Το 2012 αποτελεί τον «τελευταίο σταθμό» στον αρχικό χάρτη της Ευρωπαϊκής Ενωσης σχετικά με το e-invoicing. Πόσο έχουν ανέβει, όμως, τα ποσοστά υιοθέτησης πρακτικών ηλεκτρονικής τιμολόγησης;

Μία στις δύο ευρωπαϊκές επιχειρήσεις στέλνει ή λαμβάνει τουλάχιστον ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο κάθε μήνα, σύμφωνα με έρευνα της Itella Information. Το αντίστοιχο ποσοστό των καταναλωτών που λαμβάνουν τουλάχιστον ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο μηνιαίως ξεπερνά το 40%. Ωστόσο, τα συνολικά ποσοστά χρήσης της πρακτικής της ηλεκτρονικής τιμολόγησης παραμένουν χαμηλά (κάτω του 30%) και το «γεωγραφικό χάσμα» που χωρίζει τη βόρεια από τη νότια Ευρώπη παραμένει. Η προηγμένη υποδομή αποτελεί, σε γενικές γραμμές, μια θετική προϋπόθεση για την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Χαρακτηριστικά είναι τα παραδείγματα της Δανίας και της Νορβηγίας, όπου τα δύο τρίτα των καταναλωτών λαμβάνουν ήδη τιμολόγια μέσω σχετικής τραπεζικής ιντερνετικής υπηρεσίας.

Αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι όι αποδείξεις τείνουν να διακινούνται μέσω email παρά να διατίθενται σε πλήρως ηλεκτρονική μορφή και σε συνδυασμό με λύσεις ασφάλειας και συστήματα πληρωμών. Το ποσοστό των τιμολογίων που διακινούνται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πλησιάζει στο 20% για τις ευρωπαϊκές επιχειρήσεις, αλλά το ποσοστό των πλήρως ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι μόλις 10%.

Η χρήση των e-invoices και η θετική προδιάθεση απέναντι τους αυξάνουν καθώς αυξάνεται και ο αριθμός των τιμολογίων που καλείται να επεξεργαστεί μια επιχείρηση. Αυτό γίνεται εύκολα κατανοητό όταν πρόκειται για επιχειρήσεις που καλούνται να επεξεργαστούν έναν μεταβλητό όγκο τιμολογίων. Ισχύει, ωστόσο, το ίδιο και για απλούς καταναλωτές οι οποίοι λαμβάνουν έναν σταθερό αριθμό αποδείξεων.

Σήμερα, σχεδόν το 75% των αποδείξεων που παίρνουν οι καταναλωτές είναι έντυπες. Ωστόσο, μέσα στα επόμενα δύο με τρία χρόνια, το πόστο αυτό εκτιμάται ότι θα μειωθεί στο 60%.  Σύμφωνα πάντα με την έρευνα της Intella Information, ο δρόμος προς την κατεύθυνση του e-invoicing διαφέρει από χώρα σε χώρα. Οι σκανδιναβικές χώρες κινούνται σταθερά προς την κατεύθυνση της λήψης αποδείξεων και τιμολογίων μέσω τραπεζικών συστημάτων. Στη Βαλτική και την ανατολική Ευρώπη, οι καταναλωτές κλίνουν προς το μοντέλο λήψης αποδείξεων μέσω email. Στην ανατολική Ευρώπη, τη Γερμανία, και την Αγγλία, οι καταναλωτές εξακολουθούν να προτιμούν τις έντυπες αποδείξεις.

Οι δυσκολίες παραμένουν…
Τα τρία βασικά εμπόδια που εξακολουθεί να βρίσκει μπροστά της η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι τα νομικά θέματα, οι τεχνικές προκλήσεις και οι επιχειρηματικές απαιτήσεις. Στα νομικά θέματα περιλαμβάνονται οι διαφορές μεταξύ των επιμέρους χωρών όσον αφορά τη φορολογία και την τιμολόγηση. Σε τεχνολογικό επίπεδο, θα πρέπει αντιμετωπιστεί η ασφάλεια, το authentication και η επιλογή των κατάλληλων προτύπων.

Τέλος, σε επιχειρηματικό επίπεδο, οι διαφορετικοί τύποι και τομείς επιχειρήσεων υπαγορεύουν τη χρήση διαφορετικών συστημάτων. Είναι σαφές ότι μία πολυεθνική ακολουθεί διαφορετικές πρακτικές τιμολόγησης απ΄ότι ένα συνοικιακό βιβλιοπωλείο.

