Σήμερα, όταν κάποιος με ρωτά πώς να μεγιστοποιήσει την αξία των επενδύσεων σε ΙΤ, τους συστήνω να ακολουθήσουν την αρχή του Λαβυρίνθου: να ξεκινούν από την αξία και να προχωρούν προς τα πίσω. Αν και δεν αποτελεί καμία ιδιαίτερη σοφία, εμπνέει για μια πραγματική αλλαγή στον τρόπο σκέψης και διαχείρισης των διαδικασιών της Πληροφορικής. Απ’ ότι φαίνεται, όμως, οι περισσότεροι προσπαθούν να λύσουν το γρίφο της «Αξίας του ΙΤ» με το δύσκολο τρόπο.
Η διοίκηση απαιτεί την αξία
Από τη σκοπιά της διοίκησης, φαίνεται λογικό να προσμένει από τους ανθρώπους της Πληροφορικής να γνωρίζουν το πώς θα επιφέρουν επιχειρησιακή αξία μέσα από τις επενδύσεις Πληροφορικής. Αποτελεί, άλλωστε, αυτό που διαφημίζουν όλοι οι προμηθευτές ειδών Πληροφορικής. Εάν δεν μπορεί να το καταφέρει το προσωπικό της Πληροφορικής, τότε ποιος μπορεί;
Από την άλλη, είναι αρκετά δύσκολο να βρεις ένα Γενικό Διευθυντή που να δηλώνει ενθουσιασμένος με την αξία που αντλεί η επιχείρηση από τις επενδύσεις της σε Πληροφορική.
No Value = No Money?
Προκαλεί ανατριχίλα η σκέψη ότι τα συνολικά κόστη της Διεύθυνσης Πληροφορικής μπορούν εύκολα να υπερβαίνουν τα καθαρά κέρδη. Χωρίς απτές αποδείξεις για την επιχειρησιακή αξία που δημιουργούν τα κόστη αυτά, δεν θα πρέπει να μας εκπλήσσει το γεγονός ότι ο προϋπολογισμός της Πληροφορικής είναι ο πρώτος που καταδικάζεται στην γκιλοτίνα σε καιρούς οικονομικής ύφεσης. Για να γλιτώσετε το κεφάλι σας, θα πρέπει να φροντίσετε να μεγιστοποιήσετε την αξία που απορρέει από τις επενδύσεις Πληροφορικής. Κι εδώ ακριβώς είναι που μπορεί να σας βοηθήσει η αρχή του Λαβυρίνθου.
Τι είναι αυτό που η εταιρεία σας αποκαλεί αξία -όχι μόνο όσον αφορά τις επενδύσεις Πληροφορικής, αλλά και αλλού; Εάν διαπιστώσετε ότι στη Διεύθυνση Πληροφορικής ενδιαφέρεστε για άλλου είδους αξία απ’ ότι η υπόλοιπη επιχείρηση, τότε θα πρέπει να ξανασκεφτείτε τα πράγματα. Θα πρέπει ακόμα να αντιλαμβάνεστε ότι η άποψη της εταιρείας σας για το τι αποτελεί αξία εξελίσσεται με το χρόνο και, κάποιες φορές, εξελίσσεται πολύ γρήγορα.
Λειτουργική και στρατηγική αξία
Ολα αυτά που η επιχείρησή σας θεωρεί «αξία», μπορούν να χωριστούν σε δύο κατηγορίες – λειτουργικά και στρατηγικά. Οι ορισμοί για το τι αποτελεί λειτουργικό και τι στρατηγικό είναι απλοί. Λειτουργική αξία είναι ότι συνεισφέρει στα επιχειρησιακά αποτελέσματα της τρέχουσας χρονιάς. Η στρατηγική αξία αφορά τις επόμενες χρονιές. Ανάλογα με το πού βρίσκεστε όσον αφορά το οικονομικό σας έτος, η πιθανότητα να δημιουργήσετε καθαρή λειτουργική αξία μέσα από νέες επενδύσεις μπορεί να είναι μικρή. Αυτός είναι και ένας από τους κεντρικούς λόγους για τους οποίους θα πρέπει να συντονίσετε τη στρατηγική επενδύσεων ΙΤ με τις άλλες κεντρικές επιχειρησιακές στρατηγικές, καθώς αντιπροσωπεύουν τις πηγές μελλοντικής αξίας.
