Η άνοδος του «Bring Your Own Device - BYOD» αποτελεί την πιο ριζική αλλαγή που έχει γίνει στις επιχειρήσεις από την εποχή που εμφανίστηκε ο υπολογιστής.

Κάθε επιχείρηση χρειάζεται μία ξεκάθαρη πολιτική BYOD, ακόμη και αν επιλέξει να μην το χρησιμοποιήσει. Η πολιτική της πρέπει να είναι κατανοητή και εύκολο να πραγματοποιηθεί. Η αγορά των φορητών συσκευών έχει εκτιναχθεί κι έχει γίνει πλέον επικρατούσα τάση. Σχεδόν οι μισοί από τους αμερικανούς ενήλικες κατέχουν smartphone, με ακόμη μεγαλύτερα ποσοστά ανάμεσα στους πιο μορφωμένους και εύπορους. Οι δυνατότητές τους, φυσικά, είναι απεριόριστες. Για την ακρίβεια ένα «κλασικό» smartphone ή tablet έχει περισσότερες δυνατότητες απ’ ότι χρειάζεται ένας επαγγελματίας χρήστης. Ταυτόχρονα, η πρόοδος που σημειώνεται στα δίκτυα επιτρέπει στις συσκευές αυτές να συνδυαστούν με αποδοτικά προγράμματα λογισμικού που βρίσκονται στο cloud.

Η καινοτομία στο mobile επηρεάζεται πλέον περισσότερο από την καταναλωτική αγορά παρά από τις επιχειρήσεις. Το ότι οι συσκευές αυτές είναι οικονομικά προσιτές σημαίνει ότι οι καταναλωτές έχουν στα χέρια τους ιδιαίτερα ισχυρές τεχνολογίες, τις οποίες αναβαθμίζουν όλο και συχνότερα. Ετσι, ένας οργανισμός μπορεί να συμβαδίσει με την mobile τεχνολογία καλύτερα αν συγχρονιστεί με τον καταναλωτή.

Η τωρινή μορφή του BYOD στην επιχείρηση
Τα επίσημα προγράμματα BYOD είναι ένα σχετικά καινούριο και ταχέως αναπτυσσόμενο φαινόμενο. Το 2009 δεν υπήρχαν καθόλου τέτοια προγράμματα μέσα στις επιχειρήσεις, παρόλο που πάντα υπήρχαν σημαντικά ποσοστά «παράνομης» χρήσης προσωπικών συσκευών. Πλέον, τα προγράμματα αυτά υποστηρίζονται πλήρως από τη Διεύθυνση Πληροφορικής. Σε έρευνα της Gartner το 2011, διαπιστώθηκε ότι οι αμερικανοί CIOs αναμένουν το 38% των εργαζομένων να χρησιμοποιεί προσωπικές συσκευές μέχρι το τέλος του 2012. Αξίζει να σημειωθεί ότι στην Ευρώπη αναμένεται μόνο το μισό αυτό του ποσοστού – άρα βλέπουμε ότι υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα υιοθέτησης και εφαρμογής ανά περιοχή. Βέβαια, αυτά τα ποσοστά ισχύουν κυρίως για προγράμματα ΒΥΟSmartphone και BYOTablet, ενώ οι πολιτικές που υποστηρίζουν PCs είναι ιδιαίτερα σπάνιες – σήμερα εκτιμάται ότι ισχύει σε λιγότερο από το 5% των επιχειρήσεων.

Γιατί τα προγράμματα BYOD δεν μειώνουν τα κόστη;
Με το ευρύ φάσμα δυνατοτήτων που δίνουν οι φορητές συσκευές και τους αμέτρητους τρόπους που οι επιχειρησιακές διαδικασίες επαναπροσδιορίζονται, μπαίνουμε σε μία εποχή τεράστιων αλλαγών. Καθώς οι επιχειρήσεις προσπαθούν να αποκομίσουν ακόμη περισσότερες δυνατότητες από τις συσκευές mobile, τα κόστη του software, των υποδομών, της υποστήριξης και άλλων σχετικών υπηρεσιών με τον καιρό θα αυξηθούν. Αν συμπεριληφθεί και η κοινή χρήση αρχείων, οι επιχειρησιακές εφαρμογές και τα εργαλεία συνεργασίας, οι δαπάνες για την παροχή mobile υπηρεσιών θα αυξηθούν δραματικά.

