Υπάρχουν αρκετά κοινότοπα λάθη που μπορεί να καταστρέψουν ένα πρόγραμμα Business Intelligence και κανένα από αυτά δεν θα έπρεπε να ξαφνιάσει κάποιον. Ποικίλουν, από έλλειψη επιχειρηματικών δεσμεύσεων μέχρι έλλειψη προσδιορισμού αναγκών. Σύμφωνα με την Gartner υπάρχουν περισσότεροι κίνδυνοι σε μη τεχνολογικά θέματα (ανάδοχος έργου, πολιτική, ποιότητα δεδομένων κ.α.) από ότι στην υλοποίηση της υποδομής, τα εργαλεία και τις εφαρμογές που υποστηρίζουν το BI.

<‘Σελίδα 1: Λάθος 1ο: Αν το «χτίσεις» θα το αξιοποιήσεις – Λάθος 2ο: Οι managers «παίζουν» με τα νούμερα’>
Καθώς τα εργαλεία και οι τεχνολογίες ωριμάζουν, οι εταιρείες θα πρέπει να αφιερώσουν περισσότερο από το χρόνο και τις πηγές τους για να επιλύσουν την ευθυγράμμιση του οργανισμού, τους ρόλους, τα προσόντα, τους ορισμούς και άλλα μη τεχνολογικά θέματα. Αρκετές εταιρείες έχουν παρατηρήσει ένα μεγάλο κενό ανάμεσα στις μεγάλες δυνατότητες που μπορεί να προσφέρει το Βusiness Ιntelligence (BI) και τα απογοητευτικά αποτελέσματα αρκετών ΒΙ projects.

Οταν υλοποιηθεί στρατηγικά, το Βusiness Ιntelligence αποδίδει σε βαθμό που μπορεί να επιφέρει επανάσταση στην εταιρεία. Παρόλα αυτά, δεν είναι λίγες οι φορές που οι εταιρείες βιώνουν την εμπειρία του ΒΙ σαν κάτι περίπλοκο, κοστοβόρο και χρονοβόρο που μόνο λίγοι χρησιμοποιούν. Η αποτυχία να επιτευχθούν στρατηγικά αποτελέσματα συνήθως σκοντάφτει σε ένα ή περισσότερα κοινά λάθη.

Λάθος 1ο: Αν το «χτίσεις» θα το αξιοποιήσεις
Αρκετές εταιρείες αναφέρουν ότι το τμήμα Πληροφορικής εγκαθιστά και διευθύνει τα συστατικά του ΒΙ από μια οπτική τεχνική και data centric με την υπόθεση ότι στην πορεία τα οφέλη θα γίνουν εμφανή.

Ο κίνδυνος βέβαια είναι ότι η αξία τους δεν είναι εμφανής (ίσως και εντελώς κρυφή) στην επιχείρηση και έτσι η σκληρή δουλειά δεν έχει ως αποτέλεσμα τη μαζική υιοθέτηση από τους τελικούς χρήστες – με το χειρότερο σενάριο να είναι μεγαλύτερος ο αριθμός αυτών που αναμειγνύονται στη δημιουργία του data warehouse από αυτόν που το χρησιμοποιούν μεθοδικά.

Δεν πρέπει να «χτίσετε» το data warehouse ή μια εφαρμογή BI χωρίς μια ισχυρή σύνδεση με επιχειρηματικές απαιτήσεις. Η ομάδα του project θα πρέπει να συμπεριλάβει και μια παρουσίαση από την επιχειρηματική πλευρά και το ίδιο το project θα πρέπει να προσχωρήσει στην εταιρική αρχιτεκτονική. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να τεθεί το ερώτημα αν τα συγκεντρωμένα δεδομένα εξυπηρετούν την επιχειρηματική πλευρά, αν είναι ακριβή και σωστά, αν οι πληροφορίες είναι χρήσιμες. Εγκαθιδρύστε ένα ικανό κέντρο ΒΙ για να ηγηθεί της υιοθέτησης του ΒΙ στην επιχείρηση, καθώς και τη συγκέντρωση των επιχειρηματικών, τεχνολογικών και επικοινωνιακών παραγόντων που απαιτούνται για πετυχημένα ΒΙ συστατικά. Ιδανικά, αυτό το κέντρο θα πρέπει να αναφέρεται σε ένα μη ΙΤ στέλεχος, όπως στον Chief Operations Officer ή στον Chief Financial Officer.

