Οι Managed Print Services μπορούν να αποφέρουν μείωση στα έξοδα εκτυπώσεων μιας επιχείρησης, από 10% έως 30%, ανάλογα με το συμβόλαιο.

Οι Managed Print Services μπορούν να αποφέρουν μείωση στα έξοδα εκτυπώσεων μιας επιχείρησης, από 10% έως 30%, ανάλογα με το συμβόλαιο. Η COVID-19 μπορεί να είναι αιτία ή απλά αφορμή για την αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου – ή αναπροσαρμογή μιας συνεργασίας- με βάση τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες μια επιχείρησης, με πολλαπλά οφέλη.

Η ανάθεση διαχείρισης των εκτυπώσεων σε έναν πάροχο MPS, αποδεδειγμένα μπορεί να μειώσει τα έξοδα για εκτυπώσεις σε μια επιχείρηση σε σημαντικό ποσοστό. Η COVID-19 έχει διαφοροποιήσει σημαντικά τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων και, όπως έχουμε γράψει επανειλημμένα μέσα στο 2020, έχει διαφοροποιήσει εκ βάθρων τις εργασίες και τις επιμέρους διαδικασίες με τις οποίες είναι επιφορτισμένη η ομάδα ΙΤ. H ανάθεση της διαχείρισης των εκτυπώσεων σε έναν εξωτερικό πάροχο μπορεί να διευκολύνει σημαντικά τις εργασίες του προσωπικού IT απελευθερώνοντας ανθρώπινο δυναμικό, το οποίο μπορεί να αξιοποιηθεί σε άλλες λειτουργίες που έχουν ανακύψει ως νέες και επείγουσες την περίοδο που διανύουμε. Βασικός παράγοντας για να λειτουργήσουν τα παραπάνω είναι η επιλογή του παρόχου να είναι σωστή και οι υπηρεσίες οι οποίες θα του ανατεθούν να είναι αυτές που πραγματικά χρειάζεται η επιχείρηση. Εξάλλου, οι παγίδες που μπορεί να υπάρχουν σε ένα συμβόλαιο MPS που δεν είναι καλά μελετημένο μπορεί να ανατρέψουν τον όλο σχεδιασμό, καθώς οι υπηρεσίες μπορεί να μην είναι οι κατάλληλες για την κάλυψη των αναγκών.

Τους τελευταίους 12 μήνες σχεδόν, οι επιχειρήσεις λειτουργούν μέσα σε ένα ευμετάβλητο και μάλλον ασταθές κοινωνικό και οικονομικό περιβάλλον, το οποίο αντανακλάται στον τρόπο της λειτουργίας τους, ένα περιβάλλον το οποίο ευνοεί την απομακρυσμένη εργασία -η οποία είναι πολύ πιθανό να παραμείνει σε ένα μεγάλο βαθμό στη νέα κανονικότητα, όταν αυτή έρθει- όμως και την ψηφιοποίηση υπηρεσιών μειώνοντας τις ανάγκες εκτύπωσης. Παράλληλα, οι ίδιες ανωτέρω συνθήκες που αναφέραμε συνοπτικά ευνοούν τους παράγοντες που δημιουργούν εν δυνάμει ευπάθειες, κάτι που οδηγεί στην ανάγκη υιοθέτησης ενός ολοκληρωμένου σχεδίου για την ασφάλεια, ενώ παράλληλα, ευνοείται η χρήση υπηρεσιών Cloud.

