Η μετάβαση σε ένα σύστημα cloud ERP πρέπει να γίνει με προσεκτικά βήματα, αναλύοντας όλες τις προκλήσεις και δυνατότητες που υπάρχουν. Άλλωστε, ένα αποτελεσματικό και άρτια υλοποιημένο cloud ERP μπορεί να αποτελέσει την επόμενη μεγάλη ευκαιρία για το ΙΤ, ώστε να βελτιώσει αποτελεσματικά και με ελάχιστο κόστος τις δραστηριότητες της επιχείρησης.

Οι επιχειρήσεις βρίσκονται υπό συνεχή πίεση λόγω των εξελισσόμενων τεχνολογιών, των εναλλασσόμενων αναγκών και προσδοκιών πελατών και εργαζομένων, αλλά και της ανάγκης να ανταγωνιστούν σε μια όλο και πιο περίπλοκη παγκόσμια οικονομία. Για να ανταποκριθούν επαρκώς στις απαιτήσεις αυτές, οι επιχειρήσεις προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν την τεχνολογία ως μέσο για να θεμελιώσουν νέες και καινοτόμες προσεγγίσεις στις δραστηριότητές τους. Το cloud αποτελεί βασικό κομμάτι της στρατηγικής αυτής για τις περισσότερες εταιρείες και, ταυτόχρονα, υποστηρίζει άλλες βασικές τεχνολογίες, όπως το mobility και τα συστήματα υποστήριξης και συνεργασίας. Η επιλογή ενός public, private ή hybrid cloud αποτελεί στρατηγική επιχειρησιακή απόφαση και πρέπει να γίνει πολύ προσεκτικά. Υπάρχουν οφέλη, κόστη και κίνδυνοι, καθώς και ρυθμιστικά ζητήματα και ζητήματα συμμόρφωσης που μπορεί να ποικίλουν ανάλογα με τη βιομηχανία. Όταν οι εταιρείες εξετάζουν το cloud, υπάρχουν πολλοί παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν την απόφασή τους να «μετακινήσουν» όλες ή κάποιες από τις εφαρμογές σε ένα public cloud.

Οι κυριότεροι είναι η πρόσβαση στο νεότερο λειτουργικό όσο το δυνατόν ταχύτερα, η αύξηση των εσόδων μέσω νέων προϊόντων και υπηρεσιών, η βελτίωση της χρήσης των πόρων, η μείωση του συνολικού προϋπολογισμού του IT και η παροχή μεγαλύτερου ελέγχου στις διαφορετικές επιχειρησιακές μονάδες για την επιλογή λύσεων IT. Και ενώ αυτοί οι παράγοντες «επηρεάζουν» τις εταιρείες όλων των μεγεθών, υπάρχουν ορισμένες διαφορές που διακρίνουν τις εταιρείες διαφορετικών μεγεθών αναφορικά με την υιοθέτηση λύσεων cloud ERP. Cloud ERP ναι, αλλά πότε;

Αντί να επιλέγουν μια συγκεντρωτική στρατηγική αντικατάστασης, πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν να μεταβούν σταδιακά (ανά τμήμα, ανά οργανισμό ή ανά θυγατρική), λειτουργώντας σε ένα υβριδικό περιβάλλον για ένα χρονικό διάστημα. Η προσέγγιση αυτή επιτρέπει περισσότερη ευελιξία στην ιεράρχηση των διαφορετικών επιχειρησιακών τομέων που μπορεί να αποφέρουν μεγαλύτερα οφέλη, ενώ παράλληλα συνεχίζεται η χρήση των αρχικών συστημάτων για την επαρκή και ορθή λειτουργία των τωρινών επιχειρηματικών αναγκών. Ο ακριβής συνδυασμός υβριδικών εφαρμογών (ποιες εφαρμογές μετακινούνται πρώτα, γιατί και με ποια σειρά), ποικίλει ανάλογα με την εκάστοτε εταιρεία.