Λάθος 2ο: Οι managers «παίζουν» με τα νούμερα
Αρκετοί managers δεν μοιράζονται δεδομένα για λόγους πολιτικής, γεγονός που δυσκολεύει την υποστήριξη για ενδοεταιρική θέαση των δεδομένων. Επιπλέον, αρκετές εταιρείες εγκλωβίζονται σε μια κουλτούρα Excell, κατά την οποία οι χρήστες εξάγουν δεδομένα από εσωτερικά συστήματα, τα «φορτώνουν» σε λογιστικά φύλλα και πραγματοποιούν δικούς τους αναλυτικούς υπολογισμούς. Η ευκολία των λογιστικών φύλλων και ο έλεγχος που παρέχουν στους managers, οι οποίοι θέλουν να παρουσιάσουν τη δική τους οπτική για την επιχείρηση, και σε μερικές περιπτώσεις την έλλειψη διαφάνειας, είναι δύσκολο να ξεπεραστεί.

Οι εταιρείες αντιμετωπίζουν σύγχυση εξαιτίας αυτής της πολυπλοκότητας αλλά και μεγάλους κινδύνους από «ακάλυπτα» δεδομένα που τα διαχειρίζονται μεμονωμένα άτομα στον υπολογιστή τους. Χρησιμοποιείστε κανονισμούς και πλαίσια, όπως το Sarbanes-Oxley Act, για να μορφώσετε τους επιχειρηματικούς χρήστες σχετικά με το ρίσκο των λογιστικών φύλλων, των data silos και της αδιευκρίνιστης ιδιοκτησίας των δεδομένων.  Απαγορέψτε τη χρήση λογιστικών φύλλων για επίσημες αναφορές και συσκέψεις.

Ενα κέντρο ΒΙ μπορεί να διασφαλίσει ότι το ανθρώπινο δυναμικό μπορεί να χρησιμοποιήσει τα εργαλεία και τις εφαρμογές ΒΙ και μπορεί να αναγνωρίσει και να αφαιρέσει τα silos των λογιστικών φύλλων. Δεν πρέπει να παραβλέπετε ότι ένα πρόγραμμα information governance, που είναι ευρύτερο από το ΒΙ, μπορεί να ελαχιστοποιήσει την ασφάλεια και τη μυστικότητα για κρίσιμα πληροφοριακά assets.
<‘here’>

<‘Σελίδα 2: Λάθος 3ο: Πρόβλημα ποιότητας δεδομένων; Ποιο πρόβλημα; – Λάθος 4ο: Επανεκτίμηση άλλων πλατφορμών ΒΙ; Γιατί; – Λάθος 5ο: Διαθέτουμε το ιδανικό ΒΙ. Μην το αλλάξουμε ποτέ!’>
Λάθος 3ο: Πρόβλημα ποιότητας δεδομένων; Ποιο πρόβλημα;
Οι περισσότερες εταιρείες φοβούνται ότι η φτωχή ποιότητα δεδομένων θα οδηγήσει σε κακές αποφάσεις. Αντιμετωπίζουν σημαντικές προκλήσεις να διασφαλίσουν ότι τα υψηλής ποιότητας δεδομένα τροφοδοτούν τα ΒΙ εργαλεία και εφαρμογές, αν και μέχρι στιγμής δεν έχουν εντοπίσει πού ακριβώς είναι το πρόβλημα. Δεν λείπουν και οι εταιρείες που βρίσκονται σε άρνηση, και αυτό που συνήθως συμβαίνει είναι ότι όσο περισσότερο μια εταιρεία διατυμπανίζει ότι δεν έχει πρόβλημα ποιότητας δεδομένων τόσο μεγαλύτερο είναι το πρόβλημα. Οι εταιρείες έχουν ζήτημα με αν το τμήμα Πληροφορικής προσπαθεί να λύσει το θέμα της ποιότητας δεδομένων με ένα εργαλείο ή αν οι άνθρωποι δεν χρησιμοποιούν τις ΒΙ εφαρμογές εξαιτίας των άσχετων, των ημιτελών ή αμφισβητούμενων δεδομένων.

Πρέπει να δεσμεύσετε τους επιχειρηματικούς χρήστες να ξεκαθαρίσουν τι είναι αρκετά καλό με όρους ποιότητας δεδομένων για το ΒΙ. Αναγκάστε τα επιχειρηματικά τμήματα να επιβεβαιώσουν τους τομείς στους οποίους μπορούν να προσφέρουν δεδομένα που πρέπει να αναλυθούν. Παράλληλα, θα πρέπει να εγκαταστήσετε μια διαδικασία ή ένα σετ αυτοματοποιημένων ελέγχων για να αναγνωριστούν θέματα ποιότητας δεδομένων σε εισερχόμενα δεδομένα και την αποτροπή της εισόδου δεδομένων χαμηλής ποιότητας στο data warehouse. Βάλτε σε εφαρμογή τη διαδικασία χρησιμοποιώντας κατά παραγγελία κώδικα, τεχνολογία ποιότητας δεδομένων, πακεταρισμένα εργαλεία ενοποίησης δεδομένων ή ένα συνδυασμό όλων αυτών.

