Οι συζητήσεις για την αξία του IT είναι τόσο παλιές όσο το ίδιο το ΙΤ. Ωστόσο, με τη δημιουργία του TBM (Technology Business Management), ενός νέου τομέα διοίκησης που γίνεται πραγματικότητα από μια ομάδα μεγάλων πολυεθνικών εταιρειών, αυτές οι συζητήσεις θα τερματίσουν, καθώς θα γίνεται εφικτή η διαχείριση του ΙΤ σαν να ήταν μια κανονική επιχείρηση.

Οι απαιτήσεις αυξάνουν: οι CIOs μετατρέπονται σε επιχειρηματίες και καλούνται να διαχειρίζονται με μεγαλύτερη ευελιξία τις υπηρεσίες τους, να επενδύουν σε μελλοντικές τεχνολογίες, να μειώνουν τα κόστη τους και να βελτιώνουν τα αποτελέσματα της επιχείρησής τους. Μια ουτοπία κυρίως γι’ αυτούς που έχουν κουραστεί εδώ και καιρό να μιλάνε με τις ώρες για την «αξία του ΙΤ», μια ουτοπία που, ωστόσο, αποφάσισαν να κάνουν πραγματικότητα 120 μεγάλες πολυεθνικές εταιρείες.

Μέσω του Technology Business Management (TBM) δημιούργησαν έναν επιχειρηματικό τομέα management, ο οποίος επιτρέπει τη διαχείριση του ΙΤ σαν να ήταν μια κανονική επιχείρηση. Μέσω του TBM οι CIOs μπορούν να «σπάσουν» τις αποδόσεις των υπηρεσιών που προσφέρουν σε επιχειρηματικές διαδικασίες. Με αυτόν τον τρόπο μπορούν για πρώτη φορά να εκφράσουν την απόδοση των υπηρεσιών τους στη γλώσσα της επιχείρησης. Μαζί με τους εσωτερικούς τους πελάτες μοιράζουν το διαθέσιμο προϋπολογισμό σε projects και επιχειρηματικές διεργασίες, που προσφέρουν την υψηλότερη αξία, το μεγαλύτερο δυνατό ROI (Return of Investment, απόδοση της επένδυσης αν προτιμάτε).

Από Cost Center σε Business Enabler
Γνωρίζουν οι CIOs, τι ποσοστό του budget αναλώνουν για τους συναδέλφους τους στις πωλήσεις, στην ανάπτυξη προϊόντων, στο τμήμα αγορών ή στο service; Μπορούν να ποσοτικοποιήσουν πόσα ευρώ ξοδεύουν, ώστε μια συγκεκριμένη επιχειρηματική διαδικασία να εκτελείται σύμφωνα με τις προδιαγραφές; Ξέρουν τα έσοδα που φέρνει στην επιχείρηση η εκάστοτε επιχειρηματική διαδικασία με την υποστήριξη του ΙΤ; Για παράδειγμα, γνωρίζουν ποιο είναι το πραγματικό κόστος σε hardware, software και προσωπικό, αν οι πελάτες μιας εταιρείας ενοικίασης αυτοκινήτων κάνουν την κράτησή τους ηλεκτρονικά; Αρκετά δύσκολα ερωτήματα. Και για να είμαστε ειλικρινείς, δεν μπορεί να αμφισβητήσει κανείς ότι έως τώρα ήταν σχεδόν αδύνατον για τους IT Managers να συνδέσουν την απόδοση των υπηρεσιών τους με την επιχείρηση.

Ειδικά στις μεγάλες επιχειρήσεις και οργανισμούς, οι CIOs έχουν δομήσει ένα σχετικό σύστημα εξειδικευμένων αναφορών, το οποίο υποδεικνύει σε ποια συστήματα και υπηρεσίες δαπανούν το διαθέσιμο budget τους (με συγκεκριμένα ποσοστά). Συχνά, αυτές οι εκθέσεις δημιουργούνται με πολύ κόπο, συλλέγοντας πληροφορίες από ποικίλες πηγές, ενώ δεν δίνουν τις επιθυμητές πληροφορίες. Και καθώς τις περισσότερες φορές αυτές οι αναφορές είναι μονοδιάστατες, έχουν δομηθεί, για παράδειγμα, με αμιγώς οικονομικά στοιχεία, δεν επιτρέπουν την εξαγωγή έγκυρων ολιστικών συμπερασμάτων, για το πώς, δηλαδή, χρησιμοποιούνται οι πόροι του ΙΤ για να υποστηρίξουν βέλτιστα τις επιχειρηματικές διαδικασίες.

