Το παρόν οικονομικό κλίμα ίσως αποτελεί πρόσφορο έδαφος για αλλαγές που θα επιταχύνουν την ανάπτυξη του τμήματος ΙΤ και θα βελτιώσουν το κύρος του CIO.

Οι απρόβλεπτες αλλαγές μπορούν να προσφέρουν νέες ευκαιρίες στους CIOs. Οι απαιτήσεις του ρόλου τους είναι πολλές αλλά, σύμφωνα με μια νέα έρευνα της Gartner, ο CIO μπορεί να επιλέξει να δώσει έμφαση σε κάποια σημεία-κλειδιά και να επηρεάσει την άποψη μιας εταιρείας για το τμήμα Πληροφορικής ενώ, παράλληλα, συμμετέχει στην επιχειρηματική ανάπτυξη.

Αποδοτικότερες συνεργασίες
Ενας σημαντικός παράγοντας επιτυχίας για τους CIOs είναι το να δημιουργήσουν ένα περιβάλλον οπού το προσωπικό λύνει προβλήματα για αυτούς. Οι CIOs πρέπει να βρουν την ισορροπία ανάμεσα στο να εμπλέκονται πάρα πολύ και όχι αρκετά. Πρέπει να αποφύγουν το micromanagement και να προσχωρήσουν στο macroleadership. Αυτό απαιτεί από τους CIOs να εκπαιδεύουν συνεχώς το προσωπικό τους – αντί, λόγου χάρη, να τους λένε πώς να λύσουν ένα πρόβλημα, θα πρέπει να τους καθοδηγούν, μέσω ερωτήσεων, στη λύση.

Ο επιτυχημένος CIO είναι αυτός που δίνει έμφαση στο «τι» και ζητά από το προσωπικό να βρουν το «πώς». Το «τι» θα μπορούσε, λόγου χάρη, να αφορά στο διαθέσιμο χρόνο ή πόρους – αλλά το «πώς» αφορά στους τρόπους επίλυσης που θα επιλέξει το προσωπικό Πληροφορικής.

Δημιουργήστε ένα PMO
Οταν έρχεται η στιγμή να φτιάξουν ένα Γραφείο Διαχείρισης Εργων (PMO), όλοι οι CIOs αγωνίζονται να δικαιολογήσουν τις επενδύσεις τους και να διασφαλίσουν τους πόρους για ένα νέο κέντρο απόδοσης. Ενα PMO συνήθως δημιουργείται για να λύσει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα – γενικώς, την ανικανότητα του τμήματος ΙΤ να παραδίδει IT projects στην ώρα τους και σύμφωνα με το budget.

Ο ηγέτης του PMO θα αναλάβει την ηγεσία της ομάδας, την εκπαίδευση και ανάπτυξη ικανοτήτων, την ευθύνη για την επιλογή και εφαρμογή μέσων PPM, το σχεδιασμό και ανάπτυξη μεθοδολογιών PMO, καθώς και τον έλεγχο ποιότητας για προγράμματα και projects. Οπως σημειώνει η έρευνα της Gartner, έχουμε δει επανειλημμένα τα πλεονεκτήματα που αποκομίζουν τα τμήματα όταν ανακτούν τον έλεγχο των κακοδομημένων projects και του κακού σχεδιασμού – γι’ αυτό και οι CIOs οφείλουν να αρπάξουν την ευκαιρία να ξεκινήσουν ένα PMO.

Ανάπτυξη και καινοτομία μέσω του outsourcing
Το outsourcing υπηρεσιών Πληροφορικής έχει εξελιχθεί σε ένα πολύ στρατηγικό εργαλείο, και η παρούσα οικονομική ύφεση έχει ωθήσει πολλές εταιρείες σε αυτή την επιλογή. Πολλοί CIOs έχουν, όμως,  περιορισμένη εμπειρία με το outsourcing. Επομένως, προτού βρεθούν χαμένοι σε αυτό το «μονοπάτι», οφείλουν να κάνουν τις ακόλουθες ερωτήσεις στον εαυτό τους:
1. Ποιες είναι οι διαδικασίες, τα συστήματα και οι ικανότητες που θα αναδειχθούν σε άκρως σημαντικές για τη μελλοντική επιτυχία της επιχείρησης;
2. Τι μπορεί να αποκτηθεί σε χαμηλό κόστος χωρίς να επηρεάσει αρνητικά την επιχείρηση;
3. Ποιοι είναι οι βασικότεροι ανταγωνιστικοί διαφοροποιητές της επιχείρησης;
4. Πως μπορούν οι επενδύσεις τόσο στο business όσο και στο ΙΤ να επιφέρουν τη διάκριση;

Οπως τονίζει η έρευνα της Gartner, ενώ τα «Old Age» economics αντάμειβαν τα τμήματα που είχαν αποτελεσματική παραγωγή, σήμερα με τα «New Age» economics πολλές εταιρείες έχουν πετύχει χαμηλά έξοδα μέσω του outsourcing. Ωστόσο, οι καινοτομίες δεν θα επιτευχθούν απλώς από αυτούς που γνωρίζουν πώς να κάνουν σωστούς υπολογισμούς, αλλά από τις εταιρείες που θα καταφέρουν παράλληλα να καινοτομήσουν. Με άλλα λόγια, οι επιτυχημένες εταιρείες θα είναι αυτές που θα εξασφαλίσουν λειτουργική απόδοση, ενώ εφαρμόζουν καινοτομίες με ταχύτητα.