Μπορείτε ακόμα και να συμπεριλάβετε στο job description την ποιότητα των δεδομένων και να κάνετε απολογισμούς για να αποδώσετε την ευθύνη.

Λάθος 4ο: Επανεκτίμηση άλλων πλατφορμών ΒΙ; Γιατί;
Οι εταιρείες συνηθίζουν να υποθέτουν ότι η βέλτιστη επιλογή είναι να αγοράσουν την πλατφόρμα του ΒΙ από τον συνηθισμένο πάροχο enterprise resource application. Μάλιστα, τα στελέχη που διαχειρίζονται μεγάλα ποσά για ERP μπορεί να μην συμφωνούν με δαπάνες για εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας ή διαχείρισης εταιρικής απόδοσης. Παρόλα αυτά το «one stop shopping» δεν μεταφράζεται αυτόματα σε χαμηλότερο κόστος κτήσης, ακόμα και αν ο πάροχος περιλαμβάνει το ΒΙ στο πακέτο ή αν παρέχει το καλύτερα προσαρμοσμένο στις εταιρικές ανάγκες. Οι πλατφόρμες του ΒΙ δεν είναι εμπόρευμα και δεν παρέχουν όλες τις ίδιες λειτουργίες. Για αυτό οι εταιρείες θα πρέπει να εκτιμήσουν τις ανταγωνιστικές προσφορές, αντί  να ακολουθήσουν τυφλά το μονοπάτι της μικρότερης αντίστασης.

Η ενοποίηση ανάμεσα στις προσφερόμενες από τον πάροχο εφαρμογές ERP/data warehouse και ΒΙ δεν είναι αρκετός λόγος για να αγνοήσετε τις εναλλακτικές, ειδικά αφού οι πλατφόρμες ΒΙ από τρίτους μπορεί να ενοποιούνται το ίδιο ή και καλύτερα. Πρέπει να καθορίσετε ποιες ΒΙ λειτουργίες προσφέρονται από κάθε πάροχο εταιρικών εφαρμογών και να συγκρίνετε αυτές τις λειτουργίες με αυτές που παρέχονται από τις πλατφόρμες ΒΙ των παρόχων. Μπορείτε να αξιολογήσετε τις ανταγωνιστικές προσφορές για να βελτιώσετε την κατανόηση της εταιρείας για τις απαιτήσεις της σε επίπεδο ΒΙ και να «χτίσετε» το σεβασμό για τις δυνατότητές του.

Αν διαθέτετε μια ισχυρή ΒΙ και data warehouse υποδομή, αναγνωρίστε ότι δεν είναι ανάγκη να αντικαταστήσετε το εταιρικό data warehouse ή τα εργαλεία και τις εφαρμογές ΒΙ με αυτές από τον πάροχο εφαρμογών, εκτός και αν υπάρχει ξεκάθαρος επιχειρηματικός λόγος για να το κάνετε. Και φυσικά, η λύση ενός και μόνο παρόχου αναπόφευκτα οδηγεί, μακροπρόθεσμα, τον αγοραστή σε μια δυσκολότερη διαπραγματευτική θέση.

Λάθος 5ο: Διαθέτουμε το ιδανικό ΒΙ. Μην το αλλάξουμε ποτέ!
Με δεδομένη την πίεση για γρήγορη παράδοση αποτελεσμάτων, αρκετές εταιρείες αντιμετωπίζουν το ΒΙ σαν μια σειρά από ξεχωριστά projects που επικεντρώνονται στην παράδοση ενός προκαθορισμένου σετ απαιτήσεων. Αλλά το ΒΙ αποτελεί έναν κινούμενο στόχο. Στη διάρκεια του πρώτου χρόνου της εφαρμογής του οι χρήστες ζητάνε αλλαγές για να ανταποκριθεί στις ανάγκες τους καλύτερα ή για να βελτιώσουν θεμελιώδεις επιχειρηματικές διαδικασίες. Αυτές οι αλλαγές μπορεί να επηρεάσουν από 30-50% των λειτουργιών των εφαρμογών. Το ΒΙ λειτουργεί καλύτερα σαν ένα πρόγραμμα που εξελίσσεται προοδευτικά, ώστε να ανταποκριθεί στις ανάγκες των τελικών χρηστών.

