Ενα από τα βασικά γνωρίσματα των σύγχρονων επιχειρήσεων σε δύσκολες οικονομικά συγκυρίες, όπως αυτή που διανύουμε, θα πρέπει να είναι η προσαρμοστικότητα και η ευελιξία, δηλαδή η ικανότητα άμεσης και συνεχούς αλλαγής και βελτίωσης των διαδικασιών τους.

Αυτό ακριβώς προσφέρουν τα συστήματα BPM (Business Process Management), δηλαδή ευελιξία, πειθαρχία και δυνατότητα συνεχούς βελτίωσης των ροών εργασίας, με τη μικρότερη δυνατή παρέμβαση στα συστήματα Πληροφορικής, αξιοποιώντας τα υφιστάμενα συστήματα ενός οργανισμού. Με άλλα λόγια, τα συστήματα αυτά μπορούν να θεωρηθούν ως ο συνδυασμός μεθόδων, εργαλείων και τεχνολογίας.

Η Διαχείριση Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPM) βασίζεται στην αρχή της συνεχούς βελτίωσης (Continuous Process Improvement) με αφετηρία την ανάλυση κάθε νέας διαδικασίας ενός οργανισμού σε πέντε φάσεις:

  • Ανάλυση (Design)
  • Μοντελοποίηση (Modelling)
  • Εκτέλεση (Execution)
  • Παρακολούθηση (Monitoring)
  • Βελτιστοποίηση (Optimization).

Τα αποτελέσματα μιας σωστής υλοποίησης BPM συστημάτων μπορεί να είναι σημαντικά και εμφανή, αλλά προϋποθέτουν κατάλληλη υποδομή, εξειδικευμένη γνώση και πάνω από όλα επιχειρηματική ωριμότητα για την επιτυχή υλοποίησή τους. Πρέπει, όμως, να σημειωθεί ότι μεγάλοι οργανισμοί με πολλές και περίπλοκες διαδικασίες είναι αυτοί οι οποίοι μπορούν να δουν πιο άμεσα και σημαντικά οφέλη από την εφαρμογή των συστημάτων BMP.

Πιο συγκεκριμένα, οφέλη που μπορεί να αποκομίσει ένας οργανισμός από ένα σύστημα BPΜ, είναι μεταξύ άλλων:

  • Ελαχιστοποίηση λαθών και παραλείψεων, μέσα από δομημένες και αυτοματοποιημένες ροές εργασιών
  • Ευέλικτη και γρήγορη προσαρμογή των διαδικασιών (συντόμευση του χρόνου υλοποίησης και αναπροσαρμογής των διαδικασιών)
  • Αύξηση παραγωγικότητας και μείωση κόστους
  • Ταχύτερη διεκπεραίωση εργασιών και βελτίωση χρόνου εξυπηρέτησης των πελατών, που οδηγούν σε μεγαλύτερη ικανοποίηση των πελατών
  • Ευελιξία προσαρμογής σε εθνικά και διεθνή κανονιστικά πλαίσια (π.χ. Βασιλεία ΙΙ, SOX, ISO κ.λπ.)
  • Εντοπισμός προβληματικών σημείων (bottlenecks) στη διεκπεραίωση των διαδικασιών
  • Δυνατότητα συνεχούς βελτίωσης των ροών εργασίας
  • Ομογενοποίηση διαδικασιών
  • Ευελιξία / Προσαρμοστικότητα.

Συμπερασματικά, θα λεγάμε ότι τα επιτυχημένα έργα BPM θα φέρουν θετικά αποτελέσματα στην ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων και υπηρεσιών, στην αύξηση της ικανοποίησης των πελατών, στη μείωση των κύκλων παραγωγής και στην αύξηση της παραγωγικότητας.

ΒPM στο Διεθνή Αερολιμένα Αθηνών
Ο Διεθνής Αερολιμένας Αθηνών (ΔΑΑ) αντιμετωπίζει τη Διαχείριση των Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPM) ως μια διαδικασία ωρίμανσης και εξέλιξης της επιχείρησης όσον αφορά την παροχή υπηρεσιών στους πελάτες του. Τα τελευταία τρία χρόνια η Επιχειρηματική Μονάδα Συστημάτων Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών, θέλοντας να βελτιώσει την ποιότητα των υπηρεσιών που παρέχει στους χρήστες, επέλεξε ως όχημα την αυτοματοποίηση χειροκίνητων και έγχαρτων διαδικασιών και τη βελτίωση υφισταμένων ηλεκτρονικών διαδικασιών.