Πολύ σημαντική είναι και η διαφορά μεταξύ της άμεσης και της έμμεσης αξίας των επενδύσεων. Για παράδειγμα, η άμεση αξία μια επένδυσης μπορεί να είναι η αύξηση της πελατειακής ικανοποίησης κατά 20%. Η έμμεση αξία της ίδιας επένδυσης είναι πιθανότατα μια οικονομική μέτρηση όπως Net Present Value (NPV), Internal Rate of Return (IRR), περίοδος αποπληρωμής ή κάτι παρεμφερές -ανάλογα με τις οικονομικές σας πολιτικές.
Οι έμμεσες μετρήσεις παρέχουν μια βάση για τη σύγκριση πρωτοβουλιών με διαφορετικό είδος άμεσης αξίας. Ωστόσο, αν λάβετε τις έμμεσες μετρήσεις «τοις μετρητοίς» και βασίσετε επάνω τους την ιεράρχηση των πρωτοβουλιών σας, θα πρέπει να είστε προσεκτικοί. Κινδυνεύετε να βρεθείτε μπλεγμένοι σε λάθος projects. Μπορείτε να κάνετε υποθέσεις για την ύπαρξη λογικών συνδέσμων μεταξύ άμεσων και έμμεσων μετρήσεων αξίας.
Στην πορεία των πραγμάτων, όμως, είναι πιθανό η εμπειρία να αναδείξει ψεγάδια της θεωρίας. Μπορεί να επιτύχετε στην απόδοση άμεσης αξίας αλλά να μην καταφέρετε να επιτύχετε την αντίστοιχη έμμεση αξία -ή και να το πετύχετε πέρα από κάθε προσδοκία. Οσον αφορά το σχεδιασμό περαιτέρω επενδύσεων, το παραπάνω αντιπροσωπεύει απαραίτητη γνώση η οποία αποτελεί αξία από μόνη της.
Ορόσημα αξίας
Το επόμενο βήμα είναι η καθιέρωση ορόσημων αξίας -κάτι που πρέπει να προηγηθεί της καθιέρωσης οποιουδήποτε άλλου τύπου ορόσημων. Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα της αύξησης της πελατειακής ικανοποίησης κατά 20%, εκτός και αν σκοπεύετε να το πετύχετε με τη μία, θα πρέπει να μπορείτε να προσδιορίσετε το πότε και τι ενδιάμεσα ποσοστά στοχεύετε να πετύχετε.
Αυτά είναι τα ορόσημα αξίας και η επίτευξή τους γίνεται η βάση για το έργο σας, τη διαχείρισή του, τις αποφάσεις σχετικά με το σχεδιασμό κ.λπ. Εφόσον ορίσετε τα ορόσημα, μπορείτε να ορίσετε τις επιμέρους πρωτοβουλίες που θα βοηθήσουν στην επίτευξή τους. Κάποιες από αυτές θα χρειαστούν επενδύσεις Πληροφορικής, παρέχοντάς σας τα βασικά συστατικά για το Πλάνο Επενδύσεων Πληροφορικής. Θα πρέπει, βέβαια, να είστε προετοιμασμένοι για αλλαγές στα ορόσημα αξίας λόγω των συνθηκών της αγοράς, τακτικών αλλαγών αλλά και εμπειρίας που προκύπτει στην πορεία.
Η αξία της αρχιτεκτονικής Πληροφορικής
Ενα πολύ σημαντικό πλεονέκτημα του να φτάνει κανείς «ανάποδα» στο Πλάνο Επενδύσεων Πληροφορικής, ξεκινώντας από την αξία, είναι ότι αλλάζει το ρόλο της αρχιτεκτονικής Πληροφορικής. Σύμφωνα με την εμπειρία μας, η αλλαγή αυτή είναι για το καλύτερο. Αντί να καθοδηγεί το πλάνο επενδύσεων, η αρχιτεκτονική Πληροφορικής προσθέτει αξία βοηθώντας να σχηματοποιηθούν οι επιμέρους επενδύσεις σε ένα σύνολο όπου το άθροισμα είναι μεγαλύτερο των μερών.
