Τα enterprise portals αποτελούν σήμερα ένα πολύτιμο και εκ των ουκ άνευ εργαλείο στα χέρια των επιχειρήσεων αφού είναι ταυτόχρονα η πύλη για πρόσβαση σε εταιρικές πληροφορίες και περιεχόμενο αλλά και ένα παράθυρο συνεργασίας. Πώς όμως πρέπει να αντιμετωπίζονται τα portals σε επίπεδο ανάπτυξης και διαχείρισης;

Η Gartner υποστηρίζει ότι τα enterprise portals μοιάζουν αρκετά με τις εταιρικές εφαρμογές και, κατ’ επέκταση, απαιτούν παρόμοιες προσεγγίσεις όσον αφορά τη διαχείρισή τους. Οι μεθοδολογίες του κύκλου ζωής των εφαρμογών, όπως η διαχείριση των αλλαγών και το configuration management, απαιτούνται για τα εταιρικά portals παρόλο που τις περισσότερες φορές δεν υλοποιούνται.

Οι επιτυχημένες αναπτύξεις enterprise portals θεωρούνται πλέον κρίσιμα κομμάτια στην πληροφοριακή υποδομή μιας εταιρείας. Τα παραδείγματα των εταιρικών πυλών που διαδραματίζουν κρίσιμους ρόλους στις επιχειρηματικές λειτουργίες ποικίλλουν ανάλογα με το κοινό που απευθύνονται: Τα business-to-employee portals (B2E), δηλαδή αυτά που παρέχουν εταιρική πληροφορία στο ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας αλλά και δυνατότητες επικοινωνίας και αλληλεπίδρασης προκειμένου το προσωπικό να κάνει τη δουλειά του, διαδραματίζουν ένα θεμελιώδη ρόλο στο εταιρικό εργασιακό περιβάλλον.

Οι Business-to-Business (Β2Β) πύλες που δίνουν τη δυνατότητα στους εταιρικούς συνεργάτες να παρέχουν και να έχουν πρόσβαση σε κρίσιμους κρίκους της εφοδιαστικής αλυσίδας. Τα Business-to-customer (B2C) portals που δίνουν πρόσβαση σε πληροφορίες ξεχωριστών λογαριασμών και παρέχουν ευκαιρίες για την ενίσχυση της αφοσίωσης των πελατών και για μεγαλύτερη κερδοφορία μέσω cross- και up-selling.

Εξαλείφοντας την αστάθεια
Παρόλο που οι εταιρικές πύλες παίζουν κρίσιμο ρόλο σε πολλά σενάρια αλληλεπίδρασης χρηστών, μπορεί να είναι εξαιρετικά ασταθείς. Τα portlets (τεχνική προσέγγιση που κατά την Gartner ενοποιεί δεδομένα και περιεχόμενο από εξωτερικά συστήματα σε ένα portal), τα point-to-point integration components τα οποία είναι συναρμολογημένα σε μία portal σελίδα, είναι συνήθως τα πιο ασταθή κομμάτια του πλαισίου μιας πύλης.

Τα portlets ενοποιούνται με components εφαρμογών που μπορεί να αλλάξουν – για παράδειγμα, programmatic application programming interfaces (APIs). Αν ένα API αλλάξει, μπορεί να «σπάσει» το portlet (ή τα portlets) που το καλεί. Χωρίς κάποια σύνδεση ανάμεσα στο portlet και το API, μία αλλαγή στο API δεν θα συλληφθεί μέχρι κάποιος χρήστης να αναφέρει το σπασμένο portlet. Για πολλές εφαρμογές των εταιρικών πυλών κάτι τέτοιο δεν είναι αποδεκτό.

Παρά την κρίσιμης σημασίας φύση πολλών εταιρικών πυλών, η διαχείριση πολλών από αυτές γίνεται έξω από τη συνολική στρατηγική της εταιρείας για τις εφαρμογές. Ο ορισμός της Gartner για το ρόλο των application καθιστά τα στελέχη του ΙΤ υπεύθυνα για την υποδομή του λογισμικού, αλλά και τα στελέχη που διαχειρίζονται τις επιχειρηματικές εφαρμογές.

Οι εταιρικές πύλες, καιρό τώρα, αντανακλούν το συνδυασμό του κόσμου των εφαρμογών και του κόσμου του middleware, αλλά οι περισσότεροι οργανισμοί αμελούν να εφαρμόσουν βέλτιστες πρακτικές από τη διαχείριση των εφαρμογών στη διαχείριση του portal. Η τεχνική αρχιτεκτονική των περισσότερων τεχνολογιών που χρησιμοποιούνται στη δημιουργία των portals προϋποθέτει την ύπαρξη μιας κατανόησης της ανάπτυξης εφαρμογών και middleware προκειμένου το εγχείρημα να είναι επιτυχημένο.