Δείτε τα σχεδιαγράμματα με τα αποτελέσματα (αρχείο pdf)

Η διαχείριση της καλής επικοινωνίας
Ο CIO πρέπει να είναι καλός στην επικοινωνία για να μπορεί: α. να μεταφράζει τα τεχνικά και επιχειρηματικά θέματα, β. να εξηγεί γιατί οι στόχοι είναι σημαντικοί, γ. να παρασύρει άλλα τμήματα σε συνεργασία, δ. να συνενώνει τις λειτουργίες των projects ανάμεσα στα διάφορα τμήματα, και ε. να παρέχει κίνητρα μέσω ενός οράματος και ενός στόχου κατά τη διάρκεια δύσκολων καιρών. Οπως τονίζει η Gartner, υπάρχουν τρία επίπεδα εξέλιξης για τον CIO – δημοσιοσχεσίτης, διαμεσολαβητής και account executive.

Επίπεδο 1ο: Δημοσιοσχεσίτης – Διευκρίνιση των Υπηρεσιών
– Οι CIOs αντιπροσωπεύουν το τμήμα Πληροφορικής στους εσωτερικούς πελάτες με στόχο να τεθούν συγκεκριμένες προσδοκίες και να λυθούν οι ασυνενοησίες που προκύπτουν κατά τις διαπραγματεύσεις.
– Εξηγούν με σαφήνεια το χαρτοφυλάκιο υπηρεσιών του τμήματος ΙΤ, τις επιδόσεις τους και τις διαδικασίες αίτησης υπηρεσιών.

Επίπεδο 2ο: Διαμεσολαβητής – Αντίληψη της Ζήτησης
– Οι CIOs αναγνωρίζουν τις παρούσες και συνεχείς ανάγκες, τις αναφέρουν στο τμήμα ΙΤ και διευκολύνουν τις λύσεις προσφοράς και ζήτησης των προϊόντων και υπηρεσιών Πληροφορικής.
– Κατανοούν σωστά το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει το τμήμα ΙΤ, μπορούν να διαπραγματευτούν την καλύτερη δυνατή διαχείριση του χαρτοφυλακίου υπηρεσιών και προϊόντων, και γνωρίζουν πού χρειάζονται νέες υπηρεσίες και προϊόντα.
– Βοηθούν την επιχείρηση να κατανοήσει ποια είναι τα εφικτά επίπεδα υπηρεσίας και τεχνολογίας σύμφωνα με το ποσό που είναι διατεθειμένοι να ξοδέψουν.

Επίπεδο 3ο: Account Executive – Σχηματοποίηση της Ζήτησης
– Οι CIOs είναι άριστα εξοικειωμένοι με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες του τμήματος ΙΤ, καθώς και του επιπέδου των υπηρεσιών, την τιμολόγηση και τις διαδικασίες επαυξήσεων.
– Βοηθούν τους πελάτες να κατανοήσουν τις υπάρχουσες λύσεις και ικανότητες, αναγνωρίζουν νέες ανάγκες και συντονίζουν την ανταπόκριση του τμήματος ΙΤ σε αυτές τις νέες ανάγκες.
– Είναι εξουσιοδοτημένοι να αυξήσουν την απόδοση προκειμένου το τμήμα ΙΤ να λύσει προβλήματα.

Συμπεράσματα
Σε καιρούς λιτότητας, οι CIOs πρέπει να έχουν αμείλικτη εστίαση στο ρόλο τους. Οι λανθασμένες επενδύσεις τώρα, θα μπορούσαν να οδηγήσουν τα τμήματά τους σε μεγαλύτερα ρίσκα, επομένως πρέπει να ακολουθήσουν τις εξής αρχές:

  • Να δώσουν έμφαση στη δημιουργία ομάδων, να προσφέρουν ευκαιρίες ανάπτυξης σε θέματα καριέρας και επαγγελματισμού και να αναγνωρίζουν ικανότητες. Η εργασιακή ικανοποίηση είναι πρωταρχικό κίνητρο για το τμήμα Πληροφορικής.
  • Να προσφέρουν εργασιακή ευελιξία – λόγου χάρη, να επιτρέπουν την εργασία εξ αποστάσεως όταν εξυπηρετεί τον εργαζόμενο και την εταιρεία.
  • Να χτίσουν τις ικανότητες της ομάδας τους που θα τους διαφοροποιήσουν από τον ανταγωνισμό και θα τους βοηθήσουν να υπερπηδήσουν τα εμπόδια.
  • Να κάνουν τα πρώτα βήματα προς τη δομή ενός PMO. Ενας ηγέτης PMO θα αναλάβει την ανάπτυξη των πλαισίων εργασίας και των μέσων διαχείρισης έργου.
  • Να αναγνωρίσουν ότι δεν μπορούν να τα κάνουν όλα. Πρέπει να ξεκινήσουν το outsourcing δραστηριοτήτων.
  • Να σιγουρευτούν για τις προτεραιότητές τους και να τις κάνουν γνωστές με σαφήνεια. Οταν υπάρχουν λιγοστοί πόροι, είναι σημαντικό να δίνεται έμφαση στα σωστά πράγματα.