Το «Bring Your Own Technology – BYOT», ή επί το ελληνικότερο, «Φέρε τη δική σου τεχνολογία», δεν είναι απλώς μία συνθηματική έκφραση για το «ο CEO μου αγόρασε ένα iPad».

Πηγή: www.cio.com, επιμέλεια: Αγγελική Κορρέ / [email protected].

Το BYOT αναφέρεται στη στρατηγική αυτή που επιτρέπει στους εργαζόμενους της εταιρείας να επιλέγουν και να αγοράζουν οι ίδιοι τις συσκευές που θέλουν να χρησιμοποιούν στη δουλειά τους – οποιαδήποτε συσκευή, από Ηλεκτρονικούς Υπολογιστές και laptops μέχρι smart phones και ταμπλέτες. Οι συσκευές ανήκουν στους εργαζόμενους, οι οποίοι τις παίρνουν μαζί τους σε περίπτωση που αποχωρήσουν από την εταιρεία.

Ναι ή όχι;
Οι Διευθυντές Πληροφορικής που θεσπίζουν BYOT πολιτικές ανοίγουν νέους δρόμους για το consumerization του ΙΤ. Στόχος τους είναι να μειώσουν τα κόστη -αν και κατά πόσο τέτοιου είδους πολιτικές εξοικονομούν τελικά χρήματα δεν είναι σίγουρο- και αλλάζουν τον τρόπο με τον οποίο το ΙΤ προσωπικό αλληλεπιδρά με το μη ΙΤ προσωπικό.

Με αυτές τις πολιτικές οι CIOs προσδοκούν, επίσης, αύξηση της παραγωγικότητας τόσο για τους ανθρώπους του ΙΤ -καθώς απελευθερώνονται από κάποια υποστηρικτικά καθήκοντα-, όσο και για το προσωπικό των άλλων τμημάτων καθώς, θεωρητικά, μειώνονται οι ανάγκες για τεχνική εκπαίδευση αν χρησιμοποιούν τις ίδιες συσκευές στη δουλειά και το σπίτι.

Επιπλέον, το BYOT μπορεί να ενισχύσει το ηθικό των ανθρώπων της εταιρείας, καθώς αναγνωρίζει την ολοένα μεγαλύτερη απαίτηση των εργαζομένων να χρησιμοποιούν την τεχνολογία που τους αρέσει αντί για αυτή που υποστηρίζει το ΙΤ.

Κάποιοι CIOs, ωστόσο, υποστηρίζουν ότι οι πολιτικές BYOT δεν έχουν νόημα, αφού είναι «μια ιδέα που δεν εξοικονομεί χρήματα και δημιουργεί ‘ακριβά’ προβλήματα ασφάλειας και ελέγχου στην εταιρική Πληροφορική».

Οι εταιρείες που ακολουθούν πλήρως τη στρατηγική BYOT αποτελούν προς το παρόν μια μικρή μειοψηφία. Σε έρευνα του CIO magazine με τη συμμετοχή 476 IT leaders, προέκυψε ότι το 69% των εταιρειών δεν επιτρέπουν στους εργαζόμενούς τους να αγοράζουν τις συσκευές που χρησιμοποιούν στην εργασία τους.

Από το 24% των εταιρειών που επιτρέπουν το BYOT, οι περισσότερες απλώς προτείνουν ποια προϊόντα οι εργαζόμενοι θα έπρεπε να χρησιμοποιούν, αφήνοντας την τελική απόφαση στον κάθε ένα ξεχωριστά.

Μόλις το 22% απαιτεί από τους εργαζόμενους να επιλέξουν συσκευή από μία συγκεκριμένη λίστα, ενώ το 38% επιτρέπει την επιλογή οποιασδήποτε συσκευής επιθυμεί ο καθένας.

Το ναι δεν είναι εύκολο
Αυτοί οι… ατρόμητοι CIOs έρχονται αντιμέτωποι με πολύπλοκες αποφάσεις σχετικά με την τεχνολογία και τις πολιτικές, καθώς και με προκλήσεις που αφορούν τη μέτρηση της πραγματικής αξίας του BYOT. Κανείς δεν θέλει να δημιουργήσει ένα BYOT πρόγραμμα με άπειρους κανόνες και περιορισμούς, αφού σε τελική ανάλυση στόχος είναι η απλοποίηση της εργασιακής ζωής.

