Σύμφωνα με μια νέα μελέτη του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών, οι υπηρεσίες διαχειριζόμενων εκτυπώσεων μπορούν να προσφέρουν ουσιαστική μείωση δαπανών, αλλά και καλύτερη διαχείριση και οργάνωση του κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων.

Με 9 στις 10 επιχειρήσεις να μη γνωρίζουν το συνολικό κόστος των εκτυπώσεών τους, με αδικαιολόγητα μεγάλο αριθμό μηχανημάτων ανά χρήστη και με την άσκοπη προμήθεια μεγάλων ποσοτήτων αναλώσιμων, είναι εύλογο το ότι η τελευταία έρευνα του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών από την HP και την Digimark δείχνει ότι η ανάπτυξη του τομέα υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων (Managed Print Services) οδηγεί σε 50% μείωση του κόστους εκτύπωσης και σε σημαντικές εξοικονομήσεις επί του κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων.

«Σε περιόδους οικονομικής ύφεσης είναι περισσότερο αναγκαία από ποτέ η εκλογίκευση των δαπανών εκτύπωσης και η εξοικονόμηση κόστους σε κάθε επιχειρησιακό περιβάλλον. Οι υπηρεσίες ΜPS είναι μια σημαντική ευκαιρία για κάθε επιχείρηση για άμεση και δραστική μείωση της εκτυπωτικής δαπάνης» είπε σχετικά η Χαρίτα Φραγκούλη, Channel Development Manager για το κανάλι συνεργατών Imaging & Printing της Hewlett-Packard Hellas, σχετικά με τα αποτελέσματα της έρευνας.

Με το Γιώργο Γιαγλή, Aναπληρωτή Kαθηγητή του Τμήματος Διοικητικής Επιστήμης και Τεχνολογίας του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών, ως Επιστημονικό Υπεύθυνο της μελέτης, τα ευρήματα αποδείχθηκαν ιδιαίτερα ενδιαφέροντα.

Υπό το μηδέν
Χάρη στην ευκολία αγοράς και χρήσης εκτυπωτών, πολλές επιχειρήσεις οδηγήθηκαν άναρχα στη μη ελεγχόμενη χρήση τους. Οπως είναι λογικό, αυτό ακολουθήθηκε από πολλά παραπανίσια κόστη και σε κακή ή, έστω, μη αποτελεσματική διαχείριση των μηχανημάτων, όπως αποδεικνύουν και διεθνείς μελέτες: το παραπανίσιο κόστος του κύκλου εργασιών για εκτυπώσεις ανέρχεται στο 6%, με αυτά τα κόστη να μπορούν να φθάνουν έως και 15% στους χώρους με μεγάλες ανάγκες εκτυπώσεων.

Εντυπωσιακό είναι και το γεγονός ότι 9 στις 10 επιχειρήσεις δεν γνωρίζουν το συνολικό κόστος των εκτυπώσεων, κυρίως ελλείψει συστημάτων παρακολούθησης του συνολικού κόστους.

Οπως προκύπτει από την έρευνα, οι εκτυπώσεις αποτελούν ένα μη διαχειριζόμενο και μη ελεγχόμενο επιχειρηματικό οικοσύστημα, με σημαντικές επιπτώσεις:

  • Η έλλειψη ελέγχου αυξάνει τα κόστη και μειώνει την αποτελεσματικότητα.
  • Σημειώνεται μια έλλειψη γνώσεων και εκπαίδευσης των εργαζομένων, υπερβολικός αριθμός μηχανημάτων εκτύπωσης ανά χρήστη και απουσία διαδικασιών διαχείρισης εκτυπώσεων.
  • Ελλειψη προστασίας των σημαντικών εγγράφων, λόγω κακής διαχείρισης του περιβάλλοντος εκτυπώσεων.

Μεγάλη ποικιλία
Καθώς για έναν μεγάλο αριθμό ετών, οι επιχειρήσεις έφερναν συνεχώς νέα μηχανήματα χωρίς να συνοδεύουν αυτές τις αγορές με συντονισμένες ενέργειες για βελτιστοποίηση του στόλου, σήμερα έχουν καταλήξει να διαθέτουν έναν όγκο εκτυπωτών πολύ μεγαλύτερο απ’ ότι χρειάζεται, πολλά διαφορετικά μοντέλα από διαφορετικούς κατασκευαστές, ενώ μεγάλο μέρος αυτών των μηχανημάτων είναι πολύ παλιό.

Μια μέση επιχείρηση, εκτιμάται ότι διαθέτει: μονόχρωμους εκτυπωτές, έγχρωμους εκτυπωτές, φαξ, φωτογραφικά μηχανήματα, και ένα αντιφατικά μικρό ποσοστό πολυμηχανημάτων (MFP – multi function printers), που για την Ελλάδα υπολογίζεται σε λιγότερο του 5%. Ως αποτέλεσμα, επιβαρύνεται το κόστος και ο φόρτος εργασίας των τμημάτων προμηθειών, την ίδια ώρα που πολλά μηχανήματα μένουν αδρανή, ο αριθμός των μηχανημάτων ανά χρήστη είναι αδικαιολόγητα υψηλός, οι εκτυπωμένες σελίδες ανά χρήστη το ίδιο, ενώ απουσιάζουν πολιτικές διαχείρισης εκτυπώσεων (π.χ. εκτυπώσεις διπλής όψης, μονόχρωμες/πρόχειρες εκτυπώσεις).