Οι απαντήσεις, ωστόσο, σε τέτοια ζητήματα, γίνονται συνεχώς όλο και πιο επιτακτικές. Οι Διευθύνσεις ζητάνε όλο και περισσότερο από το ΙΤ να ψηφιοποιήσει τις επιχειρηματικές διεργασίες και μοντέλα. Στόχος είναι, την τωρινή αξία να την κάνουν πιο ευέλικτη, ώστε να αναπτύσσονται συνεχώς ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα για την επιχείρηση. Είτε τους αρέσει είτε όχι, οι υπεύθυνοι του ΙΤ πρέπει να εγκαταλείψουν την προστασία του «μαύρου κουτιού» του τμήματός τους και να αναλάβουν το ρόλο του Business Enabler. Όποιος CIO επιμένει στη διατήρηση της αντιμετώπισης του IT ως κέντρου κόστους και προσπαθήσει να πλησιάσει το business με προσεκτικά βήματα, μπορεί να χάσει αισθητά την επικοινωνία με την επιχείρησή του. Όσο περισσότερο τα τμήματα της επιχείρησης πιστεύουν ότι δεν υπάρχει επαρκής κατανόηση για τις απαιτήσεις τους, τόσο περισσότερο θα στραφούν σε εναλλακτικές λύσεις. Στην προκειμένη περίπτωση «κουμπώνουν» τέλεια οι υπηρεσίες cloud και το consumerization του IT, τα οποία αποκτούν μια ειδική δυναμική, την οποία οι CIOs μπορούν να αντιμετωπίσουν μόνο αν έχουν πείσει την εταιρεία τους ότι μπορούν να επωμιστούν το ρόλο του Business Enabler.

To TBM θέλει κότσια
Η εξέλιξη του TBM είναι κάτι που σίγουρα δεν μπορεί να γίνει εν μία νυκτί. Και σε καμία περίπτωση δεν εξαντλείται στη δημιουργία των κατάλληλων συστημάτων ανάλυσης και καθοδήγησης. Αυτά δημιουργούν μια βασική υποδομή, η οποία μπορεί να δημιουργηθεί μέσα σε 3-6 μήνες. Χωρίς αμφιβολία, αυτά τα εργαλεία προσφέρουν την απαραίτητη διαφάνεια, ώστε να τοποθετηθούν οι σχετιζόμενες με την επιχείρηση αποφάσεις του ΙΤ σε ορθή βάση. Ωστόσο, για να μπορέσει, πράγματι, το TBM να καθιερωθεί και να εφαρμοστεί, θα πρέπει να αντιμετωπιστούν μια σειρά από οργανωτικά ζητήματα και να δοκιμαστούν στην πράξη. Για αυτή τη φάση μετασχηματισμού οι CIOs πρέπει να αναπτύξουν μια στρατηγική με ένα ξεκάθαρο πλάνο υλοποίησης.