Για το λόγο αυτό δημιουργήθηκε ένα περιβάλλον ηλεκτρονικών υπηρεσιών (e-services) με στόχο την ομοιόμορφη ανάπτυξη ηλεκτρονικών διαδικασιών (similar look and feel) προς τους χρήστες. Κάποιες διαδικασίες έχουν αποτυπωθεί και εκτελούνται πλέον ηλεκτρονικά.

Η συνεχής προσπάθεια αυτοματοποίησης των διαδικασιών στο ΔΑΑ, είχε ως αποτέλεσμα τη δημιουργία μιας νέας επιχειρηματικής ανάγκης για εγκατάσταση και λειτουργία ενός συστήματος Business Intelligence (BI), ώστε τα ψηφιακά δεδομένα των διαφόρων διαδικασιών να αναλύονται και να χρησιμοποιούνται στη λήψη αποφάσεων. Η ανάλυση όμως αυτή των δεδομένων των διαφόρων διαδικασιών, μέσω του συστήματος ΒΙ, βοήθησε και στη βελτιστοποίηση των εν λόγω αυτοματοποιημένων διαδικασιών.

Σήμερα, που οι σύγχρονες επιχειρήσεις καλούνται να ανταποκρίνονται άμεσα στις δυναμικά μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές συνθήκες, γίνεται επιτακτική η αξιοποίηση μιας προηγμένης τεχνολογικής υποδομής που επεκτείνει και ενοποιεί τις υπάρχουσες εφαρμογές μιας επιχείρησης. Η ανταπόκριση του ΔΑΑ στις νέες επιχειρηματικές ανάγκες ήταν η εισαγωγή -από το 2009- της αρχιτεκτονικής SOA (Service Oriented Architecture).

Η Service Oriented Architecture (SOA) επιτρέπει τη δυναμική δημιουργία σύνθετων εφαρμογών και επιχειρηματικών διαδικασιών σε πραγματικό χρόνο. Συγκεκριμένα, προσφέρει οφέλη στο κόστος ανάπτυξης και συντήρησης εφαρμογών, απλοποιημένη ενοποίηση σε ετερογενή περιβάλλοντα, μεγαλύτερη αξιοποίηση των υπαρχόντων πόρων Πληροφορικής και αποτελεσματική διαχείριση και ασφάλεια. H αρχιτεκτονική SOA αντιλαμβάνεται την επιχείρηση ως ένα σύνολο από συνδεδεμένες υπηρεσίες και, με προσέγγιση βασισμένη σε ανοικτά πρότυπα, μετατρέπει τις επιχειρηματικές διαδικασίες σε πιο αποτελεσματικές, αποδοτικές και συνεργατικές.

Οι υπηρεσίες της αρχιτεκτονικής SOA είναι οι εξής:

  • Υπηρεσίες πληροφοριών, οι οποίες παρέχουν τις απαιτούμενες δυνατότητες για την ενοποίηση, αναπαραγωγή και μετατροπή από διαφορετικές πηγές δεδομένων
  • Υπηρεσίες διαδικασιών, οι οποίες παρέχουν τις απαιτούμενες υπηρεσίες ελέγχου για τη διαχείριση της ροής και της επικοινωνίας πολλαπλών υπηρεσιών με έναν τρόπο που να υλοποιεί μια επιχειρηματική διαδικασία
  • Υπηρεσίες ενοποίησης κοινότητας, οι οποίες παρέχουν τις απαιτούμενες υπηρεσίες για την αποτελεσματική υλοποίηση των επικοινωνιών B2B (Business to Business).

Συμπερασματικά, θα θέλαμε να τονίσουμε ότι η η εισαγωγή της νέας αρχιτεκτονικής (SOA) γίνεται σταδιακά και η υλοποίηση της BPM υπηρεσίας θα προέλθει μέσω της διαδικασίας ωρίμανσης της νέας αρχιτεκτονικής.