Ως εκ τούτου, το πλάνο για την ασφάλεια που έχει καταστρώσει ο πάροχος, όπως και οι δυνατότητα να ενσωματώσει στις υπηρεσίες του λειτουργικότητα Cloud είναι παράγοντες προς αξιολόγηση. Σχεδόν αυτόματα από τα παραπάνω προκύπτει ότι ο υποψήφιος πάροχος διαχείρισης εκτυπώσεων θα πρέπει να διαθέτει την απαιτούμενη ευελιξία για να ανταποκριθεί σε μια σειρά από απαιτήσεις, οι οποίες μπορεί να μην είναι εξαρχής ορατές, αλλά να ανακύπτουν στην πορεία του χρόνου, καθώς οι συνθήκες θα αναδιαμορφώνονται. To management της επιχείρησης που αναζητά πάροχο MPS θα πρέπει να διαβλέψει εξαρχής τις ανάγκες και να αξιολογήσει τον πάροχο με βάση αυτές και όχι με βάση τις δηλώσεις του τελευταίου.
Στη συνέχεια του άρθρου θα ασχοληθούμε με τους τομείς, στους οποίους ο υποψήφιος πάροχος υπηρεσιών διαχείρισης πρέπει να αξιολογηθεί. Πρώτα όμως, χρήσιμο είναι να διασαφηνίσουμε ορισμένες έννοιες, οι οποίες πολλές φορές οδηγούν σε παρεξηγήσεις με αποτέλεσμα μια λάθος οπτική από την πλευρά του management που αξιολογεί, γεγονός που με τη σειρά του μπορεί να οδ

Managed Print Services και μείωση κόστους
Μία από τις σημαντικότερες προκλήσεις στον τομέα είναι η διάκριση μεταξύ των υπηρεσιών διαχείρισης των εκτυπώσεων και αυτών που σχετίζονται με την κλασική περιοδική συντήρηση των εκτυπωτών, η οποία καλύπτεται από συμβόλαιο. Εξάλλου, για πολλούς από τους υποψήφιους αγοραστές, ειδικά στη χώρα μας που οι υπηρεσίες MPS δεν έχουν τη διείσδυση που παρατηρείται στο εξωτερικό, ακόμη και η προσθήκη στο πακέτο του εξοπλισμού εκτύπωσης, υπηρεσιών, αναλώσιμων, επιμέρους λύσεων και λογισμικού περιπλέκει αρκετά την κατάσταση.

Όπως επισημαίνει η Gartner, ο παγκόσμιος όγκος εκτυπώσεων μειώνεται με σχεδόν σταθερό ρυθμό κατά 3% κατ’ έτος. Χωρίς να έχουμε τα στοιχεία της για το 2020, κάνουμε την υπόθεση ότι ο ρυθμός αυτός της μείωσης θα παραμείνει τουλάχιστον ίσος ή μεγαλύτερος, με καταλύτη τις εξελίξεις λόγω COVID-19. Τα τυπικά συμβόλαια MPS έχουν ισχύ συνήθως τρία έως πέντε χρόνια. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα, ευκαιρίες για περαιτέρω εξοικονόμηση χρημάτων μέσω ανάθεσης της διαχείρισης των εκτυπώσεων να κινδυνεύουν να χαθούν, αν δεν προβλεφθεί η ευελιξία σε αλλαγή. Το δεδομένο αυτό κάνει ακόμη πιο επιτακτική την ανάγκη να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή από τους αγοραστές κατά την επιλογή MPS provider.

Με βάση τα παραπάνω, υπάρχουν ορισμένες προτάσεις, οι οποίες έχουν κάθε λόγο να αποδειχθούν σημαντικές για να αποκομίσει μια επιχείρηση το μέγιστο από τη συγκεκριμένη αγορά. Όπως αναλύσαμε παραπάνω, οι συνθήκες λόγω της πανδημίας είναι διαφορετικές και, κατά την άποψη μας, καταλληλότερες για να κινηθείτε προς αυτή την κατεύθυνση. Η Gartner προτείνει την επιλογή ενός παρόχου που είναι έτοιμος να επεκτείνει και να βελτιστοποιήσει τις υπηρεσίες που μπορεί να προσφέρει, μόλις η επιχείρηση είναι έτοιμη να κινηθεί προς αυτή την κατεύθυνση, ακόμη και αν οι ανάγκες που ενυπάρχουν δεν εστιάζουν μόνο στους εκτυπωτές και στα πολυμηχανήματα (MFPs) αυτή τη στιγμή.

