Νέα έκθεση αποκαλύπτει χάσμα στις εταιρικές πρακτικές διακυβέρνησης της πληροφορίας, η οποία γίνεται ωστόσο κοινώς αντιληπτή ως ανάγκη, και όχι ως πολυτέλεια.

Η έκθεση με τίτλο «The Future of Enterprise Information Governance» αποτελεί προϊόν έρευνας του Economist Intelligence Unit (EIU) και στρέφει τα φώτα στη στρατηγική σημασία της διαχείρισης των ζωτικών πληροφοριών μίας επιχείρησης, καθώς και στις επίσημες πολιτικές και διαδικασίες που προσδιορίζουν τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες ελέγχονται, μοιράζονται και χρησιμοποιούνται για την αύξηση της αποδοτικότητας των υπαλλήλων και των υπολοίπων φορέων. Βασίστηκε σε μία έρευνα που διενήργησε το EIU ανάμεσα σε ανώτερα στελέχη κορυφαίων εταιρειών του κόσμου, για τα οφέλη, τις δυσκολίες και τους κινδύνους που σχετίζονται με την ανάπτυξη σε ολόκληρη την εταιρεία μίας στρατηγικής για την διακυβέρνηση της πληροφορίας.

Ο Frank Hauck, Executive Vice President Global Marketing & Customer Quality της EMC, που χορήγησε την έρευνα, αναφέρει πως «παρόλο που τα standard για μία αποτελεσματική εταιρική διακυβέρνηση ανεβαίνουν συνεχώς, διαπιστώνουμε ότι μεγάλο μέρος της τωρινής προσπάθειας γύρω από τη διακυβέρνηση αφήνει την πληροφορία εκτός συζήτησης». Η Debra D’Agostino, Αναπληρωτής Δ/ντρια Αμερικής, Industry and Management Research, στο Economist Intelligence Unit, σχολιάζει πως «καθώς μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις αρχίζουν να σκέπτονται πιο στρατηγικά γύρω από το πώς διακινείται και πώς αξιοποιείται η πληροφορία, η δημιουργία ενός συνόλου από διαδικασίες και πολιτικές που θα διέπει την προστασία, τη χρήση και τη διαμοίραση των πληροφοριών εντός κι εκτός επιχείρησης, θα καταστεί εξαιρετικά σημαντική».

Αντιληπτή η σημασία της διακυβέρνησης
Το 77% των ερωτηθέντων αναμένει πως η διακυβέρνηση της πληροφορίας θα καταστεί σημαντική για την επιτυχία της εταιρείας μέχρι το 2011, ενώ το 68% θεωρεί ότι η πολυπλοκότητα των θεμάτων που έχουν σχέση με τη διακυβέρνηση της πληροφορίας, θα αυξηθεί εντός της ίδιας χρονικής περιόδου. Σχεδόν τα δύο τρίτα (62%) των στελεχών επεσήμαναν πως η εταιρεία τους δε διαθέτει κάποιο επίσημο πρόγραμμα διακυβέρνησης της πληροφορίας. Το τελευταίο καταδεικνύει μία ανησυχητική τάση, που δε βοηθά τις εταιρείες να προετοιμαστούν για τη συμμόρφωση σε νέες ρυθμιστικές διατάξεις, ενώ παράλληλα αφήνει ευαίσθητες πληροφορίες εκτεθειμένες σε κινδύνους που θα μπορούσαν να προβλεφθούν.

Τα αποτελέσματα της έρευνας αποκαλύπτουν ουσιαστικές διαφορές ανάμεσα στο 62% όσων απάντησαν και οι οποίοι δε διαθέτουν κανένα επίσημο πρόγραμμα διακυβέρνησης της πληροφορίας, και στο υπόλοιπο 38% το οποίο διαθέτει:

