Τα οφέλη που προκύπτουν ήδη από τη χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι πολύ σημαντικά για τις επιχειρήσεις και το κράτος. Το άμεσο μέλλον αναμένεται ακόμα πιο ενδιαφέρον, καθώς η αλλαγή του θεσμικού πλαισίου αναμένεται να διευρύνει ακόμα περισσότερο τη χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση (η-τιμολόγηση) αναφέρεται στην ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων μεταξύ δύο ή περισσότερων οντοτήτων (επιχείρησης, δημοσίου, ιδιώτη) που εμπλέκονται σε μια εμπορική συναλλαγή. Σύμφωνα με την 2001/115/EC οδηγία της Ευρωπαϊκής Ενωσης, η ηλεκτρονική τιμολόγηση ορίζεται ως η αποστολή τιμολογίων με ηλεκτρονικά μέσα και περιλαμβάνει τη μετάδοση, αποθήκευση και ψηφιακή επεξεργασία τους.

Η διαδικασία ανταλλαγής ηλεκτρονικών τιμολογίων τυπικά μπορεί να ακολουθήσει τρία βασικά μοντέλα, όπως καταγράφονται από τις διεθνείς πρακτικές: (α) το μοντέλο της απ’ ευθείας ανταλλαγής των τιμολογίων μεταξύ του εκδότη και του παραλήπτη, (β) το μοντέλο παρόχου υπηρεσιών εφαρμογής, όπου η ανταλλαγή των τιμολογίων εξυπηρετείται από ενδιάμεσο πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, (γ) το μοντέλο περιαγωγής, το οποίο αφορά στη σύνδεση δύο παρόχων υπηρεσιών η-τιμολόγησης, είτε σε εθνικό επίπεδο είτε σε διασυνοριακό περιβάλλον προκειμένου να παρέχουν ολοκληρωμένες υπηρεσίες η-τιμολόγησης. Υποπερίπτωση του μοντέλου περιαγωγής αποτελεί το μοντέλο των 4-μερών (4-party model), με βασική διαφορά ότι οι σχέσεις μεταξύ των παρόχων είναι πιο συχνές και σταθερές.

Βάσει του Ευρωπαϊκού και Εθνικού θεσμικού πλαισίου που αφορά στην η-τιμολόγηση μεταξύ των βασικών προϋποθέσεων εφαρμογής της η-τιμολόγησης περιλαμβάνονται: (1) η δυνατότητα ταυτοποίησης του εκδότη/ παραλήπτη του τιμολογίου (αυθεντικοποίηση), (2) η προστασία από μη εξουσιοδοτημένη τροποποίηση των περιεχομένων του (ακεραιότητα), (3) η μη αποποίηση της ανταλλαγής τιμολογίων (μη αποποίηση), (4) η διασφάλιση ότι τα ανταλλασσόμενα δεδομένα δεν γίνονται γνωστά σε μη εξουσιοδοτημένες τρίτες οντότητες (εμπιστευτικότητα-ιδιωτικότητα-επεξεργασία), (5) η διασφάλιση ότι η αρμόδια φορολογική αρχή και όλα τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να έχουν πρόσβαση, να διαβάσουν (αναγνωσιμότητα), να ερμηνεύσουν εύκολα και να ελέγξουν τα τιμολόγια καθώς και κάθε σχετικό παραστατικό (αναγνωσιμότητα-προσβασιμότητα), (6) ο προσδιορισμός του τόπου αποθήκευσης των η-τιμολογίων (αποθήκευση).

Σημαντικό ζήτημα στην εφαρμογή της η-τιμολόγησης αποτελεί και η μετατροπή του μορφοτύπου («μετάφραση») τιμολογίου, λαμβάνοντας υπόψη το πλήθος των διαφορετικών πληροφοριακών συστήματων των επιχειρήσεων που ανταλλάσουν ηλεκτρονικά τιμολόγια και τα διαφορετικά μορφότυπα τιμολογίων που παράγονται. Η σημαντική αυτή διαδικασία συνήθως διεκπεραιώνεται σήμερα από τους  παρόχους υπηρεσιών η-τιμολόγησης.

Επιπλέον, λαμβάνοντας υπ’ όψη ότι ένα μεγάλο τμήμα της ελληνικής αγοράς -κυρίως μικρές επιχειρήσεις και ελεύθεροι επαγγελματίες- εκδίδουν τιμολόγια με χειρόγραφο τρόπο, κρίσιμο επίσης ζήτημα αποτελεί η ψηφιοποίηση των εντύπων τιμολογίων που εκδίδονται από τις παραπάνω κατηγορίες επιχειρήσεων.

Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να αποφέρει σημαντικά οφέλη στις επιχειρήσεις αλλά και στο δημόσιο, όπως:

  • Για τις επιχειρήσεις: σημαντική μείωση κόστους που σχετίζεται με την έκδοση/ επεξεργασία (π.χ. μείωση λαθών καταχώρησης στον παραλήπτη του τιμολογίου), ακύρωση/ επανέκδοση (π.χ. σε περιπτώσεις λαθών ή ασυμφωνιών), εκτύπωση, αποστολή, αποθήκευση των τιμολογίων. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι στη Φινλανδία, έχει εκτιμηθεί ότι το κόστος διαχείρισης του τιμολογίου (απο πλευράς εκδότη και παραλήπτη) ανέρχεται στα 30 ευρώ και η μείωση τους κόστους μέσω της χρήσης της η-τιμολόγησης ανέρχεται στο 80-90% του αρχικού κόστους. Ανάλογες έρευνες σε ευρωπαϊκό επίπεδο (EACT- Corporate Action on Standards) έχουν εκτιμήσει ότι το οικονομικό όφελος στην Ευρώπη μπορεί να φτάσει τα 243 δις ευρώ. Ανάλογα είναι και τα οικονομικά οφέλη από την εξιοποίηση της η-τιμολόγησης στην ελληνική αγορά.
  • Για το δημόσιο: Ουσιαστικότερος και ταχύτερος φορολογικός έλεγχος, αφού η ψηφιακή μορφή των παραστατικών διευκολύνει την αναζήτηση, έλεγχο και διασταύρωσή τους. Παράλληλα, σε επίπεδο προϋπολογισμών, η χρήση στοιχείων σε ηλεκτρονική μορφή μπορεί να διευκολύνει την πρόβλεψη για τα αναμενόμενα έσοδα ανά είδος φόρων (έμμεσοι και άμεσοι), τις πωλήσεις, τις αγορές και τα έξοδα ανά κλάδο, αλλά και τα μακρο-οικονομικά στατιστικά μεγέθη. Επιπλέον, η χρήση ηλεκτρονικής τιμολόγησης για δημόσιες προμήθειες μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τόσο τον προγραμματισμό όσο και τον έλεγχο των δημοσίων προμηθειών.

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στην Ευρώπη
Ο αριθμός των συμμετεχόντων στην ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει αυξηθεί αρκετά κατά τη διάρκεια των τελευταίων ετών. Σύμφωνα με τον Koch [1], ο αριθμός εταιρειών που χρησιμοποιούν την ηλεκτρονική τιμολόγηση στην Ευρώπη υπολογίζεται ότι έφτασε στις 630.000 το 2007. Ομοίως, ο αριθμός καταναλωτών που χρησιμοποιούν την ηλεκτρονική τιμολόγηση υπολογίζεται ότι αυξήθηκε από 14,8 εκατομμύρια (2006) σε 18,6 εκατομμύρια το 2007. Επίσης, αυξήθηκε και ο αριθμός των παρόχων υπηρεσιών από 160 το 2006 σε 260 το 2007.

Στην Ευρώπη εκτιμάται ότι το 2006 διακινήθηκαν 28 δισεκατομμύρια τιμολόγια (έντυπα και ηλεκτρονικά), ενώ το 2007 και το 2008 ο αριθμός αυτός έφτασε τα 30 δισεκατομμύρια. Από αυτά, το 50% ήταν στην Β2Β αγορά και το 50% στην B2C. Παρατηρήθηκε, επίσης, ότι η ανάπτυξη σε μερικές χώρες είναι ιδιαίτερα έντονη με ετήσια ποσοστά αύξησης που ξεκινούν από 60% και φτάνουν έως 100%.

Πιο συγκεκριμένα για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια, στην Ευρώπη ο συνολικός αριθμός ηλεκτρονικών τιμολογίων που στάλθηκαν ανέρχεται περίπου στα 490 εκατομμύρια, με αποτέλεσμα μια μέση διείσδυση της τάξης του 1,75%. Το 2007 αυτή εκτιμάται ότι αυξήθηκε στο 2,2%. Οι πρωτοβουλίες, λοιπόν, οι οποίες έχουν ληφθεί στην ηλεκτρονική τιμολόγηση οδήγησαν σε μια μέση υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης της τάξης του 2% με 3% [2].

