Το προσκοπικό σύνθημα του «Εσω Ετοιμος» αποτελεί την τελευταία τάση στους κύκλους των CIOs που θέλουν να είναι προετοιμασμένοι για την πιθανότητα μιας νέας ύφεσης.

Για πρώτη φορά στην ιστορία του κλάδου του ΙΤ, άνω του 90% των CIOs έχουν πρόσφατη και χειροπιαστή εμπειρία στην αντιμετώπιση μιας ύφεσης. Ωστόσο, σύμφωνα με την τελευταία έρευνα της Gartner, η καλύτερη προετοιμασία επί του παρόντος, αφορά στην αντιμετώπιση της πιθανότητας μιας νέας ύφεσης εντός των επόμενων 18 μηνών. Μέσω της παρούσας μελέτης, η Gartner δεν υποστηρίζει ότι κάτι τέτοιο είναι αναμενόμενο, αλλά ότι κάθε επιχείρηση οφείλει να προγραμματίσει έναν σχεδιασμό απροόπτων.

Practice makes perfect
Μέχρι τα μέσα του 2010, οι αμφιβολίες των επενδυτών σχετικά με την υγεία της παγκόσμιας οικονομίας ήταν έντονες. Αυτό αφορούσε κατά κύριο λόγο τις Η.Π.Α. και την Ευρώπη, χωρίς να περιορίζεται όμως εκεί καθώς ελάχιστοι έμειναν ανεπηρέαστοι. Η αύξηση της ανεργίας, το κόστος αγοράς κατοικίας, η περιορισμένη πρόσβαση σε πιστώσεις, η ανησυχία ότι μια σταθερή οικονομική ανάκαμψη δεν θα είναι πιθανή μέσα στο έτος, και μια σειρά από άλλους παράγοντες, συνέβαλαν στη μείωση της αγοραστικής αυτοπεποίθησης.

Παράλληλα, καθώς ξετυλίγονταν όλα τα νέα στοιχεία, πολλοί οικονομολόγοι συνέχιζαν να υποστηρίζουν ότι από το 2010 και έπειτα θα διανύαμε μια περίοδο συντηρητικής ανάκαμψης και ανάπτυξης. Επομένως, μέσα σε ένα τόσο αβέβαιο οικονομικό κλίμα, ο καθένας οφείλει να αντιμετωπίσει τις ανησυχίες με αποφασιστικές κινήσεις. Οι CIOs ανά τον κόσμο οφείλουν να επιδείξουν σύνεση και σοφία, μέσα από τη δημιουργία νέων πλάνων για την πιθανότητα μιας νέας ύφεσης στη διάρκεια του 2010 και 2011.

Η πλεονεκτική θέση του σημερινού CIO
Τα τελευταία 20 χρόνια, οι περισσότεροι ΙΤs είχαν την καλή τύχη να εργάζονται σε περιόδους οικονομικής ανάπτυξης. Σαφέστατα υπήρξαν περίοδοι ύφεσης σε αυτό το διάστημα αλλά, από το 1990 και έπειτα, ήταν μάλλον σπάνιες οι περιπτώσεις -και με σχετικά μικρή διάρκεια. Η άφιξη της τελευταίας, όμως, μαζί με την σχετική απειρία των CIOs στην αντιμετώπιση τέτοιων περιστατικών, ανάγκασε πολλές επιχειρήσεις ΙΤ να ανταποκριθούν με σχετική καθυστέρηση.

Καθώς, όμως, οι ανησυχίες για την οικονομία δεν έχουν καταλαγιάσει, οι CIOs βρίσκονται στη γλυκόπικρη θέση του να έχουν εξαιρετική εμπειρία στην αντιμετώπιση μιας ύφεσης, αν και αυτό αποτελεί δίκοπο μαχαίρι, μιας και πρωτύτερα μπορούσαν να συγχωρηθούν εάν δεν ήταν σωστά προετοιμασμένοι. Κάτι που δεν θα μπορέσει να «περάσει» για δεύτερη φορά.

Προτεινόμενα βήματα για τους CIOs
• Συνεργασία με τα υψηλόβαθμα στελέχη. Σύμφωνα με τα όσα διδάχθηκαν κατά τη διάρκεια της ύφεσης, τα υψηλόβαθμα στελέχη θα πρέπει και πάλι να λάβουν αμέτρητες αποφάσεις για να ελαχιστοποιήσουν τις επιπτώσεις μιας ενδεχόμενης νέας ύφεσης. Καθώς η πλειοψηφία των κυβερνητικών αποφάσεων ανακοινώνονται αρκετά αργότερα από το ξεκίνημά της ύφεσης, οι CIOs πρέπει να επιμείνουν, ώστε να πιέσουν τα υψηλόβαθμα στελέχη της εταιρείας τους να επέμβουν, προκειμένου να ορισθούν οι συντεταγμένες της αντιμετώπισης προτού πανικοβληθούν οι πελάτες, οι πάροχοι, οι αγορές, κ.α..

