H αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών συνεχίζει να κατακτά νέα εδάφη στον χάρτη της επιχειρηματικότητας και χάρη στον ψηφιακό μετασχηματισμό, τη διάδοση του cloud αλλά και της τεχνητής νοημοσύνης συνεχίζει και υπόσχεται ακόμα πιο βελτιωμένη επιχειρηματική λειτουργία.

Ποιος χρειάζεται το business process automation; Η συζήτηση θα μπορούσε να κρατήσει πολύ, αλλά η καλύτερη απάντηση είχε έρθει πριν από λίγα χρόνια από έναν επιχειρηματικό σύμβουλο στο Forbes: «αν όλο το προσωπικό της επιχείρησης μπορεί να μπει σε ένα αυτοκίνητο και να πάει μαζί για φαγητό, τότε δεν χρειάζεται business process automation. Aν χρειαστεί από δύο αυτοκίνητα και πάνω, χρειάζεται». Ας κάνουμε τώρα το ερώτημα λίγο πιο δύσκολο: Είναι λοιπόν το business process automation για όλους;

Ποιος δεν θέλει να διεκδικήσει όλες αυτές τις ατελείωτες ώρες που ένας εργαζόμενος περνάει διεκπεραιώνοντας επαναλαμβανόμενα «τυπικά», βαρετά όσο και απαραίτητα tasks; Για να τις διοχετεύσει εκεί που θα αποδώσουν αξία και θα εξελίξουν τον οργανισμό. Ποιος δεν έχει αναρωτηθεί πως θα μπορούσε να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα διαδικασιών; Ή ποιος δεν έχει υποψιαστεί ότι κάπου εκεί ανάμεσα σε διαδικασίες και αμέτρητες υπορουτίνες -που συνήθως κανείς δεν θυμάται πια γιατί δημιουργήθηκαν αλλά και γιατί κατέληξαν έτσι- είναι χαμένη η παραγωγικότητα.

Με μηδέν κόστος; Μηδενικό κόστος δεν υπάρχει, αλλά τo επόμενο καλύτερο είναι μια καλοκουρδισμένη αυτοματοποίηση διαδικασιών, που καλύπτει όσο περισσότερους τομείς του workflow γίνεται, από το «χειροποίητο» data entry, μέχρι το σαφάρι «τυπικών» ενδοεταιρικών εγκρίσεων. Έτσι κι αλλιώς οι «γκουρού» του management εξηγούν ότι το management διαδικασιών δεν έχει -ή τουλάχιστον δεν πρέπει να έχει- ποτέ το κόστος σαν αντικειμενικό στόχο. Αλλά πρέπει να «κλειδώνει» τον στόχο της απελευθέρωσης όλων των πόρων ενός οργανισμού, ώστε να μπορέσει ελεύθερος να κινηθεί προς τα εμπρός. Όλο και περισσότεροι αναλυτές, μάλιστα, τελευταία μετατοπίζουν τον στόχο ακόμα πιο μακριά από το ταμείο.

Αναφέρουν την αύξηση της παραγωγικότητας σίγουρα, αλλά κυρίως εστιάζουν στη βελτίωση της εμπειρίας. Του πελάτη αλλά και του εργαζόμενου και μέσω αυτών και των στελεχών. Εκεί ακριβώς plug-άρει το business process automation software. Έρχεται να απαντήσει στο «πώς;» του management των διαδικασιών σε έναν οργανισμό. Και το κάνει καθολικά μιας και μετά τις τελευταίες εξελίξεις και τον ψηφιακό μετασχηματισμό στον χώρο των επιχειρήσεων, μπορεί να απλώνει τους ψηφιακούς νευρώνες του ακόμα και στο πιο απομακρυσμένο κομμάτι διαδικασίας μιας επιχείρησης. Το business automation software γλιτώνει πρακτικά τα στελέχη -πριν από τους εργαζόμενους- από την άβυσσο του micromanagement διαδικασιών, αφού με τη βοήθεια του κατάλληλου software δεν βελτιώνονται απλώς οι διαδικασίες, αλλά ενοποιούνται σε μια νέα συνολικά διαχειριζόμενη «κονσόλα» λειτουργίας. Παντού; Μελέτη της McKinsey έδειξε ότι παρότι μόνο το 1% των επαγγελμάτων μπορεί να αυτοματοποιηθεί πλήρως, το 60% των επαγγελμάτων έχει τη δυναμική να αυτοματοποιήσει τουλάχιστον το ένα τρίτο των διαδικασιών του.