Η αύξηση του πλήθους των ανταλλασσόμενων ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι ιδιαίτερα σημαντική (177%), ενώ χαρακτηριστικός είναι ο υψηλός ρυθμός αύξησης των ηλεκτρονικών τιμολογίων στις συναλλαγές B2B (256%) σε σχέση με το ρυθμό αύξησης στις συναλλαγές B2C (100%).

Σημαντικά είναι και τα συμπεράσματα που εξήχθησαν από την έρευνα της PWC [3], η οποία πραγματοποιήθηκε σε 23 κλάδους της αγοράς οι οποίοι χαρακτηρίζονται από την υψηλό κόστος διαχείρισης και ανταλλαγής τιμολογίων και περιελάμβανε 2000 εταιρείες από 14 χώρες μέλη της Ε.Ε (Βέλγιο, Τσεχία, Δανία, Φινλανδία, Γαλλία, Γερμανία, Ελλάδα, Ολλανδία, Πολωνία, Πορτογαλία, Σλοβακία, Ισπανία, Σουηδία, Αγγλία).

Από την έρευνα προέκυψαν τα εξής:

  • Πάνω από το 40% των επιχειρήσεων ανταλλάσσουν ήδη τα τιμολόγια ηλεκτρονικά, ποσοστό το οποίο παρουσιάζει μια αύξηση 14% από το 2005. Το 29% των επιχειρήσεων λαμβάνει τα τιμολόγιά του ηλεκτρονικά από τους προμηθευτές, το οποίο είναι παρόμοιο με το αποτέλεσμα του 2005 (27%), ενώ το 21% των επιχειρήσεων χρησιμοποιούν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια για τις διεπιχειρησιακές συναλλαγές τους.
  • Πάνω από το 50% των επιχειρήσεων που έχουν υλοποιήσει ηλεκτρονική τιμολόγηση ανταλλάσσουν ακόμη έντυπα τιμολόγια παράλληλα.
  • Οι πολύ μεγάλες επιχειρήσεις (με πάνω από 1.000 άτομα προσωπικό) είναι πιθανότερο να εφαρμόσουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση (42%) από τις μικρότερες επιχειρήσεις (29%).

Ωστόσο, η διείσδυση στην αγορά ποικίλει σημαντικά ανά ευρωπαϊκή χώρα, τόσο σε Β2Β επίπεδο όσο και σε B2C. Πρώτες με διαφορά, είναι οι σκανδιναβικές χώρες και η Ελβετία, με ποσοστό υιοθέτησης που φτάνει πάνω από 10% στην B2B αγορά. Ακολουθεί η Δυτική Ευρώπη με ποσοστό 1-3%, ενώ οι χώρες της Ανατολικής Ευρώπης και τα Βαλκάνια δεν ξεπερνούν το 1% από το σύνολο των τιμολογίων που αποστέλλονται. Ανάλογη είναι η εικόνα και στη B2C αγορά.

Χαρακτηριστική είναι η περίπτωση της Δανίας, που αποτελεί και βέλτιστη πρακτική της ηλεκτρονικής τιμολόγησης συναλλαγών G2B/Β2G. Στο πλαίσιο αυτό και με πρωτοβουλία του Υπουργείου Οικονομικών, από την 1 Φεβρουαρίου του 2005 όλοι οι δημόσιοι φορείς είναι υποχρεωμένοι από το νόμο να δέχονται τιμολόγια από τους προμηθευτές τους αποκλειστικά σε ηλεκτρονική μορφή.

Σαν αποτέλεσμα σήμερα πάνω από 200.000 επιχειρήσεις ανταλλάσσουν πάνω 1.000.000 τιμολόγια ανά μήνα με τις δημόσιες υπηρεσίες. Η Σουηδία, ακολουθώντας το παράδειγμα της Δανίας, έχει κάνει υποχρεωτική από την 1.7.2008 την αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων στο Δημόσιο. Αντίστοιχα, η Φινλανδία όρισε ως υποχρεωτική τη διακίνηση η-τιμολογίων από και προς το δημόσιο με τελική ημερομηνία συμμόρφωσης το τέλος του 2009.

