Εάν «προορισμός» σας είναι η εγκατάσταση συστήματος GIS, τότε θα πρέπει να γνωρίζετε ότι ο συντομότερος και ασφαλέστερος δρόμος ως εκεί περνά από το στάδιο μιας εμπεριστατωμένης ανάλυσης της απόδοσης στη σχετική επένδυση.

H τεχνολογία GIS δεν αποτελεί κάτι το νέο ή άγνωστο -ακόμα και για την ελληνική αγορά. Οι ευκαιρίες που ανοίγει για την εξέλιξη και βελτίωση της επιχειρησιακής λειτουργίας είναι ευρέως αντιληπτές και κατανοητές. Τι είναι λοιπόν αυτό που «φρενάρει» -ή ακόμα και «ανατρέπει»- ένα έργο GIS και δεν του επιτρέπει να τερματίσει στον πολυπόθητο προορισμό της επιτυχίας.

Το βασικότερο εμπόδιο που συναντά το GIS είναι η έλλειψη δέσμευσης της ανώτατης διοίκησης. Γιατί είναι, όμως, τόσο δύσκολο να κατανοήσει η διοίκηση τα οφέλη που επιφέρει το GIS; Σίγουρα δεν είναι τυχαίο το γεγονός ότι, αν και γίνεται αντιληπτή η δραματική του συνεισφορά στην αύξηση της αποτελεσματικότητας σε επίπεδο λειτουργίας, οι προτάσεις για εγκατάσταση GIS είναι μία από τις πρώτες που πέφτουν θύμα των περικοπών προϋπολογισμού.

Εάν, ως Διεύθυνση Πληροφορικής, πιστεύετε ακράδαντα στο ότι η επένδυση σε τεχνολογία GIS μπορεί να προσδώσει σημαντικά οφέλη στην επιχείρηση, ο τρόπος με τον οποίο θα μεταδώσετε τον ενθουσιασμό σας και στη διοίκηση είναι μάλλον απλούστερος απ’ ότι φαντάζεστε. Αυτό που έχετε να κάνετε είναι να ποντάρετε στη σωστή επικοινωνία και στο σωστό «αμπαλάρισμα».

Ο τρόπος με τον οποίο θα συνθέσετε τα επιχειρήματά σας και τα στοιχεία που υποστηρίζουν την άποψή σας είναι τα «όπλα» που θα σας βοηθήσουν να περάσετε το μήνυμα και να αποκτήσετε ένθερμους «συμμάχους». Η λέξη-κλειδί στην όλη αυτή διαδικασία, δεν είναι άλλη από το ROI (Return on Investment). Αφήστε, λοιπόν, για λίγο το ίδιο το GIS στο πλάι και ξεκινήστε με μία γερή ανάλυση της απόδοσης στην επένδυση.

Προετοιμαστείτε για το project του ROI
Η προετοιμασία του ROI αποτελεί μία σημαντική, χρονοβόρα δραστηριότητα και συνήθως μπαίνουμε στον κόπο να την υποστούμε για τα ιδιαιτέρως στρατηγικά ή κοστοβόρα έργα Πληροφορικής. Η σχετική μεθοδολογία ξεκινά με ένα στάδιο προετοιμασίας κατά το οποίο επιδιώκεται η καταγραφή των βασικών κινήτρων, επιχειρησιακών στόχων, εμπλεκόμενων στελεχών και σχετιζόμενων διαδικασιών σε επίπεδο επιχείρησης. Το τελικό αποτέλεσμα της προετοιμασίας αυτής αποτελεί τη βάση για τα βήματα που θα ακολουθήσουν.

Εντοπίστε τις επιχειρησιακές ευκαιρίες
Κατά το στάδιο αυτό, η ομάδα του ROI πραγματοποιεί συζητήσεις με όσα στελέχη έχουν ρόλους κρίσιμους για την ολοκλήρωση του έργου, προκειμένου να εντοπίσει και να καταγράψει τις βασικές προκλήσεις και ευκαιρίες με τις οποίες θα βρεθεί αντιμέτωπη στο μέλλον. Το στάδιο αυτό εξυπηρετεί πολλαπλούς στόχους. Τα καίρια στελέχη κατέχουν τις επιχειρησιακές διαδικασίες καλύτερα από οποιονδήποτε άλλον και είναι σε θέση να αντιληφθούν τις δυνητικές βελτιώσεις και τα οφέλη που επιφέρει η εγκατάσταση συστήματος GIS.

