Πηγή: Gartner, Aπόδοση: Γιώργος Φετοκάκης
Για να βοηθήσει η Gartner τους CIOs να βελτιώσουν σημαντικά τις μετρήσεις της αξίας που παράγεται από το τμήμα τους, δημοσίευσε μια λίστα με τις δέκα απόλυτες αλήθειες για τη μέτρηση της επιχειρηματικής αξίας του ΙΤ. Άλλωστε, αρκετοί CEOs και CFOs σήμερα ζητούν από τους CIOs να αιτιολογήσουν την αξία ενός IT budget πριν το εγκρίνουν. Αυτά τα διευθυντικά στελέχη δεν πρόκειται να δεχθούν δικαιολογίες από τους CIOs, όσον αφορά τις δυσκολίες που μπορεί να υπάρχουν για τη μέτρηση της επιχειρηματικής αξίας του ΙΤ. Τι πρέπει να κάνουν, λοιπόν, οι CIOs ώστε να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις των CEOs και CFOs και να πάρουν, τελικά, τη χρηματοδότηση που χρειάζονται;
1. H επιθυμία βελτιστοποίησης των επιπέδων χρηματοδότησης του ΙΤ οδηγεί την ανάγκη για τη μέτρηση της επιχειρηματικής αξίας
Οι ερωτήσεις για την αξία του ΙΤ μπορούν πάντα να αναχθούν στις απαιτήσεις χρηματοδότησης. Η αναγνώριση αυτού του γεγονότος βοηθάει στην απλοποίηση και εστίαση της διαδικασίας μέτρησης της επιχειρηματικής αξίας του ΙΤ. Και αν δεν θέσει συγκεκριμένους στόχους μέτρησης της επιχειρηματικής αξίας του ΙΤ, η Διεύθυνση Πληροφορικής δημιουργεί scorecards και dashboards, τα οποία μπερδεύουν και δυσανασχετούν τη διοίκηση της εταιρείας.
2. Κατά τη μέτρηση της επιχειρηματικής αξίας, το ΙΤ πρέπει να βρίσκεται στο επίκεντρο και όχι η τεχνολογία
Η τεχνολογία είναι σημαντική, αλλά αντιπροσωπεύει λιγότερο από το 20% του συνολικού TCO (Total Cost of Ownership). Η μέτρηση της επιχειρηματικής αξίας του ΙΤ απαιτεί μια TCO προσέγγιση. Η εστίαση στην τεχνολογία ως πηγή για τη δημιουργία αξίας είναι πολύ πιθανό να έχει ως αποτέλεσμα την υποχρηματοδότηση.
3. Η αξία δημιουργείται πάντα από τον καταναλωτή και όχι από τον παραγωγό της
Γι’ αυτό και η Διεύθυνση Πληροφορικής δεν μπορεί να απαντήσει από μόνη της στην ερώτηση «Ποια είναι η επιχειρηματική αξία του ΙΤ;». Κατανοώντας αυτό το γεγονός, η Διεύθυνση Πληροφορικής μπορεί να βοηθηθεί ώστε να βάλει τα θεμέλια για την αντιμετώπιση αυτού του χρόνιου …προβλήματος. Αλλιώς, τα scorecards μέτρησης της αξίας του ΙΤ θα θεωρηθούν αλαζονικά και θα απορριφτούν από τη διοίκηση, δίνοντας στο ΙΤ την εικόνα ενός …αναλφάβητου επιχειρηματικά τμήματος.
