Οταν τα τμήματα Πληροφορικής αναλαμβάνουν υλοποιήσεις ΙΤ συστημάτων ή εφαρμογών, συνήθως δεν περιμένουν μία πιθανή αποτυχία, παρ’ όλους τους κινδύνους που σχετίζονται με τέτοιου είδους πολύπλοκα έργα. Αντιθέτως, σχεδιάζουν για την επιτυχία, κατευθυνόμενα από τους προϋπολογισμούς τους, τα παραδοτέα, τις προσδοκίες της διοίκησης και τις go-live προθεσμίες. Ωστόσο, παρά τις προσπάθειες στη διαχείριση του έργου, τα ποσοστά αποτυχημένων ΙΤ υλοποιήσεων εξακολουθούν να παραμένουν υψηλά.

Ενα μεγάλο μέρος της δουλειάς της Διεύθυνσης Πληροφορικής δεν είναι παρά μια συνεχής υλοποίηση έργων. Οταν καταφέρεστε με ένα έργο Πληροφορικής, η αξιοποίηση εξειδικευμένων τεχνικών project management μόνο επωφελής μπορεί να είναι για τη συνεχή σας πρόοδο και εξέλιξη, οδηγώντας σε ένα πολύ υψηλότερο βαθμό επιτυχημένων έργων μακροπρόθεσμα. Ο σχεδιασμός και η εκτέλεση έργων Πληροφορικής μπορεί να είναι απρόσμενα δύσκολη για ποικίλους λόγους, καθιστώντας την ικανότητα για επιτυχημένη ολοκλήρωση ένα εξαιρετικά πολύτιμο asset τόσο για τη Διεύθυνση Πληροφορικής όσο και για την εταιρεία.

Περιπλοκές
Η δυσκολία του IT project management αντανακλάται εν μέρει στα σχετικά υψηλά ποσοστά αποτυχίας που παρατηρούνται στα έργα Πληροφορικής. Για του λόγου το αληθές, παλαιότερη έρευνα του Standish Group (2009) αποδεικνύει ότι μόλις το 32% των έργων ΙΤ που αναλαμβάνουν οι εταιρείες θεωρούνται επιτυχημένα.

Σχεδόν το ένα τέταρτο όλων των έργων Πληροφορικής αποτυγχάνει, ενώ το 44% θεωρούνται προβληματικά, με την έννοια ότι καθυστέρησε η ολοκλήρωσή τους, υπερέβησαν τον αρχικό προϋπολογισμό τους ή ότι δεν ανταποκρίθηκαν σε όλες τις αρχικές προσδοκίες του έργου. Σε γενικές γραμμές, τα έργα αποτυγχάνουν για πολλούς λόγους.

Για παράδειγμα, ένα έργο μπορεί να αποτύχει εξαιτίας φτωχού σχεδιασμού, ανεξέλεγκτων μεταβολών στους στόχους του έργου ή εξαιτίας μη ρεαλιστικού χρονοδιαγράμματος. Και παρόλο που αυτά είναι κοινά ζητήματα για όλα τα είδη έργων, η φύση των έργων τεχνολογίας κάνει τις παραπάνω καταστάσεις πιο πιθανές να προκύψουν.

Ανάμεσα στους παράγοντες που συμβάλλουν στην αποτυχία των έργων Πληροφορικής είναι:
• Η έλλειψη επαγγελματιών με εξειδικευμένη εμπειρία στη διαχείριση έργων Πληροφορικής
• Περιπλοκές εξαιτίας μη συμβατών τεχνολογιών ή κακής λειτουργίας του hardware
• Γενική έλλειψη κατανόησης για συγκεκριμένες προκλήσεις των ΙΤ έργων από εκείνους που είναι υπεύθυνοι για το σχεδιασμό.

Στα παραπάνω προσθέστε: έλλειψη δέσμευσης από την ανώτατη διοίκηση, μη ρεαλιστικές προσδοκίες, φτωχό ορισμό απαιτήσεων, ακατάλληλη επιλογή πακέτου λογισμικού, κενά ανάμεσα στο λογισμικό και τις επιχειρηματικές απαιτήσεις, ανεπαρκείς πόροι, μη ρεαλιστικό budget και προγραμματισμό, φτωχό project management, έλλειψη μεθοδολογίας project management, απόδοση μικρότερης αξίας στις συνέπειες της αλλαγής, έλλειψη εκπαίδευσης και γνώσης και κακή επικοινωνία.

