Οι εργαζόμενοι προσπαθούν ολοένα και περισσότερο να αναβαθμίσουν τα πλούσια χαρακτηριστικά και την ευελιξία των φορητών συσκευών ώστε να διαχειρίζονται τόσο τις επαγγελματικές τους υποχρεώσεις όσο και τα προσωπικά τους δεδομένα σε μια ενιαία συσκευή και σε πολλές περιπτώσεις μάλιστα προτιμούν αυτή να είναι η προσωπική τους.

Είναι δεδομένο ότι το τμήμα IT των επιχειρήσεων όταν έρχεται αντιμέτωπο με μια νέα τάση έχει σαν πρώτη αντίδραση την απαγόρευσή της. Πόσο μάλλον αν μάλιστα η νέα πραγματικότητα αφορά στο consumerization του IT, όπου το τμήμα μηχανογράφησης θα πρέπει να έρθουν αντιμέτωπα με συστήματα, τα οποία δεν έχουν δημιουργηθεί με τη λογική ότι θα χρησιμοποιηθούν σε εταιρικό περιβάλλον και για αυτό το λόγο στις περισσότερες των περιπτώσεων δεν διαθέτουν τα απαραίτητα χαρακτηριστικά.

Οπότε είναι δεδομένο ότι το trend του BYOD (Bring Your Own Device) αποτελεί μια απίστευτα μεγάλη αλλαγή για τις επιχειρήσεις και την υποδομή τους, κάτι που έχει σαν αποτέλεσμα να απαιτούνται νέες τακτικές και νέες τεχνολογίες ώστε να μπορεί να αντιμετωπιστεί. Οι επιχειρήσεις που θα μπορέσουν να αντιμετωπίσουν θετικά το κομμάτι του ΙΤ Consumerization είναι δεδομένο ότι θα μπορέσουν να αναβαθμίσουν την παραγωγικότητα των χρηστών, παρέχοντας ταυτόχρονα τα κατάλληλα εργαλεία ώστε να μπορούν να είναι παραγωγικοί μέσα από το δικές τους συσκευές. Ταυτόχρονα δεν θα πρέπει να επιβαρυνθεί το έργο του τμήματος IT με τη διαχείριση πολλαπλών συσκευών διαφορετικού τύπου.

Τι οδηγεί το Consumerization του IT;
Οι  διευθυντές  Πληροφορικής  που  θεσπίζουν  BYOT  πολιτικές ανοίγουν νέους δρόµους για το consumerization του ΙΤ. Στόχος τους είναι να µειώσουν τα κόστη -αν και κατά πόσο τέτοιου είδους  πολιτικές  εξοικονοµούν  τελικά  χρήµατα  δεν  είναι  σίγουρο- και αλλάζουν τον τρόπο µε τον οποίο το ΙΤ προσωπικό αλληλεπιδρά µε το µη ΙΤ προσωπικό. Με αυτές τις πολιτικές οι CIOs προσδοκούν, επίσης, αύξηση της παραγωγικότητας τόσο για τους ανθρώπους του ΙΤ -καθώς απελευθερώνονται από κάποια υποστηρικτικά καθήκοντα-, όσο και για το προσωπικό των άλλων τµηµάτων καθώς, θεωρητικά, µειώνονται οι ανάγκες για τεχνική εκπαίδευση αν χρησιµοποιούν τις ίδιες συσκευές στη δουλειά και το σπίτι.

Επιπλέον, το BYOT µπορεί να ενισχύσει το ηθικό των ανθρώπων της εταιρείας, καθώς αναγνωρίζει την ολοένα µεγαλύτερη απαίτηση των εργαζοµένων να χρησιµοποιούν την τεχνολογία που τους αρέσει αντί για αυτή που υποστηρίζει το ΙΤ. Κάποιοι CIOs, ωστόσο, υποστηρίζουν ότι οι πολιτικές BYOT δεν έχουν νόηµα, αφού είναι «µια ιδέα που δεν εξοικονοµεί χρήµατα και δηµιουργεί ‘ακριβά’ προβλήµατα ασφάλειας και ελέγχου στην εταιρική Πληροφορική».Οι εταιρείες που ακολουθούν πλήρως τη στρατηγική BYOT αποτελούν προς το παρόν µια µικρή μειοψηφία.

