Το Enterprise Content Management, εκτός από τα γνωστά και προφανή οφέλη που παρέχει σε οργανισμούς και επιχειρήσεις, μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά και από πλευράς κόστους, ειδικά όταν τα budgets είναι «σφιχτά», όπως στην περίοδο που διανύουμε

Μια προσέγγιση που μπορεί να βοηθήσει ώστε να γίνει αποδοτική η επένδυση είναι να υλοποιηθούν μόνο οι πιο σημαντικές πτυχές ενός συστήματος Content Management που ταιριάζουν στις ανάγκες της κάθε επιχείρησης. Είναι σημαντικό για τις εταιρείες να κατανοήσουν ότι με τις δεδομένες οικονομικές συνθήκες πρέπει να διαπραγματεύονται με τους παρόχους και να αδειοδοτούνται μόνο για συγκεκριμένες πτυχές λειτουργικότητας. Καθώς οι εταιρείες και οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν δυσκολίες στην αναδιαμόρφωση, αλλαγή και απλοποίηση των content architectures, δεν έχουν άλλη επιλογή από το να εξετάσουν μόνο αυτά που χρειάζονται για την επιχείρηση.

Αυτό θα παρέχει μείωση δαπανών αμέσως ή αναβολή δαπανών που θα δώσει τη δυνατότητα να αποδειχτεί η αξία από την αρχική υλοποίηση και μετά να αποφασιστεί η επέκταση της εγκατάστασης. Επιπρόσθετα, το Enterprise Content Management έχει ως αποτέλεσμα το ανθρώπινο δυναμικό και οι διαδικασίες να είναι πιο επαρκείς ακόμα και με μια επιλεγμένη υλοποίηση που θα έχει απευθείας μείωση δαπανών της εταιρείας. Μια σωστά υλοποιημένη λύση μπορεί να έχει ROI σε λιγότερο από δύο χρόνια, πάντα όμως με την προϋπόθεση να γίνει σωστή διαχείριση. Η προσοχή πρέπει να εστιαστεί σε περιοχές που το ECM μπορεί να παρέχει προστιθέμενη αξία:

Εσοδα: Αυξάνει τα έσοδα της επιχείρησης.
Αποτελεσματικότητα: Βελτιώνει την αποτελεσματικότητα του ανθρώπινου δυναμικού.
Δαπάνες: Μειώνει τις δαπάνες και αυξάνει την επάρκεια των εργαζομένων και των διαδικασιών.
Εξυπηρέτηση πελατών: Καλύτερη πελατειακή εξυπηρέτηση και μεγαλύτερα επίπεδα ικανοποίησης πελατών.
Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα: Πλεονέκτημα που επιτρέπει στην εταιρεία να ανταγωνιστεί καλύτερα στην αγορά της.

Επιλεκτική υλοποίηση
Αρκετές εταιρείες μπορούν να επιλέξουν και να αγοράσουν και να εγκαταστήσουν μόνο τις Content Management λειτουργίες που χρειάζονται και έτσι γλιτώνουν τα έξοδα από μια ολοκληρωμένη εγκατάσταση. Τα πιο απλά και μικρότερα projects συνήθως εμφανίζουν αποτελέσματα σε πιο σύντομο χρονικό διάστημα. Ενώ για μια ολοκληρωμένη λύση ECM μπορεί να χρειάζονται για την άδεια του software πολλά χρήματα, οι μερικές λύσεις που χρησιμοποιούν μόνο κάποια συστατικά μπορούν να αδειοδοτηθούν με λιγότερα χρήματα και να χρειάζονται μικρότερο μέγεθος επαγγελματικών υπηρεσιών για την υλοποίηση.

Και φυσικά η προσφυγή στη μερική λύση θα επιφέρει και μικρότερες δαπάνες σε επίπεδο συντήρησης. Υπάρχει πάντα και το ενδεχόμενο η οικονομική κατάσταση να βελτιωθεί και να προσθέσετε επιπλέον λειτουργικότητες στα θεμέλια που έχετε ήδη δημιουργήσει. Είναι κρίσιμο να γίνει ανάλυση των επιχειρηματικών αναγκών και μετά αυτές οι ανάγκες να «μεταφραστούν» στις κατάλληλες τεχνικές λειτουργίες. Πρέπει οι εταιρείες να εξετάσουν προσεκτικά τις Content Management επιλογές και να εντοπίσουν αυτές που ανταποκρίνονται στις εξειδικευμένες ανάγκες τους.