Η κατάσταση στις μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις είναι κάπως διαφορετική από αυτή των μεγάλων επιχειρήσεων, όχι επειδή οι επιχειρησιακές τους ανάγκες διαφέρουν ιδιαίτερα, αλλά λόγω του ότι οι πόροι των μεσαίων επιχειρήσεων είναι περιορισμένοι σε σχέση με αυτούς των μεγαλύτερων. Κατά την επιλογή ενός συστήματος cloud ERP, πολλές μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις βλέπουν τεράστια οφέλη από την υιοθέτησή του. Τα κυριότερα από αυτά είναι η μη αναγκαιότητα ακριβού εξοπλισμού και λογισμικού για την υποστήριξη των νέων συστημάτων, ενώ δεν υπάρχει η ανάγκη εξειδικευμένου προσωπικού για τη συντήρηση των υποδομών εφόσον βρίσκεται σε λειτουργία.

Προκλήσεις και ευκαιρίες
Η μετάβαση σε ένα σύστημα cloud ERP δεν έχει μόνο οφέλη, αλλά και προκλήσεις που πρέπει να αντιμετωπιστούν προσεκτικά. Ανάλογα με τους επιχειρησιακούς στόχους μιας εταιρείας, υπάρχουν και ευκαιρίες για τη βελτιστοποίηση της αξίας ενός τέτοιου συστήματος με πολλούς τρόπους. Κατά την επιλογή του συστήματος, οι εταιρείες πρέπει να πάρουν στρατηγικές αποφάσεις και να αξιολογήσουν συγκεκριμένα κριτήρια. Πιο συγκεκριμένα, οι εταιρείες έχουν πολλά στοιχεία προς εξέταση στη διάθεσή τους όταν επιλέγουν ένα μοντέλο ανάπτυξης, ακόμη και μετά την επιλογή μίας λύση cloud αντί μιας παραδοσιακής.

Παράλληλα, οι εταιρείες είναι ιδιαίτερα επιφυλακτικές και ανήσυχες σχετικά με το public cloud, κυρίως αναφορικά με την ασφάλεια των δεδομένων τους, τα ζητήματα συμμόρφωσης, το γεγονός ότι το cloud δεν μπορεί να υποστηρίξει απαιτήσεις λειτουργίας και απόδοσης σημαντικών εφαρμογών, καθώς και λόγω ζητημάτων διακυβέρνησης του IT και της «ανωριμότητας» του cloud, ως νέα τεχνολογία. Οποιοδήποτε μοντέλο ανάπτυξης και να επιλέξει μια εταιρεία υπάρχουν τόσο οφέλη όσο και προκλήσεις, τις οποίες πρέπει να διαχειριστεί, να εξετάσει και να αξιολογήσει, δεδομένων των δικών της επιχειρησιακών αναγκών, των ρυθμιστικών απαιτήσεων, των κινδύνων και των αναγκών της.

Cloud ERP σημαίνει εκσυγχρονισμός
Τα συστήματα ERP αποτελούν τη ραχοκοκαλιά πολλών οργανισμών, βοηθώντας τους να διαχειριστούν τους λογαριασμούς τους, τις διαδικασίες προμηθειών, τα projects και πολλά ακόμη. Για πολλές Διευθύνσεις Πληροφορικής, τα συστήματα ERP συχνά σημαίνουν ακριβές και χρονοβόρες διαδικασίες που μπορεί να απαιτούν συγκεκριμένο εξοπλισμό ή επενδύσεις σε υποδομές. Η έλευση του cloud και του software-as-a-service (SaaS) βρίσκονται στην πρώτη γραμμή της μετάβασης στις νέες επιχειρηματικές δράσεις των εταιρειών που εξετάζουν το ERP. Η μετάβαση του ERP στο cloud επιτρέπει στις επιχειρήσεις να απλοποιήσουν τις τεχνολογικές τους απαιτήσεις και να δουν ταχύτερα την απόδοση της επένδυσής τους.

