Στην εποχή των άπειρων δεδομένων, το ανθρώπινο μάτι και ο ανθρώπινος εγκέφαλος δεν αποτελούν τα αποτελεσματικότερα εργαλεία για την εκπλήρωση επαναλαμβανόμενων διαδικασιών ρουτίνας.
Ειδικά όταν κεντρικό ζητούμενο αποτελεί η μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας και η ελαχιστοποίηση του χρόνου εκπλήρωσης μιας εργασίας, οι Τεχνολογίες της Αυτόματης Αναγνώρισης Στοιχείων & Κτήσης Δεδομένων (Automatic Identification & Data Capture – AIDC) δίνουν τις λύσεις καθώς και το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που αναζητούν οι επιχειρήσεις.
Για αρχάριους: άι… AIDC
Η εφοδιαστική αλυσίδα της λιανικής αποτελεί ένα πεδίο με απεριόριστες δυνατότητες βελτίωσης του τελικού αποτελέσματος. Η ενσωμάτωση συσκευών AIDC (automatic identification and data capture) στην υποδομή Πληροφορικής και στις επιχειρησιακές διαδικασίες έχουν επιτρέψει σε πολλές επιχειρήσεις να επιτύχουν ένα υψηλότερο επίπεδο κερδοφορίας. Τόσο στην αποθήκη και στο κέντρο διανομής, όσο και στα ενδιάμεσα σημεία, οι τεχνολογίες εκτύπωσης και ανάγνωσης barcode επιτρέπουν τη μείωση του λειτουργικού κόστους και την αύξηση της παραγωγικότητας.
Τα τμήματα Πληροφορικής και Operations σε αποθήκες και κέντρα διανομής πρέπει να υποστηρίζουν τις επιχειρησιακές διαδικασίες με αξιοπιστία, ώστε να είναι σε θέση να ανταποκρίνονται σε όλες τις επιμέρους απαιτήσεις της εταιρείας. Η διεύθυνση ζητά καλύτερη συνολική απόδοση, ενώ οι αλυσίδες καταστημάτων χρησιμοποιούν την τεχνολογία ολοένα και παραπάνω ώστε να αντιμετωπίζουν τις ανάγκες ανεφοδιασμού σε πραγματικό χρόνο.
Η διοίκηση πρέπει να παρακολουθεί το ρυθμό αυτών των αιτημάτων, με περιορισμένο χρόνο και πόρους για ανάλυση και προσαρμογή, με μεγάλο ρυθμό εναλλαγών προσωπικού και λειτουργικές διαδικασίες που γίνεται ολοένα και δυσκολότερο να βελτιστοποιηθούν περαιτέρω. Η οδός του AIDC αποτελεί ένα σημαντικό τρόπο για την αντιμετώπιση των παραπάνω προβλημάτων αφού αυξάνει την παραγωγικότητα και την ευελιξία, επιταχύνει και απλουστεύει τις διαδικασίες αλλά και αποφορτίζει σημαντικά τον υπάλληλο που το χειρίζεται.
Για ενδιάμεσους: 6 πράγματα που δεν πρέπει να ξεχνάτε
Ποια είναι η καλύτερη προσέγγιση για να προετοιμάσετε το έδαφος σωστά και να μεγιστοποιήσετε το όφελος τόσο σε επίπεδο προσωπικού, όσο και διαδικασιών και συσκευών.
1. Χρησιμοποιήστε νέες συσκευές – Οποτε αυτό είναι δυνατό, εξοπλίστε την ομάδά σας με την τελευταία τεχνολογία όσο αφορά τις φορητές συσκευές. Με περισσότερη μνήμη και γρηγορότερους επεξεργαστές, οι νεότερες συσκευές βελτιστοποιούν την εμπειρία του χρήστη.