Από το BPM στο BPA: ένα ψηφιακό “how to” δρόμος
To business process management προέκυψε από τις ανάγκες του business process management. Όταν εκεί κατά το 1960 αυτό άρχισε να εστιάζει στην ανάλυση, τον σχεδιασμό από την αρχή, και τη βελτίωση σε αποτελεσματικότητα των εταιρικών συστημάτων έγινε τελικά προφανές ότι ο δρόμος προς την αποτελεσματικότητα περνάει μέσα από τη βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Η ιδανική συνθήκη της βελτίωσης όμως πολύ σύντομα έγινε προφανές ότι ήταν η αυτοματοποίηση τους. Και έτσι εγέννετω “business process automation”. To οποίο αναπόφευκτα ενσωμάτωσε κάθε νέα τεχνολογία πληροφορίας. Το BPA ήταν το βασικότερο εργαλείο για το BPM, αφού για παράδειγμα το BPM μπορούσε να αναλύσει ολόκληρη την αλυσίδα από την αγορά πρώτων υλών, τον εφοδιασμό και την διαχείριση της παραγωγής σε έναν οργανισμό, αλλά η βελτιστοποίηση τους -και ιδιαίτερα η ενοποίηση τους – θα ήταν αδύνατη χωρίς το BPA να αυτοματοποιεί τα πάντα από την παραγγελιοδοσία και παραγγελιοληψία, την παρακολούθηση και την παράδοση σε ολόκληρη την αλυσίδα εφοδιασμού και παραγωγής. Στην ουσία το BPM ακόμα αναλύει τα workflows και ανιχνεύει τα κομμάτια που επιδέχονται βελτίωση ή διασύνδεση και το BPA αναλαμβάνει στην συνέχεια το δύσκολο καθήκον του να «γίνει η δουλειά». Καλύτερα. Δηλαδή αυτόματα.

H επιτυχία των συστημάτων αυτών στον επιχειρηματικό κόσμο αντανακλά και στην εμπορική τους επιτυχία. Έτσι, σύμφωνα με την έρευνα της ResearchAndMarkets με τίτλο «Business Process Automation- Global Strategic Business Report», η παγκόσμια αγορά Business Process Automation που εκτιμήθηκε σε 14,1 δισεκατομμύρια δολάρια ΗΠΑ το έτος 2022, προβλέπεται να φτάσει στο μέγεθος των 35,5 δισεκατομμυρίων δολαρίων μέχρι το 2030, με μέσο ετήσιο αριθμό ανάπτυξης 12,2% κατά την περίοδο ανάλυσης 2022-2030. Σε αυτή την άνοδο τα on-premises BPA, προβλέπεται να καταγράψουν 9,7% μέσο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης και να φτάσουν τα 16,9 δισεκατομμύρια δολάρια ΗΠΑ μέχρι το τέλος της περιόδου ανάλυσης. Παράλληλα, λαμβάνοντας υπόψη τη συνεχιζόμενη ανάκαμψη μετά την πανδημία, η ανάπτυξη στο τμήμα του BPA που εδρεύει στο cloud αναπροσαρμόζεται διαρκώς σε ένα αναθεωρημένο μέσο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης 15,1% για τα επόμενα 8 χρόνια. Πρωταγωνίστρια δε σε αυτή την ανάπτυξη δείχνει ότι είναι και θα είναι για αρκετό καιρό ακόμα η Κίνα που παίρνει τα ηνία φυσιολογικά ως πρωτοπόρος στην κούρσα της επιχειρηματικής ανάπτυξης. Έτσι, ενώ η αγορά των ΗΠΑ εκτιμάται στα 3,8 δισεκατομμύρια δολάρια, η Κίνα προβλέπεται να αναπτυχθεί με ένα μέσο ετήσιο ρυθμό της τάξης του 16,7%, ξεπερνώντας τις ΗΠΑ στα επόμενα χρόνια. Εντός των ευρωπαϊκών συνόρων δε, πρώτη στην υιοθέτηση BPA είναι η Γερμανία με μέσο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης 8,7%. Το μοτίβο δείχνει ότι η μαζική υιοθέτηση τεχνολογιών BPA συνδέεται με την ανάπτυξη και την ανταγωνιστικότητα ακόμα και σε επίπεδο χωρών.