Με ένα τόσο μακρύ κατάλογο παραγόντων αποτυχίας, η βελτίωση των πιθανοτήτων για μια επιτυχημένη υλοποίηση, φαντάζει αδύνατη, αλλά μπορεί να επιτευχτεί. Ξεκινάει με ένα πρόγραμμα δράσης στρατηγικής διασφάλισης του έργου στα κρίσιμα σημεία της υλοποίησης. Ενα τέτοιο blueprint διασφάλισης του έργου καθιερώνει μία σαφή κατανόηση των προσδοκιών μεταξύ των ανθρώπων που εμπλέκονται – από το management της επιχείρησης και του ΙΤ μέχρι τους παρόχους και τους τελικούς χρήστες.

Διασφαλίζοντας την επιτυχία
Η διασφάλιση της επιτυχούς ολοκλήρωσης του έργου δεν είναι παρά η δημιουργία της απαιτούμενης βεβαιότητας ότι το έργο θα παραδοθεί εγκαίρως, χωρίς υπερβάσεις στο budget και φυσικά με την ανάλογη αποδοχή των πελατών-χρηστών. Και αυτό μπορεί να γίνει μόνο μέσω των μεθοδολογιών και των βέλτιστων πρακτικών της διαχείρισης έργων.

Ακολουθώντας μεθοδολογίες project assurance ως κομμάτι των μεγάλων υλοποιήσεων Πληροφορικής μπορείτε να:
• Ελέγξετε/ μειώσετε τα κόστη του έργου
• Διασφαλίσετε ότι απαντώνται οι σημαντικές επιδιώξεις
• Ελαχιστοποιήσετε τις εκπλήξεις
• Παράσχετε αντικειμενική ανάλυση
• Δημιουργείτε κλίμα ηρεμίας και εμπιστοσύνη στα στελέχη και τα μέλη της ομάδας του έργου.

Οι εταιρείες που υιοθετούν το Project Management αναφέρουν, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα οφέλη:
• Καλύτερη επιλογή ανάμεσα από ευκαιρίες για επένδυση (και, κατά συνέπεια, καλύτερη απόδοση)
• Μείωση εξόδων
• Ξεκάθαρη εστίαση στην επιχειρησιακή αξία της Πληροφορικής
• Καλύτερη διαχείριση κινδύνου
• Μεγαλύτερη ακρίβεια στους υπολογισμούς
• Επιτάχυνση της διαδικασίας ιεράρχησης και κατάργησης έργων
• Πιο ευέλικτη κατανομή πόρων.

Η αξία του Project Management μπορεί να εκλαμβάνεται ως κάτι το διαφορετικό από επιχείρηση σε επιχείρηση: Πολλές Διευθύνσεις Πληροφορικής δεν έχουν τις δεξιότητες ή την πειθαρχία για να χειριστούν σωστά τις πολλαπλές προτάσεις και τα έργα που τις κατακλύζουν και στρέφονται στο Project Management κυρίως λόγω της ανάγκης τους για ιεράρχηση.

Αλλες θέλουν να θέσουν τέλος στα έργα χαμηλής αξίας ή εκείνα που βαρύνουν υπερβολικά τον προϋπολογισμό ή το χρονοδιάγραμμα. Σε άλλες περιπτώσεις, η έγκαιρη διάγνωση των προβληματικών σημείων ενός έργου επιτρέπει την επέμβαση και την πρόληψη της κλιμάκωσης του προβλήματος.

7 πρακτικές που οδηγούν σε αποτελεσματικά projects
Ενώ τα θεωρητικά οφέλη από το Project Management είναι σαφώς σημαντικά, ο τρόπος με τον οποίον αυτό θα διεξαχθεί επηρεάζει το κατά πόσο θα υλοποιηθούν στην πράξη. Οι ακόλουθες επτά πρακτικές χαρακτηρίζουν επιχειρήσεις που ασκούν το Project Management με τρόπο αποδοτικό και αποτελεσματικό.

