Τα έγγραφα αποτελούν τη μεγαλύτερη «βάση δεδομένων» μέσα σε μια εταιρεία, κάνοντας επιτακτική τη χρήση ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης για την αξιοποίησή τους. Με αυτό τον τρόπο η εταιρεία μπορεί να γίνει περισσότερο αποτελεσματική, καθώς θα μπορεί να εκμεταλλεύεται πιο άμεσα τις πληροφορίες που συσσωρεύονται σε ένα τεράστιο όγκο εγγράφων.

Τα επιχειρηματικά έγγραφα αποτελούν ζωτικής σημασίας περιουσιακά στοιχεία για μια επιχείρηση, επηρεάζοντας δραστικά τη στρατηγική, τα οικονομικά και τη λειτουργικότητα των καθημερινών διαδικασιών της, αποτελώντας την «ψυχή» της. Ωστόσο, πολλοί οργανισμοί εκτιμούν ότι οι πρακτικές διαχείρισης εγγράφων (document management – DM) που διαθέτουν είναι ελάχιστα αποδοτικές. Για τον λόγο αυτό, το DM αποτελεί, όλο και πιο συχνά, μια outsourcing στρατηγική που επιτρέπει στους οργανισμούς να μειώσουν τα κόστη τους, να αυξήσουν την παραγωγικότητα, να διαχειριστούν τους κινδύνους και να ενδυναμώσουν της επιχειρηματική απόδοση. Τα έγγραφα αποτελούν τη ραχοκοκαλιά μίας επιχείρησης σήμερα και εμφανίζονται σε πολλαπλές μορφές. Εμπεριέχουν δεδομένα πάνω στα οποία στηρίζεται σε μεγάλο βαθμό η αξία της επιχείρησης και παίζουν σημαντικό ρόλο στις επιχειρησιακές διαδικασίες.

Η εταιρική υπευθυνότητα, οι κανόνες συμμόρφωσης και η ανάγκη επικοινωνίας με τους πελάτες αποτυπώνουν την αυξημένη σημασία των εγγράφων. Κάθε μέρα, οι εργαζόμενοι μιας εταιρείας δημιουργούν, διανείμουν, εκτυπώνουν, αποθηκεύουν, αναζητούν, μοιράζονται και αρχειοθετούν χιλιάδες έγγραφα. Αυτό δημιουργεί την ανάγκη παροχής εγγύησης προς τους πελάτες ότι τα έγγραφα αυτά ελέγχονται και διαχειρίζονται αποτελεσματικά. Η αποτελεσματική τους διαχείριση καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους ενδυναμώνει την επιχειρηματική απόδοση και προστατεύει προληπτικά έναντι στον κίνδυνο. Για να επιτευχθεί αυτό, απαιτείται μία σωστά δομημένη στρατηγική διαδικασία.

Η προσπάθεια διαχείρισης πολλαπλών τύπων εγγράφων, ιδιαίτερα όταν αυτά αφορούν πολλαπλά σημεία ενός οργανισμού, μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα μια δομή όπου κρύβονται κόστη, τα οποία είναι δύσκολο να διαχειριστούν και να ελεγχθούν. Αυτή η προσέγγιση «στραγγίζει» τον οργανισμό από κεφάλαια, εμποδίζει την παραγωγικότητα των εργαζομένων και μειώνει την αξία των μετόχων. Η αποτυχία διαχείρισης των επιχειρηματικών εγγράφων ως ζωτικής σημασίας παράγοντα για έναν οργανισμό μειώνει την αποτελεσματικότητα και αυξάνει τους λειτουργικούς κινδύνους για τον οργανισμό. Οπως κάθε άλλος τομέας της σημερινής ζωής, τα επιχειρηματικά έγγραφα εξελίσσονται παράλληλα με την τεχνολογία. Οι τεχνολογίες που επιτρέπουν τη σημερινή ποικιλομορφία των εγγράφων έχουν, επίσης, δημιουργήσει και μια ποικιλία προκλήσεων στη διαχείρισή τους.