Επιπλέον, όταν στο έργο εμπλέκονται υψηλόβαθμα διοικητικά στελέχη, η ανάλυση του ROI -αλλά και το τελικό project- αποκτούν άλλη βαρύτητα. Ακόμα και αν η ομάδα του IΤ έχει εξαιρετικές ιδέες σχετικά με το πώς το GIS μπορεί να ωφελήσει την επιχείρηση, η αξία τους επικυρώνεται μόνο εφόσον συμπίπτει με την άποψη της διοίκησης.

Για το λόγο αυτό, η άποψη της διοίκησης είναι αυτή η οποία θα πρέπει να αποτελεί το επίκεντρο της προσοχής. Αποτελέσματα του δεύτερου αυτού βήματος είναι η ευαισθητοποίηση της ανώτατης διοίκησης σχετικά με το GIS και η δημιουργία μιας υψηλού επιπέδου λίστας επιχειρησιακών προκλήσεων και ευκαιριών. Αν και μπορεί να μην έχει αποκτηθεί ακόμα η καθολική αποδοχή και υποστήριξη του έργου, το GIS και οι δυνατότητές του σίγουρα θα έχουν αρχίσει να κερδίζουν έδαφος στο παιχνίδι των εντυπώσεων.

Ιεράρχηση των επιχειρησιακών ευκαιριών
Το βήμα αυτό είναι σύντομο αλλά ιδιαίτερα σημαντικό. Οι επιχειρησιακές ευκαιρίες που εντοπίστηκαν στο προηγούμενο στάδιο, μπαίνουν σε μια σειρά προτεραιότητας με κριτήριο τη σημασία τους για την εταιρεία και την ευκολία της υλοποίησής τους. Στο στάδιο αυτό απαιτείται η λήψη κάποιων κρίσιμων αποφάσεων οι οποίες θα εξισορροπούν τα όσα είναι σημαντικά με τα όσα μπορούν να επιτευχθούν με τους διαθέσιμους πόρους.

Το αποτέλεσμα της παραπάνω διαδικασίας είναι μια λίστα με τις επιχειρησιακές ευκαιρίες ιεραρχημένες ως προς τα οφέλη που παρέχουν και το μέγεθος του αντίκτυπού τους για την επιχείρηση. Η ίδια λίστα θα χρησιμοποιηθεί στη συνέχεια για την ανάπτυξη ενός χαρτοφυλακίου επιμέρους έργων GIS.


Ανάπτυξη προγράμματος GIS
To στάδιο αυτό αφορά την εξέλιξη των ευκαιριών που εντοπίστηκαν στα προηγούμενα βήματα σε ένα πρόγραμμα έργων GIS, σύμφωνο με τις επιχειρησιακές ανάγκες της εταιρείας. Κάποια από τα έργα ενδέχεται να παρέχουν «εύκολες νίκες,» κάποια μπορεί να αποτελούν τη βάση για μετέπειτα έργα ενώ κάποια (λίγα) θα αντιπροσωπεύουν κάποια ιδιαίτερη πρόκληση, αλλά θα είναι παράλληλα και κρίσιμης σημασίας.

Για κάθε επιμέρους έργο, θα πρέπει να ορίζονται οι βασικοί στόχοι, δραστηριότητες, αποτελέσματα, παραδοτέα και χρονοδιαγράμματα. Θα πρέπει ακόμα να παρέχονται οι απαραίτητες λεπτομέρειες, ώστε να διευκολύνεται η πρόβλεψη του προϋπολογισμού που απαιτείται για κάθε έργο. Το αποτέλεσμα του σταδίου αυτού είναι η καταγραφή ενός ολοκληρωμένου χαρτοφυλακίου έργων GIS.

Καθορισμός μηχανισμών ελέγχου του έργου
Πολλές ανεξάρτητες μελέτες δείχνουν ότι ένας από τους βασικούς λόγους αποτυχίας έργων Πληροφορικής είναι η έλλειψη καλού management. Το θέμα αυτό θίγεται ευθέως κατά το στάδιο της μεθοδολογίας. Κύριος στόχος είναι ο καθορισμός επαρκών αρχών διακυβέρνησης αλλά και ομάδας έργου. Το στάδιο αυτό είναι απαραίτητο προκειμένου να καθορίζονται σφαίρες αρμοδιοτήτων και επίβλεψης των έργων, αλλά και να εμπνέεται εμπιστοσύνη στους εμπλεκόμενους σχετικά με την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου.