Σημαντικό μάλιστα είναι ότι οι περισσότερες από τις έρευνες αγοράς σημειώνουν ότι μεγάλο μέρος της διάδοσης των συστημάτων business process automation παίζουν οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις οι οποίες χάρη στη διάδοση του ψηφιακού μετασχηματισμού αλλά και την πιο προσιτή «τιμή εισόδου» των νέων διαθέσιμων ψηφιακών τεχνολογιών, βλέπουν πια σε αυτές ένα προσιτό και εύκολο εργαλείο που μπορεί όχι μόνο να αναβαθμίσει τη λειτουργία τους αλλά και να τις βοηθήσει στον ανταγωνισμό τους με μεγαλύτερους παίκτες. Κόβοντας τα επιπλέον κόστη, συνδέοντας στενότερα τους οργανισμούς τους με τους πελάτες και ενδυναμώνοντας τους εργαζόμενους τους να ξεπεράσουν επίπονες διαδικασίες και bottlenecks διαδικασιών.

Τα οφέλη του Business Process Automation
Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών προσφέρει μια πληθώρα πλεονεκτημάτων στις επιχειρήσεις, ενισχύοντας τόσο την αποτελεσματικότητα όσο και την κερδοφορία επιταχύνοντας τις κοσμικές εργασίες με ακρίβεια και σταθερότητα.