Επιπλέον, οι εργαζόμενοι πιέζουν συνεχώς για περισσότερη ελευθερία επιλογών όσο οι καταναλωτικές συσκευές αντικαθιστούν τις εταιρικές σε λειτουργικότητες και χρηστικότητα. Οι εν κινήσει (mobile) εργαζόμενοι μιας εταιρείας έχουν κουραστεί να κουβαλούν μαζί τους διαφορετικές συσκευές για επαγγελματική και προσωπική χρήση. Αλλωστε, υπάρχει και ο κίνδυνος οι εργαζόμενοι να δυσανασχετούν και να περιορίζονται από τις πιθανά λιγότερο εξελιγμένες τεχνολογικά συσκευές που χρησιμοποιούν στη δουλειά τους σε σχέση με αυτές που χρησιμοποιούν στην προσωπική τους ζωή.

Το BYOT, ιδανικά, βοηθάει στη συγχώνευση της επαγγελματικής και προσωπικής ζωής του εργαζομένου, με τρόπο τέτοιο που μπορεί το ΙΤ να διαχειριστεί. Ωστόσο, καθώς τίποτα δεν είναι ιδανικό σε αυτό τον κόσμο, ο προσεκτικός σχεδιασμός και οι μεθοδικές δοκιμές είναι απαραίτητα βήματα για την εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με το τι πρέπει να ελέγχεται και το τι μπορεί να αφεθεί ελεύθερο.

Κάποιοι από τους κανόνες που ήδη διέπουν τη χρήση της εταιρικής τεχνολογίας μπορούν να εφαρμοστούν άμεσα και στα προγράμματα BYOT, όπως για παράδειγμα η απαγόρευση της πρόσβασης σε επικίνδυνα site, όπως τζόγου και πορνογραφικά, μέσω συσκευών που χρησιμοποιούνται για επαγγελματικούς λόγους. Αλλά στα προγράμματα BYOT πρέπει να ληφθούν και άλλα υπόψη πέρα από τις πρακτικές που ακολουθούνται για την προστασία των συσκευών που παρέχονται από την εταιρεία και περιστασιακά χρησιμοποιούνται και εκτός γραφείου.

Μην υποχωρείτε για χάρη της ασφάλειας
Το να καταπνίξετε την ιδέα του BYOT εξαιτίας των ανησυχιών για την ασφάλεια είναι μια σπασμωδική αντίδραση. Για οτιδήποτε άλλωστε, ειδικά καινούργιο, ακούγονται πάντα πολλά σχετικά με το γιατί δεν μπορεί να γίνει, παρά για το γιατί μπορεί να γίνει. Με τις σωστές στρατηγικές και πολιτικές ασφάλειας -όπως η χρήση κωδικών πρόσβασης, η απαγόρευση αποθήκευσης εταιρικών δεδομένων οπουδήποτε πέραν των εταιρικών servers κ.ά.- οι όποιες ανησυχίες μπορούν να αντιμετωπιστούν. Το εταιρικό δίκτυο, άλλωστε, μπορεί να γίνει το μέσο που θα επιβάλει την πολιτική ασφάλειας.

Η απαραίτητη προεργασία
Οι ανησυχίες γύρω από την ασφάλεια επιβάλλουν ότι οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν τα δικά τους laptops, ταμπλέτες ή smart phones για την εργασία τους δεν θα πρέπει να αποθηκεύουν δεδομένα τοπικά. Είναι πολύ εύκολο η πνευματική ιδιοκτησία της εταιρείας να βρεθεί εκτεθειμένη, όταν για παράδειγμα το παιδί κάποιου πάρει το laptop για να μιλήσει με τους φίλους του στο Skype.