Σε έρευνα του CIO magazine µε τη συµµετοχή 476 IT leaders, προέκυψε ότι το 69% των εταιρειών δεν επιτρέπουν στους εργαζόµενούς τους να αγοράζουν τις συσκευές που χρησιμοποιούν στην εργασία τους. Από το 24% των εταιρειών που επιτρέπουν το BYOT, οι περισσότερες απλώς προτείνουν ποια προϊόντα οι εργαζόµενοι θα έπρεπε να χρησιµοποιούν, αφήνοντας την τελική απόφαση στον κάθε ένα ξεχωριστά. Μόλις το 22% απαιτεί από τους εργαζόµε-νους να επιλέξουν συσκευή από µία συγκεκριµένη λίστα, ενώ το 38% επιτρέπει την επιλογή οποιασδήποτε συσκευής επιθυµεί ο καθένας.

Μια δύσκολη απόφαση
Αυτοί οι… ατρόµητοι CIOs έρχονται αντιµέτωποι µε πολύπλοκες αποφάσεις σχετικά µε την τεχνολογία και τις πολιτικές, καθώς και µε προκλήσεις που αφορούν τη µέτρηση της πραγµατικής αξίας του BYOT. Κανείς δεν θέλει να δηµιουργήσει ένα BYOT πρόγραµµα µε άπειρους κανόνες και περιορισµούς, αφού σε τελική ανάλυση στόχος είναι η απλοποίηση της εργασιακής ζωής.

Επιπλέον,  οι  εργαζόµενοι  πιέζουν  συνεχώς  για  περισσότερη ελευθερία επιλογών όσο οι καταναλωτικές συσκευές αντικαθιστούν τις εταιρικές σε λειτουργικότητες και χρηστικότητα. Οι εν κινήσει (mobile) εργαζόµενοι µιας εταιρείας έχουν κουραστεί να κουβαλούν µαζί τους διαφορετικές συσκευές για επαγγελµατική και προσωπική χρήση. Αλλωστε, υπάρχει και ο κίνδυνος οι εργαζόµενοι να δυσανασχετούν και να περιορίζονται από τις πιθανά λιγότερο εξελιγµένες τεχνολογικά συσκευές που χρησιµοποιούν στη δουλειά τους σε σχέση µε αυτές που χρησιµοποιούν στην προσωπική τους ζωή. Το BYOT, ιδανικά, βοηθάει στη συγχώνευση της επαγγελµατικής και προσωπικής ζωής του εργαζοµένου, µε τρόπο τέτοιο που µπορεί το ΙΤ να διαχειριστεί.

Ωστόσο, καθώς τίποτα δεν είναι ιδανικό σε αυτό τον κόσµο, ο προσεκτικός σχεδιασµός και οι µεθοδικές δοκιµές είναι απαραίτητα βήµατα για την εξαγωγή συµπερασµάτων σχετικά µε το τι πρέπει να ελέγχεται και το τι µπορεί να αφεθεί ελεύθερο. Κάποιοι από τους κανόνες που ήδη διέπουν τη χρήση της εταιρικής  τεχνολογίας  µπορούν  να  εφαρµοστούν  άµεσα  και  στα προγράµµατα BYOT, όπως για παράδειγµα η απαγόρευση της πρόσβασης σε επικίνδυνα site, όπως τζόγου και πορνογραφικά, µέσω  συσκευών  που  χρησιµοποιούνται  για  επαγγελµατικούς λόγους. Αλλά στα προγράµµατα BYOT πρέπει να ληφθούν και άλλα υπόψη πέρα από τις πρακτικές που ακολουθούνται για την προστασία των συσκευών που παρέχονται από την εταιρεία και περιστασιακά χρησιµοποιούνται και εκτός γραφείου.


Ασφάλεια ναι, αλλά όχι υπερβολές
Το να καταπνίξετε την ιδέα του BYOT εξαιτίας των ανησυχιών για την ασφάλεια είναι µια σπασµωδική αντίδραση. Για οτιδήποτε άλλωστε, ειδικά καινούργιο, ακούγονται πάντα πολλά σχετικά µε το γιατί δεν µπορεί να γίνει, παρά για το γιατί µπορεί να γίνει. Με τις σωστές στρατηγικές και πολιτικές ασφάλειας -όπως η χρήση κωδικών πρόσβασης, η απαγόρευση αποθήκευσης εταιρικών  δεδοµένων  οπουδήποτε  πέραν  των  εταιρικών  servers κ.ά.- οι όποιες ανησυχίες µπορούν να αντιµετωπιστούν. Το εταιρικό δίκτυο, άλλωστε, µπορεί να γίνει το µέσο που θα επιβάλει την πολιτική ασφάλειας.

