετάβαση από τα έντυπα στα πλήρως αυτοματοποιημένα τιμολόγια μπορεί να περιορίσει το κόστος ενός τιμολογίου από τα 30-50 ευρώ, σε μόλις ένα ευρώ.

Στη σχετική οδηγία της ΕΕ προτείνεται η καθιέρωση ενός ευρωπαϊκού προτύπου για την ηλεκτρονική τιμολόγηση, το οποίο αναμένεται να βελτιώσει την επιθυμητή διαλειτουργικότητα ανάμεσα στα διαφορετικά, εθνικά, συστήματα e-invoicing. Μέσω αυτού του προτύπου μπορεί να αντιμετωπιστεί η νομική ανασφάλεια, η πολυπλοκότητα και το πρόσθετο λειτουργικό κόστος για τους οικονομικούς φορείς που χρησιμοποιούν διαφορετικά ηλεκτρονικά τιμολόγια σε κάθε κράτος μέλος. Επιπλέον, θα προωθηθεί η ευρύτερη χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε όλη την Ευρώπη – η οποία εξακολουθεί να παραμένει σε χαμηλά επίπεδα, καθώς το e-invoicing αντιστοιχεί σε μόλις στο 4-15% του συνόλου των τιμολογήσεων.

Το υπουργείο Ανάπτυξης στο πλαίσιο της Ελληνικής Προεδρίας του Συμβουλίου της ΕΕ έθεσε ως βασική του προτεραιότητα την υιοθέτηση της παραπάνω κοινοτικής οδηγίας, λόγω της μεγάλης σημασίας που έχει η εφαρμογή της στην Ελλάδα. Καθώς με την εφαρμογή της οδηγίας αναμένεται να μειωθεί δραστικά το κόστος λειτουργίας των επιχειρήσεων και των κρατικών δαπανών για προμήθειες, αλλά και να απλοποιηθεί η διαδικασία συναλλαγών του κράτους με τις επιχειρήσεις. Τα οφέλη προκύπτουν από την αποφυγή του κόστους για την έκδοση, αποστολή και αποθήκευση των τιμολογίων, τη μείωση των λαθών μέσω της αυτοματοποίησης, τη διευκόλυνση του φορολογικού ελέγχου, αλλά και του ελέγχου των δημόσιων συμβάσεων γενικότερα.

Αναμφίβολα, η πολιτεία (Υπουργείο Ανάπτυξης, Οικονομικών, Ηλεκτρ. Διακυβέρνησης) καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια μέσα από ένα σύνολο δράσεων που ωθούν στη μεγαλύτερη υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης από τις ελληνικές επιχειρήσεις. Εκτός από την πλήρη αποδοχή του ευρωπαϊκού προτύπου, το οποίο θα διευκολύνει σημαντικά τη διαδικασία έκδοσης-λήψης τιμολογίων ανάμεσα σε διαφορετικά πληροφοριακά συστήματα, η ψηφιοποίηση της φορολογικής σήμανσης και του Δελτίου Αποστολής, αλλά και η καθιέρωση των ηλεκτρονικών πληρωμών στις προμήθειες του Δημοσίου συμβάλλουν στην ευρύτερη εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στη χώρα. Στόχος της ΕΕ είναι έως το 2020 η ηλεκτρονική τιμολόγηση να καταστεί ο κυρίαρχος τρόπος τιμολόγησης σε όλη την ΕΕ. Ένας στόχος που πιστεύουμε ότι μπορεί η χώρα μας να τον πετύχει, καθώς διαθέτει όλα τα εχέγγυα γι’ αυτό.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί μονόδρομο

Ο Παναγιώτης Σελλάς, Διευθυντής Λογιστηρίου του ομίλου PHARMATHEN, αποτυπώνει την εμπειρία του από την εφαρμογή της λύσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην εταιρεία του, καταγράφει τα οφέλη που έφερε στην εταιρεία και δίνει χρήσιμες συμβουλές για μια επιτυχημένη μετάβαση στην εποχή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

netweek: Με βάση ποια κριτήρια επιλέξατε τη λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης που έχετε εγκαταστήσει στην εταιρεία σας;

Παναγιώτης Σελλάς: Για την επιλογή της λύσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης που χρησιμοποιούμε στην εταιρεία μας λάβαμε υπόψη δεδομένα που χαρακτηρίζουν την εταιρεία μας, όπως είναι το γεγονός ότι τιμολογούμε από πέντε ξεχωριστά ΑΦΜ (του Ομίλου), ενώ συνολικά διαθέτουμε περισσότερα από δέκα διαφορετικά σημεία έκδοσης τιμολογίων. Eτσι, χρειαζόμασταν μια λύση, η οποία θα μας βοηθούσε να πετύχουμε τόσο τη βελτιστοποίηση όσο και τη σημαντική εξοικονόμηση του κόστους στη διαδικασία της έκδοσης/αποστολής/αρχειοθέτησης παραστατικών, μειώνοντας τόσο το διαχειριστικό κόστος της διαδικασίας, όσο και το χρόνο που δαπανούσε το προσωπικό (όχι μόνο για την αρχειοθέτηση ή αποστολή, αλλά και για την επιβεβαίωση παραλαβής των τιμολογίων τους).