Η υφιστάμενη κατάσταση στην ελληνική αγορά
Από το 2006, βάσει της σχετικής πολιτικής απόφασης (ΠΟΛ 1049/21-3-2006) που αφορά τη «Διαβίβαση, αποδοχή και αποθήκευση τιμολογίων με ηλεκτρονικά μέσα», και Π.Δ.150/2001 (ΦΕΚ 125/Α΄) που αφορά θέματα προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, επιτρέπεται στην Ελλάδα η ηλεκτρονική τιμολόγηση. Η συγκεκριμένη απόφαση αφορά μόνο τα τιμολόγια και όχι τα δελτία αποστολής (που χρησιμοποιούνται στην διακίνηση των προϊόντων) ή τον συνδυασμό τιμολόγιο-δελτίο αποστολής (που χρησιμοποιούνται και για την τιμολόγηση αλλά και για την διακίνηση).

Σήμερα στην Ελλάδα εκτιμάται ότι ανταλλάσσονται περίπου 200-250 εκατ. τιμολόγια σε ετήσια βάση, ενώ αρκετές επιχειρήσεις έχουν υιοθετήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση για τις μεταξύ τους συναλλαγές. Ο όγκος των ηλεκτρονικών τιμολογίων αυξάνεται συνεχώς, ξεκινώντας από μόλις 100.000 τιμολόγια το 2004 και τώρα έχει ξεπεράσει τα 6 με 7 εκατομμύρια τιμολόγια το χρόνο, ενώ περισσότερες από 3000 επιχειρήσεις διακινούν ηλεκτρονικά τιμολόγια. Αυτό αντιστοιχεί στο 2,5% του συνολικού όγκου B2B τιμολογίων (ηλεκτρονικών και μη) που υπάρχουν και διακινούνται μεταξύ των επιχειρήσεων στον ελληνικό χώρο.

Οι επιχειρήσεις αυτές κυρίως υπάγονται στην αγορά του λιανικού εμπορίου (π.χ. Carrefour, Ατλάντικ, Σκλαβενίτης), η οποία παρουσιάζει μεγάλο όγκο συναλλαγών και ανταλλασσόμενων τιμολογίων αντίστοιχα. Η αγορά του λιανεμπορίου εκτιμάται στα 10 δις με 11δις ευρώ, και ήδη περίπου το 70-80% της αγοράς είναι συνδεδεμένο με υπηρεσίες ηλεκτρονικής ανταλλαγής παραστατικών και ειδικά τιμολογίων. Η Ελλάδα τοποθετείται, λοιπόν, πάνω από το μέσο όρο των (κυρίως δυτικών) ευρωπαϊκών κρατών στο θέμα της ηλεκτρονικής ανταλλαγής τιμολογίων.

Γενικά παρατηρείται μια αυξητική τάση στη χρήση η-τιμολογίων, η οποία σε μερικές περιπτώσεις γίνεται «μη οργανωμένα» (π.χ. αποστολή του τιμολογίου μέσω email), ενώ σε άλλες περιπτώσεις γίνεται συστηματικά μέσω υπηρεσιών η-τιμολόγησης. Ενας σημαντικός αριθμός επιχειρήσεων ανταλλάσσουν ηλεκτρονικά τιμολόγια αντικαθιστώντας πλήρως το έντυπο τιμολόγιο. Στην περίπτωση αυτή εντάσσονται κυρίως επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών ή πώλησης αγαθών που εκδίδουν τιμολόγιο και όχι παραστατικά τύπου τιμολόγιο-δελτίο αποστολής.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα πλήρους αξιοποίησης των δυνατοτήτων της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αποτελεί το αεροδρόμιο Ελευθέριος Βενιζέλος, αποτελώντας έτσι ένα παράδειγμα βέλτιστης πρακτικής όχι μόνο για την ελληνική αλλά και για τη διεθνή αγορά.

Αναφορές
[1] Koch., B. E-Invoicing & EBPP European Market Overview, Billentis, 2009.
[2] Euro Banking Association (EBA) and Innopay. E-invoicing 2008 European market description and analysis, pp. 28-32, 43-60. 2008.
[3] PricewaterhouseCoopers, “A Study on the Invoicing Directive (2001/115/EC) now incorporated into the VAT Directive (2006/112/EC)*”, pp. 22-45, 2009.

CV
Ο Γεώργιος Λεκάκος είναι Επίκουρος Καθηγητής Ηλεκτρονικού Επιχειρείν στο Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων στο Πανεπιστήμιο Αιγαίου και συντονιστής της ομάδας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Εργαστηρίου Ηλεκτρονικού Επιχειρείν (ELTRUN) στο Τμήμα Διοικητικής Επιστήμης και Τεχνολογίας του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών. Email: [email protected].