Η συνεργατική εργασία, εντός και εκτός εταιρείας, αποτελεί χαρακτηριστικό γνώρισμα για μια επιχείρηση σήμερα. Για να μπορέσει κανείς να σχεδιάσει αποτελεσματικά τη συνεργατική εργασία, απαιτείται η χρήση μοντέρνων online εργαλείων, τα οποία θα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από παντού. Τέτοια εργαλεία προσφέρουν οι λύσεις SaaS και το ERP on demand ειδικότερα.

Ζούμε στην εποχή της παγκοσμιοποίησης και της εξωστρέφειας, σε μια εποχή όπου όλο και πιο συχνά επιχειρήσεις κάθε μεγέθους (και όχι μόνο οι μεγάλοι οργανισμοί) έρχονται σε επαφή με συνεργάτες, διανομείς ή πελάτες από το εξωτερικό. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες χρειάζεται να είναι πιο ευέλικτες και να προσαρμόζονται γρήγορα στις συνθήκες της αγοράς, ελαχιστοποιώντας παράλληλα το κόστος λειτουργίας τους. Καλό θα ήταν, λοιπόν, οι εταιρικές διεργασίες να μην περιορίζονται τοπικά στην επιχείρηση, αλλά να επεκτείνονται εκτός αυτής, στους συνεργάτες ή στους πελάτες της. Ετσι ικανοποιείται η ανάγκη για βελτίωση της επικοινωνίας, για τη καλύτερη δυνατή εκμετάλλευση της υπάρχουσας γνώσης και πληροφορίας, για καλύτερο συντονισμό της εργασίας ανάμεσα σε διαφορετικές ομάδες.

Αυτό μπορεί να γίνει με το ERP on demand. H ιδέα των on demand εφαρμογών δεν είναι καινούργια. Αν γυρίσουμε αρκετά πίσω, στις μέρες του mainframe computing, θα δούμε ότι το concept ήταν το ίδιο: μια υπηρεσία εκτελούνταν σε έναν κεντρικό υπολογιστή, ενώ μπορούσαν να αποκτήσουν πρόσβαση σε αυτήν όλοι οι χρήστες μέσω των τερματικών. Κάτι αντίστοιχο γίνεται και σήμερα με το ERP on demand: οι επιχειρήσεις αποκτούν ένα σύστημα ERP το οποίο μπορούν να χρησιμοποιήσουν άμεσα, χωρίς μεγάλες επενδύσεις, πολυδάπανες εγκαταστάσεις και δέσμευση πόρων. Ετσι, όλες οι λειτουργίες του ERP προσφέρονται παντού μέσα από μια υπηρεσία στο Internet, ενώ το μόνο που χρειάζεται για την εκμετάλλευσή τους είναι ένας browser.

Στα ενδότερα του ERP on demand
Πίσω από το ΕRP on demand κρύβονται δοκιμασμένες τεχνολογίες και μοντέλα, όπως το Internet, τα κλασικά συστήματα ERP, το SaaS, τα Web services και οι υποδομές SOA (Service Oriented Architecture). Ολα αυτά, βλέποντας τα ανεξάρτητα μεταξύ τους, δεν φέρνουν κάτι το καινούργιο. Ωστόσο, ο συνδυασμός αυτών των τεχνολογιών οδηγεί σε μοναδικά, καινοτόμα, προϊόντα ERP. Το SaaS επιτρέπει την εκτέλεση του ERP σε έναν ή περισσότερους servers, σε ένα ασφαλές και προστατευμένο υπολογιστικό κέντρο. Εκεί η λύση του ERP on demand και η βάση δεδομένων εγκαθίστανται μια φορά. Η βάση δεδομένων φροντίζει να εξυπηρετήσει όλα τα “workspaces”.

Ενα workspace αποτελεί κάτι σαν ένα συρτάρι, στο οποίο αποθηκεύονται τα δεδομένα μιας επιχείρησης. Πολλοί χρήστες από διαφορετικές επιχειρήσεις μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στο πρόγραμμα, απομονωμένοι μεταξύ τους και με τη δέουσα ασφάλεια. To Service Oriented Architecture (SOA) προσφέρει μια υποδομή προσαρμοσμένη στις επιχειρηματικές διαδικασίες.Το ERP (Enterprise Resource Planning) αντιπροσωπεύει το σχεδιασμό που πρέπει να γίνει για την αποτελεσματική εκμετάλλευση και διαχείριση όλων των πόρων μίας εταιρείας (όπως, για παράδειγμα, το προσωπικό, το λογιστήριο, όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες γενικότερα).