Σύμφωνα, άλλωστε, με έρευνα που διεξήγαγε η εταιρεία McGladrey, το 54% των συμμετεχόντων δήλωσαν ότι η αλλαγή ή αναβάθμιση των τωρινών εφαρμογών αποτελεί το πιο χρονοβόρο έργο του ERP. Ωστόσο, με την ανάπτυξη του ERP, οι επιχειρήσεις βλέπουν χαμηλότερα κόστη υποστήριξης και μηδενικά κόστη συντήρησης ή αναβαθμίσεων. Οι σουίτες cloud ERP έχουν πλέον ωριμάσει και προσφέρουν τις ίδιες παροχές και λειτουργικότητα με τα on-premise συστήματα. Επιπλέον, το μοντέλο cloud μπορεί πολύ εύκολα να επιτρέψει την ενσωμάτωση άλλων βασικών τεχνολογιών, όπως το mobility, τα συστήματα λήψης αποφάσεων και τα συστήματα συνεργασίας.

Υπάρχουν εκτενή στοιχεία ότι οι οργανισμοί κινούνται προς τα συστήματα αυτά. Σύμφωνα με έρευνα της Aberdeen Group το 2013, ενώ πολλές επιχειρήσεις ακόμη εξαρτώνται από τα on-premise συστήματα ERP, οι πιο «προνοητικοί» οργανισμοί εκμεταλλεύονται τα οφέλη του cloud. Μεταξύ των οργανισμών που η Aberdenn αναγνωρίζει ως “best in class”, το 26% πλέον χρησιμοποιούν λύσεις cloud ERP. Σημειώνεται ότι οι οργανισμοί αυτοί επέλεξαν τις λύσεις cloud ERP λόγω των ωφελειών που παρέχουν τόσο στη Διεύθυνση Πληροφορικής όσο και στην επιχείρηση, ενώ παράλληλα ενσωμάτωσαν τις cloud-based λύσεις ως μέρος της στρατηγικής τους για να διανείμουν έναν ταχύτερο, οικονομικά αποδοτικό τρόπο να ενδυναμώσουν τις βασικές τους λειτουργίες.

Πράγματι, υιοθετώντας, σήμερα, μια λύση cloud ERP δεν σημαίνει πως ούτε οι ανάγκες του IT ούτε αυτές τις επιχείρησης πρέπει να συμβιβαστούν για εφαρμογές ή υποδομές που είναι ατελείς ή έχουν έλλειψη βασικών χαρακτηριστικών. Οι σύγχρονες εφαρμογές cloud ERP παρέχουν μία ενσωματωμένα εργαλεία συνεργασίας και σχετικά analytics για την υποστήριξη της λήψης αποφάσεων σε πραγματικό χρόνο, πολύ σημαντική παράμετρο στο σημερινό ταχέως κινούμενο επιχειρησιακό περιβάλλον.

Μια σύγχρονη πλατφόρμα cloud είναι ευέλικτη, αξιόπιστη και ασφαλής, ώστε οι οργανισμοί να «κυνηγήσουν» τις ευκαιρίες ανάπτυξης με αυτοπεποίθηση. Επιπλέον, απλοποιεί, τυποποιεί και αυτοματοποιεί τις επιχειρησιακές διαδικασίες – βοηθώντας τους οργανισμούς να εκμεταλλευτούν πλήρως τις ευκαιρίες ανάπτυξης, ενώ παράλληλα δίνει τη δυνατότητα στους εργαζόμενους να συνεργαστούν, να αναλύσουν και να επιταχύνουν τη βελτίωση της απόδοσή τους. Τέλος, μειώνει τα κόστη και κάνει «εξυπνότερη» χρήση των «δυσεύρετων» πόρων του IT ώστε οι εργαζόμενοι να επικεντρωθούν στην καινοτομία.

