Το να έχει μία εταιρεία ένα εξελιγμένο σύστημα CRM, δεν αποτελεί επιτυχία, έως ότου όλοι οι εργαζόμενοι να πειστούν ότι πρέπει να το χρησιμοποιήσουν.
Οι ειδικοί του CRM δίνουν μία σειρά από συμβουλές για το πώς θα πείσουμε τα μέλη της ομάδας marketing και εξυπηρέτησης πελατών να χρησιμοποιήσουν ουσιαστικά τα νέα αυτά συστήματα.Εμπλέξτε στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και εφαρμογής τις ομάδες που θα το χρησιμοποιούν. Το νέο σύστημα πρέπει να είναι απλό και εύκολο για τους χρήστες.
Παρομοίως, πρέπει να θυμόμαστε ότι δεν πρέπει να αλλάξει η ροή εργασίας και να κάνουμε τις διαδικασίες πιο χρονοβόρες από πριν.«Εκθειάστε» τα οφέλη του CRM. Oλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι ενήμεροι σχετικά με τα οφέλη της εισαγωγής δεδομένων στο σύστημα CRM, ώστε να ενθαρρυνθεί η χρήση του. Έτσι, θα δουν το τελικό αποτέλεσμα πιο άμεσα και πριν ακόμα ξεκινήσουν να εισάγουν δεδομένα.
Παρέχετε την κατάλληλη εκπαίδευση: Οι εργαζόμενοι πρέπει να εκπαιδευτούν κυρίως στα κομμάτια του συστήματος που χρειάζεται να γνωρίζουν και όχι σε όλα τα λεπτομερή χαρακτηριστικά του. Η εκπαίδευσή τους δεν αποτελεί μία «εφάπαξ» ενέργεια, αλλά μία διαδικασία που πρέπει συνεχώς να εξελίσσεται. Ξεχωρίστε τις ομάδες που το χρησιμοποιούν περισσότερο: Κατά την εφαρμογή ενός συστήματος CRM θα πρέπει να ξεχωρίσουμε κάποιες ομάδες που αναμένεται να το χρησιμοποιήσουν περισσότερο από τους άλλους και να βεβαιωθούμε ότι κάποια μέλη των ομάδων αυτών εμπλέκονται στη διαδικασία της ένταξής του στη λειτουργία της εταιρείας.
Καθώς οι χρήστες αυτοί εμπλέκονται περισσότερο και αισθάνονται ότι έχουν ενεργό ρόλο στη σχεδιαστική διαδικασία, θα εξελιχθούν σε «ευαγγελιστές» του συστήματος .Διατηρήστε τις διαδικασίες απλές: Οι άνθρωποι των πωλήσεων είναι ιδιαίτερα πολυάσχολοι και για τον λόγο αυτό θα πρέπει να βεβαιωθούμε ότι μπορούν γρήγορα και εύκολα να εισάγουν τα δεδομένα που θέλουν για μία συγκεκριμένη εργασία και ιδανικά χωρίς να ξεπερνούν τις πέντε εισαγωγές. Μην «βομβαρδίζετε» τους χρήστες με πολλές επιλογές: Κατά την εφαρμογή του νέου συστήματος πρέπει να βεβαιωθούμε ότι είναι όσο το δυνατόν πιο απλό γίνεται. Αν βέβαια κρίνεται απαραίτητη μία «έκδοση» με πλήρη χαρακτηριστικά και επιλογές, τότε θα πρέπει να παρέχεται και η ανάλογη εκπαίδευση.
Παρέχετε υποστήριξη στους πελάτες: Πρέπει να είμαστε βέβαιοι ότι όλες οι πληροφορίες, όσον αφορά το λογισμικό CRM, είναι διαθέσιμες και εύκολα προσβάσιμες, ώστε οι πελάτες να μην χρειάζεται να καλούν για υποστήριξη για απλά συνηθισμένα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν. Βεβαιωθείτε ότι και τα υψηλόβαθμα στελέχη χρησιμοποιούν το σύστημα: Τίποτα δεν «τραβάει» την προσοχή ενός εργαζόμενου περισσότερο από ένα email που έχει σταλεί από τον CEO.
Κάντε τη χρήση του συστήματος «ανταγωνιστική» και επιβραβεύστε τη χρήση: Επιβραβεύστε τη χρήση του συστήματος CRM μέσω leaderboards και βραβείων.
Αυτό θα βοηθήσει τη χρήση του δεδομένου της ανταγωνιστικότητας που χαρακτηρίζει τους πωλητές.Αναπτύξτε την δια-τμηματική επικοινωνία: Η δια-τμηματική επικοινωνία αποτελεί κλειδί στην επιτυχία, καθώς οποιοδήποτε νέο σύστημα δυνητικά μπορεί να επηρεάσει όλη την εταιρεία.Δεδομένης της αλληλεξάρτησης των τμημάτων, είναι επιτακτική ανάγκη να κάνουμε τους εργαζόμενους σε όλα τα τμήματα να καταλάβουν πώς λειτουργεί το σύστημα και πώς επηρεάζονται μεταξύ τους.Βεβαιωθείτε ότι το σύστημά σας είναι φιλικό προς τις mobile συσκευές: Οι σημερινές ομάδες πωλήσεων χρησιμοποιούν μία ευρεία γκάμα έξυπνων συσκευών, όπως tablets και iPads, σε καθημερινή βάση.
Περιμένουν, λοιπόν, να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα και πληροφορίες ενώ βρίσκονται εν κινήσει. Και φυσικά γίνονται πιο αποδοτικοί αν, όταν βρίσκονται εκτός γραφείου, έχουν πρόσβαση στο λογισμικό CRM της εταιρείας. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα CRM ενσωματώνεται σε άλλα βασικά συστήματα και εφαρμογές: Αν οι χρήστες αντιληφθούν ότι το σύστημα CRM ενσωματώνεται αποτελεσματικά με άλλα βασικά εργαλεία που χρησιμοποιούν καθημερινά θα υιοθετήσουν το CRM με περισσότερο ενθουσιασμό.Βεβαιωθείτε ότι το CRM αποτελεί κέντρο δεδομένων για την ομάδα πωλήσεων: Είναι σημαντικό να «μεταφέρουμε» τα δεδομένα των πελατών από τα διάφορα συστήματα στο σύστημα CRM για να δημιουργήσουμε ένα ολιστικό πελατειακό προφίλ σε μία κεντρική τοποθεσία.
Δίνοντας στις ομάδες πωλήσεων πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα και τις πληροφορίες που μπορεί να χρειαστούν, η διαδικασία πώλησης μπορεί να απλοποιηθεί και να είναι λιγότερο αποθαρρυντική για τις ομάδες πώλησης. Ένα σύστημα που επιτρέπει στον πωλητή να έχει μία σφαιρική άποψη όλων των διαθέσιμων πόρων είναι ο καλύτερος τρόπος να ενθαρρύνουμε την υιοθέτηση ενός συστήματος CRM.