Στο σημερινό ολοένα και πιο ελεγχόμενο περιβάλλον, τα επιχειρηματικά στεγανά με τη μορφή «σινικού τείχους» είναι μια αναγκαιότητα. Αλλά αυτά τα στεγανά κάνουν τη συνεργασία σε όλη την επιχείρηση πιο δύσκολη. Το Data Governance μπορεί να δώσει λύση σε αυτό το πρόβλημα.

Παρά το γεγονός ότι οι επιχειρήσεις λειτουργούν με στεγανά (σε σιλό), συγκεκριμένες ροές δεδομένων και ανθρώπινων πόρων συνδέουν και τροφοδοτούν αυτές τις λειτουργικές περιοχές. Έτσι, η πρόκληση για τη διαχείριση των δεδομένων της επιχείρησης είναι το κτίσιμο γεφυρών μεταξύ αυτών των σιλό. Και το κλειδί για τη γεφύρωση των σιλό είναι η δημιουργία ενός απλού τοπίου δεδομένων, το οποίο θα επιτρέπει την κατανόηση και την αξιοποίηση των δεδομένων.

Αν δεν συνδεθεί η ροή των δεδομένων με την αξιοποίηση και τη δραστηριότητά τους, αυτά θα παραμείνουν αποθηκευμένα χωριστά και η συνολική αποτελεσματικότητα της επιχείρησης θα είναι μειωμένη. Οι οργανισμοί χρειάζονται μια βασική κατανόηση των δεδομένων τους, μέσα από τρεις οπτικές γωνίες:

  • Σημασιολογική: επιχειρηματικοί ορισμοί των στοιχείων δεδομένων
  • Προέλευση: από πού προέρχεται το κάθε στοιχείο δεδομένων
  • Επιχειρησιακό πλαίσιο: συνάφεια των δεδομένων από την άποψη των διαδικασιών, των ρυθμιστικών πλαισίων, των έργων, των εταιρικών πολιτικών κ.οκ.

Η οπτική αυτών των τριών επιπέδων επιτρέπει τη σωστή σχεδίαση του τοπίου των δεδομένων (data landscape), με καθαρές γραμμές και εύκολη τυποποίηση. Η λύση στο πρόβλημα μπορεί να υλοποιηθεί εφόσον χρησιμοποιηθούν γραφικά εργαλεία με δυνατότητα αποτύπωσης του τοπίου των δεδομένων, εργαλεία που θα μπορούν να αποκωδικοποιήσουν τις διαφορετικές ορολογίες, τις πηγές των δεδομένων και, κυρίως, τη χρήση τους μέσα στα σιλό, αλλά και συνολικά στον οργανισμό.

Η μείωση των εμποδίων
Παραδόξως, το βάθος της κατανόησης που απαιτείται για την ενίσχυση της συνεργασίας μεταξύ των σιλό, είναι αρκετά ρηχό. Εδώ ισχύει το “less is more”. Η προσοχή και η εμμονή στη λεπτομέρεια μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο στην κατανόηση. Από την άλλη, ένα προσιτό, λεπτό στρώμα κατανόησης που επικεντρώνεται στην ουσία και στη διασύνδεση των στοιχείων μπορεί να φέρει τους ανθρώπους κοντά και να γεφυρώσει τα σιλό.

Πολλά αποθετήρια γνώσης υπάρχουν ήδη στους οργανισμούς. Αλλά αυτά τα περιουσιακά στοιχεία σπάνια συνδέονται μεταξύ τους. Για να ενδυναμωθεί η ανταλλαγή πληροφοριών και δεδομένων στον οργανισμό, οι σχέσεις τους και η χρήση τους πρέπει να γίνει άμεσα διαθέσιμη.

Η ευκαιρία
Τα επιχειρηματικά σιλό (τμήματα, έργα, ομάδες, κ.ο.κ.) θεωρούνται, συχνά, ως ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους τα επιχειρηματικά δεδομένα είναι κακής ποιότητας. Σπάνια τονίζεται η αξία των δεδομένων και οι ευκαιρίες που αυτά δημιουργούν. Πρέπει να αναγνωρίσουμε ότι τα δεδομένα είναι η κοινή γλώσσα στην οποία δραστηριοποιούμαστε και, περισσότερο από οτιδήποτε άλλο, το μόνο πράγμα που δεσμεύει τα διαφορετικά σιλό μαζί.

Η κατανόηση της χρήσης των δεδομένων και της ροής σε όλα τα σιλό δημιουργεί μια κοινή αντίληψη της επιχείρησης που επιτρέπει σε πληροφορίες να επαναχρησιμοποιηθούν και οι συνδέσεις αυτών να βελτιώσουν τις δυνατότητες του ίδιου του οργανισμού. Μια κοινή κατανόηση των δεδομένων γεφυρώνει τα σιλό της σύγχρονης οργάνωσης για την κατασκευή ενός δικτύου σε επίπεδο επιχειρήσεων, δημιουργώντας μια lingua franca δεδομένων.

Γεφυρώνοντας τα σιλό
Οι βασικοί πυλώνες που χρίζουν εξέτασης για να ξεκινήσει η γεφύρωση των σιλό είναι:

  • Τι κρατά τους ανθρώπους πίσω – είναι πραγματικά η ποιότητα των δεδομένων ή το γεγονός ότι δεν μπορούν να βρουν έμπιστα δεδομένα ή να καταλάβουν ποια δεδομένα να χρησιμοποιήσουν και πότε;
  • Υπάρχει ένα ξεκάθαρο πλαίσιο διακυβέρνησης των δεδομένων (data governance);
  • Αν ναι, ποια μεταδεδομένα (metadata) είναι διαθέσιμα για να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες των δεδομένων και διαχειριστές να πάρουν τις σωστές αποφάσεις;
  • Η ενσωμάτωση των δεδομένων θεωρείται ως μια καθαρά τεχνική υπόθεση; Τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη γνωρίζουν ότι αν τα δεδομένα δεν εκφράζουν την επιχειρηματική άποψη, τότε δεν είναι σε πλήρη έλεγχο των επιδόσεων τους;