Η τεχνολογία έχει, επίσης, επιφέρει νέες διαδικασίες που περιλαμβάνουν τη δημιουργία και τη διανομή εγγράφων, όπως διαφορετικές λειτουργίες – διαχείριση αρχείων και βάσεων δεδομένων, διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εκτύπωση εγγράφων. Παρομοίως, τα εργαλεία συνεργασίας, το ERP, το CRM και τα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου περιλαμβάνουν δεδομένα σε διάφορες μορφές ενώ, ταυτόχρονα, διευκολύνουν τις ροές εργασίας. Η πρόκληση εδώ είναι η ενσωμάτωση των διαδικασιών και πλατφορμών με τρόπο που θα διαχειρίζεται και θα ελέγχει τα έγγραφα απρόσκοπτα.

Βελτιστοποίηση της αξίας
Η ταχύτητα και η ακρίβεια με την οποία τα δεδομένα είναι προσβάσιμα αποτελούν σημαντικό κομμάτι του σημερινού επιχειρηματικού περιβάλλοντος. Εφόσον τα έγγραφα εμπεριέχουν σημαντικά για την επιχείρηση δεδομένα, είναι καθοριστικό η διαχείρισή τους να γίνει με την ίδια προσοχή που δίνεται σε άλλα επιχειρηματικά κομμάτια. Η διαδικασία διαχείρισης των εγγράφων αξιοποιεί ολοκληρωμένες υπηρεσίες κύκλου ζωής για τη διαχείριση βασικών επιχειρηματικών εγγράφων, από τη δημιουργία μέχρι την αρχειοθέτηση. Αυτή η απρόσκοπτη προσέγγιση λειτουργεί σε όλο το φάσμα των διαφορετικών μέσων, μορφών και τοποθεσιών.

Παρέχει αποτελεσματική, ευέλικτη και ασφαλή πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα, σύμφωνα με την αξία και τις λειτουργικές και κανονιστικές απαιτήσεις. Η διαδικασία διαχείρισης των εγγράφων διευκολύνει την πρόσβαση σε αυτά και την ανάκτησή τους, ώστε οι σωστοί άνθρωποι να μπορούν να βρουν τις σωστές πληροφορίες όταν τις χρειάζονται, παρέχοντας έτσι αξία στην επιχείρηση. Η αποτελεσματική εφαρμογή βελτιστοποιεί την επιχειρηματική αξία και μετριάζει τους νομικούς, οικονομικούς και λειτουργικούς κινδύνους που σχετίζονται με τη διαχείριση των εγγράφων. Η ανάλυση των απαιτήσεων των εγγράφων και η εξασφάλιση ότι τα συστήματα πληρούν τα κριτήρια πιστοποίησης μειώνει τον κίνδυνο των αχρείαστων εκτυπώσεων και της κλοπής δεδομένων, ενώ παρέχει και ένα πιο ασφαλές λειτουργικό περιβάλλον. Η διαδικασία διαχείρισης των εγγράφων είναι μια πρωταρχική στρατηγική που αναγνωρίζει πώς η διαχείριση αυτών ως ενεργητικά κομμάτια της επιχείρησης μπορεί να επιφέρει αξία σε αυτή.

Επιλέγοντας τον κατάλληλο πάροχο
Ενας εξειδικευμένος πάροχος outsourcing υπηρεσιών διαχείρισης εγγράφων βοηθάει τους οργανισμούς να μειώσουν τα κόστη, να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να διαχειριστούν τους κινδύνους, καθώς και να ενδυναμώσουν την απόδοση της επιχείρησης. Υπάρχουν τρεις βασικοί παράγοντες που πρέπει να αναζητηθούν σε αυτούς τους παρόχους:

1. Ισχυρή τεχνογνωσία στις επιχειρηματικές διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων και βαθιά κατανόηση των απαιτήσεων της αγοράς.
2. Υψηλής ποιότητας τεχνολογίες και πρόσβαση σε καινοτόμες, αμερόληπτες λύσεις.
3. Ανθρωποι με γνώσεις, εμπειρία και ποιότητα.

Επίσης, ο πάροχος θα πρέπει να προσφέρει τις εξής υπηρεσίες:

  • Αξιολόγηση των εγγράφων.
  • Διαχείριση εκτυπώσεων και αντιγραφών.
  • Διαχείριση του «στόλου» των εκτυπωτών.
  • Διαχείριση αρχείων.
  • Ολοκληρωμένες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Διαχείριση επιχειρηματικής απόδοσης και τις καλύτερες πρακτικές συγκριτικών εργαλείων αξιολόγησης.