1. Προνοητική στάση: Οι αποτελεσματικές εταιρείες δεν αντιδρούν απλά στο πρόβλημα που προκύπτει μια δεδομένη χρονική στιγμή. Είναι προετοιμασμένες εκ των προτέρων να αντιμετωπίσουν ενδεχόμενα προβλήματα, χρησιμοποιώντας συστήματα έγκαιρης προειδοποίησης. Με τον τρόπο αυτό, οι «εκπλήξεις» είναι λιγότερες και η εταιρεία μπορεί να εστιάζει πάντα στη λήψη των σωστών αποφάσεων.

Πολλές εταιρείες σήμερα δεν έχουν σημάδια έγκαιρης προειδοποίησης ούτε και ορατότητα στην τελική κατάσταση του έργου. Οταν προκύπτουν απρόσμενες καθυστερήσεις, το προσωπικό εκπλήσσεται και επιδεικνύει μια στάση αντίδρασης (reactive) αντί να έχει προβλέψει το αίτιο της καθυστέρησης και την αντιμετώπισή του εκ των προτέρων (proactive). Η συμπεριφορά αυτή θέτει σε κίνδυνο το πρόγραμμα και τα κέρδη.

2. Παρακολούθηση των προβλέψεων: Η διαρκής παρακολούθηση των προβλεπόμενων δαπανών και της πορείας των έργων σας επιτρέπει να γνωρίζετε ότι κινήστε στη σωστή κατεύθυνση. Για να πετύχετε το παραπάνω, εξετάστε όχι μόνο τους δείκτες της απόδοσης του έργου (αναφορές κόστους, πραγματικά κόστη έναντι σχετικών υπολογισμών, πρόγραμμα μέχρι ημέρας) αλλά και δείκτες όπως το προβαλλόμενο (projected) συνολικό κόστος για την ολοκλήρωση του έργου, η προβαλλόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης και η προβαλλόμενη ροή εσόδων και κερδοφορία. Τα επιτελικά στελέχη και το προσωπικό που σχετίζεται με το έργο χρειάζονται μια περιληπτική αναφορά των κρίσιμων σημείων που δίνουν άμεσα μια εικόνα σχετικά με την κατάσταση του έργου.

3. Προτεραιότητα στα έργα στρατηγικής σημασίας: Οι σωστά οργανωμένες εταιρείες επικεντρώνουν την εργασία τους στις σημαντικότερες δραστηριότητες. Γνωρίζουν ποια θέματα μπορούν να αφήσουν για αργότερα και ποια χρήζουν άμεσης αντιμετώπισης. Αναγνωρίζουν ακόμα τη διαφορά μεταξύ των θεμάτων που είναι επείγοντα και εκείνων που είναι πραγματικά σημαντικά.

Κι όμως, πολύ συχνά, ο υπεύθυνος έργου δυσκολεύεται να αποφασίσει με ποια έργα ή δραστηριότητες θα πρέπει να ασχοληθεί πρώτα, απλά και μόνο επειδή τρέχουν παράλληλα πολλαπλά έργα. Αυτό δημιουργεί ξεκάθαρα μια κατάσταση στην οποία δεν μπορεί να υπάρξει απόδοση ευθυνών. Προκειμένου να ολοκληρώνετε τα έργα με μεγαλύτερη ταχύτητα και να διασφαλίζετε ότι ασχολείστε με αυτά που αντιπροσωπεύουν τα καλύτερα ενδιαφέροντα της εταιρείας, αντιμετωπίστε όλα σας τα έργα σαν μέρη ενός μοναδικού, μεγαλύτερου έργου.

Κοιτάξτε όλα σας τα παραδοτέα και καθορίστε τη σειρά με την οποία θα τα ολοκληρώσετε. Ενδεχομένως, θα χρειαστεί να καταργήσετε κάποια έργα που δε μοιάζουν να έχουν νόημα μέσα στο γενικότερο πλαίσιο. Ορίστε συγκεκριμένες ημερομηνίες για την ολοκλήρωση των διαφόρων δραστηριοτήτων και καταστήστε υπεύθυνη ολόκληρη την ομάδα έργου.