netweek: Ποιες ήταν οι κυριότερες προκλήσεις που αντιμετωπίσατε κατά την υλοποίηση αυτής της λύσης; Τι αποδοχή έχει βρει από τους εργαζόμενους στο λογιστήριο και ποια είναι τα κυριότερα οφέλη που έχει αποκομίσει η εταιρεία σας από την εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης;

Παναγιώτης Σελλάς: Οι κυριότερες προκλήσεις που αντιμετωπίσαμε ήταν η αποκεντρωμένη έκδοση των παραστατικών από τους χρήστες, αλλά και η ορθή και έγκαιρη αποστολή τους προς τους πελάτες. Η εφαρμογή των λύσεων της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και της Άυλης Ηλεκτρονικής Αποστολής Τιμολογίων διευκόλυνε ιδιαίτερα το Οικονομικό Τμήμα να διεκπεραιώσει τις καθημερινές του λειτουργίες, εξοικονομώντας σημαντικό χρόνο από την διαδικασία αναζήτησης, ανάκτησης και επιβεβαίωσης παραλαβής των τιμολογίων από τους πελάτες. Τα κυριότερα οφέλη είναι η βελτιστοποίηση της διαδικασίας αρχειοθέτησης και τιμολόγησης, η πλήρης αυτοματοποίηση των ελέγχων, η βέλτιστη αξιοποίηση των ανθρωπίνων πόρων και, από οικονομικής πλευράς, η σημαντική εξοικονόμηση κόστους που προκύπτει από τη μείωση εκτύπωσης των αντιγράφων, η κατάργηση του φυσικού χώρου αρχειοθέτησης, το κόστος αποστολής των τιμολογίων κ.α.

netweek: Τι συμβουλές θα δίνατε σε μια εταιρεία που θα αποφάσιζε να μεταβεί στην εποχή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης; Ποια είναι τα κυριότερα σημεία που θα έπρεπε να προσέξει;

Παναγιώτης Σελλάς: Δεν πρέπει να υπάρχει φόβος για τη μετάβαση στην εποχή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Αυτό που θα συμβούλευα μια εταιρεία είναι να αποφασίσει άμεσα τη μετάβασή της στην εποχή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Γιατί με αυτό τον τρόπο μόνο οφέλη μπορεί να αποκομίσει. Άλλωστε, από την πρώτη μέρα εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα ελαχιστοποιήσει σημαντικά τα κόστη εκτύπωσης, αποθήκευσης και αποστολής των εκδιδόμενων παραστατικών και, παράλληλα, θα αξιοποιήσει καλύτερα τον χρόνο τον οποίο δαπανά το προσωπικό της εταιρείας για την αναζήτηση και την διαχείριση των τιμολογίων γενικότερα. Τα σημεία που πρέπει να προσεχθούν, λοιπόν, είναι τα εξής:

α) Πρέπει να υπάρχει, ήδη, η στοιχειώδης υποδομή (για την ηλεκτρονική έκδοση των στοιχείων).
β) Χρήστες εκπαιδευμένοι στη χρήση υπολογιστών, οι οποίοι θα μπορούν να εφαρμόσουν σωστά το σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
γ) Επιλογή ενός έμπειρου συνεργάτη για την υλοποίηση της λύσης.
δ) Επιβεβαίωση αποδοχής της ηλεκτρονικής τιμολόγησης από τους πελάτες τους.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση, αλλά σωστά

Η Μαρία Καραμπαμπά, IT Business Manager της Τηλέτυπος ΑΕ (Mega TV), καταθέτει την εμπειρία από την υλοποίηση ενός συστήματος ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην εταιρεία της και καταγραφεί τα οφέλη που προέκυψαν από τη μετάβαση σε αυτό το σύστημα.

netweek: Για ποιο λόγο επιλέξατε την ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Μαρία Καραμπαμπά: Η εφαρμογή της τιμολόγησης είναι μέρος του ERP της εταιρείας. Η εταιρεία μας εκδίδει τιμολόγια για τα διαφημιστικά μηνύματα σε μηνιαία βάση και αποστέλλει τα τιμολόγια στις Διαφημιστικές εταιρίες αλλά και στους Διαφημιζομένους. Επίσης αποστέλλει ένα συνοδευτικό έγγραφο με το αναλογούν Αγγελιόσημο. Μέχρι πρότινος αυτή η διαδικασία απαιτούσε την εκτύπωση σε εκτυπωτές dot-matrix, σε τριπλότυπο προτυπωμένο έντυπο. Απαιτείτο, δε, αρκετός χρόνος σε χειρωνακτική εργασία, ώστε να διαχωριστούν τα στελέχη, να ομαδοποιηθούν τα μεν Πρωτότυπα κατά Διαφημιστική εταιρεία, τα δε Αντίγραφα κατά Διαφημιζόμενο, και να αποσταλούν τα αντίστοιχα στελέχη στους παραλήπτες.