Αντιμετωπίζοντας τα εμπόδια
Λόγω του ότι οι υπηρεσίες cloud ERP είναι ακόμη σε πρώιμο στάδιο και η «ωριμότητά» τους ανησυχεί τους CIO, ορισμένες εταιρείες παραμένουν επιφυλακτικές στην υιοθέτησή τους. Αλλες σημαντικές ανησυχίες αφορούν την περιορισμένη λειτουργικότητα και παραμετροποίηση, καθώς και ο κίνδυνος των δεδομένων. Περιορισμένη λειτουργικότητα και διαθεσιμότητα: μέχρι τώρα, οι πάροχοι συστημάτων cloud ERP εστίαζαν στη διανομή βασικών λειτουργιών ERP. Πλέον, συνεχίζονται οι επενδύσεις σε ανάπτυξη νέων λειτουργιών, όπως στατιστικές προβλέψεις, λειτουργίες social media και διαχείριση παραγωγής, ωστόσο οι παροχές αυτές δεν καταφέρνουν να συμβαδίσουν με την προηγμένη λειτουργικότητα των παραδοσιακών on-premises συστημάτων ERP. Επιπλέον, οι εφαρμογές cloud προς το παρόν είναι περιορισμένες σε συγκεκριμένες τοποθεσίες, εν μέρει λόγω του ότι δεν μπορούν ακόμη να υποστηρίξουν τις απαιτήσεις χρηματοοικονομικής πληροφόρησης κάθε περιοχής όπου μια εταιρεία μπορεί να δραστηριοποιείται.

Μειωμένη προσαρμογή και ενσωμάτωση: συγκριτικά με τα παραδοσιακά on-premises συστήματα, οι λύσεις cloud συνήθως παρέχουν περιορισμένη γκάμα επιλογών διαμόρφωσης. Αυτό κάνει τις λύσεις cloud κατάλληλες για εταιρείες που χρησιμοποιούν ιδιαίτερα τυποποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες σε τομείς όπως είναι οι πωλήσεις και οι αγορές. Το cloud ERP μπορεί να μην μπορεί να διαχειριστεί τις ανάγκες εταιρειών που είτε διαθέτουν ιδιαίτερα τυποποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες ή ιδιαίτερα ανεπτυγμένες αρχιτεκτονικές εφαρμογών (όπως αυτές που αφορούν πολλαπλά σημεία ένταξης σε μια ποικιλία legacy συστημάτων IT, ιδιαίτερα προσαρμοσμένο λογισμικό, ή packaged λογισμικό).

Αντιληπτοί κίνδυνοι δεδομένων: οι εταιρείες που επιλέγουν ένα σύστημα cloud ERP πρέπει να μπορούν να εμπιστευθούν στον εξωτερικό πάροχο τα εταιρικά τους δεδομένα, όπως οικονομικά στοιχεία ή παραγγελίες πελατών, όπου μπορεί να «συνυπάρξουν» με δεδομένα άλλων πελατών. Κάποιοι πάροχοι cloud έχουν επενδύσει σε state-of-the-art συστήματα ασφαλείας που πολλές φορές ξεπερνούν σε ασφάλεια τις on-premises και hosted λύσεις. Επιπλέον, μερικοί μπορούν να εγγυηθούν ότι τα δεδομένα θα παραμείνουν αποθηκευμένα σε συγκεκριμένη τοποθεσία και συγκεκριμένο κέντρο δεδομένων.

Η αντίσταση του οργανισμού: οι Διευθύνσεις Πληροφορικής των περισσότερων εταιρειών έχουν ήδη αναπτύξει τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη λειτουργία ενός περιβάλλοντος ERP, συμπεριλαμβανομένων της φιλοξενίας του κέντρου δεδομένων, υποστήριξης, συντήρησης και συνεχιζόμενης ανάπτυξης εφαρμογών. Οπως κάθε άλλη απόφαση outsourcing, έτσι και η μετάβαση του ERP στο cloud μπορεί να δημιουργήσει σημαντικές «διαταραχές» στον οργανισμό που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Οι Διευθύνσεις Πληροφορικής που δεν έχουν εξοικειωθεί με την κουλτούρα του outsourcing από άλλα έργα, είναι πιθανό να αισθανθούν ότι «απειλούνται» από την ιδέα του ERP στο cloud.