1. Basic Document Library Services
Σύμφωνα με την Gartner, οι document library services είναι εκ των ων ουκ άνευ. Κάθε εταιρεία μπορεί να επωφεληθεί από υπηρεσίες βιβλιοθήκης document management. Εχουν επί πολλά χρόνια ορίσει τα βασικά για μια λύση Content Management, παρέχοντας μια αποθήκη με ασφάλεια. Αυτές οι υπηρεσίες περιλαμβάνουν πρόσβαση ελέγχου, check-in/check-out, έλεγχο απόδοσης και ασφάλεια σε επίπεδο εγγράφων. Κατά γενική ομολογία οι library services είναι ίσως το μόνο που πρέπει οπωσδήποτε να έχει μια εταιρεία από όλα τα κομμάτια της λειτουργικότητας.

2. Document Imaging
Ορισμένες επιχειρηματικές ανάγκες θα απαιτούν την απεικόνιση των χάρτινων εγγράφων των διαδικασιών, κυρίως από πελάτες που ακόμα χρησιμοποιούν χάρτινη αλληλογραφία και αλληλεπίδραση. Αν οι διαδικασίες έχουν χάρτινη μορφή μπορεί να γίνει μια εξέταση των μεθόδων που χρησιμοποιούνται από διάφορες λειτουργίες για να συγκεντρώνονται και να κατευθύνονται τα δεδομένα. Αν η χάρτινη μορφή πρέπει να παραμένει, τότε η απεικόνιση των εγγράφων μπορεί να προσφέρει οφέλη με το να μετατρέπει αυτή την πληροφορία σε ηλεκτρονική εικόνα που μπορεί να κατευθυνθεί και να περάσει σε όλο το δίκτυο πολύ γρήγορα.

Ο περιορισμός των εγγράφων παρέχει μεγάλη εξοικονόμηση κόστους. Μερικές ευκαιρίες για εξοικονόμηση είναι οι εξής:
• Μείωση δαπανών για εκτυπωτές, μελάνι και αποστολή αλληλογραφίας
• Μείωση δαπανών για φωτοτυπικά και αναλώσιμα. Επίσης, αρκετά κοινόχρηστα φωτοτυπικά και εκτυπωτές μένουν άπραγα σε όλη τη διάρκεια της ημέρα και της φυσικά της νύχτας. Και αν και έχουν μικρή χρήση παρόλα αυτά καταναλώνουν ενέργεια.
• Μείωση της αποθήκευσης χαρτιού – αυτό συνήθως συμβαίνει σε κλιματιζόμενο περιβάλλον ή μερικώς κλιματιζόμενο, που καταναλώνει ενέργεια για θέρμανση και ψύξη.
• Η καταστροφή χάρτινων εγγράφων είναι επίπονο έργο και απαιτεί ενέργεια αλλά είναι απαραίτητο για να αποφευχθούν κίνδυνοι που κρύβει η χάρτινη μορφή.
Ακόμα και η απλή απεικόνιση αποθήκευσης και ανάκτησης εφαρμογών μπορεί να έχει γρήγορη απόδοση επένδυσης με το να μειώνει ή να περιορίζει απαιτήσει φυσικής αποθήκευσης και δαπάνες διανομής.



3. Document-Centric Collaboration
Αρκετές εταιρείες εγκαθιστούν χώρους συνεργασίας ομάδων για να πετύχουν ασφάλεια και επάρκεια. Η συνεργασία γύρω από έγγραφα είναι μια καθημερινή εμπειρία, αν και οι περισσότεροι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τα e-mail. Αν και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει ένα σημαντικό ρόλο, δεν επιτρέπει ένα περιβάλλον σωστής διαχείρισης με ασφάλεια και προσαρμογή γύρω από τα έγγραφα και όταν μεγαλύτερα αρχεία μετακινούνται μπορεί να προκληθεί σημαντικός δικτυακός συνωστισμός. Αρκετές εταιρείες προωθούν περιβάλλοντα συνεργατικού Content Management για να υποστηρίξουν ομάδες εργασίας.

