Πολλοί οργανισμοί έχουν καταφέρει να παρατείνουν τον κύκλο ζωής των υπολογιστών desktop τους, με αποτέλεσμα, σε αρκετές περιπτώσεις, την εξοικονόμηση κεφαλαίων. Ωστόσο, η στρατηγική αυτή έχει αυξήσει τα λειτουργικά έξοδα και το downtime των χρηστών.

Την τελευταία δεκαετία, η αντικατάσταση των υπολογιστών desktop βασίζεται στα τέσσερα χρόνια σωστής/χρήσιμης λειτουργίας. Πολλοί οργανισμοί, παρόλα αυτά, κατάφεραν να επεκτείνουν τον κύκλο ζωής τους σε πέντε ή και έξι χρόνια, αν και οι καλές πρακτικές επιμένουν ότι τα τέσσερα χρόνια ζωής είναι ιδανικά, όσον αφορά ζητήματα προϋπολογισμού και εξόδων.

Σίγουρα είναι δυνατόν να παρατείνουμε τον κύκλο ζωής των υπολογιστών αν πληρούνται όλα τα κριτήρια ή σε περιπτώσεις αναγκαίου περιορισμού των δαπανών. Ωστόσο, αν ένας οργανισμός αποφασίσει να παρατείνει τον κύκλο ζωής των συσκευών, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να μην λειτουργήσουν σωστά, πέραν του αναμενόμενου κύκλου ζωής, και τότε η εύρεση πόρων για την αντικατάστασή τους μπορεί να είναι ακόμη δυσκολότερη.

Οι χρήστες εφαρμογών με πολλά γραφικά και αυτοί που χρησιμοποιούν προγράμματα με πολλά δεδομένα, όπως spreadsheets και βάσεις δεδομένων, μπορεί, βέβαια, να χρειαστούν πιο συχνή αντικατάσταση των υπολογιστών τους. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η απόφαση να «μικρύνουμε» τον κύκλο ζωής μπορεί να δικαιολογηθεί αν η απόδοσή των νέων μηχανημάτων μεταφράζεται σε χρηματικό κέρδος. Ο χρόνος αντικατάστασης για τις συσκευές αυτές είναι συνήθως μεταξύ δύο και τριών χρόνων.

Η βασική ερώτηση που θα πρέπει να απαντηθεί όσον αφορά την αντικατάσταση υπολογιστών είναι το αν τα συγκεκριμένα μηχανήματα καλύπτουν τις τωρινές και μελλοντικές απαιτήσεις της επιχείρησης. Συγκεκριμένα, οι υπολογιστές που χρησιμοποιούνται αυτή τη στιγμή:
• υποστηρίζουν τα τρέχοντα λειτουργικά συστήματα;
• τρέχουν σωστά όλο το επιχειρησιακό λογισμικό;
• συνδέονται σε όλα τα επιχειρησιακά δίκτυα και περιφερειακά;
• υποστηρίζουν την αναβάθμιση σε νεότερο λειτουργικό σύστημα;

Αν η απάντηση σε όλα τα παραπάνω ερωτήματα είναι ναι, τότε είναι δυνατόν να εξετάσουμε την παράταση τού κύκλου ζωής του υπολογιστή. Αν πάλι τα συστήματα δεν πληρούν αυτά τα κριτήρια και είναι τεσσάρων, ή παραπάνω ετών, οι απλές αναβαθμίσεις στο hardware δεν έχουν νόημα και οι υπολογιστές πρέπει να αντικατασταθούν.

Αντίθετα με τα nοtebooks, η αστοχία hardware στους υπολογιστές desktop δεν παίζει τόσο σημαντικό ρόλο όσον αφορά τη στρατηγική αντικατάστασής τους – τα ποσοστά αστοχίας είναι πολύ μικρότερα στα desktop PCs, ενώ αυξάνονται με μικρότερο ρυθμό όσο «γερνάνε». Η αναλογία αστοχίας για τα desktops βρίσκεται στο 1-2% τον πρώτο χρόνο χρήσης τους και αυξάνεται σταδιακά με την πάροδο του χρόνου, αγγίζοντας το 7-9% τον τέταρτο χρόνο. Κατά τον πέμπτο χρόνο, η αστοχία hardware μπορεί να αγγίξει και το 10%. Οι επισκευές στα συστήματα desktop συνήθως τείνουν να γίνονται ευκολότερα απ’ ότι στα notebooks, καθώς τα πρώτα είναι πιο εύκολα στην αποσυναρμολόγηση, κάνοντας την αντικατάσταση των επιμέρους ανταλλακτικών εύκολη και απλή. Επίσης, τα desktop PCs συνήθως βρίσκονται συγκεντρωμένα σε γραφεία, όπου η επιτόπου επισκευή και το service είναι ευκολότερα.