Ωστόσο, απλώς επειδή οι αποτελεσματικές υλοποιήσεις εταιρικών πυλών βασίζονται σε ένα στιβαρό middleware, δεν σημαίνει ότι ο υπεύθυνος για το portal δεν πρέπει να θεωρείται και application manager. Ανεξάρτητα αν ανήκουν σε επιχειρηματικό unit ή στον οργανισμό Πληροφορικής, τα στελέχη που είναι υπεύθυνα για την ανάπτυξη της εταιρικής πύλης θα πρέπει να θεωρούν τον εαυτό τους μέρος της ευρύτερης οικογένειας των application leaders μέσα στην εταιρεία.

Οι application leaders αναπτύσσουν, εξελίσσουν και συντηρούν χαρτοφυλάκια εφαρμογών, τεχνολογίες ενοποίησης και application disciplines. Με δεδομένο ότι οι εταιρικές πύλες διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στις λειτουργίες μιας επιχείρησης, είναι επιτακτικό ότι αυτές οι εφαρμογές διαχειρίζονται με το ίδιο σθένος, όπως οποιαδήποτε άλλη line-of-business εφαρμογή, καθώς και ότι οι portal managers έχουν τις ίδιες ευθύνες με τους υπόλοιπους application leaders.

Αν και οι application leaders συνήθως ειδικεύονται σε διαφορετικά χαρτοφυλάκια ή πλατφόρμες, μοιράζονται ένα κοινό σύνολο ευθυνών και αρμοδιοτήτων.



Portal όπως application
Η προσπάθεια και οι ενέργειες που απαιτούνται για την ανάπτυξη και υλοποίηση μιας εταιρικής πύλης είναι παρόμοιες με αυτές που απαιτούνται για την ανάπτυξη εφαρμογών. Οι απαιτήσεις πρέπει να συγκεντρωθούν, οι λύσεις πρέπει να εντοπιστούν, οι προμηθευτές πρέπει να επιλεγούν και το πλαίσιο εργασίας πρέπει να αναπτυχθεί. Πρέπει να χτίσετε την εταιρική πύλη πάνω από το πλαίσιο εργασίας της πύλης.

Η προσπάθεια που απαιτείται για την ανάπτυξη του portal και των portlets είναι επίσης ανάλογη με αυτή των εφαρμογών. Παρόλο που συνήθως τα portlets δεν περιλαμβάνουν σχεδόν καθόλου επιχειρηματική λογική, εξακολουθούν να είναι κομμάτια του κώδικα και σαν τέτοια πρέπει να υπόκεινται σε διαχείριση απαιτήσεων, διαχείριση αλλαγών και configuration management.

Η Gartner συμβουλεύει να σκεφτείτε για το πλαίσιο εργασίας του portal με τον ίδιο τρόπο που σκέφτεστε για ένα application server. Κανείς αναπτύσσει ένα application server σαν μία «δεξαμενή» εφαρμογών. Το application server δεν παρέχει καμία επιχειρηματική αξία – οι εφαρμογές που τρέχουν σε αυτό παραδίδουν επιχειρηματική αξία. Κατά τον ίδιο τρόπο, κανείς αναπτύσσει ένα portal framework σαν μία «δεξαμενή» για μία ή περισσότερες εταιρικές πύλες.

Το πλαίσιο εργασίας του portal δεν προσδίδει καμία αξία στην επιχείρηση – οι εταιρικές πύλες που τρέχουν σε αυτό παρέχουν επιχειρηματική αξία. Αυτές οι εταιρικές πύλες αποτελούνται από σελίδες, portlets και άλλα components του κώδικα, η διαχείριση των οποίων πρέπει να είναι ίδια με αυτή των συστατικών του κώδικα των εφαρμογών.

Δυστυχώς, πολλές εταιρείες δεν αντιλαμβάνονται τα portals με αυτό τον τρόπο. Οι εταιρικές πύλες συχνά αντιμετωπίζονται διαφορετικά και αναπτύσσονται έξω από το πλαίσιο της των μεθοδολογιών ανάπτυξης των παραδοσιακών εφαρμογών. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να προκαλέσει σημαντικά προβλήματα, κυρίως καθώς το portal εξελίσσεται μέσα στο πέρασμα του χρόνου και διάφοροι κώδικες τροποποιούνται.

Αυτό το πρόβλημα επιτείνεται όταν υπάρχουν διαφορετικά portals σε μία εταιρεία, καθώς πολλά από τα components των πυλών μπορεί να επαναχρησιμοποιούνται. Μία αλλαγή που δεν υπόκειται διαχείρισης σε ένα portal μπορεί αναπόφευκτα να σπάσει ένα άλλο portal.