Οταν τα ΒΙ projects αποτυγχάνουν να εξυπηρετήσουν τις όποιες αλλαγές, χάνουν τη σύνδεσή τους με τους επιχειρηματικούς χρήστες, ίσως παύουν να χρησιμοποιούνται και δεν αποτελούν ανταποδοτική επένδυση. Εφαρμόστε πρόγραμμα διαχείρισης επιδεξιότητας/ δυνατότητας των ΒΙ εφαρμογών προκειμένου να καθορίσετε πώς η αλλαγή θα επηρεάσει τις ΒΙ τεχνολογίες και εφαρμογές. Χρησιμοποιήστε το κέντρο ΒΙ για να διαχειριστείτε τους κύκλους κατασκευής και κατανάλωσης των ΒΙ υλοποιήσεων.

Εγκαταστήστε επαναλαμβανόμενες μεθοδολογίες για να προσφέρετε τη δυνατότητα εξέλιξης των ΒΙ εφαρμογών και επισπεύστε την παράδοση των projects. Ορίστε μια διαδικασία αποτίμησης που διαχειρίζεται τη βαθμιαία αχρήστευση και την αντικατάσταση στους κόλπους του ΒΙ χαρτοφυλακίου.
<‘here’>

<‘Σελίδα 3: Λάθος 6ο: Ας το κάνουμε outsourced! – Λάθος 7ο: Θέλουμε ένα dashboard, τώρα!’>
Λάθος 6ο: Ας το κάνουμε outsourced!
Οι διαχειριστές συχνά επιχειρούν να διορθώσουν τις προσπάθειες του ΒΙ με το να προσλαμβάνουν έναν outsourcer με την προσδοκία να κάνει καλύτερη δουλειά και με χαμηλότερο κόστος. Αρκετές εταιρείες που κάνουν outsource τις λειτουργικές εφαρμογές τους μπορεί να δελεαστούν από αυτή την επιλογή για να μειώσουν τις δαπάνες για το ΒΙ. Τέτοιου είδους ενέργειες αποδεικνύουν ότι οι εταιρείες αντιμετωπίζουν το ΒΙ σαν ένα πληροφοριακό σύστημα τακτικής. Αλλά η επικέντρωση στις δαπάνες και στην ανάπτυξη του χρόνου έχει ως αποτέλεσμα την έλλειψη ευελιξίας και φτωχά αρχιτεκτονικά συστήματα. Μπορείτε να κάνετε outsourced οτιδήποτε δεν είναι νευραλγικής σημασίας.

Χρησιμοποιείστε το πλαίσιο εργασίας της Gartner για να ξεκαθαρίσετε ποια χαρακτηριστικά και δυνατότητες του ΒΙ πρέπει το τμήμα Πληροφορικής να αναπτύξει και να αποφασίσετε ποια δεν μπορούν να δοθούν εκτός εταιρείας. Μπορείτε να βασιστείτε στο outsourcing μόνο προσωρινά, ενώ ταυτόχρονα αναπτύσσετε επιδεξιότητες στους κόλπους του τμήματος Πληροφορικής. Διαπραγματευτείτε συμφωνίες επιπέδου υπηρεσιών με τους παρόχους βασισμένες στις αλλαγές και στις εξελίξεις παρά σε προκατασκευασμένα σετ απαιτήσεων.

Λάθος 7ο: Θέλουμε ένα dashboard, τώρα!
Οι εταιρείες πιέζουν τα τμήματα Πληροφορικής να αγοράσουν ή να δημιουργήσουν ένα dashboard γρήγορα και φθηνά. Οι administrators δεν θέλουν να συσσωρεύουν ακριβά ΒΙ εργαλεία ή συστατικά διαχείρισης πληροφοριών τα οποία θεωρούν εκτενή και παρακινδυνευμένα. Επιπρόσθετα, οι επιχειρηματικές μονάδες συχνά θέλουν να δημιουργούν πίνακες απόδοσης και να κρατούν για τον εαυτό τους το «σκορ» χωρίς να το παρουσιάζουν στην υπόλοιπη εταιρεία. Καλό θα είναι να δημιουργείτε αναφορές όσο πιο ορατές γίνεται για να εμποδίζετε απαιτήσεις για dashboards, ενώ ταυτόχρονα θα περιλαμβάνετε πιο πολύπλοκες θεάσεις εργαλείων για στρατηγικές υιοθέτησης ΒΙ.