Η υιοθέτηση μιας κουλτούρας του ΙΤ που θα επικεντρώνεται στην επιχειρηματική απόδοση των προσφερόμενων υπηρεσιών απαιτεί και … κότσια. Για να διανυθεί ήδη από την αρχή μια μεγάλη απόσταση, συστήνεται καταρχάς, να υπάρχει μεγάλη στήριξη στο θέμα της διαφάνειας και να επιτευχθούν γρήγορα αποτελέσματα μέσα από τα πιλοτικά έργα. Ουσιαστικά, το θέμα για τους CIOs είναι να μετρήσουν σχεδόν σε πραγματικό χρόνο ποιες σχετιζόμενες με την επιχείρηση διεργασίες αποδίδουν με την υποστήριξή τους και ποια περιθώρια συνεισφοράς υπάρχουν. Χρειάζεται να εφαρμοστεί ένα συνεπές πλαίσιο απόδοσης του ΙΤ και να συνδεθεί αυτό με τα επιχειρησιακά μοντέλα των υπόλοιπων διευθύνσεων. Στο πλαίσιο αυτό απαιτείται να αναπτυχθεί ένα φιλόδοξο σχέδιο, το οποίο θα προσφέρει ένα τακτικό μηνιαίο, τριμηνιαίο και ετήσιο ισοζύγιο των KPIs του IT σε σχέση με τις υπόλοιπες διευθύνσεις, σε τακτικό, λειτουργικό και στρατηγικό επίπεδο.

Βάζοντας πλάτη στην επιχείρηση
Η επίτευξη, όπως περιγράφεται παραπάνω, της διαφάνειας αποτελεί το θεμέλιο λίθο για την περαιτέρω ενσωμάτωση του TBM.Ταυτόχρονα, δίνει στους CIOs το επικοινωνιακό μέσο που χρειάζεται για να γίνει συνομιλητής σε επιχειρήματικά ζητήματα. Χάρη στο TBM οι IT Managers μπορούν να συζητήσουν το πεδίο εφαρμογής, το κόστος και την ποιότητά των υπηρεσιών τους στο επίπεδο των παραγόμενων επιχειρηματικών αγαθών. Χωρίς το ΤΒΜ, το IT εμφανίζεται στην επιχείρηση ως ένα «μαύρο κουτί», από το οποίο δεν μπορούν να βγουν επαρκή συμπεράσματα για την αποτελεσματικότητα στήριξής του στην επιχείρηση. H επιτευχθείσα διαφάνεια δεν περιορίζεται μόνο στην απεικόνιση της πραγματικής κατάστασης. Με τη διαφάνεια το ΙΤ μπορεί να περιγράψει την απόδοσή του στη γλώσσα της επιχείρησης και ως αποτέλεσμα οι διευθύνσεις των τμημάτων της επιχείρησης μπορούν να το υπολογίσουν περισσότερο στις επενδυτικές τους αποφάσεις. Το ίδιο ισχύει και για το δυναμικό εξοικονόμησης.

Μέσω του TBM, οι IT Managerς και οι επιχειρηματικοί τους συνάδελφοι αποκτούν μια, αυστηρά ορισμένη από τις επιχειρηματικές διεργασίες, άποψη για το ποια τμήματα του IT Budget πηγαίνουν στη διατήρηση του status quo και ποια στην καινοτομία. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στις διευθύνσεις των τμημάτων να δουν που κάνει το IT τις επενδύσεις του, τι ποσοστό του budget διατίθεται για την ανάπτυξη/βελτίωση των υπαρχουσών πληροφοριακών συστημάτων και τι ποσοστό πάει στην καινοτομία και στην ανάπτυξη νέων συστημάτων. Με αυτό τον τρόπο μπορούν να κατανοήσουν για πρώτη φορά τί υποστήριξη λαμβάνουν από το IT στις διεργασίες τους και τί πρόσθετη αξία αποκτούν εξαιτίας αυτής της υποστήριξης.

Έχοντας αυτή τη γνώση μπορούν να αξιολογήσουν με εγκυρότητα, το κατά πόσο αξίζει να μειωθεί το ποσοστό επένδυσης στο status quo, ώστε να αποδεσμευτούν μεγαλύτερα ποσά για την καινοτομία. Χάρη στην ταξινόμηση των επιχειρηματικών ωφελειών μπορεί να γίνει καλύτερη απόδοση των προτεραιοτήτων. Σε συνεργασία, λοιπόν, με την επιχείρηση το ΙΤ επιλέγει ακριβώς εκείνα τα έργα, τα οποία υποστηρίζουν ευρύτερα το στρατηγικό roadmap της επιχείρησης. Έτσι, το IT πετυχαίνει το στόχο του και μετατρέπεται σε Business Enabler.