4. Document Routing/Workflow
Η βασική παρακολούθηση της ροής εγγράφων μπορεί να αποδώσει οφέλη για την πλειοψηφία των εταιρειών. Συνεισφέρει στις επιχειρηματικές διαδικασίες μέσω των οποίων διέρχεται το περιεχόμενο. Οι δυνατότητες της ροής εργασιών μετακινούν και εντοπίζουν το περιεχόμενο καθώς αλληλεπιδρά και τροποποιείται από τις διαδικασίες. Είναι ένα σετ λειτουργιών που επικουρούν στις επιχειρηματικές δραστηριότητες και διασφαλίζουν ότι η πληροφορία ακολουθεί σωστή πορεία και τυγχάνει ορθής διαχείρισης από όλες τις εμπλεκόμενες πλευρές – ανθρώπινο δυναμικό και computers.

Ενα σύστημα Web CM ή workflow μπορεί να αυτοματοποιήσει την πορεία και την έγκριση του περιεχομένου που δημιουργείται από ανθρώπους του business για διόρθωση κειμένου και εξουσιοδότηση πριν τη δημοσιοποίηση στο Web site. Η γνώση που η εταιρεία αποκομίζει από τη χρήση βασικού workflow μπορεί να χρησιμοποιηθεί, αν τελικά ληφθεί ποτέ η απόφαση για επένδυση σε content-enabled vertical applications (CEVAs). Οι CEVAs είναι πιο προηγμένες εφαρμογές και «κτίζονται» πάνω σε ECM πλατφόρμες αυξάνοντας την απεικόνιση, το workflow, τη διαχείριση αρχείων, τις εφαρμογές δεδομένων και τις πηγές του περιεχομένου.
Γίνονται ολοένα και πιο δημοφιλείς εξαιτίας της ανάγκης για καλύτερες φόρμες λειτουργίας και της προτίμησης των αγοραστών για υιοθέτηση λύσεων οικονομικής εξοικονόμησης.

5. Web Content Management
Κάθε εταιρεία με σημαντική παρουσία στο Διαδίκτυο είναι βέβαιο ότι χρειάζεται ένα εργαλείο ή μια υπηρεσία Web Content Management. Το WCM μπορεί να ενδυναμώσει τα πάντα: από μια πιο επαρκή δημοσίευση στο Διαδίκτυο μέχρι πιο εξελιγμένες τεχνικές επικοινωνίας. Ενα από τα πλεονεκτήματα του συνδυασμού ενός συστήματος WCM με προσωποποιημένα χαρακτηριστικά είναι ότι έτσι μπορούν οι εταιρείες να  παρέχουν στοχευμένο και σχετικό περιεχόμενο. Το σχετικό περιεχόμενο είναι αυτό που ο καθένας χρειάζεται για να βρει απαντήσεις στα ερωτήματά του.

Για τους επισκέπτες μια ιστοσελίδας μπορεί να σημαίνει προσωποποιημένο περιεχόμενο που περιλαμβάνει τα ενδιαφέροντά τους. Για τους εργαζόμενους σημαίνει περιεχόμενο που φιλτράρεται και παρουσιάζεται με βάση τις απαιτήσεις της δουλειάς τους. Κάποιες εταιρείες μετασχηματίζουν τη στρατηγική δημοσιοποίησης των πληροφοριών από χάρτινη μορφή σε ηλεκτρονική. Τα έγγραφα γίνονται προσβάσιμα μέσω του Web site με τη χρήση WCM.

6. Digital Asset Management
Πρόκειται για μία από τις λιγότερο χρησιμοποιούμενες CM τεχνολογίες, αλλά αναμένεται να γίνει πιο δημοφιλής καθώς η χρήση πλούσιων μέσων στις εταιρείες αυξάνεται. Ωστόσο, σε μια δύσκολη οικονομικά περίοδο, το Digital Asset Management προσφέρει το θεμέλιο για σημαντικές προσπάθειες εξοικονόμησης, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών μετακίνησης για εκπαίδευση. Το DAM μπορεί επίσης να υποστηρίξει δαπάνες όταν το βίντεο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διευκολυνθούν οι πελάτες ή οι επαγγελματίες ώστε να κατανοήσουν πώς λειτουργούν τα προϊόντα. Επιπλέον, μπορεί να γίνει μια δεξαμενή για καλύτερη εσωτερική και εξωτερική εταιρική επικοινωνία. Ενας καλύτερος οργανισμός πλούσιων μέσων μπορεί να επιτρέψει στο marketing την επαναχρησιμοποίηση φωτογραφιών από ακριβές λήψεις από μπροσούρες, το Web κ.α.