Γρήγορη αντίδραση: Ο αυτοματισμός μειώνει τον χρόνο που καταναλώνεται από μη αυτόματες διαδικασίες σε διάφορα τμήματα, όπως IT, HR και Μισθοδοσία, μετριάζοντας τις καθυστερήσεις και αυξάνοντας τη συνολική παραγωγικότητα, εξοικονομώντας το πολυτιμότερο αγαθό.
Κόστος-αποτελεσματικότητα: Η έκθεση McKinsey δείχνει ότι το 45% των τρεχουσών εργασιών πληρωμής, που κοστίζουν περίπου 2 τρισεκατομμύρια δολάρια ετησίως, θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν. Ο αυτοματισμός μειώνει τις δαπάνες ανθρώπινου κεφαλαίου και ενισχύει την παραγωγικότητα, παρέχοντας σημαντική λειτουργική εξοικονόμηση.
Ελαχιστοποιημένα σφάλματα: Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών μειώνει σημαντικά την πιθανότητα σφαλμάτων σε χειροκίνητες εργασίες, από απλή εισαγωγή δεδομένων έως περιττή εργασία, βελτιώνοντας έτσι την ακρίβεια και την ποιότητα της εργασίας.
Στρατηγική εστίαση: Ο αυτοματισμός απελευθερώνει χρόνο που αφιερώνεται σε εργασίες ρουτίνας, επιτρέποντας στους εργαζόμενους να επικεντρωθούν στη στρατηγική και τον προγραμματισμό, αυξάνοντας την παραγωγικότητα, την ικανοποίηση από την εργασία και τη διατήρηση των εργαζομένων τους οποίους η ρουτίνα των πιο βαρετών από τις διαδικασίες οδηγεί συχνά στο να αλλάζουν δουλειά.
Αυξημένη διαφάνεια: Οι λύσεις αυτοματισμού επιχειρηματικών διαδικασιών παρέχουν έναν κεντρικό χώρο όπου όλες οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες και εργασίες μπορούν να παρακολουθούνται σε πραγματικό χρόνο. Αυτό ενισχύει την ορατότητα, προάγει τη λογοδοσία και επιτρέπει την ακριβέστερη και έγκαιρη λήψη αποφάσεων.
Βελτιωμένη συμμόρφωση: Ο αυτοματισμός απλοποιεί δραματικά τη διαδικασία παρακολούθησης και τεκμηρίωσης της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς και τις εσωτερικές πολιτικές του κάθε κλάδου. Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασιών διασφαλίζουν ότι όλες οι διεργασίες εκτελούνται σύμφωνα με καθορισμένες οδηγίες και το σύστημα καταγράφει όλες τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν, διευκολύνοντας την απόδειξη της συμμόρφωσης κατά τη διάρκεια των ελέγχων.
Βελτιωμένη εξυπηρέτηση πελατών: Ο αυτοματισμός μπορεί να απλοποιήσει τις εργασίες εξυπηρέτησης πελατών, όπως την διαχείριση αιτημάτων και ερωτήσεων, την επίλυση παραπόνων και την επεξεργασία παραγγελιών. Αυτό οδηγεί σε ταχύτερους χρόνους απόκρισης, εξατομικευμένη επικοινωνία και ανώτερη εμπειρία πελάτη.
Επεκτασιμότητα: Καθώς οι επιχειρήσεις μεγαλώνουν, αυξάνεται και ο όγκος των εργασιών. Τα συστήματα αυτοματισμού επιχειρήσεων μπορούν εύκολα να κάνουν upscale και να προσαρμόζονται στα νέα μεγέθη ώστε να προσαρμοστούν στον αυξημένο φόρτο εργασίας χωρίς αντίστοιχη αύξηση στο λειτουργικό κόστος.
Αναλύσεις και αναφορές: Με την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών, η συλλογή δεδομένων γίνεται πιο γρήγορα και οι αναφορές δημιουργούνται σε πραγματικό χρόνο. Αυτό δίνει στη διοίκηση άμεση πρόσβαση σε κρίσιμες επιχειρηματικές πληροφορίες, δίνοντάς της τη δυνατότητα να λαμβάνει αποφάσεις βάσει δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορούν να παρακολουθούν την απόδοση διαφόρων επιχειρηματικών διαδικασιών, να προσδιορίζουν πρότυπα και τάσεις και να προβλέψουν μελλοντικά αποτελέσματα για να βελτιώσουν τον στρατηγικό σχεδιασμό και τις προβλέψεις.
Βελτιωμένη συνεργασία: Οι λύσεις αυτοματισμού επιχειρηματικών διαδικασιών συχνά συνοδεύονται από ενσωματωμένες δυνατότητες συνεργασίας. Διευκολύνουν τις ομάδες να συνεργάζονται σε διαφορετικά projects, να μοιράζονται πληροφορίες και να συντονίζουν τις προσπάθειες. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε βελτιωμένη επικοινωνία, καλύτερη ομαδική εργασία και αυξημένη αποτελεσματικότητα.
Βιωσιμότητα: Ο αυτοματισμός μπορεί να συμβάλει στις προσπάθειες βιωσιμότητας της εταιρείας σας μειώνοντας τη χρήση χαρτιού και την κατανάλωση ενέργειας. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν είναι μόνο πιο αποτελεσματικός αλλά και πιο φιλικός προς το περιβάλλον.