Σε σχετικό πίνακα, θα πρέπει να καταγράφονται τα βασικά στελέχη -ή η βαθμίδα στελεχών- που θα πρέπει να εμπλακούν στο έργο προκειμένου η ολοκλήρωσή του να είναι επιτυχής (για παράδειγμα, ένας υπεύθυνος επίβλεψης, ένας project manager ή ένας υπεύθυνος αρχιτεκτονικής λύσεων). Μέσα από τη διαδικασία αυτή θα γίνουν αντιληπτές και οι αποστάσεις μεταξύ των υφιστάμενων και των επιθυμητών δυνατοτήτων της εταιρείας όσον αφορά την επιτυχή υλοποίηση του GIS. Αποτέλεσμα του βήματος αυτού είναι ένα ολοκληρωμένο μοντέλο από δυνατότητες όσον αφορά τους πόρους και μια καταγραφή των αρμοδιοτήτων.

Προσδιορίστε και κοστολογήστε τα έργα GIS
Οποιοδήποτε έργο ROI θα ήταν ελλιπές χωρίς μία εκτίμηση του προϋπολογισμού που απαιτείται για την επιτυχή του ολοκλήρωση. Η επόμενη δραστηριότητα είναι, επομένως, ο προσδιορισμός του χρηματικού κόστους κάθε υποέργου GIS που περιγράφτηκε στο σχετικό στάδιο. Ο προσδιορισμός του προϋπολογισμού σαφώς και απαιτεί την ολοκλήρωση πολλαπλών δραστηριοτήτων.

Συστήνεται η εμπλοκή της Διεύθυνσης Οικονομικών από την αρχή του έργου, προκειμένου να διασφαλίζεται η έγκριση και η βοήθεια αυτής προτού ακόμα περαστούν οι απαραίτητες πληροφορίες σε κάποιο λογιστικό φύλλο. Ο προϋπολογισμός αποτελεί επί της ουσίας μια περίληψη όλων των δαπανών για πόρους απαραίτητους για την ολοκλήρωση του έργου. Απώτερος στόχος είναι η κατάρτιση ενός καλά σχεδιασμένου προϋπολογισμού οποίος θα αντέχει στα «πυρά» και την ενδελεχή εξέταση από τη διοίκηση.

Υπολογισμός των πλεονεκτημάτων
Οποιαδήποτε επιχείρηση κι αν χρησιμοποιήσει GIS, θα διαπιστώσει μια ποικιλία από οφέλη. Κάποια από αυτά είναι απτά και μπορούν να αποτιμηθούν σε οικονομικούς όρους. Αλλα είναι «άυλα» και δεν προσφέρονται για μετρήσεις. Η εστίαση που ακολουθεί αφορά τα απτά οφέλη. Ο υπολογισμός των οφελών ενός προγράμματος GIS είναι λίγο πιο δύσκολος από τον καθορισμό του κόστους. Η δυσκολία δεν έγκειται στον εντοπισμό των οφελών, αλλά στη μετάφρασή τους σε μετρήσιμες μονάδες στις οποίες μπορεί να αποδοθεί οικονομική αξία.

Η διαδικασία υπολογισμού των πλεονεκτημάτων εστιάζει σε στοιχεία όπως η προστιθέμενη αξία που επιφέρει το GIS, τα κόστη που προλαμβάνονται, τα επιπρόσθετα έσοδα που δημιουργούνται και οι βελτιώσεις της αποτελεσματικότητας. Η διαδικασία προσδιορισμού ενός πλεονεκτήματος αναλύεται σε μια σειρά από επιμέρους στοιχεία προκειμένου να είναι ευκολότερη η μετατροπή τους σε μετρήσιμο στοιχείο. Στη συνέχεια, τα στοιχεία καταχωρούνται σε λογιστικά φύλλα από τα οποία προκύπτουν τα ετήσια γενικά σύνολα.


Χαρτογραφήστε τη διαδικασία
Αφού έχετε πραγματοποιήσει όσα περιγράφηκαν παραπάνω, θα πρέπει να κατανείμετε τις κρίσιμες προθεσμίες για την ολοκλήρωση βασικών στοιχείων κόστους, οφελών και ολοκλήρωσης υποέργων σε ένα χρονοδιάγραμμα. Για αυτό θα χρειαστείτε ένα απλό διάγραμμα το οποίο τοποθετεί τα κρίσιμα συστατικά του έργου σε μία χρονική γραμμή.

