Μια πρόγευση των όσων θα παρουσιάσει στο Project Management Congress 09 δίνει ο Dennis Bolles σε συνέντευξη που παραχώρησε στον Πρόεδρο της Οργανωτικής Επιτροπής του συνεδρίου, Δρ. Γιώργο Διακονικολάου*.

Το Project Management Congress 2009, συνεχίζοντας την παράδοση των προηγούμενων ετών, φιλοξενεί και εφέτος μεγάλα ονόματα, ένα από τα οποία είναι του Dennis Bolles. Ο Bolles είναι συγγραφέας, ομιλητής, σύμβουλος και εμπειρογνώμονας σε θέματα ολοκληρωμένης υποστήριξης της Διοίκησης Εργων σε Οργανισμούς και Επιχειρήσεις με πλούσια εμπειρία και άποψη στη δημιουργία και υποστήριξη Επιχειρησιακών Γραφείων Διοίκησης Εργων (Enterprise Project Management Office).

Για να μπορέσουμε να πάρουμε το μέγιστο από την παρουσίαση του σημαντικού αυτού ομιλητή είναι καλό «προετοιμαστούμε» για τις ιδέες που θα ακούσουμε. Στο πλαίσιο αυτά του έθεσα τρεις ερωτήσεις σχετικά με την παρουσία και την παρουσίασή του στο Συνέδριο.

Η συνέντευξη εστιάζει στα εξής σημεία:
1. Ποια είναι η διαδικασία για την δημιουργία ενός Γραφείου Διοίκησης Εργων (Project Management Office)
2. Σε ποιο οργανωτικό επίπεδο πρέπει να δημιουργηθεί μία τέτοια δομή
3. Ποια πρέπει να είναι η διασύνδεση της Διοίκησης Εργων (Project Management) με τις βασικές Οργανωτικές Δομές μίας επιχείρησης.

Ο Dennis Bolles απάντησε με μεστό και ολοκληρωμένο τρόπο.

Project Management Magazine: Εχετε συμπεριλάβει στην παρουσίαση που θα κάνετε στο Project Management Congress, στις 26 Νοεμβρίου στην Αθήνα, μια διαδικασία για τη δημιουργία του Project Management Office;

Dennis Bolles: Ναι. Η παρουσίασή μου συνολικά έχει να κάνει με τη δημιουργία PMO, το οποίο θα πρέπει να είναι ισχυρό, προκειμένου να μπορεί και να ωριμάσει.

Προτείνω λοιπόν μία απλή διαδικασία την οποία ονομάζω «Το σχέδιο των 5 S» (Five S Plan):
1. Υποστήριξη (Support) – Διασφάλιση της δέσμευσης της διοίκησης για την καθιέρωση ενός PMO σε μια επιχειρηματική μονάδα (business unit) ή, ακόμα καλύτερα, σε εταιρικό επίπεδο.
2. Δομή (Structure) – Καθορίστε πώς το PMO θα οργανωθεί, αναπτύξτε ένα PMO charter το οποίο θα καθορίζει το όραμά του, την αποστολή του, τις επιδιώξεις και τους στόχους του, τη στρατηγική, τη μεθοδολογία, τους κρίσιμης σημασίας παράγοντες επιτυχίας, τους ρόλους, τις ευθύνες, την υπευθυνότητα και την εξουσία του προσωπικού, και την οργανωτική δομή.
3. Υπηρεσίες (Services) –Αναγνωρίστε τις υπηρεσίες που το PMO θα προσφέρει στην εταιρεία σας, όπως για παράδειγμα η ανάπτυξη προτύπων, εργαλείων και templates Project Management ?εκπαίδευση?mentoring & coaching για functional managers, program και project managers? διαχείριση του χαρτοφυλακίου των έργων και των προγραμμάτων.
4. Κοινωνικοποίηση (Socialization) – Καθιερώστε προγράμματα που θα προωθήσουν ευκαιρίες για εξωτερικές συναντήσεις και συζητήσεις γύρω από θέματα του PMO και του Project Management, όπως η συμμετοχή στο σώμα μελών του PMI Chapter αλλά και των PMI Special Interest Group (SIG). Αναπτύξτε εσωτερικές συσκέψεις που θα σας επιτρέψουν να μοιραστείτε γνώση και εμπειρίες, τονίζοντας τη δουλειά που γίνεται στα τρέχοντα έργα αλλά και φέρνοντας σε αυτά τα meetings εξωτερικούς ομιλητές, ειδικούς επί του εκάστοτε θέματος.
5. Διατηρησιμότητα (Sustainability) – Καθορίστε τα οφέλη και την αξία που το PMO θα προσδώσει στην εταιρεία και καθιερώστε key performance indicators (KPI) για κάθε ένα, ώστε να εντοπίζετε και να αναφέρετε τα αποτελέσματα στη διοίκηση.