Μια πρόσθετη επιβάρυνση ήταν, ότι συν τω χρόνω, είχε μαζευτεί ένας τεράστιος όγκος αρχειοθετημένων παραστατικών σε αποθηκευτικούς χώρους, με αποτέλεσμα η αναζήτηση παλαιών παραστατικών να είναι εξαιρετικά δυσχερής. Για να αντιμετωπίσουμε αυτή την ακριβή χρονοβόρα διαδικασία αποφασίσαμε να προβούμε στην υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Με αυτόν τον τρόπο κάθε τιμολόγιο εκδίδεται σε τρία αντίγραφα, με την κατάλληλη σήμανση. Αυτά τα αντίγραφα αρχειοθετούνται αυτόματα και τα πρωτότυπα δύνανται είτε να εκτυπώνονται σε φύλλα Α4, είτε να αποστέλλονται με email στις διαφημιστικές εταιρείες. Στο τέλος του μήνα ο χρήστης της τιμολόγησης, μέσω της εφαρμογής της αρχειοθέτησης, επιλέγει τα Αντίγραφα Διαφημιζομένων ανά Διαφημιζόμενο, ώστε είτε να τα εκτυπώσει (σε Α4) είτε να τα αποστέλλει ηλεκτρονικά στους διαφημιζομένους.

netweek: Ποια είναι τα οφέλη που έχετε διαπιστώσει ήδη από την εφαρμογή της συγκεκριμένης λύσης στον οργανισμό σας;

Μαρία Καραμπαμπά: Είναι προφανές ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση μας εξοικονομεί το κόστος του προτυπωμένου εντύπου, καθώς και τα κόστη των αποστολών. Απαλλάσσει τους χρήστες της τιμολόγησης από το διαχωρισμό των εκτυπώσεων ανά παραλήπτη και την προετοιμασία των φακέλων. Μέσω της αρχειοθέτησης μάς δίνει τη δυνατότητα να αρχειοθετούμε και να αναζητούμε παραστατικά με πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης. Επίσης, περιμένουμε ότι θα ωφεληθούμε σε αποθηκευτικό χώρο, καθώς τα ηλεκτρονικά παραστατικά αρχειοθετούνται ψηφιακά σε βάση δεδομένων.

netweek: Mε ποια κριτήρια επιλέξατε τη λύση σας;

Μαρία Καραμπαμπά: Για την προμήθεια του συστήματος της ηλεκτρονικής τιμολόγησης επιλέξαμε την ΕΛΜΗ και το smart@all, επειδή είναι μια εταιρεία με εμπειρία και γνώση στους φορολογικούς μηχανισμούς. Η προτεινόμενη λύση δεν επηρέασε τις διαδικασίες της εταιρείας στην έκδοση παραστατικών. Τέλος, κρίναμε θετικά την πλήρη αρχειοθέτηση των παραστατικών και συνοδευτικών εγγράφων σε βάση δεδομένων (SQL server).

netweek: Ποιες ήταν οι κυριότερες προκλήσεις που αντιμετωπίσατε;

Μαρία Καραμπαμπά: Οι προκλήσεις που κληθήκαμε να αντιμετωπίσουμε ήταν η τροποποίηση των εκτυπωτικών προγραμμάτων του ERP, ώστε να συμπεριλαμβάνουν τις προδιαγραφές της ΠΟΛ/1221, η δημιουργία της φόρμας του τιμολογίου στο σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, η δημιουργία της φόρμας του Αγγελιοσήμου κατά περίπτωση και η διαχείριση δύο παραληπτών ανά παραστατικό. Αφού λύσαμε επιτυχώς τα ανωτέρω, μπήκαμε στο πιλοτικό πρόγραμμα της καθημερινής αποστολής των φορολογικών στοιχείων εσόδων στη ΓΓΠΣ.

netweek: Τι μέτρα έχετε πάρει για την ασφάλεια;

Μαρία Καραμπαμπά: Για να διασφαλίσουμε την αδιάλειπτη λειτουργία του συστήματος, έχουμε εγκαταστήσει δύο φορολογικούς μηχανισμούς, ώστε αν δυσλειτουργήσει ο ένας, να χρησιμοποιήσουμε τον άλλον. Η εφαρμογή και η βάση δεδομένων έχουν στηθεί σε virtual μηχανές, σε διάταξη υψηλής διαθεσιμότητας. Επίσης, υλοποιήσαμε τη δυνατότητα αυτόματης δρομολόγησης των εκτυπώσεων σε δεύτερο εκτυπωτή, αν χαλάσει ο πρώτος. Τέλος, η πρόσβαση των χρηστών στα αρχειοθετημένα παραστατικά ορίζεται με πολλαπλά κριτήρια.

netweek: Τι συμβουλές θα δίνατε σε έναν CIO/CFO μιας εταιρείας που θα αποφάσισζε τη μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Μαρία Καραμπαμπά: Η εταιρεία που θα αποφασίσει να μεταβεί σε ηλεκτρονική τιμολόγηση θα πρέπει να αξιολογήσει προσεκτικά τον προμηθευτή και την προτεινόμενη λύση, ώστε να συνδυάζει τις φοροτεχνικές απαιτήσεις με την κατάλληλη τεχνολογία για τις υποδομές της.