Το παραδοσιακό Project Management βασίζεται κυρίως στην waterfall προσέγγιση (μοντέλο καταρράκτη) ή σε αυτό που ονομάζουμε predictive project management. Γνωρίζοντας όλες τις απαιτήσεις του project καθώς και τα product requirements, προγραμματίζουμε πολύ νωρίς στην αρχή και μετά εκτελούμε το πλάνο μας κάνοντας τις απαραίτητες διορθώσεις στο monitor and control.

Στην απέναντι πλευρά έχουμε έργα που ξεκινούν με άγνωστο φυσικό αντικείμενο (unknown scope) – χωρίς ουσιαστικά να γνωρίζουμε το τελικό προϊόν του project. Για παράδειγμα, new product development ή ερευνητικά projects. Σε αυτές τις περιπτώσεις είναι σχεδόν αδύνατον να κάνεις πλάνο γιατί διαφορετικά πρέπει να προγραμματίσεις το άγνωστο (planning the unknown). Εδώ έχει λόγο το Agile Project Management.

Πώς τρως έναν ελέφαντα;
Το Agile Project Management είναι μια ευέλικτη επαναληπτική μέθοδος (iterative method) για να καθορίσουμε τα product requirements με εξαιρετικά ευέλικτο και διαδραστικό τρόπο. Ουσιαστικά βασίζεται σε μια παλιά πασίγνωστη τακτική: «Πώς τρως έναν ελέφαντα; Μια μπουκιά τη φορά!». Πολλοί ονομάζουν την Agile προσέγγιση ως Adaptive Project Μanagement.

Κάποια άλλοι πιστεύουν ότι το Agile είναι αδιάρρηκτα συνδεδεμένο με τα software projects. Πιθανώς γιατί το Agile Manifesto που δημοσιεύτηκε το 2001 από 17 άτομα είχε να κάνει αποκλειστικά με software development. Ομως, το Agile Project Management ΔΕΝ είναι μόνο για software projects. Είναι για κάθε τύπο project όπου το φυσικό αντικείμενο του έργου είναι άγνωστο.

Συνήθως, στο κλασικό project management:
• Το φυσικό αντικείμενο του έργου είναι γνωστό
• Υπάρχει ημερομηνία έναρξης και λήξης και
• Το Budget του έργου εγκρίνεται εξ’ αρχής.

Οταν μιλάμε όμως για new product development:
• Το φυσικό αντικείμενο εντοπίζεται σταδιακά και υπάρχει λίστα προτεραιοτήτων
• Υπάρχουν πολλαπλές εκδόσεις του προϊόντος (releases)
• Το Budget εγκρίνεται σταδιακά.

Πολλοί επίσης θεωρούν ότι το Agile είναι συνώνυμο του Scrum. Αλλοι, ότι είναι συνώνυμο του Lean. Agile προσεγγίσεις υπάρχουν πολλές: Scrum, AUP, TDD, DSDM, Kanban, EssUP, OpenUP, Pragmatic Programming, Adaptive Software Development, FDD, Agile Modeling, eXtreme Programming, Crystal, Lean, κ.λπ.

Μικροί, agile κύκλοι
Γενικά, όλες οι Agile προσεγγίσεις χωρίζουν το έργο σε μικρούς κύκλους μίας, δύο ή τεσσάρων εβδομάδων. Μέσα σε αυτούς τους μικρούς κύκλους, η ομάδα υλοποιεί και παραδίδει σταδιακά τα χαρακτηριστικά του προϊόντος του έργου. Εκτός από την ομάδα (team) που δουλεύει 100% πάνω στο project (απαγορεύεται το multi-tasking), υπάρχει ο product owner ρόλος που είναι υπεύθυνος για το business value του project και o ScrumMaster ρόλος που εξασφαλίζει ότι η ομάδα είναι αποδοτική και παραγωγική.

Γενικά, το Agile Project Management βασίζεται στη δημιουργία cross functional teams που εργάζονται full time πάνω στο έργο και είναι empowered για την λήψη αποφάσεων. Γενικά, οι ομάδες είναι απόλυτα «διάφανες» και η εμπιστοσύνη είναι κυρίαρχο στοιχείο στα Agile teams.

Ποια προσέγγιση είναι καλύτερη; Δεν υπάρχει καλή και κακή προσέγγιση. Τα πάντα εξαρτώνται από την φύση του project.Οταν τα πάντα είναι προβλέψιμα, τότε η παραδοσιακή μέθοδος (waterfall) είναι η συνιστώμενη. Εάν γίνεται new product development και τα «πάντα ρει», τότε η ευέλικτη επαναληπτική μέθοδος (Agile) είναι η προτεινόμενη.

Επίσης, πολλοί πιστεύουν ότι ο οδηγός PMBOK® που εκδίδεται από το PMI και είναι ANSI Standard δεν μπορεί να βοηθήσει σε Agile προσεγγίσεις. Και αυτό είναι λάθος. Ο οδηγός PMBOK® είναι ένα framework το οποίο χρησιμοποιείται «most of the times» στα «most of the projects».

Θεοφάνης Γιώτης, PMP®, MSc, Ph.D. C., Theofanis.Giotis@12pm.biz. Ο Θεοφάνης Γιώτης είναι ιδρυτής  και Managing Partner της 12 PM Consulting, συνιδρυτής και Πρόεδρος του PMI GREECE καθώς και CEO της ITEC. Εχει 22+ έτη εμπειρίας στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων Πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών.