Μην περιμένετε την εντολή από τη διοίκηση. Ακόμα και οι πιο αισιόδοξες προβλέψεις για την ελληνική οικονομία... δεν υπάρχουν αισιόδοξες προβλέψεις, για το άμεσο μέλλον τουλάχιστον. Που σημαίνει ότι οι πιέσεις θα συνεχιστούν και κατ’ επέκταση θα σας ζητηθεί περαιτέρω περικοπή δαπανών.

Για αυτό είναι καλύτερα να ξεκινήσετε αμέσως. Δεν υπάρχει μαγική συνταγή, αλλά με κάποιες δημιουργικές προσεγγίσεις μπορείτε να «λιμάρετε» τις άκρες εδώ και εκεί. Παραθέτουμε πέντε συμβουλές από αναλυτές και CIOs που θα σας βοηθήσουν να απαλύνετε τον πόνο και να μειώσετε δαπάνες χωρίς σημαντικές επιδράσεις στην παραγωγικότητα.

1. Αλήθεια, μη χάνετε λεπτό
Σε ένα report της Gartner, ο αναλυτής Ken McGee υποστηρίζει ότι είναι ανόητο να περιμένει κανείς με σταυρωμένα χέρια την οικονομία να βελτιωθεί και να ελπίζει ότι η εταιρεία δεν θα χρειαστεί περικοπές των δαπανών της. Η ύφεση είναι εδώ, και κανείς δεν μπορεί να ξέρει πότε και κάτω από ποιες συνθήκες θα έρθει η ανάκαμψη.

Το λιγότερο που μπορούν να κάνουν οι CIOs, γράφει ο McGee, είναι να συγκεντρώσουν τους καλύτερους ανθρώπους τους τους σε μία cost-cutting ομάδα, η οποία θα εργαστεί στην κατεύθυνση αναζήτησης λύσεων που θα μειώσουν τον προϋπολογισμό του ΙΤ. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε τη βοήθεια των λογιστών για τα νούμερα με τα οποία το προσωπικό του ΙΤ μπορεί να μην νιώθει άνετα. Και ζητήστε από τη νομική υπηρεσία να λειτουργήσει σαν liaison για μειώσεις σε συμβόλαια, αν είναι απαραίτητο.

2. Κάντε το ψωμί σας φρυγανιά
Προφανώς δεν κυριολεκτούμε, εκτός αν σας αρέσουν οι φρυγανιές. Αλλά αν αναλογιστείτε τη «φτωχή» φοιτητική σας ζωή, τότε που ξέρατε την αξία των μεταχειρισμένων αντικειμένων και του φτηνού φαγητού, τότε πιθανότατα είστε στο σωστό δρόμο για να εξοικονομήσετε κάποια ευρώ στο γραφείο. Ο Charles Kramer Jr., Senior Vice President και CTO στην Social @ Scientific Systems Inc., εξοικονόμησε χρήματα (με το να είναι δημιουργικός) χωρίς να επηρεάσει αρνητικά την παραγωγικότητα του ανθρώπινου δυναμικού. Ο Kramer πρότεινε τα βασικά, όπως η αναθεώρηση των τηλεπικοινωνιακών συμβολαίων και η διερεύνηση outsourcing επιλογών για υπηρεσίες web design, εκπαίδευσης ακόμα και email.

Επίσης, ο Kramer έψαξε για «κρυμμένα λεφτά» στο γραφείο. Πέτυχε να μεταπουλήσει παλιό εξοπλισμό στο eBay και αλλού, όπως εταιρικά κινητά και άλλα. «Σε αυτό προσθέστε και το ότι σε πολλές περιπτώσεις επιβάλλεται χρέωση για τα τεχνολογικά απορρίμματα. Οπότε, τουλάχιστον με αυτό τον τρόπο αποφεύγουμε κόστη», υποστηρίζει ο Kramer.

Ακόμα εντόπισε ότι ένα συγκεκριμένο τμήμα της εταιρείας παρήγαγε μεγάλο όγκο εκτυπώσεων. Δεν τους ζήτησε να σταματήσουν. Αλλά «μειώνοντας την ανάλυση της εκτύπωσής τους και αλλάζοντας τις default ρυθμίσεις, διαπιστώσαμε μείωση στο κόστος του toner, παρόλο που ο αριθμός των εκτυπωμένων σελίδων έμεινε στα ίδια επίπεδα», λέει ο Kramer.

3. Το παράδειγμα των μεγαλύτερων εταιρειών
Οι μέθοδοι εξοικονόμησης κόστους των μεγάλων, πολυεθνικών εταιρειών μπορούν να εφαρμοστούν ως ένα βαθμό από τα τμήματα Πληροφορικής των μικρότερων εταιρειών. Ο Phil Fersth, research director της βοστονέζικης AMR Research Inc., υποστηρίζει ότι πολλές εταιρείες κατάφεραν να μοιράσουν τον προϋπολογισμό της Πληροφορικής σε άλλα τμήματα.

Και μια τέτοια κίνηση μπορεί να μην είναι το όνειρο του CIO, μπορεί να είναι όμως, αν μη τι άλλο, διδακτική. «Ξαφνικά, βάζεις τα business units να δικαιολογήσουν τις αποφάσεις των αγορών τους», λέει ο Fersth. «Θέλετε τις επιχειρηματικές λειτουργίες να αξιοποιούν στο μέγιστο την τεχνολογία», προσθέτει ο ίδιος. «Πρέπει να πετύχετε τη σωστή ισορροπία. Πρέπει θα θέσετε τους προϋπολογισμούς με κάθε τμήμα. Να τους κάνετε να κατανοήσουν τι τους επιτρέπουν οι διαθέσιμες τεχνολογίες και τι χρειάζονται από αυτές».