Πέντε λόγοι μετάβασης σε λύσεις ECM
Ακόμη και μετά την υιοθέτηση βασικών τεχνολογικών εφαρμογών όπως το ERP ή η διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας, οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν την πρόκληση διαχείρισης μη-δομημένου περιεχομένου, όπως έντυπα, email και φαξ. Για την ηλεκτρονική αποθήκευση αυτού του περιεχομένου, πολλές εταιρείες στρέφονται σε συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Αυτό αποτελεί μεγάλο βήμα, αλλά για να αποκτήσει πραγματικά αξία το περιεχόμενο αυτό για τον οργανισμό, πολλοί από αυτούς επιλέγουν τις λύσεις διαχείρισης επιχειρηματικού περιεχομένου (enterprise content management – ECM).

Αν και η διαχείριση εγγράφων και το ECM φαίνεται να αποτελούν εναλλάξιμους όρους, οι παροχές τους είναι πολύ διαφορετικές. Ενώ η διαχείριση εγγράφων εστιάζει στην αποθήκευση και την ανάκτησή τους, το ECM επιτρέπει στο χρήστη να βρει, να αποθηκεύσει, να ενσωματώσει και να μετρήσει το περιεχόμενο – προσθέτοντας βασικές λειτουργίες που η παραδοσιακή διαχείριση εγγράφων δεν παρέχει. Το ECM εξελίσσει τη στρατηγική διαχείρισης των εγγράφων, ώστε να μην αποτελεί απλά σύστημα αποθήκευσης περιεχομένου, αλλά μια λύση που υποστηρίζει τις στρατηγικές πρωτοβουλίες σε όλο το φάσμα του οργανισμού.

Οι βασικοί λόγοι που οι επιχειρήσεις επιλέγουν τη μετάβαση στο ECM είναι:

1. Το ECM διαμορφώνεται για να ταιριάξει στις ανάγκες του οργανισμού. Οι εφαρμογές διαχείρισης εγγράφων συχνά λειτουργούν ως λύσεις που καλύπτουν τις ανάγκες ενός μόνο τμήματος της εταιρείας. Το ECM, αντίθετα, αποτελεί μια πλήρη ευέλικτη λύση που μπορεί να καλύψει τις ανάγκες ενός ολόκληρου οργανισμού, από τις λειτουργικές και διοικητικές ανάγκες μέχρι την εξυπηρέτηση των πελατών. Αυτό σημαίνει, επίσης, ότι το ECM όχι μόνο καλύπτει τις τωρινές ανάγκες, αλλά μπορεί να βοηθήσει να ξεπεραστούν και νέες μελλοντικές προκλήσεις που μπορεί να παρουσιαστούν.

2. Το ECM αφαιρεί τις χειρωνακτικές διαδικασίες που περιλαμβάνονται στο περιεχόμενο του οργανισμού. Εφόσον το περιεχόμενο, όπως τα τιμολόγια και τα συμβόλαια για παράδειγμα, είναι διαχειρίσιμο από μία λύση ECM, μπορεί αυτόματα να κατευθυνθεί μέσω οποιουδήποτε σταδίου των επιχειρηματικών διαδικασιών. Σε αντίθεση με τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων, που στερούνται εξελιγμένων αυτοματοποιημένων ροών εργασίας, ένα σύστημα ECM εξασφαλίζει ότι το περιεχόμενο πάντα θα βρίσκεται στη σωστή θέση, τη σωστή στιγμή, επιταχύνοντας τις διαδικασίες.

3. Το ECM μετριάζει τους κινδύνους. Με το ECM, ο οργανισμός μπορεί να απομακρύνει τους κινδύνους που σχετίζονται με τις χειρωνακτικές και έντυπες διαδικασίες. Ενώ η διαχείριση εγγράφων παραδοσιακά παρέχει βασικές λειτουργίες αποθήκευσης και ανάκτησης, το ECM παρέχει αυτοματοποιημένες ροές εργασίας που ελαχιστοποιούν τα λάθη που σχετίζονται με τις χειρωνακτικές διαδικασίες, παρέχοντας διαφάνεια, ενώ ταυτόχρονα υποστηρίζει τις προσπάθειες συμμόρφωσης.