Σε σχέση με τις λύσεις που έχουν εγκατασταθεί και λειτουργούν τοπικά, τα συστήματα ERP On demand (ή ERP από το cloud) μπορούν να εγγυηθούν μια άψογη ομαδική εργασία από παντού. Συν τις άλλοις, συνοδεύονται από σημαντική συμπίεση του κόστους. Eπιτρέπουν, δε, σε χρήστες που βρίσκονται σε διαφορετικά μέρη να χρησιμοποιούμενο ένα και το αυτό software, για να αποκτούν πρόσβαση σε μια κεντρική βάση δεδομένων. Ετσι, οι διανομείς και οι πελάτες μπορούν να συμμετέχουν άμεσα σε επιχειρηματικές διεργασίες, όπως να δίνουν τις παραγγελίες τους ή να καθορίζουν τις ημερομηνίες παράδοσης, μέσα από ένα ενιαίο περιβάλλον. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να επιταχύνονται σημαντικά οι επιχειρηματικές διαδικασίες, κάτι που έχει θετικό αντίκτυπο στο κόστος. Ακόμα, οι λύσεις ERP on demand υποστηρίζουν το outsourcing ολόκληρων εταιρικών περιοχών. Οι επικριτές του ERP on demand αναφέρουν ως κυριότερες αδυναμίες του μοντέλου, την ελαττωματική ασφάλεια και τις ελλιπείς επιλογές παραμετροποίησης. Ομως, πόσο δίκαιο έχουν; 

Ασφάλεια
Οσον αφορά στην ασφάλεια, τα συνδεδεμένα μέσω του SaaS επιχειρηματικά δεδομένα που βρίσκονται αποθηκευμένα εκτός του εταιρικού δικτύου, προσφέρουν μια πολύ ισχυρή άμυνα σε πολλές επιχειρήσεις. Άλλωστε, η διατήρηση των δεδομένων σε ένα επαγγελματικό data center προσφέρει, στις περισσότερες των περιπτώσεων, ένα σαφές πλεονέκτημα ασφαλείας σε σχέση με τον εταιρικό server. Οι τράπεζες και οι ασφαλιστικές εταιρείες, το επιχειρηματικό μοντέλο των οποίων βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στην εμπιστοσύνη, χρησιμοποιούν εδώ και χρόνο υποδομές εξωτερικών servers.

Οι επιχειρήσεις που ασχολούνται, για παράδειγμα, με το ηλεκτρονικό εμπόριο χρησιμοποιούν, συνειδητά ή ασυνείδητα, λύσεις SaaS που προσφέρονται από παρόχους πλατφόρμων δημοπρασιών και e-shops, όπως και από διαχειριστές μηχανών αναζήτησης. Πρόκειται για λύσεις που προϋποθέτουν την υψηλή διαθεσιμότητα και τα αδιάλειπτα backups μέσω αξιόπιστων συστοιχιών servers στο backend. Αυτές τις απαιτήσεις πληροί και το ERP on demand, μέσω ενός επαγγελματικού data center με μια πιστοποιημένη, κρυπτογραφημένη, σύνδεση. Ετσι, οι εταιρείες που χρησιμοποιούν το ERP on demand αποκτούν ένα πλεονέκτημα ασφαλείας και αξιοπιστίας, τόσο για τα εσωτερικά δεδομένα, όσο και για τα δεδομένα που ανταλλάσσονται με τους συνεργάτες και τους προμηθευτές.

Εξατομίκευση
Το επιχειρηματικό μοντέλο του SaaS και του ERP on demand κατ΄ επέκταση, έχει δεχθεί αρκετές κριτικές και για τις ελλιπείς δυνατότητες παραμετροποίησης του. Οι πρώτοι πάροχοι λύσεων ERP είχαν επικεντρωθεί σε βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες χωρίς να προσφέρουν δυνατότητες προσαρμογής στις διαφορετικές ανάγκες της εκάστοτε εταιρείας και εκ τούτου οι λύσεις που υπήρχαν δεν είχαν ενδιαφέρον για τους περισσότερους. Εντωμεταξύ, οι λύσεις ERP έχουν γίνει πιο ευέλικτες, με τους κατασκευαστές τους να προσφέρουν λύσεις παραμετροποίησης απευθείας στο data center. Το υπόβαθρο γι’ αυτό το σχηματίζουν ικονοποιημένα περιβάλλοντα για μεμονωμένους χρήστες στην συστοιχία servers του data center. Mε αυτό τον τρόπο οι χρήστες αποκτούν, μέσω μιας σύνδεσης SaaS, πρόσβαση σε όλο το εύρος λειτουργιών του ERP, συμπεριλαμβανόμενων των modules (για το λογιστικό τμήμα, το CRM ή την παραγωγή).

Εδώ, λοιπόν, απαντιέται το συχνά υποβαλλόμενο ερώτημα για μια δαπανηρή ή ανέφικτη ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα συστήματα της εταιρείας, όπως είναι μια εφαρμογή BDE. Δεν υπάρχει, ουσιαστικά, καμία διαφορά ανάμεσα στην πολυπλοκότητα ενσωμάτωσης σε μια καθαρά τοπική IT υποδομή και σε μια μικτή υποδομή. Ενα περιβάλλον hosting απαιτεί, απλά, μια παράλληλη σταθερή σύνδεση μέσω του VPN, ενώ μια άμεση επικοινωνία μπορεί να γίνει, για παράδειγμα, μέσω των Web services.

Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επικεντρωθούν πλήρως στις βασικές δραστηριότητές τους, εξοικονομώντας σημαντικούς οικονομικούς πόρους και ανθρώπινο δυναμικό. Δεν χρειάζεται ούτε να λειτουργήσουν και να συντηρήσουν μια πολυδάπανη υποδομή hardware, ούτε να αποκτήσουν τεχνογνωσία για πολύ ειδικές πλατφόρμες και τεχνολογίες.

ERP on demand στην πράξη
Καθώς το πρόβλημα της εξατομίκευσης έχει λυθεί, οι λύσεις ERP on demand απευθύνεται, πλέον, σε ένα ευρύτερο κοινό. Εκτός από μικρές επιχειρήσεις που επικεντρωνόντουσαν σε στάνταρ επιχειρηματικές λειτουργίες, πλέον το ERP on demand αποτελεί την ιδανική λύση για όλες τις επιχειρήσεις, οι οποίες, για παράδειγμα, αναζητούν μια γρήγορη εισαγωγή στο ERP, διαθέτουν πενιχρές υποδομές IT ή ανοίγουν συνεχώς υποκαταστήματα και ενσωματώνουν συχνά στο δίκτυό τους διαφορετικούς χρήστες. Το πιο επιχειρηματικό μοντέλο θα χρησιμοποιηθεί εξαρτάται από μια ποικιλία κριτηρίων. Πάντως, εταιρείες που χρησιμοποιούν αποκλειστικά στάνταρ λύσεις, όπως είναι το Microsoft Office, το ERP και μια λύση για το λογιστήριο, μπορούν να μεταβούν εξ’ ολοκλήρου στο ERP on demand και σε λύσεις SaaS.

Οι χρήστες των μεμονωμένων modules στα διαφορετικά τμήματα δεν θα διαπιστώσουν κάποια διαφορά ανάμεσα στην inhouse και στην on-demand πρόσβαση τους. Παράλληλα υπάρχει μια ποικιλία ευέλικτων και εφικτών σεναρίων μικτής λειτουργίας ανάμεσα στα δύο μοντέλα. Οι πάροχοι των λύσεων ERP on demand χρεώνουν τις υπηρεσίες τους μέσω μιας συνδρομής, βασιζόμενοι, ουσιαστικά, στον αριθμό των χρηστών. Επιπλέον, λαμβάνονται υπόψη οι ξεχωριστές ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης, οι απαιτούμενες συλλογές modules που θα χρησιμοποιηθούν κ.λπ. Πριν, λοιπόν, καταλήξει κανείς σε ένα πάροχο λύσεων ERP on demand θα πρέπει να εξετάσει όλους αυτούς τους παράγοντες για να δει ποια είναι εκείνη η λύση που αποτελεί τη χρυσή τομή ανάμεσα στο κόστος, στην αξιοπιστία λειτουργίας και στο πλήθος των παρεχόμενων δυνατοτήτων.

Εν κατακλείδι
Αρχικά, τα συστήματα EPR χρησιμοποιήθηκαν για το σχεδιασμό της παραγωγής, προσφέροντας, εν μέρη, πρόσβαση στο οικονομικό τμήμα της επιχείρησης. Με την πάροδο του χρόνου άρχισαν να εξελίσσονται, συγκεντρώνοντας όλο και περισσότερες λειτουργίες και δυνατότητες, όπως είναι, για παράδειγμα, η διαχείριση του προσωπικού και τα logistics. Τη δεκαετία του ’90 τα συστήματα ERP χρησιμοποιούνταν μόνο σε μεγάλες επιχειρήσεις. Και για πολύ καιρό η έννοια του EPR ήταν συνδεδεμένη με τη πολυπλοκότητα και τα υψηλά κόστη. Σήμερα, τα πράγματα είναι εντελώς διαφορετικά, με το ERP on demand να έχει μετατραπεί σε τάση της εποχής μας. Αλλωστε, οι λύσεις ERP on demand προσφέρουν σημαντικά πλεονεκτήματα, όπως είναι η απλοποίηση και η σημαντική μείωση του κόστους, ενώ έχουν όλα τα εχέγγυα για να επικρατήσουν στο μέλλον. Συν τις άλλοις είναι ασφαλείς, εξοικονομούν πόρους και ανθρώπινο δυναμικό και επιτρέπουν σε μια επιχείρηση να επικεντρωθεί στις θεμελιώδεις δραστηριότητές της, αποδεσμεύοντας πόρους και κεφάλαια.