4. Συνεργασία: Η συνεργασία έχει να κάνει με την καθιέρωση σύνδεσης μεταξύ διαφορετικών ατόμων, με στόχο την επίλυση ενός προβλήματος ή την ολοκλήρωση ενός καθήκοντος. Αφορά επίσης τη διασφάλιση ότι όλοι είναι εξίσου ενήμεροι σχετικά με την πρόοδο του έργου. Υπάρχουν συστήματα για την αποθήκευση πληροφοριών σχετικά με έργα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την καθιέρωση βέλτιστων πρακτικών σε ολόκληρη την εταιρεία.

Οι αποτελεσματικές επιχειρήσεις γνωρίζουν ότι η καθιέρωση μιας εύκολης διαδικασίας για την εισαγωγή και την άντληση πληροφοριών από το σύστημα (στην επιθυμητή τους, μάλιστα, μορφή) είναι κρίσιμης σημασίας. Δυο βασικά εργαλεία διαχείρισης θα πρέπει να βρίσκονται σε λειτουργία προκειμένου μια εταιρεία να μπορεί να ελέγχει τα έργα της αλλά και να ευνοεί την αποτελεσματική συνεργασία. Το πρώτο εργαλείο έχει εσωτερική εστίαση και αφορά τη συνεπή προσέγγιση της διοίκησης των έργων, από το σχεδιασμό μέχρι την ολοκλήρωση.

Εάν το σύστημα αυτό δεν οριστεί σωστά, ή εάν δεν εφαρμόζεται, κάθε έργο θα τρέχει σύμφωνα με τον προσωπικό τρόπο προτίμησης του κάθε υπεύθυνου. Η ανώτερη διοίκηση δεν θα παρατηρεί κάποια συνέπεια ως προς τη διοίκηση των έργων, ενώ κάθε νέο project θα προϋποθέτει μια ξεχωριστή καμπύλη μάθησης. Και τα δύο αυτά χαρακτηριστικά έχουν αντίκτυπο στις λειτουργικές δαπάνες και στη λειτουργία.

Το δεύτερο εργαλείο έχει εξωτερική εστίαση και αφορά τη συνεπή προσέγγιση όσον αφορά τη συνεργασία με τους εξωτερικούς συνεργάτες που εμπλέκονται σε ένα έργο. Και πάλι, ωστόσο, τα εργαλεία θα πρέπει να εφαρμόζονται με συνέπεια από έργο σε έργο.

5. Τακτική Επικοινωνία: Θα πρέπει να επικοινωνείτε συχνά και με διαφορετικούς τρόπους. Σε αντιδιαστολή με τη συνεργασία, η επικοινωνία αφορά το κατά πόσο οι πληροφορίες που επικοινωνήθηκαν έγιναν αντιληπτές και κατανοητές. Οι συναντήσεις είναι μία από τις σημαντικότερες αρμοδιότητες του υπεύθυνου έργου.

Προφανώς, οι παραγωγικές συναντήσεις είναι κρίσιμες για την επιτυχία ενός έργου. Οι μη αποδοτικές συναντήσεις αντανακλούν τις μέτριες ικανότητες τόσο του υπεύθυνου έργου όσο και της οργάνωσης της εταιρείας καθώς και τον βαθμό της σημασίας που αποδίδεται σε αυτό. Προκειμένου να είστε αποτελεσματικοί στην επικοινωνία σας θα πρέπει να γνωρίζετε ότι, ανάλογα με το άτομο με το οποίο συνεργάζεστε, μπορεί να αποδίδει καλύτερη η γραπτή ή η προφορική επικοινωνία, η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή και ένας συνδυασμός των τριών.

Ο ρόλος της τεχνολογίας στην επικοινωνία μπορεί να είναι κρίσιμος. Το λογισμικό για project collaboration μέσω διαδικτύου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να επιταχυνθεί η επικοινωνία που αφορά το έργο. Στα πλαίσια του, τα πρακτικά των συναντήσεων μεταφράζονται σε συγκεκριμένες δράσεις για τις οποίες και αποδίδονται οι σχετικές ευθύνες και αρμοδιότητες. Αυτόματες υπενθυμίσεις αποστέλλονται στους υπεύθυνους για κάθε δράση.

Εάν η απαιτούμενη δράση δεν έχει ολοκληρωθεί, αυτή προωθείται αυτόματα στην επόμενη συνάντηση. Επιπρόσθετα, κάθε είδους αρχείο που σχετίζεται με το έργο μπορεί να είναι προσβάσιμο άμεσα και από οποιοδήποτε σημείο, δημιουργώντας ένα περιβάλλον διευρυμένης επικοινωνίας.