Στη στρατηγική Πληροφορικής η οποία καθοδηγείται από την αξία, οι «αρχιτέκτονες» της Πληροφορικής προσδίδουν αξία με δύο τρόπους. Πρώτον, μπορούν να προσφέρουν πληροφόρηση κατά το στάδιο του σχεδιασμού για τυχόν ευκαιρίες για καλύτερη δόμηση των επενδύσεων -δεδομένου του υφιστάμενου σχήματος της Αρχιτεκτονικής Πληροφορικής και το συνυπολογισμό των μελλοντικών τάσεων.
Δεύτερον, οι αρχιτέκτονες του ΙΤ είναι οι μόνοι άνθρωποι που είναι σε θέση να συντονίζουν όλες τις επιμέρους επενδύσεις ώστε να διασφαλίζουν την επίτευξη της συνολικής ευθυγράμμισης αλλά και της αξιοποίησης των υπαρχόντων παγίων Πληροφορικής στο έπακρο.
Η αξία ως κεντρική δεξιότητα του ΙΤ
Οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν να καλύψουν τις ανάγκες τους σε Πληροφορική μέσω σχέσεων outsourcing ή με άλλες συνεργασίες. Η μία κεντρική δυνατότητα που θα πρέπει οπωσδήποτε να υπάρχει in-house είναι η δυνατότητα μεγιστοποίησης των επενδύσεων Πληροφορικής. Αυτό δεν είναι κάτι που μπορείτε να εμπιστευτείτε εύκολα στα χέρια κάποιου τρίτου.
Η μεγιστοποίηση της αξίας θα πρέπει, λοιπόν, να αποτελεί την κεντρική εστίαση της εταιρικής στρατηγικής επενδύσεων Πληροφορικής και η κινητήριος δύναμη για τις διαδικασίες διαχείρισης ΙΤ. Η αρχή του Λαβυρίνθου μας υπενθυμίζει ότι ένα από τα μυστικά για την επίτευξη του δύσκολου αυτού στόχου είναι η αντιστροφή της τυπικής πορείας, από την αξία προς την επένδυση. Μπορεί να καταλήξετε με πολύ διαφορετική στρατηγική Πληροφορικής και πλάνο επενδύσεων, αλλά με πολύ μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας.
Who is Chris Potts: «The world’s leading thinker on IT investments»
O Chris Potts εξειδικεύεται στις επιχειρησιακές στρατηγικές που αφορούν την επένδυση στην αλλαγή και την αξιοποίηση της Πληροφορικής. Διαθέτει περισσότερα από 25 χρόνια πρακτικής εμπειρίας σε επιχειρηματικές, επιχειρησιακές και ΙΤ στρατηγικές, στη διαχείριση χαρτοφυλακίων έργων που αφορούν επενδύσεις στην αλλαγή, επιχειρησιακές αρχιτεκτονικές, διοίκηση και παράδοση έργων Πληροφορικής. Ο Chris Potts συμβουλεύει CIOs και στελέχη Διευθύνσεων Πληροφορικής σε εταιρείες-ηγέτες που δραστηριοποιούνται σε μια σειρά από διαφορετικούς κλάδους, όπως: Τράπεζες, Βιομηχανία, Φαρμακευτικές, Logistics, Κατασκευές, Leasing, ΔΕΚΟ, κυβερνητικούς φορείς, εκδόσεις, κ.λπ.
Business Technology Showcase: Making IT happen. A peer-to-peer knowledge exchange
O Harris Kern είναι ένας από τους πέντε διεθνείς ομιλητές του επερχόμενου Business Technology Showcase. Το συνέδριο αυτό ρίχνει φως στη στρατηγική Πληροφορικής και σε όλες τις πτυχές της Επιχειρηματικής Τεχνολογίας όπως αυτές εφαρμόζονται στην πράξη, αναλύοντας την οπτική γωνία της υλοποίησης και της αξίας του ΙΤ στην επιχείρηση. Περισσότερες πληροφορίες στο www.businesstechnology.gr.