4. Ο πελάτης καθορίζει την επιχειρηματική αξία του ΙΤ
Η Διεύθυνση Πληροφορικής οφείλει να εστιάζει την προσοχή της στην αρχή που θα εγκρίνει το budget για το project, καθώς αυτή είναι που θα καθορίσει την επιχειρηματική αξία του ΙΤ και τα επίπεδα χρηματοδότησής του. Χωρίς να υπάρχει αυτή η εστίαση, τα dashboards και scorecards που δημιουργεί το ΙΤ θα χάσουν την επιρροή τους και δεν θα πείσουν τη διοίκηση. Βέβαια, χρειάζεται να υπάρχει επικοινωνία του ΙΤ και με όλα τα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης, η οποία πρέπει να γίνεται χρησιμοποιώντας οικείες και κατανοητές έννοιες, ωστόσο το σημαντικότερο κοινό για την επιχειρηματική αξία που δημιουργεί το ΙΤ είναι η αρχή που θα δώσει την έγκριση για το budget.
5. Τα χρήματα αποτελούν τη μονάδα μέτρησης της αξίας
Σε κανέναν δεν αρέσει να χρησιμοποιεί τα χρήματα ως μονάδα μέτρησης για τα πάντα, ωστόσο αυτά αποτελούν το γενικό κοινό παρονομαστή για τη μέτρηση της αξίας των επιχειρήσεων. Είναι χρήσιμο να υπολογίζει κανείς όλους τους παράγοντες που επηρεάζουν τα οικονομικά μεγέθη (έσοδα και κόστη). Αυτοί οι παράγοντες περιλαμβάνουν τόσο βραχυπρόθεσμους όσο και μακροπρόθεσμους στόχους (όπως είναι η εταιρική κοινωνική ευθύνη). Γι΄ αυτό είναι σημαντικό το ΙΤ να δημιουργεί dashboards και scorecards που να λαμβάνουν υπόψη τις οικονομικές επιπτώσεις, αλλιώς δεν θα λάβουν την απαιτούμενη προσοχή από τη διοίκηση.
6. Δεν μπορεί να μετρηθεί η επιχειρηματική αξία του ΙΤ χωρίς συναλλαγές
Κάτι πρέπει να διανεμηθεί και να καταναλωθεί για να μπορεί να μετρηθεί η επιχειρηματική αξία που δημιουργεί. Οτιδήποτε άλλο θα απορριφθεί από την εγκρίνουσα αρχή. Κάποιοι πιστεύουν ότι ο καθορισμός μιας συναλλαγής δημιουργεί ένα τοίχο ανάμεσα στο ΙΤ και στην υπόλοιπη επιχείρηση. Η έρευνα της Gartner έδειξε ότι όταν δεν υπάρχει κάποια συναλλαγή και όταν υφίσταται πίεση του κόστους σε όλη την επιχείρηση, η σχέση ανάμεσα στο ΙΤ και στην επιχείρηση επιδεινώνεται. Η δημιουργία συναλλαγής ανάμεσα στο ΙΤ και στην υπόλοιπη επιχείρηση, βελτιώνει αυτή τη σχέση.
7. Δεν είναι εφικτή η μέτρηση της επιχειρηματικής αξίας του ΙΤ έως ότου οριστεί ρητά και με έναν κατανοητό τρόπο τι είναι αυτό που προσφέρει το ΙΤ
Για να υπάρχει μια συναλλαγή, για να υπάρχει ένας σαφής ορισμός στο τι διανέμεται από το ΙΤ, πρέπει να συμφωνηθεί από κοινού, τόσο από το παραγωγό (ΙΤ), όσο και από τον καταναλωτή (εγκρίνουσα αρχή). Η Διεύθυνση Πληροφορικής κρίνεται από την αντίληψη που έχει για την πραγματικότητα. Και ο σαφής καθορισμός του τί παρέχει το ΙΤ μπορεί να αποτελέσει έναν αντικειμενικό τρόπο διαχείρισης αυτής της αντίληψης.