4. Το ECM μπορεί να συμπεριλάβει περισσότερους τύπους περιεχομένου. Σε αντίθεση με τη διαχείριση εγγράφων, το ECM επιτρέπει την virtual αποθήκευση οποιουδήποτε τύπου περιεχομένου – όπως έγγραφα και φωτογραφίες – κάνοντας το περιεχόμενο του οργανισμού άμεσα προσβάσιμο. Αυτό εξοικονομεί στους εργαζόμενους χρόνο που διαφορετικά θα σπαταλούσαν αναζητώντας τα εργαλεία που θα χρειάζονταν για την εύρεση ενός οποιουδήποτε εγγράφου ή άλλων δεδομένων.

5. Το ECM εξορθολογίζει τις διαδικασίες με απρόσκοπτη ενσωμάτωση. Ενώ τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων συχνά αναπτύσσονται και χρησιμοποιούνται σε συγκεκριμένα τμήματα και μπορεί να είναι δύσκολο να ενσωματωθούν με άλλα συστήματα IT, το ECM ενσωματώνεται σε οποιαδήποτε εφαρμογή, επιτρέποντας στους χρήστες να ανακτήσουν τα δεδομένα και τις πληροφορίες που χρειάζονται, χωρίς να «εγκαταλείπουν» το γνώριμο εργασιακό τους περιβάλλον. Αυτό σημαίνει ότι ανεξάρτητα από τον τύπο των δεδομένων, οι χρήστες έχουν άμεση πρόσβαση στα δεδομένα όταν τα χρειάζονται, επιταχύνοντας, έτσι, τις διαδικασίες σε ολόκληρη την εταιρεία. Είναι σημαντικό για τις εταιρείες να χρησιμοποιούν την τεχνολογία, έτσι ώστε να τους παρέχει το μεγαλύτερο return of investment. Αν και η διαχείριση εγγράφων παρέχει βασικές λειτουργίες αποθήκευσης και ανάκτησης, το ECM μετασχηματίζει το εργασιακό περιβάλλον, εξορθολογίζοντας τις επιχειρηματικές διαδικασίες για αυξημένη αποδοτικότητα, σε όλο τα φάσμα του οργανισμού.

Το DM ως ολιστική προσέγγιση
Ο επιχειρηματικός κόσμος σιγά-σιγά «απομακρύνεται» από το χαρτί και επωφελείται όλο και περισσότερο από τις βελτιωμένες ηλεκτρονικές διαδικασίες και ροές εργασίας. Ωστόσο, η σωστή διαχείριση των εγγράφων – είτε ηλεκτρονικά είτε αλλιώς – είναι τόσο σημαντική σήμερα όσο ήταν και πριν από μερικά χρόνια. Στην πραγματικότητα, είναι πολύ σημαντικό να διαθέτει μια επιχείρηση μια σωστή διαδικασία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, λόγω της ταχύτητας και της ευκολίας, με την οποία μπορεί να διακινήσει τα δεδομένα μέσω αυτής.

Το περιβάλλον της διαχείρισης εγγράφων έχει πολλά «κινούμενα» μέρη, όπως η ακριβής αντιπροσώπευση των έντυπων εγγράφων, η προστασία των εμπορικών δεδομένων, η εξασφάλιση ότι οι mobile εργαζόμενοι μπορούν με ευκολία να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα που χρειάζονται και ο σχεδιασμός για τις μελλοντικές ανάγκες του οργανισμού. Αυτά είναι μόνο μερικά από τα ζητήματα που η διαχείριση εγγράφων περιλαμβάνει σε καθημερινή βάση. Σε κάθε περίπτωση, πάντως, η επιτυχία των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων στηρίζεται στο σωστό σχεδιασμό ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού.


Πειθαρχία στα έγγραφα

Ο Δημήτρης Χρυσαειδής, IT Manager της δικηγορικής εταιρείας ΠΟΤΑΜΙΤΗΣ–ΒΕΚΡΗΣ, αποτυπώνει τα σημαντικά πλεονεκτήματα που φέρνει σε σε ένα σύγχρονο δικηγορικό γραφείο η εφαρμογή μιας λύσης Document Management.

netweek: Πόσο σημαντική είναι μια λύση Document Management για μια μεγάλη δικηγορική εταιρεία όπως είναι η δική σας; Τι ανάγκες καλύπτει η λύση Document Management που χρησιμοποιείτε;