Αν τα συστήματα πληρούν τις απαιτήσεις της επιχείρησης, τότε πρέπει να προσδιορίσουμε αν οι υπολογιστές χρησιμοποιούνται για συγκεκριμένες λειτουργίες ή για περιορισμένο αριθμό έργων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το περιβάλλον των εφαρμογών είναι ιδιαίτερα σταθερό και αμετάβλητο, άρα η ανάγκη για αναβάθμιση του software έρχεται αργότερα. Πολλά από αυτά τα συστήματα βρίσκονται ήδη στον πέμπτο χρόνο ζωής τους και αναμένεται να συμπληρώσουν και τον έκτο ή θα χρησιμοποιούνται μέχρι την επόμενη προγραμματισμένη αναβάθμιση. Ωστόσο, η επέκταση του χρόνου ζωής των PCs στα πέντε χρόνια μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα ένα υψηλότερο TCO.

Καθώς περισσότεροι υπολογιστές και συστήματα προστίθενται στην εγκαταστημένη βάση, προκύπτουν επιπλέον δαπάνες για υποστήριξη και συντήρηση. Αυτά τα κόστη είτε θα επιβαρύνουν εσωτερικά την επιχείρηση, είτε θα τα καταβάλλει ο πάροχος της υπηρεσίας υποστήριξης/συντήρησης και έπειτα θα χρεώσει τον πελάτη του με το επιπλέον κόστος. Μερικές από αυτές τις δαπάνες είναι άμεσες, κυρίως των περισσότερων κλήσεων τεχνικής υποστήριξης για την αντιμετώπιση τεχνικών προβλημάτων στο hardware ή στο software. Αλλες δαπάνες είναι κρυφές και εκτός προϋπολογισμού, καθώς επηρεάζουν την εργασία του τελικού χρήστη μέσω του χρόνου downtime, που έχει ως αποτέλεσμα τη μειωμένη παραγωγικότητα και την αρνητική εμπειρία του χρήστη. Τα notebooks είναι επίσης επιρρεπή σε πολυσύνθετα προβλήματα. Ωστόσο, ο μεγαλύτερος χρόνος ζωής των desktops επιδεινώνει το πρόβλημα.

Η υιοθέτηση ενός προγράμματος πενταετούς αντικατάστασης των υπολογιστών desktop επιφέρει άλλα προβλήματα σχετικά με την απόσβεση και τις μισθώσεις, τα οποία πρέπει να συζητηθούν και να επιλυθούν με το οικονομικό τμήμα της εταιρείας. Από τη στρατηγική αυτή προκύπτουν ερωτήματα σχετικά με τη συντήρηση που πρέπει με τη σειρά τους να επιλυθούν με τον πάροχο hardware. Ολο και περισσότερο, οι επιχειρήσεις επιλέγουν να επενδύσουν σε συμβόλαια συντήρησης παρά στην επέκταση της εγγύησης στα πέντε χρόνια. 

Προτάσεις και συμβουλές για την αντικατάσταση  των desktop PCs
• Ακολουθήστε ένα τετραετές πρόγραμμα αντικατάστασης για λόγους προϋπολογισμού, ώστε να αποφύγετε πιθανά ελλείμματα στον προϋπολογισμό.
• Αν οι τωρινοί υπολογιστές, που έχουν συμπληρώσει τα τέσσερα χρόνια, πληρούν τις απαιτήσεις υποστήριξης λειτουργικών συστημάτων και περιφερειακών, τότε θα πρέπει να εξετάσουμε την πιθανότητα να παρατείνουμε τη χρήση τους για ακόμη 12 μήνες, ώστε να μειώσουμε τις δαπάνες κεφαλαίων.
• Οσον αφορά τους χρήστες που κάνουν πιο πολύπλοκες εργασίες στους υπολογιστές τους, θα ήταν καλό να εξετάσουμε την αντικατάσταση των μηχανημάτων τους στα δύο ή τρία χρόνια, αν φυσικά η ώθηση της απόδοσης που θα έχουμε με την αντικατάσταση δικαιολογείται με μετρήσιμη αύξηση της παραγωγικότητας.
• Αν οι υπολογιστές συγκεκριμένων λειτουργιών πληρούν τις απαιτήσεις της επιχείρησης, εξετάστε την επέκταση της χρήσης τους για 12 επιπλέον μήνες – ή τουλάχιστον μέχρι την επόμενη προγραμματισμένη αναβάθμιση.
• Βεβαιωθείτε ότι η επέκταση ζωής των υπολογιστών συμπίπτει με την αλλαγή στα λειτουργικά σας συστήματα.
• Αναγνωρίστε τις πηγές επιπλέον προβλημάτων, που μπορεί να προέρχονται από τον εκτεταμένο κύκλο ζωής των υπολογιστών, και υπολογίστε τις επιπτώσεις τους στο TCO.
• Ψάξτε για παραδείγματα «long-tail effect», δηλαδή μικρά παλαιότερα σύνολα λειτουργικών συστημάτων και hardware. Αν το ποσοστό τους είναι μικρότερα του 10% του συνόλου, τότε αντικαταστήστε τα για να μειώσετε το κόστος πολυπλοκότητας.
• Υπολογίστε στον προϋπολογισμό μία επιπλέον επιβάρυνση 10%, αν τα desktops χρησιμοποιηθούν για περισσότερο από 5 χρόνια.


