Γιατί οι εργοδότες απολύουν υπαλλήλους για κακή χρήση του e-mail;

Scripta manent ή τα γραπτά μένουν
Σύμφωνα με έρευνα του «American Management Association – AMA» και του «ePolicy Institute» στην Αμερική, το 26% των εργοδοτών έχει απολύσει υπαλλήλους για κακή χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Άλλο ένα 2% έχει απολύσει υπαλλήλους για ακατάλληλη χρήση του instant messaging (IM) και άλλο ένα 2% έχει απομακρύνει υπαλλήλους για το δυσάρεστο περιεχόμενο blogging, συμπεριλαμβανομένου του περιεχομένου που βρίσκεται στους προσωπικούς εγχώριους υπολογιστές των υπαλλήλων.

Σκληρή αντιπαράθεση
Γιατί όμως, υπάρχει αυτή η αντιπαράθεση μεταξύ των εργοδοτών και των υπαλλήλων; Το AMA και το ePolicy θεωρούν ότι αυτή η σπασμωδική κίνηση των εργοδοτών έχει να κάνει με μηνύσεις που δέχονται οι εταιρείες, εξαιτίας των e-mails που αποστέλλουν οι υπάλληλοί τους (το 24% των επιχειρήσεων έχει κλητευθεί δικαστικά γι’ αυτό το λόγο). Περίπου το 15% των επιχειρήσεων πήγε τελικά στο δικαστήριο για να αντιμετωπίσει τις μηνύσεις.

Πώς όμως, οι υπάλληλοι δημιουργούν τέτοια προβλήματα στους εργοδότες τους; Δυστυχώς, το θέμα προκύπτει από το ίδιο το όφελος που προσφέρει η ευκολία και η ταχύτητα επικοινωνίας. Ορισμένοι χρησιμοποιούν το e-mail και το IM σαν προφορικό λόγο (informal verbal). Ωστόσο, τους διαφεύγει ότι η ηλεκτρονική επικοινωνία θεωρείται από πολλούς σαν επίσημη επικοινωνία (formal written), που μπορεί να αποθηκευθεί και να διανεμηθεί σε τρίτους. Το τι ένας υπάλληλος θα έλεγε σε μια προφορική επικοινωνία, πιθανώς να μην είναι το ίδιο με αυτό το οποίο θα έλεγε γραπτώς.

Απόρρητο Επικοινωνιών
Επίσης, μερικοί υπάλληλοι έχουν την πεποίθηση ότι το Σύνταγμα των ΗΠΑ προστατεύει όλες τις μορφές επικοινωνίας τους. Δεν είναι όμως, έτσι. Το Σύνταγμα δεν επιτρέπει τη χρήση επικοινωνίας για δυσφήμηση των εργοδοτών ή άλλων εργαζομένων. Επίσης, δεν προστατεύει τις επικοινωνίες που παραβιάζουν τα εμπορικά μυστικά και την πνευματική ιδιοκτησία.

Οι υπάλληλοι πρέπει να καταλάβουν ότι ο νόμος δεν θεωρεί απαραιτήτως τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες που γίνονται από τον εργασιακό χώρο σαν προσωπικές και δεν τις προστατεύει εάν είναι δυσμενείς για τα συμφέροντα των εργοδοτών τους. Πολλοί υπάλληλοι απασχολούνται προσωρινά, που σημαίνει ότι μπορούν να απολυθούν για οποιοδήποτε λόγο. Ακόμη και υπάλληλοι που έχουν συμβάσεις, που απαιτούν «σοβαρό λόγο» για την λύση, η μη σωστή χρήση των ηλεκτρονικών επικοινωνιών μπορεί να παράσχει «τον σοβαρό λόγο».

Πολιτικές χρήσεις e-mail
Επιπλέον, πολλοί εργοδότες ζητούν από τους υπαλλήλους τους να υπογράψουν, ότι δεν έχουν κανένα ενδιαφέρον μυστικότητας για τις επικοινωνίες που γίνονται στον εργασιακό χώρο και δίδουν οδηγίες για το πώς πρέπει και πώς δεν πρέπει να επικοινωνούν ηλεκτρονικά. Εντούτοις, ενώ το 76% των εργοδοτών έχει τις πολιτικές που καθορίζουν τη χρήση και το περιεχόμενο του e-mail στον εργασιακό χώρο, μόνο το 2% των εργοδοτών έχει εκπαιδεύσει τους υπαλλήλους τους όσον αφορά τη χρήση του blogging.

Επιπλέον, αν και το 35% των υπαλλήλων χρησιμοποιεί instant messaging (IM) στην εργασία, μόνο το 31% των εργοδοτών έχει πολιτικές IM σε ισχύ. Με δεδομένο ότι η τεχνολογία αναπτύσσεται και προάγει τα μέσα επικοινωνίας, οι εργοδότες πρέπει να εκπαιδεύουν τους υπαλλήλους τους προληπτικά.

Ενώ το 34% των επιχειρήσεων του δείγματος έχουν σε ισχύ πολιτικές διατήρησης / διαγραφής του e-mail, λιγότεροι από το 34% των υπαλλήλων καταλαβαίνουν τη διαφορά μεταξύ των e-mails που πρέπει να διατηρούνται και αυτών που πρέπει να διαγράφονται. Αυτό μπορεί να επιτρέψει στους εργοδότες να τιμωρήσουν τους υπαλλήλους τους, σχετικά με τα e-mails που θα έπρεπε να αποθηκευθούν, γιατί η εταιρεία μπορεί να κατηγορηθεί για την καταστροφή αποδείξεων, σε πιθανή νομική εμπλοκή, γεγονός που θα μπορούσε να οδηγήσει σε ουσιαστικές οικονομικές κυρώσεις για την εταιρεία.

Έτσι είναι σαφές ότι υπό ορισμένες συνθήκες οι εργοδότες δεν έχουν καμία επιλογή, από το να απολύσουν τους υπαλλήλους που προκαλούν το πρόβλημα με τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες τους, ειδικά μετά από γραπτές προειδοποιήσεις. Αλλά οι εργοδότες, αντιθέτως, θα πρέπει να εκπαιδεύουν επαρκώς τους υπαλλήλους τους για τη σωστή χρήση της τεχνολογίας.

Η ITEC, σαν επίσημο εκπαιδευτικό κέντρο και συνεργάτης της Microsoft, της Cisco και του PMI®, παρέχει υπηρεσίες εκπαίδευσης, πιστοποίησης και consulting σε θέματα τεχνολογιών πληροφορικής, επικοινωνιών & Project Management

Ο κ. Θεοφάνης Γιώτης, BΑ, MSc, PhD Cand., MCSE, MCT, είναι Συνιδρυτής, Διευθύνων Σύμβουλος, CTO, και Αντιπρόεδρος Δ.Σ. στις εταιρείες  ITEC Training Α.Ε. & ITEC Solutions Α.Ε. και έχει 20ετή εμπειρία στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων ΤΠΕ ως PMP® (Theofanis.Giotis@ITEC.edu).

Επίσης, είναι συνιδρυτής Πρόεδρος Διοικητικού Συμβουλίου του Greek PMI Chapter.