  • Οι κίνδυνοι για τις εταιρείες χωρίς στρατηγική διακυβέρνησης μπορεί να είναι σημαντικοί. Μόνον το 51% όσων βρίσκονται σε εταιρείες χωρίς επίσημη στρατηγική διακυβέρνησης της πληροφορίας αξιολόγησε με «καλό» ή «πολύ καλό» βαθμό την ικανότητα της εταιρείας να προστατεύει ευαίσθητες πληροφορίες, σε σύγκριση με το 85% όσων οι εταιρείες έχουν διαμορφώσει μία ανάλογη στρατηγική.
  • Το 40% του συνόλου δηλώνει ότι η εταιρεία όπου εργάζεται δεν αναθεωρεί σε τακτική βάση τις πολιτικές για τη διακράτηση πληροφοριών και για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.
  • Μόλις το 43% του συνόλου αξιολογεί ως «καλή» ή «πολύ καλή» την δυνατότητα της εταιρείας να ενοποιεί και να μοιράζει σωστά τις πληροφορίες στα διάφορα τμήματα και στους απαραίτητους εξωτερικούς συνεργάτες. Το 21% θεωρεί αντίστοιχα πως είναι «ελλιπής» και «πολύ ελλιπής».
  • Το 92% όσων βρίσκονται σε εταιρείες με στρατηγικές διακυβέρνησης της πληροφορίας, αξιολογεί ως «καλή» και «πολύ καλή» τη δυνατότητα της εταιρείας να παρέχει πρόσβαση σε σημαντικές επιχειρησιακές πληροφορίες όταν υπάρχει ανάγκη, σε σύγκριση με το 57% όσων οι εταιρείες δεν έχουν υλοποιήσει τη διακυβέρνηση της πληροφορίας.

Βέλτιστες πρακτικές Διακυβέρνησης της Πληροφορίας
Οι εταιρικές πληροφορίες βρίσκονται συνήθως απομονωμένες σε νοητά «σιλό», οριοθετούμενες βάσει τμημάτων ή συγκεκριμένων εφαρμογών. Για την αποτελεσματικότερη διαχείριση, διαβίβαση και αξιοποίηση των πληροφοριών σε ολόκληρη την επιχείρηση -μαζί με την ταυτόχρονη διαχείριση του σχετικού κόστους και των κινδύνων- προτείνεται η υλοποίηση ενός προγράμματος διακυβέρνησης της πληροφορίας  που θα καλύπτει ολόκληρη την επιχείρηση.

Τόσο η EMC όσο και οι συγγραφείς της έκθεσης από τον EIU, θεωρούν ότι η εμπλοκή της ηγεσίας όλων των τμημάτων μπορεί να βοηθήσει στη θεσμοθέτηση ορισμένων βασικών παραμέτρων (όπως η διαχείριση κόστους, η ασφάλεια και η επιχειρησιακή αξία), ως κριτήρια αξιολόγησης και μέτρησης της επιτυχίας του προγράμματος. Τα πιο επιτυχημένα προγράμματα ακολουθούν μία κλιμακωτή προσέγγιση και δεν επιχειρούν την άμεση, «σαρωτική» αλλαγή. Ορίζουν γενικά standard για τις πληροφορίες, παράλληλα με τις πολιτικές, τα προνόμια και την ευθύνη του εκάστοτε «ιδιοκτήτη» της πληροφορίας, ώστε να εξασφαλίζονται τα απαιτούμενα σε σχέση με την ποιότητα των πληροφοριών και τη διαχείριση του κινδύνου.

Όπως συνάγεται από τα αποτελέσματα της έρευνας, η υλοποίηση ενός προγράμματος διακυβέρνησης της πληροφορίας  μπορεί να βελτιώσει  τις εταιρικές λειτουργίες ενός οργανισμού και τον έλεγχο του κόστους. Ακόμα, επιτρέπει στον οργανισμό να προετοιμαστεί καλύτερα για τη συμμόρφωση με συγκεκριμένα πρωτόκολλα. Σταδιακά, η διακυβέρνηση της πληροφορίας  προβάλλει ως βασική επιχειρησιακή προτεραιότητα.

Ταυτότητα έρευνας
Η έκθεση με τίτλο «The Future of Enterprise Information Governance» αποτελεί ενημερωτική έκδοση του Economist Intelligence, με τη χορηγία της EMC. Για το 2008 περιλαμβάνει απαντήσεις που έδωσαν 192 ανώτερα διοικητικά στελέχη κορυφαίων εταιρειών, εκ των οποίων σχεδόν οι μισές έχουν ετήσιο τζίρο μεγαλύτερο του ενός δισ. δολαρίων και εδρεύουν στη Βόρεια Αμερική, την Ευρώπη, τη Μέση Ανατολή, την περιοχή Ασίας – Ειρηνικού και τη Λατινική Αμερική.