«Η απουσία επαρκούς ελέγχου ως προς τη χρήση και τη λειτουργία του εκτυπωτικού στόλου μειώνει την αποτελεσματικότητα και αυξάνει το συνολικό κόστος για κάθε επιχείρηση, ενώ η απουσία διαδικασιών διαχείρισης εκτυπώσεων συμβάλλει σημαντικά στην ακόμη μεγαλύτερη αύξηση του κόστους.» είπε σχετικά ο Χρήστος Παπαντωνίου, Διευθύνων Σύμβουλος της Digimark.

Μικρές κινήσεις
Μελέτες δείχνουν ότι η αποτελεσματική διαχείριση των εκτυπώσεων μπορεί να μειώσει το συνολικό κόστος κατά 10-30%, αντιστοιχώντας σε εξοικονόμηση 0,6-2% επί του κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων. Προκειμένου, όμως, να επιτευχθεί κάτι τέτοιο, πρέπει να εφαρμοστεί ένα συγκεκριμένο πλάνο σχετικά με τη διαχείριση ολόκληρου του εκτυπωτικού στόλου.

Αυτό ακριβώς είναι που προσφέρουν τα Managed Print Services (MPS), οι υπηρεσίες διαχειριζόμενων εκτυπώσεων, που έχουν ως στόχο να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις στη διαχείριση των εκτυπώσεών τους, προκειμένου να μειωθούν τα κόστη και οι δαπάνες που δημιουργούνται από την κακή χρήση τους.

Τα βήματα της εφαρμογής
Η βασική μεταβολή που πρέπει να γίνει, είναι φυσικά, η αλλαγή διάθεσης. Οι επιχειρήσεις αξίζει να εφαρμόσουν νέες ιδέες ως προς το διαχειριζόμενο περιβάλλον, προκειμένου να αποκομίσουν τα μέγιστα από ένα ολοκληρωμένο σύστημα μηχανημάτων και λογισμικού εκτυπώσεων, το οποίο θα μπορεί να αξιοποιείται με ευκολία από όλο το ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης.

Για την πρακτική εφαρμογή υπηρεσιών MPS ακολουθούνται συνήθως τα εξής βήματα:
1. Ανάλυση: Χωροθέτηση χρηστών και μηχανημάτων, ώστε να αποτυπωθεί η υπάρχουσα κατάσταση και να εξειδικευτούν οι ανάγκες. Βασικό μέλημα αποτελεί τόσο η ανάλυση των χαρακτηριστικών του υπάρχοντος εκτυπωτικού στόλου (πλήθος, μοντέλα, ηλικία κ.λπ.) όσο και η αποτύπωση των εκτυπωτικών αναγκών των χρηστών.

2. Σχεδιασμός: Ανακαθορισμός του στόλου, της χωροθέτησης και των διαδικασιών, ώστε να εξυγιανθεί το εκτυπωτικό σύστημα της επιχείρησης. Επίσης, σημαντικός είναι ο καθορισμός λεπτομερών στόχων εκτιμώμενων ωφελειών από πλευράς κόστους, χώρου και χρόνου και μείωσης του Συνολικού Κόστους Ιδιοκτησίας (TCO).

3. Καθορισμός Συμβολαίου: Στο τελευταίο βήμα τίθενται οι ακριβείς παράμετροι της συνεργασίας για την παροχή υπηρεσιών MPS ως προς τη διάρκεια του συμβολαίου, τον τρόπο τιμολόγησης, την παροχή help-desk για τεχνική υποστήριξη, επιδιόρθωση βλαβών και άμεση ανατροφοδότηση σε αναλώσιμα, την παροχή αυτοματοποιημένων εργαλείων για εξ αποστάσεως έλεγχο (παροχή πληροφοριών στον πελάτη σχετικά με το συμβόλαιό του, παραγωγή αναφορών just-in-time από τους ίδιους τους χρήστες,  προσδιορισμό του πραγματικού συνολικού κόστους ιδιοκτησίας, κ.ά.).

Η ουσιαστική αξία
Οι διεθνείς όσο και οι ελληνικές επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων (ΜPS) κατάφεραν όχι μόνο άμεση εξοικονόμηση εκτυπωτικού κόστους, αλλά και μετάβαση σε ένα πλήρως διαφανές και ελεγχόμενο περιβάλλον διαχείρισης του κόστους αυτού. Ειδικά σε συνθήκες κρίσης και ύφεσης, όπως η τωρινή, λίγες επιχειρήσεις έχουν την πολυτέλεια να μπορούν να αγνοήσουν μια τέτοια ευκαιρία.

In numbers:

  • 22% των εκτυπώσεων χρησιμοποιούνται για λιγότερο από 5 λεπτά
  • 23% των τηλεφωνημάτων σε help-desk αφορούν προβλήματα εκτύπωσης
  • 15% του χρόνου των επιχειρήσεων ξοδεύεται σε θέματα σχετικά με εκτυπώσεις
  • 33% των εργαζόμενων έχουν δει εμπιστευτικά έγγραφα σε εκτυπωτικά μηχανήματα

 In Source Vs Outsource
 Χωρίς χρήση MPS  Με χρήση MPS
 90% των επιχειρήσεων δε γνωρίζει το συνολικό κόστος εκτυπώσεων  Το MPS μειώνει το κόστος κατά περισσότερο από 50%
 34% των εκτυπώσεων χρησιμοποιούνται για λιγότερο από 5 δευτερόλεπτα  Οι περιττές εκτυπώσεις μειώνονται κατά 20-30% ενώ μειώνεται και το κόστος αποθήκευσης
 Χρησιμοποιούνται πολλές διαφορετικές εκτυπωτικές μηχανές  Ο εκτυπωτικός στόλος μειώνεται κατά 66%
 Η απαρχαιωμένη τεχνολογία οδηγεί σε μεγάλη κατανάλωση ενέργειας  Οι ευκαιρίες εξοικονόμησης ενέργειας υπερβαίνουν το 50%