Δημήτρης Χρυσαειδής: Είναι πολύ σημαντικό για την εταιρεία μας το γεγονός ότι διαθέτει ένα σύστημα Document Management, βασισμένο στην επικρατέστερη εφαρμογή της αγοράς. Η λύση DMS που χρησιμοποιούμε μας επιτρέπει να επιβάλλουμε την απαιτούμενη πειθαρχία στο χειρισμό των εγγράφων και καλύπτει τις εξής ανάγκες: α) αρχειοθέτησης (filing), β)ευρετηρίασης (indexing), γ) αναζήτησης (searching) και δ) ελέγχου της ροής των εγγράφων (check-in / check-out, versioning, import/export, audit).

netweek: Τι οφέλη έχει αποκομίσει η εταιρεία σας από τη λύση Document Management που χρησιμοποιείτε και τι αποδοχή έχει βρει αυτή στους χρήστες;

Δημήτρης Χρυσαειδής: Ενα σημαντικό όφελος είναι ότι έχει μειωθεί στο ελάχιστο ο χρόνος που χρειάζονται οι νέοι δικηγόροι και ασκούμενοι στο να ενταχθούν παραγωγικά στις διαδικασίες της εταιρείας. Η εύκολη αναζήτηση που παρέχει το DMS βοηθά στο να αξιοποιείται η υπάρχουσα συσσωρευμένη γνώση. Ο χειρισμός των υποθέσεων, που αποτελούν τα «έργα» της εταιρείας μας, έχει αυτοματοποιηθεί σε πολύ μεγάλο βαθμό, αφού το DMS που έχουμε συνεργάζεται με το σύστημα ERP για τις χρεώσεις και με άλλα βοηθητικά προγράμματα για το χειρισμό των εγγράφων.

Οσον αφορά την αποδοχή, κρίνοντας από τους δεκάδες νέους δικηγόρους στους οποίους κάνουμε μια τετράωρη εκπαίδευση πάνω στο σύστημα, μπορώ να πω ότι είναι πολύ θετική. Προαπαιτούμενο για τη χρήση του συστήματος είναι η καλή γνώση του Microsoft Office (και ειδικά του Word και του Outlook), που, λίγο πολύ, όλοι οι εργαζόμενοι στην εταιρεία μας έχουν. Ολα τα έγγραφα των υποθέσεων αρχειοθετούνται με τρόπο που είναι εύκολα αναζητήσιμα στο μέλλον, ελέγχεται ο χειρισμός τους και προστατεύεται η πνευματική εργασία των δικηγόρων μας. Επίσης, δίνουμε σαφή εικόνα σε πελάτες και συνεργάτες ότι υπάρχουν σωστές υποδομές και διαδικασίες στη διαχείριση των εγγράφων, κάτι που πιστοποιείται και με το ISO 9001.

netweek: Τι συμβουλές θα δίνατε στους συναδέλφους που καλούνται να επιλέξουν μια λύση Document Management; Ποια πιστεύετε ότι είναι τα κυριότερα πράγματα που θα πρέπει να προσέξουν;

Δημήτρης Χρυσαειδής: Εκτός από την επιλογή της εφαρμογής, που έχει να κάνει σαφώς με το διαθέσιμο προϋπολογισμό του καθενός, πρέπει να γίνει σωστή ανάλυση των αναγκών διαχείρισης εγγράφων κατά το σχεδιασμό της λύσης DMS. Πρέπει να αναζητηθεί για την υλοποίηση o integrator εκείνος που εκτός από το DMS είναι σχετικός και με το αντικείμενο της εταιρείας, ενώ χρειάζεται να έχει και εμπειρία στην ανάλυση απαιτήσεων. Οσος χρόνος παραπάνω αφιερωθεί σε σωστή παραμετροποίηση, αυτοματοποίηση και ανάπτυξη/δοκιμή διαδικασιών στην αρχή της υλοποίησης του DMS θα κερδηθεί στο πολλαπλάσιο στη συνέχεια. Με σωστή ανάλυση και παραμετροποίηση του DMS, όπως έγινε στην περίπτωσή μας, ο χειρισμός των εγγράφων θα αποτελεί, τελικά, μια εύκολη υπόθεση για τους χρήστες, η οποία θα αυξάνει την παραγωγικότητά τους.