7. Search
Ενα δυνατό εργαλείο έρευνας μπορεί να ευεργετήσει τις περισσότερες εταιρείες. Ενα ομοσπονδιακό εργαλείο έρευνας μπορεί να συνδέσει πολλαπλές πηγές περιεχομένου μαζί ώστε να δημιουργούνται καλύτερες πιθανότητες να βρει κάποιος αυτό που ψάχνει με λιγότερη προσπάθεια. Η ευρεία έρευνα γίνεται εξαιρετικά δημοφιλής καθώς αρκετές εταιρείες την εξετάζουν ως μια τεχνολογία «γρήγορης επισκευής» για το πρόβλημα του φτωχού από πλευράς οργάνωσης περιεχομένου. Οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν τις δαπάνες στα ερευνητικά εταιρικά projects με το να χρησιμοποιούν διάφορες μεθόδους, όπως federation, application service providers κ.ά. Ωστόσο, αυτού του είδους εξοικονόμηση δαπανών πρέπει να τυγχάνει προσεκτικής διαχείρισης ώστε να αποφεύγεται η δυνητική φθίνουσα ποιότητα περιεχομένου.

8. Records Management
Υπάρχουν κάποιες εταιρείες που ανταποκρίνονται στη συμμόρφωση και τις απαιτήσεις του e-discovery. Εξακολουθούν να είναι πρωτοπόροι για την υιοθέτηση του CM. Το Records Management είναι ένα σημαντικό σετ λειτουργιών που μπορεί να βοηθήσει αυτές τις ανάγκες. Αν οι ανάγκες είναι στοχευμένες γύρω από το Records Management πρέπει η εταιρεία να ψάχνει για προσφορές που έχουν e-mail integration ή e-mail archiving λειτουργίες, καθώς το e-mail συχνά επικεντρώνεται σε απαιτήσεις αντιδικίας. Είναι σημαντικό να κατανοηθεί ότι το Records Management είναι κάτι περισσότερο από μια τεχνολογία και προκειμένου να είναι αποτελεσματικό εμπλέκονται δικηγόροι, στελέχη Πληροφορικής και record managers που πρέπει να συνεργαστούν ώστε να «κτίσουν» το πλάνο και να το κάνουν να λειτουργήσει. Με αυτή τη λογική θα χρειαστεί μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από ότι κάποιες άλλες λειτουργίες εξαιτίας της προπαρασκευαστικής εργασίας που απαιτείται.

9. E-Forms
Δεν είναι λίγες οι εταιρείες που χρησιμοποιούν e-forms ως έναν τρόπο για να οδηγήσουν την αλληλεπίδραση των πελατών στο Web και να αποφύγουν πιο δπαναηρά κανάλια, όπως call centers ή απευθείας ανθρώπινες συζητήσεις. Οταν «συλλαμβάνονται» πληροφορίες ηλεκτρονικά μπορεί κάποιος να ελέγξει αυτές τις πληροφορίες σε σχέση με τη βάση δεδομένων. Υποθετικά, αν κάποιος εγγραφεί στο σύστημα μιας εταιρείας με την κατάλληλη ασφάλεια και το password η εταιρεία γνωρίζει ποιος είναι, ποια είναι τα ενδιαφέροντά του, τι θέλει να δει και έτσι γνωρίζει τις πληροφορίες που πρέπει να του παρουσιάσει. Με αυτό τον τρόπο μπορεί να απευθυνθεί στις ανάγκες του. Οι εταιρείες μπορούν να διαμορφώσουν το περιεχόμενο που παρέχουν και να το εμπλουτίζουν σε πραγματικό χρόνο. Καθιστούν το εργασιακό περιβάλλον του πελάτη πολύτιμο και είναι σε θέση να αξιολογήσουν αν συναναστρέφονται με το σωστό άτομο. Ο πελάτης έχει το πλεονέκτημα της απευθείας πρόσβασης στις πιο πρόσφατες λειτουργίες.