• Επικέντρωση στο τρέχον έτος. Οπως παρατηρείται κατά τη διάρκεια της ύφεσης, όταν τα επίπεδα εσόδων αρχίζουν να πέφτουν, τα στελέχη συνήθως αναζητούν γρήγορες κινήσεις μείωσης κόστους. Η παύση ή και η ακύρωση των έργων που έχουν ήδη ξεκινήσει, καθώς και τα έργα που απαιτούν πολυετή μεταμόρφωση, είναι αυτά τα οποία δεν πρέπει να αγγίξουν. Η μακροπρόθεσμη ζημιά δεν θα εξισορροπηθεί μέσα από τις βραχυπρόθεσμες μειώσεις. Το καλύτερο μέρος για να αναζητήσετε κέρδη και μειώσεις είναι με τα έργα που ακόμη δεν έχουν εγκριθεί ή δεν έχουν ξεκινήσει. Για να μειώσετε έξοδα γρήγορα, επικοινωνήστε με την ηγεσία όσον αφορά το ποια προγραμματισμένα και εγκεκριμένα έργα ΙΤ μπορούν να αναβληθούν, και ποια να ακυρωθούν ολοκληρωτικά.

• Προσοχή στην επόμενη χρονιά ύφεσης. Φυσικά, η διαδικασία λήψης αποφάσεων για τον καθορισμό των έργων που θα αναβληθούν ή θα ακυρωθούν, πρέπει να περιλαμβάνει μια εκτίμηση των όρων συμβολαίου ή τους όρους που προβλέπουν οι συμφωνίες με προμηθευτές hardware, software και υπηρεσίες.

• Χρήση μηδενικού budgeting για τα έργα. Καθώς οι CIOs ξεκινάτε την προετοιμασία του budgeting για το 2011, προτείνετέ την υιοθέτηση μηδενικού budgeting για τα νέα έργα του 2011. Πολύ πριν ξεκινήσετε την εκτέλεση των έργων, αξίζει να προτείνετε εμφατικά στην ηγεσία ότι όλα τα εταιρικά στελέχη πρέπει να υπογράψουν έγγραφα που δείχνουν την κατανόηση και έγκριση των ακολούθων:
1. Tα one-time έξοδα που θα χρειαστούν για την εφαρμογή των έργων του 2011.
2. Τα επαναλαμβανόμενα ετήσια κόστη που απαιτούνται για τη συντήρηση αυτών των έργων, αφού ολοκληρωθούν.

• Χρήση μηδενικού budgeting για τις υπάρχουσες εφαρμογές. Συνθέστε μια απογραφή των υφιστάμενων εφαρμογών που συντηρούνται από το προσωπικό ΙΤ, και πραγματοποιήστε μια λογική εκτίμηση του ετήσιου κόστους για τη συντήρηση κάθε εφαρμογής. Αφού τα υπολογίσετε, ζητήστε από τα στελέχη της μονάδας σας να υπογράψουν ένα έγγραφο που επιβεβαιώνει την κατανόηση του ετήσιου κόστους για την επίβλεψη και συντήρηση αυτών των εφαρμογών.

Πάρτε «ομπρέλα»
Κατά τη διάρκεια του 2010 και του 2011, οι περισσότεροι CIOs δεν θα έχουν προετοιμάσει μια στρατηγική για την πιθανότητα μιας ακόμη ύφεσης. Προτού ξεκινήσετε οτιδήποτε, δώστε έμφαση στις συζητήσεις για τις επενδύσεις του νέου έτους. Σχεδιάστε τη στρατηγική σας, και έπειτα μπορείτε να ελπίζετε ότι δεν θα χρειαστεί ποτέ να την εφαρμόσετε.

Επιπλέον μέτρα
• Υποστηρίξτε οποιεσδήποτε προσπάθειες μπορεί να επιφέρουν σημαντικές μειώσεις εξόδων το 2010 και το 2011.
• Προτείνετε στα ανώτατα στελέχη να εγκρίνουν μόνο αυτά τα έργα που θα βελτιώσουν το εισόδημα της επιχείρησής σας.
• Κατά τη διάρκεια του υπόλοιπου 2010, και καθ’ όλο το 2011, βεβαιωθείτε ότι η ηγεσία γνωρίζει το βάρος των έργων ΙΤ όσον αφορά τα κόστη.
• Προτείνετε στα ανώτατα στελέχη που αναζητούν νέες εφαρμογές το 2010 και το 2011 ότι πρέπει πρώτα να αναγνωρίσουν ποιες από τις παρούσες εφαρμογές τους μπορούν να «παροπλιστούν».
• Συνθέστε μια λίστα όλων των έργων του 2010 και του 2011 που θεωρείτε ότι είναι υποψήφια για αναβολή ή ακύρωση.
• Στοχεύστε στον «παροπλισμό» του 20% όλων των υφιστάμενων εφαρμογών.