Μέσα από το πρίσμα του Business Process Management (BPM), οι διαδικασίες αντιμετωπίζονται ως περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας, τα οποία συνεισφέρουν τα μέγιστα, οδηγώντας σε λειτουργική αποτελεσματικότητα και επιχειρηματική ευελιξία. Στην τρέχουσα οικονομική περίοδο, το οποιοδήποτε περιουσιακό στοιχείο έχει καθοριστικό ρόλο στο δρόμο προς την επιβίωση. Μετά από ένα ισχυρό κύμα συγχωνεύσεων την προηγούμενη διετία, το 2009 δεν αναμένονται σημαντικές εξελίξεις στον τομέα του λογισμικού BPM.

<‘Σελίδα 1: Τι χρειάζεται για μια πετυχημένη «εξόρυξη»’>
Ωστόσο, όπως συμβαίνει και με αρκετές άλλες τεχνολογίες, το λογισμικό BPM μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να περιορίσουν τις κεφαλαιακές τους επενδύσεις, να αναγνωρίσουν απειλές, να μειώσουν το ρίσκο των ενεργειών τους και τέλος να διαμορφώσουν τις λειτουργίες τους, όπου αυτό είναι απαραίτητο.

Αυτές οι συνισταμένες, αν συνδυαστούν σωστά, έχουν τη δυνατότητα να δημιουργήσουν μια συνιστώσα δύναμη που θα επιτρέψει στις εταιρείες να επιβιώσουν στη δύσκολη περίοδο που διέρχεται η παγκόσμια οικονομία. Οι πέντε συνισταμένες που διαμορφώνουν τις επιχειρηματικές εξελίξεις και μπορούν να ωφεληθούν από τη χρήση λογισμικού είναι, σύμφωνα με την Gartner, οι εξής:

• Η παγκόσμια παρουσία των εταιρειών δημιουργεί ένα σύστημα που δέχεται επιδράσεις από διαφορετικά περιβάλλοντα, οι οποίες ενεργοποιούν την ανάγκη για μεταβολές διαδικασιών. Ως αποτέλεσμα, ο κύκλος ζωής επαναξιολόγησης επιχειρηματικών διαδικασιών συμπιέζεται.
• Οι ηγέτες των εταιρειών χρειάζονται τη μέγιστη ορατότητα στην εικόνα των λειτουργικών διαδικασιών, ώστε να αντιμετωπίζουν γρήγορα τις αιτίες που δημιουργούν επιβράδυνση και οδηγούν σε άσκοπη δαπάνη χρήματος και χρόνου, είτε σε μορφή ανθρώπινου δυναμικού, είτε σε μορφή IT πόρων.
• Οι ρυθμιστικές και κανονιστικές απαιτήσεις απαιτούν διαφάνεια στις διαδικασίες και σαφή αντιστοίχιση διαδικασιών και αρμοδίων.
• Το διαχρονικό πρόβλημα των εταιρειών να κλείσουν το χάσμα ανάμεσα σε στρατηγικούς στόχους και σε αποτελεσματικές λειτουργίες.
• Τέλος, παρά τη δύσκολη οικονομική περίοδο, οι εταιρείες πρέπει τουλάχιστον να διατηρήσουν την αποτελεσματικότητα των λειτουργιών και τα περιθώρια κέρδους, ώστε να έχουν ευχαριστημένους πελάτες και μετόχους.

Εχετε την αίσθηση ότι τα όσα προαναφέραμε δεν είναι καινούργια; Εχετε δίκιο. Οι στόχοι του BPM δεν έχουν αλλάξει από το 1990 και μέχρι σήμερα, ενώ αρκετοί πιστεύουν ότι υπάρχει και μια καινοτομική στασιμότητα από το 2000 και έπειτα. Ωστόσο, υπάρχει κάτι που έχει αλλάξει δραματικά τους τελευταίους 18 μήνες και είναι το περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργούν οι εταιρείες. Επομένως, τα στελέχη καλούνται να επαναξιολογήσουν την «εξόρυξη» των οφελών του BPM σε μια εποχή που οι «ενεργειακές» πηγές λιγοστεύουν.

Τι χρειάζεται για μια πετυχημένη «εξόρυξη»
H agenda ερευνών της Gartner για το 2009 εστιάζει σε έξι θέματα κλειδιά, τα οποία ξεκλειδώνουν τις αλλαγές στη διοίκηση και στα τεχνολογικά εργαλεία που θα οδηγήσουν σε ένα επιτυχημένο BPM. Για να φτάσει μια εταιρεία στο τέλος της διαδρομής χρειάζεται να έχει και τα 6 κλειδιά ή όπως αναφέρει η Gartner «να πετύχει ισορροπημένες αλλαγές σε όλους τους εμπλεκόμενους τομείς».

Η τεχνολογία είναι ένα μικρό μόνο μέρος του προβλήματος  Το BPM δεν διαφέρει πολύ από οποιαδήποτε άλλη προσπάθεια εταιρικής διακυβέρνησης. Η τεχνολογία είναι απαραίτητη, αλλά δεν μπορεί να δώσει από μόνη τη λύση σε προβλήματα. Η αλλαγή συμπεριφοράς των εργαζομένων που εμπλέκονται σε διαφορετικές διαδικασίες είναι η μεγαλύτερη πρόκληση.

Ο άνεμος των οργανωτικών αλλαγών μπορεί να εμποδιστεί από φράγματα που δημιουργεί η εταιρική πολιτική ή να ερμηνευτεί ως επικίνδυνος αν η εταιρική επικοινωνία δεν γίνει επιτυχημένα. Ποιος πρέπει να ηγηθεί των αλλαγών και ποιος είναι αυτός επιβαρύνεται την αποτυχία ή πιστώνεται την επιτυχία; Οι ρόλοι αυτοί δεν είναι σταθεροί.

Η βελτίωση των διαδικασιών είναι διαρκής και κάθε φορά ανάλογα με το έργο και την προτεραιότητα διαφορετικοί άνθρωποι επωμίζονται την ευθύνη του κυβερνήτη. Σε αυτήν την προσπάθεια, οι εταιρείες χρειάζονται παραδείγματα επιτυχίας ή αποτυχίας, ώστε να δημιουργήσουν τα δικά τους πλάνα αλλαγών και να θέσουν προτεραιότητες.

Process – centric approach
Ενα process-centric μοντέλο στην εταιρική διακυβέρνηση και στη χρήση τεχνολογικών λύσεων, μπορεί να κάνει την εταιρεία περισσότερο ευέλικτη και άρα ανθεκτική στις μεταβολές του περιβάλλοντος. Σύμφωνα με την Gartner, το ρίσκο της μη λήψης μέτρων είναι μεγαλύτερο από το ρίσκο της λήψης μέτρων περιορισμένης αποτελεσματικότητας.

Επομένως, η εταιρεία πρέπει να είναι έτοιμη για αλλαγές στις διαδικασίες ακόμα και αν αυτές χρειάζεται να έχουν ένα προσωρινό ημιτελή χαρακτήρα. Για παράδειγμα, οι επιπτώσεις αλλαγών σε κάποιες διαδικασίες θα μπορούσαν να επιφέρουν προβλήματα στη σχέση της εταιρείας με τους πελάτες. Σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να υπάρχει ευελιξία στις διαδικασίες, προς όφελος της εξυπηρέτησης.
<‘here’>


<‘Σελίδα 2: Η σωστή επιλογή εργαλείων και η σημασία της δέσμευσης της διοίκησης’>
Η μόνη σταθερά είναι η αλλαγή
Η αυξανόμενη συχνότητα αλλαγών στο επιχειρηματικό περιβάλλον, μοιάζει με τις συχνές αλλαγές του καιρού. Οι καιρικές συνθήκες στην αγορά παρουσιάζουν πλέον ακραίες μεταβολές. Η λύση βρίσκεται στα «ρούχα» παντός καιρού. Αυτός που τα φορά μπορεί να λειτουργήσει σε διαφορετικές καιρικές συνθήκες, χωρίς να επωμίζεται το βάρος αλλά και το κόστος αγοράς διαφορετικών ρούχων. Στα ρούχα παντός καιρού πρωτεύοντα ρόλο παίζει η τεχνολογία.

Τα περισσότερα τμήματα IT δεν μπορούν να αντεπεξέλθουν στο φορτίο που δημιουργείται από την αυξανόμενη συχνότητα αλλαγών στις διαδικασίες. Επομένως, χρειάζεται να αναζητήσουν εκείνες τις τεχνολογικές λύσεις που θα διαχειριστούν αποτελεσματικά μεταξύ άλλων αλλαγές στο business process modeling, στο process discovery και στο business activity monitoring.