Παρόλα αυτά, το BYOD δεν μειώνει τις δαπάνες: • Οταν υπάρχουν συχνά ταξίδια στο εξωτερικό, όπου οι συσκευές και οι χρεώσεις τους είναι καλύτερο να ελέγχονται από την εταιρεία. • Οταν η ολοκλήρωση των συνηθισμένων εφαρμογών mobile, χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες πλατφόρμες, είναι απαραίτητη, και όταν η επιχείρηση έχει άμεση ανάγκη για συγκεκριμένο στρατηγικό σχέδιο mobile εφαρμογών. • Σε συνεχή χρήση του Hosted Virtual Desktop (HVD), ιδιαίτερα όταν οι άδειες χρήσης εφαρμογών αυξάνονται. • Οταν υπάρχει χαμηλή αποδοχή του μοντέλου BYOD. Πρέπει να επιτευχθεί ένα συγκεκριμένο ποσοστό, διαφορετικά το πρόγραμμα δεν θα φτάσει στα επιθυμητά επίπεδα που απαιτούνται για να δικαιολογηθεί η υποστήριξη.

Εκτός από τη μείωση των δαπανών, το BYOD μπορεί να προσφέρει και άλλα οφέλη στον οργανισμό. Για παράδειγμα: • Βελτίωση της εμπειρίας του εργαζόμενου και προσέλκυση και διατήρηση νέων εργαζομένων. • Αύξηση του αριθμού των χρηστών mobile και εμφάνιση νέων ευκαιριών για εφαρμογές mobile. Ενώ τα προγράμματα opt-in συνήθως «μετακινούν» το 40% των ήδη ειδικευμένων mobile εργαζομένων στα προγράμματα BYOD, το BYOD θα μπορούσε επίσης να αυξήσει τον συνολικό αριθμό των χρηστών mobile – κατά 50% ή και περισσότερο. Ετσι, για πολλούς οργανισμούς, ο αριθμός των εργαζομένων στα προγράμματα, για τα οποία είναι υπεύθυνοι οι ίδιοι, θα είναι διπλάσιος από αυτά της εταιρείας μέσα στα επόμενα δύο χρόνια. • Το IT δεν επιβαρύνεται με τη διαχείριση των μη-στρατηγικών συσκευών, επιτρέποντας τους ήδη περιορισμένους πόρους τους να αφιερωθούν αλλού. • Υιοθέτηση νέων τεχνολογιών με μεγαλύτερη ταχύτητα.


Δαπάνες και τεχνολογίες που πρέπει να εξεταστούν
Υπάρχουν όμως πολλές πιθανές δαπάνες που πρέπει να ληφθούν υπόψιν. Ενα πρόγραμμα BYOD συνήθως απαιτεί ιδιαίτερες μεθόδους, όπως η ασφάλεια και οι μέθοδοι διανομής. Αλλες σημαντικές δαπάνες περιλαμβάνουν το HVD, αλλά και τις άδειες χρήσης του software, που μπορεί να εκτινάξουν τα έξοδα. Ενας ακόμη παράγοντας είναι οι «non-PC» συσκευές που δεν περιλαμβάνουν το συνηθισμένο πληκτρολόγιο και την οθόνη. Οι οργανισμοί πρέπει να δουν το HVD ως τακτική προσέγγισης για την παροχή εφαρμογών και όχι σαν την τελική λύση στην αναζήτηση εγγενών εφαρμογών ή εφαρμογών HTML5.