Life Cycle Management Approach
Αυτές οι αρχές βρίσκονται κάτω από την κηδεμονία του life cycle management των εφαρμογών (ΑLM). Το ALM περιγράφει τις μεθοδολογίες που χρησιμοποιούνται για την αποτελεσματική διαχείριση των εφαρμογών και των code components στη διάρκεια ζωής της εφαρμογής. Και παρόλο που τα εργαλεία για τη διαχείριση των συστατικών των portals μπορεί να διαφέρουν από τα ALM εργαλεία, οι ιδέες και οι μεθοδολογίες είναι ταυτόσημες.

Οι αρχές του application management που προτείνει η Gartner να αξιοποιηθούν και στα συστατικά των εταιρικών πυλών είναι:

· Αρχιτεκτονική:
Οι πύλες πρέπει να ανταποκρίνονται στα πρότυπα της εταιρικής αρχιτεκτονικής. Οι πύλες χρειάζεται να αντανακλούν την information architecture της εταιρείας στον τρόπο που οι πληροφορίες οργανώνονται και γίνονται προσβάσιμες. Επίσης, οι πύλες θα έπρεπε να αντανακλούν την τεχνική αρχιτεκτονική στην ενοποίηση με εξωτερικές υπηρεσίες υποδομής.

Και τέλος, πρέπει να αντανακλούν την επιχειρηματική αρχιτεκτονική στην υποστήριξη των κρίσιμων επιχειρηματικών διαδικασιών της εταιρείας. Η κατάλληλη ευθυγράμμιση με την εταιρική αρχιτεκτονική θα διασφαλίσει ότι οι πύλες θα ενοποιηθούν σωστά με την υπόλοιπη εταιρική υποδομή και εφαρμογές, και ότι θα προσφέρει την αξιοπιστία και την κλιμάκωση που απαιτείται για να υποστηριχθούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες.

· Ανάπτυξη/ Δοκιμή:
Τα portlets απαιτούν ανάπτυξη και δοκιμή, όπως οποιαδήποτε άλλο συστατικό εφαρμογής. Στην ανάπτυξη και τη δοκιμή των σελίδων των portlets και των portals θα πρέπει να επιλέγονται προσεγγίσεις αντίστοιχα με αυτές που χρησιμοποιούνται στις εφαρμογές. Αυτά τα συστατικά θα πρέπει να αποθηκεύονται σε προστατευμένα repositories. Το αποτέλεσμα θα είναι η ποιότητα, η αξιοπιστία και η δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης.

· Διασφάλιση ποιότητας (Quality Assurance -QA):
Πρέπει να υπάρχει επίσημο QA για τα portals. Η ποιότητα είναι κρίσιμη για τα κρίσιμης σημασίας portals.

· Configuration/ change management:
Τα portals πρέπει να τίθενται υπό την κηδεμονία μιας ενοποιημένης configuration management προσέγγισης. Τα portlets πρέπει να συνδέονται με τις εφαρμογές που αλληλεπιδρούν και οποιαδήποτε αλλαγή σε αυτές τις εφαρμογές να περνάει και στα portlets.

· Διαχείριση προβλημάτων:
Οι πύλες έχουν πολλά μετακινούμενα κομμάτια. Οταν μία πύλη ανταποκρίνεται λανθασμένα ή δεν ανταποκρίνεται καθόλου, ο καθορισμός του προβλήματος για ένα portal μπορεί να είναι μακρύς και δύσκολος. Αυστηρές διαδικασίες διαχείρισης προβλημάτων, συμπεριλαμβανομένης της κατάλληλης κλιμάκωσης, απαιτούνται προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι διακοπές και οι βλάβες στο portal θα ελαχιστοποιηθούν. Η έγκαιρη διόρθωση των προβληματικών καταστάσεων είναι κρίσιμη για τις κρίσιμης σημασίας πύλες.

Η Gartner υποστηρίζει ότι οι εταιρείες πρέπει να αναγνωρίζουν τις ομοιότητες ανάμεσα στα portals και τις επιχειρηματικές εφαρμογές, και θα πρέπει να θεσπίσουν τις κατάλληλες αρχές και τεχνικές διαχείρισης του κύκλου ζωής για να διασφαλίσουν την ποιότητα ανάπτυξης και λειτουργίας των εταιρικών πυλών. Με αυτό τον τρόπο θα εξασφαλιστεί η αξιοπιστία και η διαθεσιμότητα των enterprise portals, καθώς και το ότι αυτοί οι κρίσιμοι σημασίας πόροι θα είναι διαθέσιμοι για να βοηθήσουν την επιχείρηση να «τρέξει». Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό κυρίως σε περιόδους όπου τα budget είναι περιορισμένα.