Υπό κανονικές συνθήκες, η συνήθης πρακτική είναι να επαναλαμβάνεται μια έρευνα αγοράς και να ζητούνται προσφορές κάθε πέντε περίπου έτη, από τους καλύτερους παρόχους, ενώ σε ό,τι αφορά τις επεκτάσεις συμβολαίων, αυτές προσδιορίζονται στον ένα ή το πολύ στα δύο χρόνια. Όπως αναφέραμε στην αρχή του κειμένου, η εξοικονόμηση από την υιοθέτηση υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων οδηγεί σε όφελος κατά 10-30%, επί των εξόδων εκτύπωσης. Όμως, πολλοί πελάτες δεν είναι σε θέση να διαπιστώσουν το πόσο κερδίζουν, καθώς δεν κάνουν το απαιτούμενο benchmarking πριν την εκκίνηση χρήσης των νέων υπηρεσιών. Σε αυτό σημαντικό ρόλο παίζει η τακτική των παρόχων MPS να τοποθετούν κάτω από το εν λόγω label κάθε είδους πωλήσεις εξοπλισμού και υπηρεσιών. Αυτό μπορεί να οδηγήσει τους πελάτες σε σύγχυση και αποπροσανατολισμό απο τον βασικό τους στόχο.

Πέρα από το MPS
Το σύνολο των υπηρεσιών που τοποθετούνται κάτω από την ομπρέλα MPS βαίνει αυξανόμενος περιλαμβάνοντας χαρακτηριστικά, αλλά και οφέλη που βρίσκονται πέρα από την παραδοσιακή εκτύπωση και το σχετικό hardware. Οι νέες με την ετικέτα MPS υπηρεσίες έχουν ορισμένα κοινά σημεία τα οποία είναι χρήσιμο να είναι γνωστά και κατανοητά. Έτσι, πολλές υπηρεσίες πωλούνται μαζί με τις «κλασικές» MPS, καθώς έτσι προτείνονται από τους vendors, μετά από την αξιολόγηση των αναγκών του πελάτη.

Αυτή η επιλογή, μαζί με τη φύση των υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων μπορεί να βοηθήσει το IT Management να ανακατανείμει resources και ανθρώπινο δυναμικό προς άλλες περισσότερο χρήσιμες και επείγουσες -αν, θέλετε- εργασίες. Η περαιτέρω ψηφιοποίηση του επιχειρηματικού μοντέλου, στο οποίο ωθεί η πανδημία, είναι πολύ πιθανό να απορροφήσει με πολλαπλό όφελος αυτούς τους οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους. Πολλές επιχειρήσεις μπορεί να αναρωτιώνται πότε είναι ο κατάλληλότερος χρόνος για να γίνει η μετάβαση προς τις MPS, με δεδομένο ότι οι συνθήκες είναι έντονα μεταβαλλόμενες. Η απάντηση στο πότε είναι τώρα, υπό την προϋπόθεση ότι η επιλογή έχει παρόχου MPS έχει γίνει με σωστά κριτήρια, κάτι που σημαίνει ότι ο τελευταίος θα έχει την πλήρη δυνατότητα να ανταπεξέλθει όταν αυτό απαιτηθεί. Δεδομένο πρέπει να θεωρείται ότι οι MPS είναι επωφελούνται και προσφέρουν δυνατότητες «ψηφιακής επιτάχυνσης» που προσφέρει η τεχνολογία σε μια σειρά από τομείς. Η ασφάλεια είναι ίσως ο περισσότερο σημαντικός από αυτούς.

Η ανάγκη για αποτελεσματικη κυβερνοασφάλεια είναι κάτι παραπάνω από κατανοητή για τους πελάτες και οι πάρχοι προσφέρουν λύσεις προστασίας του hardware και του δικτύου είτε αναπτύσσοντας τέτοιες οι ίδιοι, είτε σε συνεργασία με άλλους, πιο εξειδικευμένους providers. Το ψηφιακό περιβάλλον εργασίας από παντού είναι μέσα στις διευκολύνσεις που απολαμβάνουν οι επιχειρήσεις που αξιοποιούν MPS, όπως άλλωστε και η ενσωμάτωση με υφιστάμενα συστήματα που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός, όπως SAP, ECM (FileNet, SharePoint), CRM (Entersoft) και EMR (Electronic Medical Records).
Με το σύνολο των οργανισμών να χρησιμοποιεί υπηρεσίες Cloud, η διάθεση συμβατών συσκευών και εφαρμογών είναι πλέον αυτονόητη στις υπηρεσίες MPS. Η χρήση δεδομένων για την τροφοδοσία ML για την αυτοματοποίηση σημαντικών μεν, αλλά πάγιων δε διαδικασιών, όπως είναι οι προβλέψεις για ημερομηνία service, ανατροφοδοσία αναλωσίμων, κλπ.