Εξασφαλισμένα επιτυχημένα αποτελέσματα
Ακούγεται μάλλον οξύμωρο, αλλά δυστυχώς σε βάρος της καινοτομίας, οι εταιρείες δεν μπορούν να αντέξουν εύκολα την πολυτέλεια να χρηματοδοτούν προσπάθειες που μπορεί να έχουν παροδικά επιτυχημένα αποτελέσματα. Οι μέτοχοι απαιτούν εξασφαλισμένα επιχειρηματικά αποτέλεσμα και σε στενότερα χρονικά πλαίσια. Επομένως, οι αλλαγές στις επιχειρηματικές διαδικασίες θα πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένες με τους επιχειρηματικούς στόχους. Το BPM έρχεται σε αυτό το επίπεδο να χαράξει ένα σαφώς καθορισμένο μονοπάτι, στο οποίο θα βαδίσουν οι εργαζόμενοι, οι συνεργάτες, οι προμηθευτές και οι πάροχοι υπηρεσιών.

Η σωστή επιλογή εργαλείων
Οπως ήδη έχουμε αναφέρει, η επιτυχία του BPM εξαρτάται από την αφοσίωση, αρχικά της διοίκησης και στη συνέχεια των εργαζομένων, οι οποίοι θα πρέπει να το δεχτούν ως «τρόπο ζωής». Ωστόσο, το BPM δεν είναι ασύνδετο από τα τεχνολογικά εργαλεία που θα το υποστηρίξουν. Για παράδειγμα, το BPMS έχει κεντρικό ρόλο σε κάθε προσπάθεια.

Η αγορά προϊόντων και υπηρεσιών συνεχίζει να είναι σε σημαντικό βαθμό κατακερματισμένη, ενώ πλέον αρκετές λύσεις προσφέρονται στη μορφή Software as a Service. Η αξιολόγηση δεν είναι εύκολη και σύμφωνα με την Gartner, οι λύσεις που προκρίνονται εκτεταμένα benchmarking προσφέρουν τη μεγαλύτερη ασφάλεια όσον αφορά στην αποτελεσματικότητα υλοποίησης.

Τον Ιούνιο το BPMN 2.0
Εκτός απροόπτου, τον Ιούνιο το πρότυπο BMPN 2.0 θα ψηφιστεί από τα μέλη του OMG και θα είναι διαθέσιμο στους κατασκευαστές λογισμικού. Το νέο πρότυπο εστιάζει στο να κάνει τα διαγράμματα εκτελέσιμα σε μια μηχανή διαδικασιών. Πρόκειται για ένα χαρακτηριστικό που θα ωφελήσει σημαντικά πελάτες εταιρειών, όπως η Oracle, η IBM και η SAP. To BPMN 2.0 αναμένεται να κάνει πραγματικότητα τη μεταφορά μοντέλων διαδικασιών σε διαφορετικές πλατφόρμες.

Αν και το BMPN είναι πρότυπο, μέχρι σήμερα η μεταφορά μοντέλων από μια πλατφόρμα σε άλλη σήμαινε συνήθως εκ νέου σχεδιασμό. Επίσης, σημαντική αλλαγή θεωρείται η υποστήριξη «non – interrupting events». Ενα χρονικά καθορισμένο event επιτρέπει στο χειριστή να ορίσει ένα σημείο τερματισμού. Ωστόσο, όταν ξεπεραστεί το σημείο τερματισμού δεν είναι απαραίτητο ότι ο χειριστής θέλει να ακυρώσει το task. Συνήθως, ο χειριστής προτιμά να στείλει ένα μήνυμα υπενθύμισης στον υπεύθυνο του task, ενώ αυτό συνεχίζει να λειτουργεί.


Η σημασία της δέσμευσης της διοίκησης
Στα πλαίσια ανάληψης πρωτοβουλιών για τη βελτίωση της διαχείρισης των διαδικασιών ενός οργανισμού και πέραν από τα πληροφοριακά συστήματα που θα συμβάλλουν στην υλοποίησή τους, κρίσιμο παράγοντα επιτυχίας αποτελεί η θεώρηση των διαδικασιών από τη διοίκηση του οργανισμού. Οταν η διοίκηση αντιλαμβάνεται τις διαδικασίες:
• ως περιουσιακό στοιχείο που επιστρέφει άμεσα την όποια επένδυση,
• ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που οφείλει να βελτιώνεται διαρκώς ώστε να παραμένει πλεονέκτημα,
• αλυσίδα αξίας η οποία καταλήγει σε πελάτες και προμηθευτές και
• ως φυσική συνέχεια σε επίπεδο εκτέλεσης της στρατηγικής του οργανισμού, τότε μετατρέπεται στον καλύτερο σύμμαχο και εγγυητή της επιτυχίας των πρωτοβουλιών αυτών.

του Κ. Πέτρου, Υπεύθυνος Τομέα BPM, Exodus S.A..

<‘here’>