“How to” BPA
Πώς ξεκινά ένας οργανισμός το ταξίδι του προς την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών; Μπορεί να ακούγεται κλισέ αλλά το δυσκολότερο είναι η αρχή. Το πρώτο βήμα και κυρίως η κατεύθυνση προς την οποία θα γίνει αυτό. Γιατί το να ξέρεις τι να αυτοματοποιήσεις αλλάζει το παιχνίδι. Αρχικά, ένα εργαλείο BPM συνήθως προηγείται για να αναλύσει τις υπάρχουσες ροές εργασιών μιας επιχείρησης από άκρο σε άκρο. Στη συνέχεια κατηγοριοποιούνται οι ροές εργασίας που χρειάζονται τυποποίηση, είναι επαναλαμβανόμενες ή μπορούν να τις χειριστεί ένα bot και εκείνες που απαιτούν πραγματικά ανθρώπινη συμμετοχή.
Αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει ότι η αυτοματοποίηση εφαρμόζεται για να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα των λειτουργιών και όχι απλώς να αυτοματοποιηθεί για χάρη της αυτοματοποίησης με αμφίβολα αποτελέσματα.
Σε μεγάλους οργανισμούς, η αυτοματοποίηση μπορεί να φροντίζει για ροές εργασίας μεγάλου όγκου και χαμηλής αξίας. Ενώ σε μικρότερα οικοσυστήματα, η εστίαση μπορεί να είναι στενότερη — για παράδειγμα, αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τιμολογίων ή αυτοματοποίηση του μάρκετινγκ μέσων κοινωνικής δικτύωσης.

Κάθε επιχείρηση μπορεί να αναπτύξει το BPA με διαφορετικό τρόπο. Αλλά υπάρχουν μερικές συνήθεις περιπτώσεις -τα sos ας πούμε- που τείνουν να ξεχωρίζουν και να πρωταγωνιστούν σε όλες τις “to do” λίστες:

• Σύνδεση δύο ή περισσότερων συστημάτων που συνήθως κάνει ανθρώπινο χέρι
• Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών
• Κατάργηση κάθε μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων
• Δημιουργία αυτόματης ροής εργασιών έγκρισης
• Δημιουργία αναφορών ελέγχου
• Αυτοματοποίηση της πρόσβασης και της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης δεδομένων
• Ταξινόμηση και δρομολόγηση εργασιών και ερωτημάτων υποστήριξης
• Δημιουργία τακτικών αναφορών
• Βελτίωση της διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών
• Ανάλυση big data και εντοπισμός τάσεων
• Ρυθμίσεις για ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις

Η λίστα σε καμία περίπτωση δεν εξαντλεί τις όλες τις περιπτώσεις. Οι περισσότεροι καλοί πάροχοι λογισμικού αυτοματισμού επιχειρηματικών διαδικασιών προσφέρουν διάφορες ενσωματώσεις και προσαρμοσμένες επιλογές. Η πρόκληση από ένα επίπεδο business process automation και πάνω δεν είναι η ίδια η αυτοματοποίηση σε κάποιες ροές εργασίας. Αλλά η προσαρμογή των δυνατοτήτων του εκάστοτε συστήματος business process automation στις ξεχωριστές ανάγκες του κάθε πελάτη.

Έτσι και αλλιώς όμως σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό τοπίο, είναι ζωτικής σημασίας για τους οργανισμούς να καινοτομούν και να προσαρμόζονται συνεχώς για να παραμείνουν ανταγωνιστικοί. Η πορεία της αυτοματοποίησης είναι ένα βήμα προς αυτόν τον στόχο.

Ακόμα πάντως και όταν μιλάμε μια επιτυχημένη αυτοματοποίηση διαδικασιών, αυτό δεν είναι ένα γεγονός που συμβαίνει μία φορά. Απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό, εφαρμογή, παρακολούθηση και συνεχή βελτίωση. Με τη σωστή προσέγγιση και εργαλεία, η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να μεταμορφώσει σημαντικά τις δραστηριότητές και να συμβάλει στην ανάπτυξη και την επιτυχία.