Τι να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή παρόχου
Υπάρχουν μια σειρά από παράγοντες που πρέπει να λάβει υπόψη ο μάνατζερ της επιχείρησης που αναζητά τον καταλληλότερο πάροχο MPS. Ίσως, το βασικότερο κριτήριο να είναι η ικανότητα του παρόχου να προσδιορίσει τις ανάγκες της επιχείρησης-πελάτη. Η διαδικασία είναι σε ένα βαθμό αμφίδρομη: Ο πάροχος που είναι εύστοχος και ακριβής στον προσδιορισμό των αναγκών του πελάτη θέτει αυτόματα υποψηφιότητα για το συμβόλαιο. Επόμενο βήμα είναι η διαμόρφωσή του συμβολαίου με τρόπο που να εξυπηρετεί τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης. Η ικανότητα του παρόχου να συνεργαστεί στη διαμόρφωση του συμβολαίου και να εξυπηρετεί τα συμφωνηθέντα είναι βασικό κριτήριο για την επιλογή του πλέον κατάλληλου. Κατά την εν λόγω διαμόρφωση, οι εκπρόσωποι της ενδιαφερόμενης επιχείρησης έχουν την ευκαιρία να αξιολογήσουν την ικανότητα του παρόχου να επικοινωνεί σωστά το πλάνο και τα βήματα προς ολοκλήρωση κάθε project, καθώς και την πληρότητα αφ εαυτού του σχεδίου εξυπηρετησης και της διάρθωσής του.

Αυτονόητη είναι η αξιολόγηση του εξοπλισμού που μπορεί να παρασχεθεί από τον πάροχο. Ο εξοπλισμός μπορεί να προέρχεται από έναν και μόνο κατασκευαστή, με τον οποίο συνεργάζεται ο πάροχος ή από περισσότερους, όπως να συμπεριλαμβάνει τις συσκευές εκτύπωσης και τα πολυμηχανήματα που ήδη χρησιμοποιεί η επιχείρηση. Ποικιλία πρέπει να υπάρχει στους τύπους (έγχρωμοι ασπρόμαυροι, ταχύτητες εκτύπωσης, τιμές, πολυμηχανήματα). Η συμβατότητα του εξοπλισμού που προσφέρεται με το περιβάλλον IT του οργανισμού στο οποίο θα ενσωματωθεί είναι κρίσιμης σημασίας. Εννοείται ότι όσο ευρύτερη είναι η συμβατότητα, τόσο το καλύτερο. Οι έως τώρα συνεργασίες του υποψήφιου παρόχου πρέπει να αξιολογηθούν, καθώς είναι ενδεικτικές της εμπειρίας και της «συνεργατικότητάς» του. Η ευελιξία προσαρμογής των υπηρεσιών του παρόχου σε ειδικές συνθήκες και απαιτήσεις είναι πολύτιμος παράγοντας για την επιλογή. Ένας ξεκάθαρος, αναλυτικός τρόπος χρέωσης, χωρίς εκπλήξεις, είναι προϋπόθεση και σε αυτόν πρέπει να αποτυπώνεται η ευελιξία upscaling και downscaling του όγκου των εκτυπώσεων.

Φυσικά, δεν θα μπορούσε να γίνει επιλογή ενός παρόχου MPS χωρίς να αξιολογηθεί η ασφάλεια του περιβάλλοντος διαχείρισης των εγγράφων. Έλεγχος για ενημερώσεις ασφαλείας, firewall, firmware updates και για την αποτελεσματική καταστροφή των απορριπτόμενων εγγράφων πρέπει να γίνει σε συνεργασία με το τμήμα IT της επιχείρησης. Το προσωπικό που ενδεχομένως θα διατεθεί on-premise στην επιχείρηση, ανάλογα με το μέγεθος της, από τον πάροχο, πρέπει να ληφθεί υπόψη. Υπόψη πρέπει να ληφθεί η ικανότητα του παρόχου να αναλύσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες οριζόντια, όπως και τις κάθετες ανάγκες επικοινωνίας. Πολλοί providers παρέχουν μια ποικιλία μετατροπών εκτυπωμένων εγγράφων σε ψηφιακά, όπως και μετατροπές φορμά επιτυγχάνοντας με τον τρόπο αυτό business process optimization.