6. Ανάληψη ευθυνών: Εάν ένα έργο αντιμετωπίζει προβλήματα, δεν φταίει ούτε ο σύμβουλος, ούτε ο πελάτης, ούτε η ανώτερη διοίκηση. Οι ευθύνες αποδίδονται αυτόματα εφόσον τα στελέχη της ανώτερης διοίκησης προβαίνουν σε ενδελεχείς, περιοδικές εξετάσεις της κατάστασης στην οποία βρίσκεται το έργο. Αυτό δε σημαίνει μια βιαστική αναθεώρηση του κόστους και μόνο, αλλά και την απεικόνιση της τρέχουσας κατάστασης του έργου, του προβαλλόμενου κόστους του έργου σε σύγκριση με τον προϋπολογισμό, των αλλαγών στο χρονοδιάγραμμα και την προσέγγιση, της απόδοσης των συμβούλων και των προβαλλόμενων κερδών.

Είναι καθήκον της ανώτερης διοίκησης να δημιουργήσει την κατάλληλη ατμόσφαιρα κατά τις αναθεωρήσεις αυτές και να μην καλλιεργεί ένα κλίμα τιμωρίας αλλά, αντιθέτως, μια ατμόσφαιρα ανοικτής και ειλικρινούς επικοινωνίας. Μόνο τότε το προσωπικό που ανέλαβε το έργο θα αισθανθεί αρκετά άνετα ώστε να μοιραστεί τόσο τα θετικά όσο και τα αρνητικά σημεία σχετικά με την πρόοδό του και μόνο με τον τρόπο αυτό θα μπορέσουν να ληφθούν διορθωτικά μέτρα πριν να είναι αργά. Η εταιρική κουλτούρα από την οποία απουσιάζουν οι δικαιολογίες αποτελεί ένα από τα ισχυρότερα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα που μπορεί να διαθέτει μια επιχείρηση.

7. Συνεχής βελτίωση: Οι πιο επιτυχημένες εταιρείες είναι δεσμευμένες για τη συνεχή βελτίωση των προηγούμενων έξι συνηθειών. Μετρούν την απόδοσή τους και αναζητούν τρόπους βελτίωσης. Δημοφιλείς αρχές διοίκησης όπως το Six Sigma και η Διαχείριση Συνολικής Ποιότητας (Total Quality Management) βασίζονται στο ίδιο σκεπτικό. Προκειμένου κανείς να βελτιωθεί, θα πρέπει πρώτα να ορίσει την περιοχή της βελτίωσης, να μετρήσει τη σημερινή απόδοση, να αναλύσει τα δεδομένα, να δημιουργήσει τρόπους για να τα βελτιώσει και να ελέγξει το κατά πόσο η νέα διαδικασία εφαρμόζεται.

Ο ρόλος του Project Manager
Πολλά έχουν ειπωθεί για τις ικανότητες των project manager: κάποιοι μιλάνε για «τέχνη» ενώ άλλοι για «επιστήμη». Μερικοί διαφοροποιούν την έννοια του ηγέτη από εκείνη του manager, όλοι όμως συμφωνούν ότι οι επιτυχημένοι project managers θα πρέπει να συνδυάζουν και τα δύο χαρακτηριστικά. Οσον αφορά την τέχνη της ηγεσίας, απαιτούνται ισχυρές δεξιότητες επικοινωνίας, οξυδέρκειας και διαπροσωπικών σχέσεων. Η επιστήμη του management, από την άλλη, προϋποθέτει λεπτομερή γνώση της μεθοδολογίας και των εργαλείων, καθώς επίσης και δυνατότητες ανάλυσης και επίλυσης προβλημάτων.

Είναι, τέλος, απαραίτητη η βαθιά γνώση και κατανόηση της τεχνολογίας που αξιοποιεί το κάθε έργο. Συνολικά, το είδος των δυνατοτήτων που απαιτούνται από έναν υπεύθυνο έργου (project manager) μπορούν να διαχωριστούν σε τρεις κατηγορίες: α) επικοινωνιακές δεξιότητες, β) γνώση της μεθοδολογίας και των διαδικασιών και γ) κατανόηση της τεχνολογίας.