Thin & zero client υπολογιστές
Με την αύξηση των HVD (Hosted Virtual Desktop) και SBC (Single Board Computer), το πλήρες σετ λειτουργιών των thick clients ή των υπολογιστών desktop μπορεί να μην είναι απαραίτητο για όλους τους χρήστες. Πολλοί οργανισμοί, αντί να υιοθετούν μία ενιαία στρατηγική για την αντικατάσταση του hardware, επιλέγουν εναλλακτικές συσκευές που ταιριάζουν στις απαιτήσεις των χρηστών τους.

Οι thin clients υποκαθιστούν τους υπολογιστές desktop, προσφέροντας μικρότερο κόστος, μεγαλύτερη διάρκεια ζωής και χαμηλότερη κατανάλωση ενέργειας. Ωστόσο, η εξοικονόμηση δαπανών συνήθως αντισταθμίζεται με τις δαπάνες για ανοικοδόμηση και υποδομή των HVD και SBC. Οι thin clients συνήθως υποστηρίζουν πολλαπλά πρωτόκολλα λειτουργιών, όπως Remote Desktop Protocols (RDP) ή Independent Computing Architecture (ICA), ενώ προσφέρουν και δυνατότητες τοπικά για browsing στο Ιnternet.

Από την άλλη, οι zero clients συνήθως είναι προσαρμοσμένοι σε ένα συγκεκριμένο πρωτόκολλο και έχουν περιορισμένες δυνατότητες local performance, αν όχι καθόλου, στέλνοντας όλες τις λειτουργίες στον server. Εξαιτίας των λιγότερων απαιτήσεων, οι zero clients συνήθως είναι λιγότεροι δαπανηροί σε σχέση με τα συνηθισμένα desktop PCs ή τους thin clients. Οπως και με τους thin clients, όμως, η εξοικονόμηση δαπανών αντισταθμίζεται από τα back-end κόστη. Ο μικρός αριθμός εξαρτημάτων και για τις δύο συσκευές, καθώς και το περιβάλλον εφαρμογών τους, έχει ως αποτέλεσμα οι συσκευές να έχουν πολύ μεγαλύτερο κύκλο ζωής από τα desktop PCs.

Συμβουλές/προτάσεις για την αντικατάσταση των thin ή zero clients
• Οταν οι απαιτήσεις του κάθε χρήστη είναι ξεκάθαρες, η ευελιξία δεν είναι πρωτεύον κριτήριο και το πλήρες σετ λειτουργιών των desktops PCs δεν είναι απαραίτητο, μπορούμε να δώσουμε στο χρήστη κάτι απλό και μικρό.
• Εχετε στα σχέδια σας ένα πλάνο αντικατάστασης των thin clients μεταξύ έξι και οκτώ ετών.
• Για τους zero clients υπολογίστε κύκλο ζωής πέντε με εφτά χρόνια. Παρά τον μεγαλύτερο κύκλο ζωής τους, εξαιτίας των λίγων εξαρτημάτων τους, και αυτές οι συσκευές συνδέονται με τη δυνατότητα του οργανισμού να υποστηρίξει το απαιτούμενο λειτουργικό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι συσκευές επιλέγονται για τη σταθερότητα των εφαρμογών τους. Ωστόσο, ακόμη και αυτό το περιβάλλον εκτίθεται στην αλλαγή, καθώς όλο και περισσότερες εφαρμογές μεταφέρονται στις Web και καθώς το IP telephony αντικαθιστούν τις παραδοσιακές μορφές επικοινωνίας. Μερικοί thin clients μπορούν να υιοθετήσουν αυτές τις αλλαγές, αλλά οι zero clients μπορεί να αποδειχθούν προβληματικοί με αλλαγές στην αρχιτεκτονική του IT.
• Υπολογίστε τις αναμενόμενες αλλαγές στην αρχιτεκτονική της διανομής των εφαρμογών και των unified communications στους κύκλους αντικατάστασης των thin και zero clients.