4. Προνοητικότητα και σταθερότητα
Αν κάνετε ένα βήμα πίσω για να δείτε την ευρύτερη εικόνα και είστε αυστηρός στην επιβολή μιας «μόνο ότι είναι απαραίτητο» κουλτούρας θα σας βοηθήσει οι περικοπές δαπανών να έχουν διάρκεια. Ο George Bock, CIO στη Sole Technology, με έδρα την Καλιφόρνια, υποστηρίζει ότι ήξερε πώς οποιαδήποτε μείωση στις καταναλωτικές δαπάνες στις ΗΠΑ θα επηρέαζαν την 500 ατόμων εταιρεία αθλητικών ενδυμάτων και υπόδησης.

Οπότε, ξεκινώντας το καλοκαίρι του 2007, επεδίωξε μαζικές αγορές για προμήθειες που συνήθως δεν αγόραζε συλλήβδην. Αυτό σημαίνει ότι άρχισε νωρίς να αντικαθιστά τα απαρχαιωμένα laptop με καινούργια, ενώ επένδυσε και στους πρώτους blade servers της εταιρείας. Οταν το ξέσπασε η κρίση, ο Bock και η ομάδα του «έκλεισαν τις κάνουλες». Οι εργαζόμενοι στη Sole Technology ήξεραν πια ότι δεν θα εκπληρωθούν όλες τους οι επιθυμίες από τον προϋπολογισμό του ΙΤ αμέσως – όχι τουλάχιστον χωρίς ερωτήσεις.

Αντίθετα, «θα πρέπει να έρθουν στο ΙΤ αποδεικνύοντας γιατί χρειάζονται κάτι με ένα ισχυρό business case», λέει ο Bock. Η ιδέα έγκειται στην περικοπή των «καλλωπιστικών» αιτημάτων, στην πραγματική περικοπή των «nice-to-have και των want-to-have», συμπληρώνει ο ίδιος.  Ακούγεται απλό;

Είναι απλό. Ο Bock όμως συνεχίζει τις επιδρομές στο budget του, μειώνοντας υπηρεσίες τρίτων και προχωρώντας σε περαιτέρω consolidation της υποδομής του.

5. Το virtualization δεν είναι εύκολο bailout
Τα τελευταία χρόνια διαπιστώνουμε μία ανοδική τάση μετάβασης σε virtualization τουλάχιστον για τις μεγάλες επιχειρήσεις, παγκοσμίως. Και κάθε τόσο προκύπτει και ένας ΙΤ κατασκευαστής που γεμίζει την αγορά των μεσαίων επιχειρήσεων με υποσχέσεις για virtual επιλογές networking, storage και server που θα κάνουν τη ζωή του ΙΤ ευκολότερη και φτηνότερη.

Αλλά αν «βουτήξετε» στο virtualization με κλειστά μάτια, και μάλιστα βιαστικά, το τελικό αποτέλεσμα θα είναι χειρότερο από το σημείο εκκίνησής σας, λέει η Mary Johnston Turner, senior analyst στην αμερικανική Enterprise Strategy Group.

«Οι μελέτες μας δείχνουν ότι η χρήση server virtualization τείνει να αυξάνει τις απαιτήσεις σε storage, που σημαίνει ότι οι IT managers θα πρέπει να υλοποιούν συνεπείς και αυτοματοποιημένες λύσεις για τη διαχείριση των αρχείων και να εξετάσουν τη χρήση tiered storage», υποστηρίζει η Turner.

Πριν εφορμήσετε στο virtualization, η Turner συμβουλεύει να εξετάσετε την αξία της αυτοματοποίησης των καθημερινών λειτουργικών διαδικασιών. Μια έρευνα έδειξε ότι πολλοί CIOs υποστηρίζουν ότι δεν έχουν ούτε χρόνο ούτε χρήματα για τεχνολογίες ΙΤ management automation. Αλλά οι μελέτες της Enterprise Strategy Group δείχνουν ότι η αυτοματοποίηση εξοικονομεί χρόνο στο ανθρώπινο δυναμικό και βελτιώνει τις παρεχόμενες υπηρεσίες – βοηθώντας έτσι και στην κερδοφορία.

«Οι οργανισμοί που κάνουν εκτεταμένη χρήση της αυτοματοποίησης για συγκεκριμένες ενέργειες, όπως οι αναβαθμίσεις λογισμικού, έχουν περισσότερες πιθανότητες να αναφέρουν ότι το τμήμα ΙΤ είναι αποτελεσματικό και αποδοτικό», επισημαίνει η Turner.

Αν μη τι άλλο, η αυτοματοποίηση και η βελτιστοποίηση είναι must για οποιοδήποτε ΙΤ οργανισμό επιδιώκει την υλοποίηση server virtualization. «Η προσπάθεια ελέγχου του κόστους καινούργιων τεχνολογιών με τη χρήση παλιότερων εργαλείων και διαδικασιών διαχείρισης είναι καταδικασμένη σε αποτυχία», υπογραμμίζει η ίδια.