Ξεκινώντας από τα βασικά Οι ανησυχίες γύρω από την ασφάλεια επιβάλλουν ότι οι εργαζόµενοι  που  χρησιµοποιούν  τα  δικά  τους  laptops,  ταµπλέτες ή smart phones για την εργασία τους δεν θα πρέπει να αποθηκεύουν δεδοµένα τοπικά. Είναι πολύ εύκολο η πνευµατική ιδιοκτησία της εταιρείας να βρεθεί εκτεθειµένη, όταν για παράδειγµα το παιδί κάποιου πάρει το laptop για να µιλήσει µε τους φίλους του στο Skype. Αν και αυτού του είδους η απειλή είναι εξίσου πιθανή µε µία εταιρική συσκευή που επιτρέπεται η χρήση της εκτός γραφείου, αλλά αν ένα laptop αντιµετωπίζεται ως ατοµική ιδιοκτησία κάτω από ένα BYOT πρόγραµµα, οι χρήστες είναι πιο εύκολο να παραβλέψουν τις εταιρικές πολιτικές ασφάλειας.

Οι εταιρείες θα πρέπει να δώσουν µεγάλη έµφαση στο ότι συγκεκριµένοι κανόνες εξακολουθούν να ισχύουν, όπως αυτοί που αφορούν στην κοινή χρήση µιας συσκευής. Η πιο ασφαλής λύση εδώ είναι να επιτρέπεται η πρόσβαση σε δεδοµένα µόνο µέσω virtual, mobile ή web-based εφαρµογών που  τρέχουν  σε  κεντρικούς  servers,  σε  ένα  ασφαλές  δίκτυο. Επίσης, οι χρήστες θα πρέπει να συµφωνήσουν ότι δεν θα αποθηκεύουν δεδοµένα στις συσκευές τους. Το laptop -ή η ταµπλέτα ή το netbook ή το smart phone- θα πρέπει να λειτουργεί µόνο ως το interface που επιτρέπει στο χρήστη να δουλεύει µε εταιρική πληροφορία.

Οπως συµβουλεύουν CIOs εταιρειών που υλοποιούν προγράµµατα BYOT, αυτή η αρχιτεκτονική πρέπει να έχει αναπτυχθεί πριν οποιαδήποτε σκέψη για µια αντίστοιχη πολιτική. Ως αποτέλεσµα του παραπάνω προκύπτει και η ανάγκη για βελτιστοποίηση των υποδοµών και του storage capacity, αφού τώρα πια τα δεδοµένα που αποθηκεύονταν τοπικά θα πρέπει να µεταφερθούν σε κεντρικούς servers, ενώ και η συνδεσιµότητα θα πρέπει να λειτουργεί στο βέλτιστο δυνατό βαθµό.

Βάζοντας αρμοδιότητες
Από την αρχή, οι επικεφαλής της Πληροφορικής θα πρέπει να επικοινωνήσουν µε σαφήνεια στους συµµετέχοντες του BYOT προγράµµατος ότι εκείνοι, και όχι το ΙΤ, είναι υπεύθυνοι για να µάθουν τα σχετικά µε τη συσκευή τους, καθώς επίσης και για τη φροντίδα της.Επιπλέον θα πρέπει να αποσαφηνιστεί ότι δεν αφενός δεν είναι απαραίτητο, αφετέρου δεν είναι και εφικτό πάντα να συµµετέχει το σύνολο του ανθρώπινου δυναµικού στο πρόγραµµα.

Για  παράδειγµα,  το  προσωπικό  του  νοµικού  τµήµατος  ή  του Human Resource τµήµατος που εργάζονται µε ευαίσθητες και εµπιστευτικές πληροφορίες µπορεί κατά πάσα πιθανότητα να πρέπει να χρησιµοποιούν αποκλειστικά εταιρικές συσκευές, οι οποίες είναι πλήρως προστατευµένες. Σε γενικές γραµµές τα προγράµµατα BYOT, τουλάχιστον στην πρώτη φάση τους, ενδείκνυνται κυρίως για τους αποµακρυσµένους και mobile εργαζόµενους, όπως για παράδειγµα οι πωλητές.  Οι παράµετροι που επηρεάζουν τόσο την απόφαση όσο και την υλοποίηση µιας πολιτικής BYOT είναι πάρα πολλές και άµεσα συνδεδεµένες µε τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε εταιρείας.

Ωστόσο, αυτό που αξίζει να υπογραµµίσουµε κλείνοντας το άρθρο αυτό είναι ότι η αρχική προσδοκία για µείωση δαπανών σε επίπεδο προµηθειών και υποστήριξης, µπορεί τελικά να µην επιτευχτεί, αλλά σίγουρα θα αλλάξετε την εταιρική κουλτούρα και θα διαπιστώσετε οφέλη που σχετίζονται µε την παραγωγικότητα των ανθρώπων, καθώς και την καλύτερη ισορροπία ανάµεσα στην επαγγελµατική και την προσωπική ζωή – το περιβόητο ‘work-life balance’ που οι περισσότεροι επιδιώκουµε.