Μετατρέψτε τους desktop PCs σε thin clients
Αν τα desktop PCs έχουν ακόμη κάποια χρόνια ζωής και η μείωση των δαπανών αποτελεί εμπόδιο για ένα HVD ή SBC project, τότε η επαναχρησιμοποίηση των desktop ως thin clients είναι μία πιθανή εναλλακτική λύση.
• Η μεταφορά ενός desktop από τον ένα χρήστη στον άλλον συνήθως επιφέρει και κόστη που σχετίζονται με τον «καθαρισμό», το «χτίσιμο» και τη μεταφορά του. Ανάλογα με τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν και το κόστος της εργασίας που χρειάζεται, η διαδικασία της μεταφοράς θα μπορούσε να κοστίσει όσο ένας καινούργιος thin client.
• Παρόλο που οι απαιτήσεις απόδοσης των desktop θα είναι ελάχιστες, οι συσκευές τελικά θα φτάσουν στο τέλος του κύκλου τους, είτε λόγω αστοχίας υλικών, είτε λόγω αδυναμίας υποστήριξης των προγραμμάτων. Το τέλος του κύκλου της ζωής ενός υπολογιστή, βέβαια, δεν είναι προβλέψιμο και έτσι οι οργανισμοί που δεν προετοιμάζονται – κυρίως από άποψη budget – για αντικαταστάσεις μπορεί να επιβαρυνθούν επιπλέον στον προϋπολογισμό τους.
• Η εξοικονόμηση ενέργειας, ένα από τα κυριότερα προτερήματα των thick και zero clients, δεν ισχύει για τους υπολογιστές desktop, αφού η κατανάλωσή τους κυμαίνεται από 75-300 watts. Αντίθετα, οι thin clients μπορεί να καταναλώσουν μόνο 30 watt και οι zero clients ακόμη και 10.

Προετοιμαστείτε για τα αναδυόμενα μοντέλα χρήσης
Οι υπολογιστές desktop αποτελούν συνήθως την ιδανική επιλογή για τους εργαζόμενους σε γραφεία, αφού προσφέρουν επιπλέον επιλογές περιφερειακών, όπως κάμερα, μικρόφωνο, ασύρματο Bluetooth, τα οποία θα είναι απαραίτητα στο κοντινό μέλλον, καθώς οι υπολογιστές γίνονται το κέντρο των επικοινωνιών. Βεβαιωθείτε, λοιπόν, ότι τα desktop σας έχουν τις κατάλληλες συνδέσεις για να υποστηρίξουν όλα τα απαραίτητα περιφερειακά.

Συμβουλές/προτάσεις για μετατροπή των desktop σε thick clients:
• Αν ο αριθμός των desktop που έχουν μετατραπεί σε thick clients ξεπερνάει το 25% του συνόλου, θα πρέπει να έχετε ένα δυνατό πλάνο – και προϋπολογισμό – για την αντικατάσταση των συστημάτων μετά από 5,5-6 χρόνια.
• Προετοιμαστείτε για επιπλέον δαπάνες, της τάξης του 10%, για κάθε υπολογιστή που θα χρησιμοποιηθεί πέραν των πέντε χρόνων. Διαθέτετε αρκετούς thin clients, βέβαια, για άμεση αντικατάσταση ενός desktop.
• Μην διενεργείτε επιδιορθώσεις σε desktop PC που ξεπερνούν το 50% της τιμής του thick client που θα το αντικαταστήσει.

Εν κατακλείδι
Οι λύσεις thin client είναι κάτι που κάθε οργανισμός θα πρέπει να λάβει υπ’ όψιν στην στρατηγική τoυ. Αν ενσωματωθούν σωστά, μπορούν να πέσουν σημαντικά οι λειτουργικές δαπάνες, να αυξηθεί η ποιότητα των υπηρεσιών και να μειωθούν οι κίνδυνοι. Το «κλειδί» είναι η σωστή αξιολόγηση και ο σωστός σχεδιασμός της αναπτυξιακής πορείας του οργανισμού. Φυσικά ελάχιστες επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα εσωτερικού ελέγχου, σχεδιασμού, εγκατάστασης και ανάπτυξης της τεχνολογίας αποτελεσματικά, επομένως για να αποφύγουν τις περιττές και επιπλέον δαπάνες είναι σημαντικό να λάβουν την απαραίτητη βοήθεια από ανεξάρτητους εξωτερικούς συνεργάτες. Οι σχετικές δαπάνες συνήθως αντισταθμίζονται με τη σημαντική εξοικονόμηση πόρων.