Οι ημερομηνίες που αναφέρονται δεν απαιτείται να είναι απόλυτα ακριβείς, θα πρέπει όμως να είναι ρεαλιστικές και υπερασπίσιμες. Η χαρτογράφηση αυτή αποδεικνύει ότι υπάρχει ξεκάθαρη κατανόηση της συνολικής διαδικασίας. Χρησιμοποιείται προκειμένου να επικοινωνείται το πώς και πότε θα επιτευχθούν τα επιχειρησιακά οφέλη. Το ίδιο διάγραμμα θα αποτελέσει μια χρήσιμη περίληψη όλου του έργου αλλά και περίληψη των παραδοτέων και των κρίσιμων ημερομηνιών παράδοσης τους.

Υπολογίστε τις οικονομικές μετρικές
Το στάδιο της ανάλυσης του έργου ROI περιλαμβάνει τον υπολογισμό κάποιων οικονομικών μετρικών, συμπεριλαμβανομένης -σαφώς- και της απόδοσης στην επένδυση. Αφού οριστούν αξίες για παραμέτρους όπως η έκταση της περιόδου αναθεώρησης, το ποσοστό φορολογίας και τα ποσοστά εκπτώσεων, όλες οι βασικές μετρικές υπολογίζονται δυναμικά βάσει των μακροεντολών του λογιστικού φύλλου.

Αυτό οδηγεί στην εξαγωγή αναλυτικών αλλά και συνολικών αποτελεσμάτων. Αφού ολοκληρωθούν οι υπολογισμοί του ROI για όλο το χαρτοφυλάκιο έργων GIS, μπορούμε να περάσουμε στο τελικό στάδιο της ανάπτυξης ενός στοιχειοθετημένου και πειστικού report.

Δημιουργήστε και παρουσιάστε το τελικό report
Στόχος του τελικού αυτού βήματος είναι η δημιουργία και η παρουσίαση ενός πειστικού report που αναλύει την επένδυση σε GIS με βάση το ROI που αυτό θα επιφέρει. Αυτό προϋποθέτει τη συγκέντρωση όλων των πληροφοριών που δημιουργήθηκαν στα προηγούμενα στάδια και τη σχηματοποίησή τους σε μορφή αναφοράς που θα δοθεί στη διοίκηση.

Η επιτυχής ολοκλήρωση αυτού του τελικού σταδίου, αλλά και το σύνολο της μεθοδολογίας που ακολουθήθηκε, θα οδηγήσουν στην αποδοχή τόσο της πρότασης ROI, όσο και του ίδιου του GIS.Ακολουθώντας την πρακτική που περιγράφτηκε παραπάνω, οι πιθανότητες για αποδοχή και συμμετοχή στο πρόγραμμα μεγιστοποιούνται. Επιπλέον, η μεθοδολογία αυτή παρέχει τα εργαλεία που είναι απαραίτητα προκειμένου η ομάδα του έργου να αποκτήσει την αυτοπεποίθηση που χρειάζεται για να φέρει την αποστολή της σε πέρας.

«Στίγμα» επιτυχίας
Το GIS είναι μία από τις τεχνολογίες εκείνες οι οποίες «έχουν λόγο» ακόμα και σε περιόδους οικονομικής ύφεσης, αφού επιτρέπουν τη μέγιστη αξιοποίηση των υφιστάμενων πόρων. Είναι ένα εργαλείο που βοηθά να ξεπεραστούν προκλήσεις και προβλήματα σε επίπεδο λειτουργίας, συντελώντας παράλληλα σε αξιόλογη αύξηση της κερδοφορίας.

Οποια επιχείρηση -και όποια Διεύθυνση αυτής- επιζητά μια καλύτερη γνώση της αγοράς της, μπορεί να εκμεταλλευτεί το GIS από πολλαπλές σκοπιές, συμπεριλαμβανομένου του  marketing, της αναδιάρθρωσης δικτύου καταστημάτων, του segmentation δεδομένων καταναλωτών, της διαχείρισης στόλου οχημάτων κ.λπ. Το GIS επιτρέπει την οπτική απεικόνιση, διαχείριση και ανάλυση οποιουδήποτε εταιρικού παγίου (εργαζομένων, πελατών, εγκαταστάσεων -μέχρι και δικτύου εφοδιαστικής αλυσίδας) και έχει, εξ ορισμού, τη δική του «θέση» στον κόσμο.