Τα διεθνή τέλη χρήσης είναι ένας ακόμη σημαντικός παράγοντας που πρέπει να εξεταστεί. Γενικότερα, οι εργαζόμενοι που ταξιδεύουν συχνά στο εξωτερικό μπορεί να επιβαρύνουν με σημαντικά έξοδα και γι’ αυτό οι εταιρείες πρέπει να διαχειρίζονται αυτά τα κόστη εκ μέρους των εργαζόμενων. Οι εταιρείες πρέπει να είναι προετοιμασμένες για τέτοια απρόοπτα κόστη και να έχουν συγκεκριμένη στρατηγική, η οποία καθιστά τον εργαζόμενο και τον manager υπεύθυνο για τις ασυνήθιστα υψηλές δαπάνες.
Φορολογία. Οι εταιρικές πολιτικές αποζημίωσης πρέπει να αναπτύσσονται σε συνεργασία με το νομικό τμήμα και το τμήμα HR της εταιρείας. Οι φορολογικές επιπτώσεις μπορεί να είναι ιδιαίτερα περίπλοκες, ανάλογα με την φορολογική δικαιοδοσία. Οι νόμοι της φορολογίας συνήθως είναι ασαφείς όσον αφορά στον διαχωρισμό μεταξύ διάφορων τύπων συσκευών, όπως κινητά τηλέφωνα, tablets ή PCs. Επίσης, μπορεί να αλλάξουν ανά διαστήματα και γι’ αυτό η πιο ασφαλής προσέγγιση είναι η αποφυγή σταθερών μισθώσεων και η προτίμηση στις αποζημιώσεις.Σε μερικές χώρες, ο καλύτερος τρόπος διαχείρισης φορολογικών ζητημάτων είναι η διαπραγμάτευση του εργασιακού συμβολαίου και η δήλωση ότι ο μισθός είναι σταθερός, αντικατοπτρίζοντας το γεγονός ότι ο εργαζόμενος θα πληρώνει για συγκεκριμένες συσκευές IT και υπηρεσίες. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι μπορεί να αφαιρέσουν το κόστος μέσω της φορολογικής τους επιστροφής.
Αλλες δαπάνες. Υπάρχει, όμως, ακόμη μία ομάδα «κρυφών» δαπανών που αξίζει να αναφερθούν ως απόρροιες. Για παράδειγμα, πρέπει οι υψηλόμισθοι εργαζόμενοι με περιορισμένη τεχνική εμπειρία να δαπανούν χρόνο επιλύοντας τα προβλήματα των συσκευών τους, αντί να χρησιμοποιούν χαμηλόμισθους τεχνικούς που μπορούν να επιλύσουν το πρόβλημα γρηγορότερα; Τέτοια ζητήματα/προβλήματα δεν έχουν εμφανιστεί στην ανάπτυξη των πρώτων προγραμμάτων BYOD, αλλά προτείνεται οι οργανισμοί να ελέγχουν τα περιστατικά που αναφέρουν οι χρήστες και να ακολουθούν ένα πρόγραμμα, υπ’ ευθύνη της εταιρείας, για εργαζόμενους που χρειάζονται ή προτιμούν περισσότερη βοήθεια.

Τι πολιτική πρέπει να ακολουθήσει η εταιρεία
Η προσέγγιση του BYOD σημαίνει ότι η επιχείρηση και ο χρήστης πρέπει να κάνουν μία νέα συμφωνία. Ο οργανισμός δίνει στον εργαζόμενο την ελευθερία να επιλέξει οποιαδήποτε κατάλληλη συσκευή και ως αντάλλαγμα, οι χρήστες συμφωνούν να «παραιτηθούν» από ένα μέρος του ελέγχου των προσωπικών τους συσκευών. Οι χρήστες έχουν την ευθύνη οι συσκευές τους να είναι κατάλληλες για την εργασία τους, να συντηρούν τις συσκευές τους και φυσικά να μην παρακάμπτουν τις πολιτικές της εταιρείας. Αποδέχονται επίσης τον κίνδυνο του remote wiping, που μπορεί να διαγράψει προσωπικά δεδομένα, καθώς και την πιθανότητα η συσκευή να «κατασχεθεί», στα πλαίσια μιας διαδικασία e-discovery. Οι προσωπικές, βέβαια, συσκευές των εργαζομένων μιας εταιρείας, ελλείψει σωστής διαχείρισης και ασφάλειας, έρχονται με πολλούς κινδύνους, όπως: • Απώλεια δεδομένων: οι οργανισμοί που έχουν επενδύσει σε λύσεις DLP – data loss prevention – αντιμετωπίζουν σοβαρά προβλήματα όταν πρέπει να εφαρμόσουν προγράμματα BYOD. Οι κατασκευαστές προγραμμάτων DLP δεν παρέχουν αρκετές λύσεις και επιλογές για tablets και smartphones και αν το DLP δεν είναι ενεργοποιημένο για τις προσωπικές συσκευές των εργαζομένων, οι χρήστες δεν θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα και τις εφαρμογές της εταιρείας. • Κακόβουλο λογισμικό: τα προσωπικά laptops που τρέχουν σε Windows κινδυνεύουν περισσότερο από κακόβουλες επιθέσεις, σε σχέση με τις συσκευές και τα laptops της εταιρείας. Φυσικά, οι επιθέσεις αυτές βάζουν σε κίνδυνο και τα OS X καθώς και τα tablets και τα smartphones.

Τέλος, η ομάδα χρειάζεται και τους κατάλληλους ανθρώπους. Αυτές οι πολιτικές πρέπει να χτιστούν λαμβάνοντας υπ’ όψιν τις φορολογικές, εργασιακές και τις επιπτώσεις στην ιδιωτικότητα. Καλό είναι να ξεκινήσουμε με μία σταθερή πολιτική που μπορεί να εφαρμοστεί παντού και να συνεχίσουμε δημιουργώντας προσαρμοσμένες εκδοχές, ανάλογα με τις περιστάσεις.