8. Όλες οι ανάγκες χρηματοδότησης του ΙΤ μπορούν να ομαδοποιηθούν σε δύο κατηγορίες, λειτουργία και αλλαγή. Χρειάζεται να μετριέται διαφορετικά η επιχειρηματική αξία αυτών των δύο κατηγοριών
Η αξία του μέρους της χρηματοδότησης του ΙΤ που σχετίζεται με τη λειτουργία αξιολογείται, συγκρίνοντας το κόστος του να παρέχει κανείς ότι έχει ρητά οριστεί σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο υπηρεσίας σε σχέση με την αμέσως επόμενη εναλλακτική λύση. Η διαφορά βρίσκεται στη αξία που δημιουργείται. Η αξία του μέρους χρηματοδότησης που σχετίζεται με την αλλαγή καθορίζεται από το ROI ολόκληρου του IT project. Συνήθως, η Διεύθυνση Πληροφορικής θα εστιάσει μόνο σε εκείνο το μέρος της χρηματοδότησης του ΙΤ που σχετίζεται με την αλλαγή, καθώς αυτό είναι πιο εύκολο να το κάνει. Αυτό δημιουργεί μια δυσλειτουργική συμπεριφορά- τα κόστη μετά την υλοποίηση του IT project δεν υπολογίζονται, δημιουργώντας, έτσι, μια μη ρεαλιστική πίεση στο λειτουργικό budget. Το αποτέλεσμα: η αξία των περισσότερων απαιτήσεων σχετικών με τη χρηματοδότηση του ΙΤ ποτέ δεν λαμβάνεται υπόψη (κατά μέσο όρο, το 66% των συνολικών δαπανών του ΙΤ αφορά το λειτουργικό τμήμα του budget).
9. Όσον αφορά την ανάγκη χρηματοδότησης του ΙΤ στο κομμάτι της αλλαγής, όλα τα οφέλη είναι μετρήσιμα
Τα οφέλη από κάθε πρόταση IT project (συμπεριλαμβανομένων της συμμόρφωσης, των έργων υποδομής και των projects ανανέωσης) μπορούν και πρέπει να ποσοτικοποιούνται. Αυτή η ποσοτικοποίηση απαιτεί μια νέα, εκτεταμένη προσέγγιση στο business case και στους υπολογισμούς του ROI. H Διεύθυνση Πληροφορικής θα χρησιμοποιήσει κατηγορίες όπως «must do», οι οποίες θα είναι οι πρώτες στις οποίες οι καλοί CFOs θα «επιτεθούν» πρώτα. Περιγράφοντας τις διαθέσιμες επιλογές και χρησιμοποιώντας εκτεταμένα business cases και μεθοδολογίες ROI, η Διεύθυνση Πληροφορικής θα αποκτήσει περισσότερο αξιοπιστία από την εγκρίνουσα αρχή.
10. Κάθε μία από τις παραπάνω εννιά αλήθειες είναι συνεχείς και δεν επηρεάζεται από τις αλλαγές στις τεχνολογίες ή στις διεργασίες
Οι ερωτήσεις για την επιχειρηματική αξία του ΙΤ δεν θα εκλείψουν ποτέ. Αναγνωρίζοντας αυτές τις δέκα αλήθειες η Διεύθυνση Πληροφορικής θα βοηθηθεί να κάνει ότι είναι απαραίτητο για να διευθετήσει αυτό το αιώνιο θέμα με ένα μακροπρόθεσμο και βιώσιμο τρόπο.
Η Διεύθυνση Πληροφορικής θα προσπαθεί συνεχώς να αποδεικνύει την επιχειρηματική αξία του ΙΤ, χρησιμοποιώντας μεθόδους που δεν θα είναι κατανοητοί από τη διοίκηση. Έτσι η ερώτηση «ποια είναι η επιχειρηματική αξία του ΙΤ» είναι ένα θέμα που απασχολεί μονίμως το ΙΤ. Ωστόσο, όλες οι παραπάνω αλήθειες, όπως τις κατέγραψε η Gartner, μπορούν να βοηθήσουν τις Διευθύνσεις Πληροφορικής, ώστε να διευθετήσουν αυτό το θέμα και να προχωρήσουν μπροστά.