Αποτελεσματική επικοινωνία, το μυστικό της επιτυχίας

Έρευνες από τη Forbes, την PwC και την Towers Watson συγκλίνουν στο γεγονός ότι οι οργανισμοί έχουν, πλέον, αναγνωρίσει και κατανοήσει τη θετική επίδραση της αποτελεσματικής επικοινωνίας στα έργα, τα προγράμματα και τα χαρτοφυλάκιά τους. Τα επιχειρηματικά στελέχη και οι Project Managers ανά τον κόσμο συμφωνούν ότι η κακή επικοινωνία συμβάλλει στην αποτυχία του έργου.

Η μελέτη του PMI, “Pulse of the ProfessionTM In-Depth Report: The Essential Role of Communications”, ποσοτικοποιεί αυτήν τη γνώση. Σύμφωνα με την έρευνα αυτή, για κάθε ένα δισεκατομμύριο δολάρια που δαπανάται σε έργα, τα 135 εκατομμύρια από αυτά αποτελούν ρίσκο. Το 76% αυτού του ποσού -ήτοι περίπου 75 εκατομμύρια δολάρια- βρίσκονται σε κίνδυνο εξαιτίας της αναποτελεσματικής επικοινωνίας. Η εν λόγω μελέτη αποδεικνύει ότι η επικοινωνία είναι ο πιο κρίσιμος παράγοντας που καθορίζει την επιτυχία.

Η έρευνα του PMI αποκαλύπτει, επίσης, ότι τα εξαιρετικά ικανά στελέχη σε ότι αφορά την επικοινωνία είναι πέντε φορές πιθανότερο να είναι στελέχη υψηλής απόδοσης, σε σχέση με εκείνους που διαθέτουν περιορισμένη ικανότητα στην επικοινωνία. Αυτό σημαίνει ότι είναι σημαντικά πιθανότερο να ολοκληρώσουν έργα έγκαιρα, εντός budget και τα οποία να ανταποκρίνονται στους αρχικούς στόχους και επιδιώξεις.

Αποτελεσματική επικοινωνία του έργου
Οι πλέον αποδοτικοί οργανισμοί ξεχωρίζουν, καθώς διακρίνονται σε όλες τις πλευρές της επικοινωνίας έργου , για τα εξής:

  • Οι high performers επικοινωνούν καλύτερα για ότι αφορά τις βασικές περιοχές του έργου, όπως είναι οι στόχοι, ο προϋπολογισμός, το χρονοδιάγραμμα, ο σκοπός και τα αποτελέσματα, καθώς επίσης και τα οφέλη του έργου για το business και τη σύνδεσή του με τη συνολική στρατηγική.
  • Επικοινωνούν έγκαιρα, παρέχοντας επαρκή σαφήνεια και λεπτομέρειες, χρησιμοποιώντας τη γλώσσα του κοινού τους και επιλέγοντας τα κατάλληλα μέσα για αυτήν την επικοινωνία.
  • Τέλος, χρησιμοποιούν formal communication plans πιο συχνά και πιο αποτελεσματικά, επιτρέποντας το standa-rdization, τη συνέπεια και την ευελιξία.

Οι οργανισμοί που επιθυμούν να βελτιώσουν την επικοινωνία και να επιτύχουν υψηλά επίπεδα απόδοσης, θα πρέπει να εξετάσουν τις παρακάτω στρατηγικές:

  • Κλείσιμο των κενών επικοινωνίας σχετικά με τα επιχειρηματικά οφέλη. Οι επικεφαλής του PMO και οι senior project leaders θα πρέπει να αναλάβουν την ευθύνη και να επικοινωνούν καλύτερα τα στρατηγικά και επιχειρηματικά οφέλη των έργων σε εκείνους που είναι υπεύθυνοι για την υλοποίηση. Όταν αυτή η απόσταση κλείσει, τα έργα θα είναι περισσότερο επιτυχημένα.
  • Προσαρμογή επικοινωνίας στους διαφορετικούς stake-holders. Πολλοί οργανισμοί εμφανίζουν δυσκολία στο να επικοινωνήσουν με το κατάλληλο επίπεδο σαφήνειας και λεπτομέρειας και με την κατάλληλη γλώσσα σε όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο. Οι high performers κατανοούν ότι οι διάφορες κατηγορίες εμπλεκομένων στο έργο χρησιμοποιούν τη γλώσσα διαφορετικά και προσαρμόζουν ανάλογα την επικοινωνία.
  • Αναγνώριση της αξία του Project Management, συμπεριλαμβανομένων των project management επικοινωνιών.Η έρευνα Pulse του PMI αναφέρει ότι οι περισσότεροι οργανισμοί υποτιμούν το Project Management, γεγονός που οδηγεί σε χαμηλή απόδοση.

Τα ευρήματα δείχνουν ότι οι εταιρείες υψηλής απόδοσης δίνουν μεγαλύτερη σημασία στα καθήκοντα και τις δράσεις του Project Management, και ειδικά την επικοινωνία. Όπως έχει ήδη αποδειχτεί, οι επιτυχημένες επικοινωνίες είναι χαρακτηριστικό των οργανισμών υψηλής απόδοσης και αυτό γιατί αναγνωρίζουν τη σημασία και την αξία των αποτελεσματικών Project Management επικοινωνιών και φυσικά του Project Management.