Και από ασφάλεια;
Οι Διευθυντές Πληροφορικής πρέπει να επαναξιολογήσουν το πώς ταξινομούν τις εφαρμογές και τα δεδομένα βάσει του επιπέδου του κινδύνου που διατρέχουν, να προσδιορίσουν τις απαιτήσεις ασφαλείας τους και τους ελέγχους που απαιτούν για τη διαχείριση των κινδύνων και να κατανοήσουν την ικανότητα των παρόχων υπηρεσιών cloud να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις ασφαλείας. Παρόλο που οι λύσεις cloud ERP προσφέρουν ξεκάθαρα πλεονεκτήματα όσον αφορά στην επιχειρησιακή συνέχεια και το disaster recovery, οι εταιρείες θα πρέπει να συνεχίσουν να διεξάγουν συνεχείς ελέγχους για να εξασφαλίσουν ότι οι λύσεις cloud ανταποκρίνονται στις ανάγκες τους. Επομένως, οι λύσεις cloud μπορεί και να «αναγκάσουν» τις εταιρείες να δώσουν μεγαλύτερη προσοχή στην εξασφάλιση «επιπλέον» δικτύου για την παροχή συνεχούς πρόσβασης σε περίπτωση κάποιας διακοπής.

Τώρα είναι η ώρα
Τα τελευταία χρόνια, και για πολλούς λόγους που ποικίλουν από οικονομικούς μέχρι διαθεσιμότητας των προϊόντων, πολλές Διευθύνσεις Πληροφορικής εξετάζουν τις υπηρεσίες cloud ERP ως την επόμενη μεγάλη ευκαιρία για να βελτιώσουν τις δραστηριότητες της επιχείρησης. Το cloud ERP έχει αναδειχθεί σε μια ευέλικτη και προσαρμόσιμη λύση – βασικοί παράγοντες επιλογής μιας λύσης στο σημερινό ανταγωνιστικό περιβάλλον. Μια επιχείρηση που θέλει να παραμείνει ανταγωνιστική και να «εξάγει» τη μέγιστη αξία από τα συστήματά της «επιβάλλεται» να εξετάσει το cloud ERP και το πώς μπορεί αυτό να ενσωματωθεί στη στρατηγική «εκμοντερνισμού» του IT και μεγιστοποίησης της επιχειρησιακής της. Η αξιολόγηση αυτή είναι απαραίτητη σε μια σύγχρονη αναπτυσσόμενη επιχείρηση εν μέσω ενός ταχέως εναλλασσόμενου επιχειρηματικού περιβάλλοντος.

Οι υπηρεσίες cloud εξελίσσονται σε μία από τις πιο δημοφιλείς επιχειρηματικές «δραστηριότητες» μεταξύ των εταιρειών που αναζητούν εφαρμογές με σύγχρονη λειτουργικότητα, αλλά χωρίς το «βάρος» των υποδομών IT, συντήρησης και αναβαθμίσεων. Σύμφωνα με τον Michael Fauscette, Group Vice President, Software Business Solutions Group της IDC «μια επιχείρηση που θέλει να παραμείνει ανταγωνιστική και να λαμβάνει τη μέγιστη αξία από τα συστήματά της, θα πρέπει να εξετάσει προσεκτικά την υιοθέτηση συστημάτων cloud ERP και το πώς μπορούν αυτά να ενσωματωθούν στη στρατηγική εκσυγχρονισμού του IT και μεγιστοποίησης της επιχειρησιακής αξίας και του ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος».

Προτάσεις για περαιτέρω μελέτη