2. Αποτυπώστε τα βασικά σενάρια χρήσης – Εφόσον έχετε, κατά πάσα πιθανότητα, αφιερώσει χρόνο και σκέψη στο ξεκαθάρισμα και τον ορισμό των κεντρικών σας διαδικασιών, την ίδια προσπάθεια θα πρέπει να καταβάλετε για τη σωστή ανάπτυξη μιας λύσης AIDC. Πριν να ξεκινήσετε, εντοπίστε τα πιο απλά και ξεκάθαρα σενάρια χρήσης, τα οποία θα έχουν εμφανή οφέλη και που θα γίνουν ευκολότερα αποδεκτά από τους χρήστες.
Καθορίστε τις δραστηριότητες και τις διαδικασίες που θα πρέπει να υποστηρίξετε. Στην περίπτωση των πωλήσεων, κάποιες τυπικές διαδικασίες είναι οι ακόλουθες:
• Καταγραφή τηλεφωνημάτων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και απρογραμμάτιστων επισκέψεων
• Ενημέρωση δεδομένων σχετικά με τις νέες ευκαιρίες που προκύπτουν, τη στιγμή που προκύπτουν
• Πρόσβαση στο ιστορικό του πελάτη επιτόπου, ή πριν τη συνάντηση μαζί του
• Απόκριση σε νέα leads που προκύπτουν εκείνη τη στιγμή, ενημέρωση παραγγελιών σε εξέλιξη, ολοκλήρωση διευθέτησης προβλημάτων κ.λπ.
3. Less is more – Ο τυπικός χρήστης σπάνια χρειάζεται να έχει πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα και όλες τις δυνατότητες μιας συσκευής ή του λογισμικού που χρησιμοποιεί μέσω αυτής. Ειδικά οι υπάλληλοι εκείνοι που περνάνε μεγάλο μέρος της ημέρας τους εκτός γραφείου, τείνουν να χρησιμοποιούν ένα μικρότερο μέρος των δεδομένων και να επαναλαμβάνουν τις ίδιες ενέργειες κινήσεων ξανά και ξανά. Μπορεί, για παράδειγμα, να καταχωρούν την πραγματοποίηση τηλεφωνημάτων και να ενημερώνουν για ευκαιρίες που προκύπτουν στη ζώνη της δραστηριοποίησής τους.
Εφόσον οι απαραίτητες πληροφορίες είναι διαθέσιμες μέσω της φορητής συσκευής, ο χρήστης εξοικονομεί χρόνο και κλήσεις για ενημέρωση από τα κεντρικά. Θα πρέπει, λοιπόν, να κάνετε μια καλή επιλογή του ποιες εφαρμογές και ποια δεδομένα τους καθιστάτε διαθέσιμα. Μια πιθανή στρατηγική είναι αυτή του περιορισμού των διαθέσιμων πεδίων δεδομένων μόνο σε αυτά που είναι σχετικά προς κάθε χρήστη. Αποφύγετε την παγίδα να κατεβάσετε κάθε στοιχείο και εγγραφή την οποία ενδέχεται δυνητικά να χρειαστεί ο χρήστης και περιοριστείτε σε εκείνα που είναι σίγουρο ότι θα χρειαστεί. Αυτό θα διευκολύνει με τη σειρά του την πλοήγηση, χωρίς να φορτώνει και να βαραίνει τη συσκευή υπερβολικά.
4. Εκπαιδεύστε τους χρήστες – Οπως με κάθε νέα εφαρμογή, είναι σημαντικό να δείχνετε στους χρήστες πώς θα χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή αλλά και να τους εξηγήσετε πώς θα επωφεληθούν αυτής. Η εκπαίδευση θα πρέπει να προηγείται της πρόσβασης στις νέες συσκευές.
5. Ξεκινήστε συντηρητικά – Αντί να μοιράσετε τις νέες συσκευές σε όλο το προσωπικό με τη μία, ξεκινήστε με την απλούστερη εκδοχή της εφαρμογής και τη χρήση της από μια μικρότερη ομάδα χρηστών. Προχωρήστε σε σταδιακή ένταξη των υπολοίπων και ενσωματώστε το feedback των χρηστών που προκύπτει στην πορεία, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε επανεγκατάσταση για τους υφιστάμενους χρήστες. Ετσι, η εγκατάσταση θα εξελιχθεί γρήγορα και ανώδυνα από ένα μικρό πιλοτικό σε μια καλοσεταρισμένη λύση για δεκάδες ή εκατοντάδες χρήστες.