Το BYOD δεν είναι κατάλληλο για κάθε εταιρεία  και κάθε εργαζόμενο
Υπάρχουν γενικά πολλές διαφοροποιήσεις στο BYOD ανά τον κόσμο – ανάλογα με την τοποθεσία, τη βιομηχανία και την εταιρική κουλτούρα. Τα περισσότερα προγράμματα BYOD είναι opt-in, με ποσοστά αποδοχής περίπου στο 40%, αν και πολλές φορές είναι και υψηλότερα. Για την πλειοψηφία των εταιρειών, είναι δυνατό να «εξαναγκάσει» τους εργαζόμενους σε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα BYOD, χωρίς ιδιαίτερες χρηματοοικονομικές επενδύσεις – και σημαντική υποστήριξη από τα ανώτερα στελέχη. Επίσης, μέσω των «υποχρεωτικών» προγραμμάτων BYOD, μπορεί να προκύψουν νομικά και συνδικαλιστικά ζητήματα. Αναμένεται, λοιπόν, πως τα υπό την ευθύνη της εταιρείας προγράμματα και συσκευές θα παραμείνουν ως έχουν για σχεδόν όλους τους μεγάλους οργανισμούς.

Τα «μαθήματα» Πολύ συχνά, ένας οργανισμός θα κάνει ένα αποφασιστικό βήμα προς ένα πρόγραμμα που περιλαμβάνει όλες τις συσκευές, όχι μόνο smartphones και tablets, αλλά και PCs. Μερικές βιομηχανίες επηρεάζονται ιδιαίτερα από το BYOD και οι έλεγχοι ποικίλουν ανάλογα με τη βιομηχανία. Για παράδειγμα, τραπεζικοί και οργανισμοί μεταφορών τείνουν να έχουν περισσότερους περιορισμούς, με αυστηρές οριοθετήσεις του BYOD, όπως η εκπαίδευση, η λιανική πώληση και ο χώρος της υγείας.

Τι επιφυλάσσει το μέλλον
Πολύ πιθανόν τα επόμενα χρόνια να δούμε αρκετά πετυχημένα προγράμματα BYOD. Πολλές επιχειρήσεις θα επεκταθούν πέρα από τα smartphones και τα tablets και θα υιοθετήσουν προγράμματα για PCs. Η άνοδος των Ultrabooks, αλλά και άλλοι παράγοντες, θα ασκήσουν πίεση για προγράμματα PCs, αφού πολλές από αυτές οι συσκευές είναι απίθανο να υιοθετηθούν από το IT και τους χρήστες του -κερδίζοντας συνεχώς έδαφος στην αγορά. Εξαιρώντας τα PCs, είναι πιθανό οι χρήστες να ανακαλύψουν νέες χρήσεις για τις «αναδυόμενες» συσκευές, όπως έγινε και με το iPad. Για τους ευκολότερα προσαρμόσιμους οργανισμούς η μέθοδος «δοκιμάζω και μαθαίνω» θα είναι η νέα προσέγγιση στις δοκιμές και την εφαρμογή νέων συσκευών για τις επιχειρήσεις.

Βέβαια, η πρόοδος δεν θα σταματήσει στο BYO PCs. Στον ορίζοντα διαφαίνεται πλέον και το BYO IT. Εφόσον αυτές οι νέες συσκευές εισέλθουν στο παιχνίδι, οι εργαζόμενοι θα φέρνουν τις δικές τους συσκευές, καθώς και τις επαφές τους από τα κοινωνικά δίκτυα στη δουλειά τους. Παρά τις ευκαιρίες που υπάρχουν, πρέπει να περιμένουμε και εξελίξεις που θα «εξαναγκάσουν» ορισμένες εταιρείες να κινηθούν συντηρητικά. Είναι πολύ πιθανό να δούμε αναφορές διαρροών σημαντικών πληροφοριών και δεδομένων μέσω συσκευών που ανήκουν στους εργαζόμενους. Επίσης, θα προκύψουν ζητήματα ιδιωτικότητας των εργαζομένων, καθώς προσωπικά δεδομένα θα είναι ορατά στον εργοδότη. Καθώς οι εργοδότες προσπαθούν συνεχώς να προσελκύσουν περισσότερους εργαζόμενους στο BYOD, παράλληλα το βλέπουν και σαν ευκαιρία να περιορίσουν τις δαπάνες τους εις βάρος των εργαζόμενων.

Οι κρυφές δαπάνες μετατόπισης από ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα IT υποστήριξης σε πιο «πρόχειρα» προγράμματα «αυτο-προστασίας», μπορεί να οδηγήσουν σε ερωτήματα σχετικά με την εξοικονόμηση δαπανών. Το ζήτημα αυτό, βέβαια, θα συνεχίσει να βρίσκεται στην πρώτη γραμμή των Διευθυντών Πληροφορικής για αρκετό καιρό ακόμα.