Project Management Magazine: Εχει σημασία πού μέσα στον οργανισμό τοποθετείται το Project Management Office;

Dennis Bolles: Πιστεύω ότι η τοποθέτηση του PMO είναι σημαντική. Οι περισσότεροι οργανισμοί ξεκινούν τη διαδικασία δημιουργίας ενός PMO, εγκαθιστώντας το σε ένα business unit, όπως το τμήμα Πληροφορικής ή engineering, καθώς σε αυτά τα τμήματα συνήθως λαμβάνουν χώρα τα περισσότερα έργα σε μία εταιρεία. Η βέλτιστη τοποθέτηση για ένα PMO είναι σε εταιρικό επίπεδο, γιατί οι πόροι που ξοδεύονται για ένα έργο βρίσκονται σε όλο τον οργανισμό και όχι μόνο στο συγκεκριμένο λειτουργικό τμήμα στο οποίο αφορά άμεσα το έργο.

Οι βέλτιστες πρακτικές και τα πρότυπα της Διοίκησης Εργων πρέπει να εφαρμόζονται στο σύνολο του οργανισμού προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι πεπερασμένοι πόροι (χρήματα, άνθρωποι, εγκαταστάσεις, εξοπλισμός) οργανώνονται και ελέγχονται μέσα από μία διαδικασία στρατηγικού σχεδιασμού.

Είναι, λοιπόν, σημαντική η τοποθέτηση του PMO σε εταιρικό επίπεδο, καθώς:
• Η τοποθέτηση εξισώνεται με την εξουσία/ κύρος (Authority), που ενδυναμώνει τη λήψη αποφάσεων
• Η τοποθέτηση καθιερώνει τα επίπεδα αποδοχής, που καθορίζουν το επίπεδο εξουσίας που διασφαλίζει την αξιοπιστία
• Η τοποθέτηση επιτρέπει την υιοθέτηση των θέσεων του PMO ως επιχειρηματική λειτουργία από το σύνολο του οργανισμού
• Η τοποθέτηση καθορίζει το επίπεδο της αυτονομίας, που διασφαλίζει την πορεία του PMO.

Project Management Magazine: Συχνά χρησιμοποιείτε τον όρο Project Business Management (PBM). Τι εννοείτε με αυτόν τον όρο και από πού προέρχεται;

Dennis Bolles: Το Project Business Management, πρωτο-συζητήθηκε σαν μία έννοια παρόμοια με το «Managing Organizations by Project (MOBP)», το οποίο εισήγαγε πρώτος ο Paul C. Dinsmore, PMMP, PMI Fellow, στο βιβλίο του «Winning in Business with Enterprise Project Management», το 1999.

Ο όρος Project Business Management (PBM) δημιουργήθηκε από τον συνεργάτη μου, Darrel Hubbard, και μένα στο κοινό μας βιβλίο «The Power of Enterprise-Wide Project Management».

Ο δικός μας ορισμός του όρου είναι: «η χρησιμοποίηση γενικών γνώσεων, ικανοτήτων, εργαλείων και τεχνικών διοίκησης επιχειρήσεων και διοίκησης έργων στην εφαρμογή portfolio, program και project διαδικασιών, προκειμένου να καλυφθούν ή να ξεπεραστούν οι ανάγκες των stakeholders και να επιτευχθούν οι επιχειρηματικές επιδιώξεις και οι αντίστοιχες στρατηγικές».

Η αρχή του Project Business Management μπορεί να περιγραφεί καλύτερα με όρους από το τις μικτές πρακτικές και τις ενοποιημένες διαδικασίες που περιέχει. Ο όρος Project Business Management δημιουργήθηκε προκειμένου να ορίσει/ περιγράψει την ολοένα και μεγαλύτερη αναγνώριση από τους κύκλους της διοίκησης επιχειρήσεων του ότι το Project Management είναι μία από τις μείζονος σημασίας επιχειρηματικές λειτουργίες που καθιστούν μία εταιρεία leader στον κλάδο της.

Επίσης, υπάρχει μία αυξανόμενη πίεση στην αγορά για τις μεγάλες εταιρείες να καθιερώσουν πιο επίσημα/ τυπικά τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζουν τη διοίκηση των έργων στα προγράμματα και τα χαρτοφυλάκιά τους.

Το Project Business Management…
• Ενοποιεί και εναρμονίζει τις αρχές διοίκησης, τις διαδικασίες και τις πρακτικές που περιλαμβάνονται στα PMI Standards για το Project, Program και Portfolio Management με αυτά της Διοίκησης Επιχειρήσεων.
• Ενοποιεί τον στρατηγικό και τον τακτικό σχεδιασμό των λειτουργικών στόχων με το σχεδιασμό των μη λειτουργικών στόχων.
• Χρησιμοποιεί και διαχειρίζεται πόρους σε άμεση ευθυγράμμιση με στρατηγικές πρωτοβουλίες και επιχειρηματικούς στόχους
• Είναι ένα μοντέλο κατάλληλο για τις εταιρείες ανεξαρτήτου μεγέθους.

*Γιώργος Διακονικολάου, Ph.D., PMP, Αντιπρόεδρος, Υπευθ. Εκδηλώσεων & Ειδικών Έργων, Ελληνικό Ινστιτούτο Διοίκησης Έργων, Πρόεδρος Οργανωτικής Επιτροπής του Project Management Congress 2009.