6. Συνεξετάστε τις τεχνικές προδιαγραφές – Εχετε στο νου σας και το θέμα των περιορισμών που τίθενται όσον αφορά τη λειτουργία της εφαρμογής σε συγκεκριμένου τύπου συσκευές και συνδέσεις. Για παράδειγμα, εάν οι συσκευές BlackBerry συνδέονται μέσω του εταιρικού firewall, μπορεί να τίθενται απαιτήσεις ασφάλειας και επικοινωνιών. Καθιερώστε ακόμα τις πολιτικές που απαιτούνται για την ασφαλή διαχείριση των δεδομένων σε κινητές συσκευές.
Διαφορετικά, η χρησιμότητα της συσκευής κινδυνεύει να εξαφανιστεί και οι διαθέσιμοι πόροι να καταναλώνονται για το email archiving, την αποθήκευση φωτογραφιών ή και παιχνιδιών.
Για προχωρημένους: μεγιστοποιήστε το ROI
Ο δρόμος για τη μεγιστοποίηση της απόδοσης στην επένδυση μιας λύσης τεχνολογίας περνά, αναπόφευκτά, μέσα από τη βελτιστοποίηση των εταιρικών διαδικασιών και πρακτικών. Ερευνα της Aberdeen για τη βέλτιστη αξιοποίηση λογισμικού τύπου SFA καταλήγει στις ακόλουθες συστάσεις:
Περιορίστε τη χρήση του email ως εργαλείου συνεργασίας. Το 39% των ερωτηθέντων οι οποίοι δεν ενσωματώνουν τα δεδομένα των πωλήσεων σε σύστημα τύπου SFA, χρησιμοποιούν το email ως βασικό μέσο εσωτερικής ανταλλαγής πληροφοριών. Αν και η πρακτική αυτή μπορεί να οδηγεί σε μεμονωμένα περιστατικά επιτυχίας, η συνεργασία μέσω email αποτελεί μία προβληματική διαδικασία η οποία δεν εγγυάται συνεχιζόμενη επιτυχία ούτε αυξάνει την ορατότητα. Σε κάποιες άλλες εταιρείες, η διαχείριση των πωλήσεων και των σχετικών ευκαιριών γίνεται σε spreadsheets και αποτελεί ένα απαιτητικό και χρονοβόρο καθήκον.
Προκειμένου να περιοριστεί ο χρόνος τον οποίον αφιερώνουν οι πωλητές για να καταγράψουν τις δραστηριότητες που ολοκλήρωσαν μια δεδομένη ημέρα και να μεγιστοποιήσουν το χρόνο που διαθέτουν στους πελάτες τους, η εταιρεία θα πρέπει να στραφεί σε μία λύση τύπου SFA.
Αναπτύξτε μια ομάδα αξιολόγησης των διαδικασιών πώλησης. Οι εταιρείες οι οποίες διακρίνονται για τη σωστή αξιοποίηση εφαρμογών SFA διαθέτουν μια εσωτερική ομάδα η οποία συναντιέται περιοδικά ώστε να βελτιστοποιεί και να αναθεωρεί τις διαδικασίες πώλησης. Προκειμένου η επιχείρηση να διασφαλίζει ότι ακολουθεί κάποιες σωστές, επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και το κατάλληλο τεχνολογικό εργαλείο για τη διαχείρισή τους, πρέπει να αναθεωρεί κάθε τόσο την απόδοση των πωλήσεων και να κάνει αλλαγές όποτε αυτό κρίνεται απαραίτητο.