Ωστόσο, θυμηθείτε ότι, αν η ΒΙ πλατφόρμα είναι εγκατεστημένη, ένας πίνακας απόδοσης μπορεί να έχει πολύ χαμηλό κόστος γιατί παρέχει ένα επίπεδο ολικού αθροίσματος δεδομένων. Δημιουργείστε κάρτες και πίνακες αποτελεσμάτων σε συνδυασμό με έναν στρατηγικό χάρτη. Χωρίς αυτόν, οι κάρτες αποτελεσμάτων προσφέρουν λίγα περισσότερα από μια συρραφή ασύνδετων μετρικών.
<‘here’>

<‘Σελίδα 4: Λάθος 8ο: χ+ψ= ζ , ή μήπως όχι; – Λάθος 9ο: Στρατηγική ΒΙ; Μάλλον θα ακολουθήσουμε το ένστικτό μας – Κριτήρια επιλογής BI πλατφόρμας’>
Λάθος 8ο: χ+ψ= ζ , ή μήπως όχι;
Μια πρωτοβουλία ΒΙ έχει στόχο τη δημιουργία μίας και μόνης εκδοχής της αλήθειας αλλά αρκετές εταιρείες δεν έχουν ακόμα καταλήξει ούτε σε θεμελιώδεις ορισμούς, όπως τα έσοδα. Η επίτευξη μιας εκδοχής της αλήθειας απαιτεί διατμηματική συμφωνία για το πώς ορίζονται τα επιχειρηματικά χαρακτηριστικά.

Συνήθως, οι εταιρείες αποτυγχάνουν στην επίτευξη μιας συμφωνίας εξαιτίας θεμάτων πολιτικής ή έλλειψης εταιρικού οράματος και υποστήριξης του Business Intelligence. Ευθυγραμμίστε τους ορισμούς βασικών συστατικών και μετρικών σε όλες τις δραστηριότητες ακόμα και αν δεν μπορεί να υλοποιηθεί μια εφαρμογή ΒΙ σε όλο το εύρος της εταιρείας. Ξεκινήστε με τον παρόντα ορισμό δεδομένων και μετρικών απόδοσης για να διασφαλίσετε ότι τα συστατικά του ΒΙ έχουν κάποια συνέπεια με το παρόν λεξιλόγιο. Δημοσιοποιείστε αυτά τα δεδομένα και επιφορτίστε τους επιχειρηματικούς ηγέτες με το έργο της διάδοσης και ανάπτυξή τους.

Λάθος 9ο: Στρατηγική ΒΙ; Μάλλον θα ακολουθήσουμε το ένστικτό μας
Το τελευταίο και ίσως το πιο μοιραίο λάθος είναι η έλλειψη κατοχυρωμένης ΒΙ στρατηγικής ή η χρήση μιας ανεπαρκώς ανεπτυγμένης. Τα περισσότερα από τα προαναφερθέντα λάθη θα μπορούσαν τελείως να αποφευχθούν ή να περιοριστούν σημαντικά με το να εγκατασταθεί μια στρατηγική ΒΙ και να καθοριστεί ένα πλάνο για την υλοποίηση του Business Intelligence στην εταιρεία. Η λύση είναι η δημιουργία μια ομάδας επανδρωμένης από στελέχη του τμήματος Πληροφορικής και του business υπό τη γενική επιστασία του ενός κέντρου Business Intelligence.

Κριτήρια επιλογής BI πλατφόρμας
Η επιχειρηματική ευφυΐα (ΒΙ) αποτελεί στρατηγική τοποθέτηση κάθε οργανισμού. Στοχεύει στη συγκέντρωση δεδομένων και την παρουσίασή τους με ενιαίο τρόπο σε όλο τον οργανισμό, παρέχοντας διαφάνεια και πληροφόρηση σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας. Η επιλογή μίας πλατφόρμας ΒΙ σε περιόδους κρίσης, ενώ ρεαλιστικά οριοθετείται από τον διαθέσιμο προϋπολογισμό, θα πρέπει να περιλαμβάνει επίσης τα εξής κριτήρια:

· Ευκολία στη χρήση και δυνατότητες υποστήριξης όλων των αναγκών επισκόπησης και επεξεργασίας της πληροφορίας.
· Ευελιξία και χαμηλό κόστος επέκτασης και προσαρμογής στο γρήγορα μεταβαλλόμενο εταιρικό οικοσύστημα.
· Χαμηλό κόστος διαχείρισης.
· Υψηλού επιπέδου υποστήριξη.
· Αποδεκτό συνολικό χρόνο διάθεσης της πρώτης εφαρμογής ΒΙ στους τελικούς χρήστες (deployment time).
· Δυνατότητες κλιμάκωσης τόσο του αριθμού των χρηστών όσο και του όγκου των δεδομένων.

Του Δ. Καμπράνη, Υπεύθυνος Τομέα BΙ, Exodus S.A.

<‘here’>