Η ενσωμάτωση analytics για την εκμάθηση από τις εκτυπωτικές συνήθειες του οργανισμού, η διαχείριση ψηφιακών εγγράφων, η ενσωμάτωση υπηρεσιών cloud printing και η έξυπνη μείωση του γκου εκτυπώσεων είναι μερικές από τις περισσότερο προηγμένες υπηρεσίες που κάνουν τη διαφορά σήμερα υπέρ ενός provider. H ικανότητα εξοικονόμησης ενέργειας προς όφελος του οργανισμού και της μειωσης του περιβαντολογικού αποτυπώματος έχει ρόλο στην επιλογή παρόχου. Για να είναι το τέλος καλό και όλα καλά, στην αξιολόγηση πρέπει να ληφθούν υπόψη οι όροι και οι δυνατότητες εξόδου από ένα συμβόλαιο, όπως και το ενδεχόμενο αδυναμίας ενός παρόχου να ανταπεξέλθει στα προβλεπόμενα ή να εξαγοραστεί.

Μειωστε τα κοστη της επιχειρησης σας, αξιοποιωντας Συμβολαια MPS της Epson
Με τις υπηρεσίες Managed Print Services της Epson, ο χρήστης λαμβάνει ένα μηνιαίο τιμολόγιο και πληρώνει το αντίτιμο όσων εκτυπώνει, έχοντας πλήρη κάλΜε βασικό στόχο τη βελτίωση της αποδοτικότητας κάθε επιχείρησης, η Epson προσφέρει:

Κάλυψη των αναγκών εκτύπωσης, με εκτυπωτές και πολυμηχανήματα για χρήση από 1.000 ως 100.000 σελίδες/μήνα και ταχύτητες από 24ppm ως 100ppm. Οι σειρές EPSON Workforce Pro/RIPS/Enterprise για χρήση σε MPS συμβόλαια διαθέτουν κεφαλές Precision Core και δεν χρησιμοποιούν θερμότητα, με πλεονεκτήματα όπως άμεση ενεργοποίηση, ελαχιστοποίηση χρόνου εκτύπωσης πρώτης σελίδας και downtime, καθώς και εξαιρετικά χαμηλή κατανάλωση ενέργειας.

Μείωση συνολικού κόστους ιδιοκτησίας, λόγω της υψηλής επάρκειας αναλωσίμων -ως 84.000 σελίδες-, της απουσίας άλλων κρυφών εξόδων, όπως τα ανταλλακτικά περιοδικής συντήρησης.

Ταυτόχρονα, μέσω του συμβολαίου MPS, ο χρήστης επωφελείται από το προβλέψιμο κόστος των εκτυπώσεων, έχοντας ένα σταθερή τιμολόγηση ανά σελίδα καθ’ όλη τη διάρκεια του.
Διαχείριση του στόλου, των δικαιωμάτων χρηστών και της ασφάλειας εκτυπώσεων μέσω των λογισμικών Epson Device Admin, Epson Print Admin και Epson Remote Services. Με αυτά, ο ΙΤ manager του πελάτη και ο πάροχος των υπηρεσιών μπορούν να παρακολουθούν την κατάσταση των εκτυπωτών-αναλωσίμων, τον αριθμό και το είδος των παραγόμενων εκτυπώσεων ανά χρήστη, να τους αποδίδουν δικαιώματα, ενώ ταυτόχρονα μπορούν να λαμβάνουν ειδοποιήσεις για σφάλματα που χρήζουν αντιμετώπισης.

Η Epson διαθέτει εξειδικευμένο δίκτυο συνεργατών, με τις απαραίτητες τεχνικές πιστοποιήσεις, προκειμένου να παραδίδει ολοκληρωμένη λύση, είτε πρόκειται για μια μικρή επιχείρηση με 2 ή 3 εκτυπωτές, είτε πρόκειται για έναν μεγάλο οργανισμό με πολλαπλά κτίρια και θέσεις εργασίας.
υψη των αναγκών του!