Διασφαλίστε την υποστήριξη της διοίκησης. Κατά κανόνα, μια εταιρεία προχωρά σε περιορισμένο μόνο αριθμό μεγάλων έργων τεχνολογίας κάθε χρονιά. Επίσης κατά κανόνα, η επιτυχία των έργων αυτών εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη δυνατότητα της διοίκησης να εκφράσει με σαφήνεια τα οφέλη από τη χρήση της νέας τεχνολογίας στο προσωπικό και να εφαρμόσει με συνέπεια κάποια μέτρα τα οποία να συντείνουν στην αποδοχή της. Μακροπρόθεσμα, η υποστήριξη της ανώτατης διοίκησης επηρεάζει την ίδια την κουλτούρα πωλήσεων της επιχείρησης.
Καθορισμός των κρίσιμων μετρικών. Προκειμένου να διατηρηθεί η υποστήριξη της διοίκησης και να γίνονται διαθέσιμοι οι απαραίτητοι πόροι, η Διεύθυνση Πληροφορικής θα πρέπει να επιδείξει τα οφέλη που μπορεί να επιφέρει ένα εργαλείο αυτοματοποίησης όσον αφορά τα τελικά αποτελέσματα της εταιρείας. Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να οριστούν οι βασικές μετρικές πωλήσεων και να ξεκινήσει η άμεση παρακολούθησή τους. Εφόσον μια εταιρεία έχει μια ιδέα για την απόδοση των πωλήσεων της πριν την εγκατάσταση νέας τεχνολογίας, της είναι ευκολότερο να αποτιμήσει στη συνέχεια το συσχετισμό μεταξύ του εργαλείου αυτοματοποίησης και της απόδοσης των πωλήσεων.
Καταστρώστε ένα σχέδιο για την αποδοχή της λύσης από τους χρήστες. Οπως και ένα άδειο ψυγείο, έτσι και η αξία μιας λύση αυτοματοποίησης είναι αυτή των περιεχομένων της. Η στρατηγική και τα κίνητρα που μπορεί να επιλέξει μια επιχείρηση ποικίλουν. Κάθε μεμονωμένη επιχείρηση θα πρέπει να αξιολογήσει την κουλτούρα και τις ικανότητες των πωλητών της ώστε να καθορίσει τη στρατηγική που της ταιριάζει καλύτερα. Το εάν η εταιρεία θα επιβάλει τη χρήση του εργαλείου ή αν απλά θα προωθήσει τη χρήση του μέσα από τη σύνδεσή του με την παροχή πολύτιμης πληροφόρησης, αποτελεί θέμα επιλογής.
Η αξία που αντλεί μια επιχείρηση από τη χρήση λύσης SFA οφείλεται κατά κύριο λόγο στις διαδικασίες πώλησης οι οποίες και θα πρέπει να έχουν καθοριστεί πριν την εγκατάσταση. Επιπλέον, κρίσιμη είναι η ικανότητα της εταιρείας να προσαρμόσει το εργαλείο στις ανάγκες και τις διαδικασίες της, το ποιες πληροφορίες θα επιλέξει να περιέχονται στο σύστημα και η χρήση της λύσης από τους πωλητές.
Οι έρευνες της Aberdeen αποκαλύπτουν ότι το SFA αποφέρει μεγαλύτερη αξία όταν η χρήση του δεν επιβάλλεται στους πωλητές αλλά συνδέεται με την πρόσβαση σε σημαντική πληροφόρηση. Ενσωματώνοντας δεδομένα όπως τα στοιχεία επαφής εταιρειών, πληροφορίες για τον ανταγωνισμό και νέα του κλάδου, κάποιες εταιρείες μειώνουν το χρόνο που χρειάζονται οι πωλητές για την αναζήτηση δυνητικών πελατών.
Οι εταιρείες που είναι απογοητευμένες από την απόδοση στην επένδυσή τους όσον αφορά τη λύση που εγκατέστησαν θα πρέπει να στραφούν στις εσωτερικές τους διαδικασίες και την κουλτούρα των πωλήσεών τους. Κατά πάσα πιθανότητα, οι ίδιες προκλήσεις θα συνεχίσουν να υφίστανται εάν η επιχείρηση δεν καταφέρει να θέσει την απαιτούμενη οργανωτική βάση για την επιτυχία.