Αν και αυτού του είδους η απειλή είναι εξίσου πιθανή με μία εταιρική συσκευή που επιτρέπεται η χρήση της εκτός γραφείου, αλλά αν ένα laptop αντιμετωπίζεται ως ατομική ιδιοκτησία κάτω από ένα BYOT πρόγραμμα, οι χρήστες είναι πιο εύκολο να παραβλέψουν τις εταιρικές πολιτικές ασφάλειας. Οι εταιρείες θα πρέπει να δώσουν μεγάλη έμφαση στο ότι συγκεκριμένοι κανόνες εξακολουθούν να ισχύουν, όπως αυτοί που αφορούν στην κοινή χρήση μιας συσκευής.

Η πιο ασφαλής λύση εδώ είναι να επιτρέπεται η πρόσβαση σε δεδομένα μόνο μέσω virtual, mobile ή web-based εφαρμογών που τρέχουν σε κεντρικούς servers, σε ένα ασφαλές δίκτυο. Επίσης, οι χρήστες θα πρέπει να συμφωνήσουν ότι δεν θα αποθηκεύουν δεδομένα στις συσκευές τους. Το laptop -ή η ταμπλέτα ή το netbook ή το smart phone- θα πρέπει να λειτουργεί μόνο ως το interface που επιτρέπει στο χρήστη να δουλεύει με εταιρική πληροφορία.

Οπως συμβουλεύουν CIOs εταιρειών που υλοποιούν προγράμματα BYOT, αυτή η αρχιτεκτονική πρέπει να έχει αναπτυχθεί πριν οποιαδήποτε σκέψη για μια αντίστοιχη πολιτική. Ως αποτέλεσμα του παραπάνω προκύπτει και η ανάγκη για βελτιστοποίηση των υποδομών και του storage capacity, αφού τώρα πια τα δεδομένα που αποθηκεύονταν τοπικά θα πρέπει να μεταφερθούν σε κεντρικούς servers, ενώ και η συνδεσιμότητα θα πρέπει να λειτουργεί στο βέλτιστο δυνατό βαθμό.

Ποιος κάνει τι
Από την αρχή, οι επικεφαλής της Πληροφορικής θα πρέπει να επικοινωνήσουν με σαφήνεια στους συμμετέχοντες του BYOT προγράμματος ότι εκείνοι, και όχι το ΙΤ, είναι υπεύθυνοι για να μάθουν τα σχετικά με τη συσκευή τους, καθώς επίσης και για τη φροντίδα της.

Επιπλέον θα πρέπει να αποσαφηνιστεί ότι δεν αφενός δεν είναι απαραίτητο, αφετέρου δεν είναι και εφικτό πάντα να συμμετέχει το σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού στο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, το προσωπικό του νομικού τμήματος ή του Human Resource τμήματος που εργάζονται με ευαίσθητες και εμπιστευτικές πληροφορίες μπορεί κατά πάσα πιθανότητα να πρέπει να χρησιμοποιούν αποκλειστικά εταιρικές συσκευές, οι οποίες είναι πλήρως προστατευμένες.

Σε γενικές γραμμές τα προγράμματα BYOT, τουλάχιστον στην πρώτη φάση τους, ενδείκνυνται κυρίως για τους απομακρυσμένους και mobile εργαζόμενους, όπως για παράδειγμα οι πωλητές.

Οι παράμετροι που επηρεάζουν τόσο την απόφαση όσο και την υλοποίηση μιας πολιτικής BYOT είναι πάρα πολλές και άμεσα συνδεδεμένες με τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε εταιρείας.

Ωστόσο, αυτό που αξίζει να υπογραμμίσουμε κλείνοντας το άρθρο αυτό είναι ότι η αρχική προσδοκία για μείωση δαπανών σε επίπεδο προμηθειών και υποστήριξης, μπορεί τελικά να μην επιτευχτεί, αλλά σίγουρα θα αλλάξετε την εταιρική κουλτούρα και θα διαπιστώσετε οφέλη που σχετίζονται με την παραγωγικότητα των ανθρώπων, καθώς και την καλύτερη ισορροπία ανάμεσα στην επαγγελματική και την προσωπική ζωή – το περιβόητο ‘work-life balance’ που οι περισσότεροι επιδιώκουμε.