…το ίδιο και τα οφέλη
Σε αντίθεση με τα τιμολόγια σε χαρτί, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια παρέχουν όλα τα πληροφοριακά στοιχεία σε ψηφιακή μορφή, γεγονός που συνεπάγεται κάποια σημαντικά πλεονεκτήματα: επιτρέπουν τη συντόμευση των προθεσμιών πληρωμής, μειώνουν τα σφάλματα, τα έξοδα εκτύπωσης και ταχυδρόμησης και -το σημαντικότερο- επιτρέπουν την πλήρως ολοκληρωμένη διεκπεραίωση.

Συνεπώς, ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι οι δυνατότητες αυτοματισμού που προσφέρει, ιδίως εάν το τιμολόγιο αποστέλλεται σε δομημένο μορφότυπο: τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μπορούν να εκδίδονται και να διαβιβάζονται αυτόματα και απευθείας από τα συστήματα αλυσίδων χρηματοτεχνικής μέριμνας του παρόχου της υπηρεσίας σε εκείνα του αποδέκτη.

Στο μεγαλύτερο μέρος τους, τα οικονομικά πλεονεκτήματα δεν απορρέουν από την εξοικονόμηση κόστους εκτύπωσης και ταχυδρόμησης, αλλά από την πλήρη διαδικασία αυτοματισμού και ολοκλήρωσης μεταξύ των συναλλασσομένων μερών από την εντολή έως την πληρωμή. Τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αναμένεται επίσης να διευκολύνουν τους καταναλωτές, ιδίως όσον αφορά την ευκολία που προσφέρουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια σε σχέση με τα τιμολόγια σε χαρτί.

Ωστόσο, θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι δεν θα περιθωριοποιηθούν οι καταναλωτές με περιορισμένη ή καμία πρόσβαση στο διαδίκτυο και ότι θα πρέπει πάντοτε να παρέχεται η δυνατότητα στους καταναλωτές να ζητούν τιμολόγια σε χαρτί.

Επιπλέον, η ηλεκτρονική τιμολόγηση πρέπει να σέβεται τους κανόνες για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και το δικαίωμα προστασίας της ιδιωτικής ζωής. Τέλος, τα περιβαλλοντικά οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης λόγω της μείωσης της κατανάλωσης χαρτιού και του κόστους ενέργειας για τη μεταφορά είναι επίσης σημαντικά, καθώς συνεπάγονται εξοικονομήσεις άνθρακα που θα αντιστοιχούσαν σε μείωση των εκπομπών CO2 κατά ένα εκατομμύριο τόνους ετησίως για την ΕΕ.


Tα πρότυπα και η διαλειτουργικότητα
Η διαλειτουργικότητα των λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης παρέχει στα συναλλασσόμενα μέρη τη δυνατότητα να ανταλλάσσουν στην πράξη ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσα από διαφορετικές τεχνολογίες και διαφορετικά οργανωτικά όρια, με βάση κοινές νομικές υποχρεώσεις, επιχειρηματικές διαδικασίες και τεχνικά πρότυπα. Η έλλειψη διαλειτουργικότητας μεταξύ των διαφόρων επιχειρηματικών μοντέλων και λύσεων συνεπάγεται τον κίνδυνο οι επιχειρήσεις, και ιδιαίτερα οι ΜΜΕ, να πρέπει να επενδύσουν σε πληθώρα συστημάτων και λύσεων για να ανταλλάσσουν ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Αυτή η κατάσταση οδηγεί σε περιττές δαπάνες και εμποδίζει περαιτέρω τη μαζική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Με τη βοήθεια διαλειτουργικών λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης, θα είναι δυνατό να δημιουργηθεί συν τω χρόνω ένας αριθμός διασυνδεόμενων και διαλειτουργικών δικτύων μέσω των οποίων θα είναι δυνατή η πρόσβαση στον μέγιστο αριθμό συναλλασσομένων μερών.

Στο σημερινό περιβάλλον, δεν υπάρχει ένα παγκοσμίως χρησιμοποιούμενο πρότυπο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Η ποικιλία των απαιτήσεων δεδομένων και χρήσης, και οι πολύ διαφορετικές προσεγγίσεις για την εφαρμογή τους, έχουν οδηγήσει σε κατακερματισμό της αγοράς. Κανένας από τους υφιστάμενους μορφότυπους δεν έχει κατορθώσει να επικρατήσει. Η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (Electronic Data Interchange – EDI) που εξακολουθεί να χρησιμοποιείται από πολλές πολυεθνικές εταιρείες, συχνά δεν είναι πρακτική για το μεγαλύτερο μέρος των ΜΜΕ.

Ομοίως, κλειστοί μορφότυποι χρησιμοποιούνται μόνο από μια πολυεθνική εταιρεία και τους προμηθευτές της. Κατά συνέπεια, οι φορείς της αγοράς, όπως οι επιχειρήσεις, οι εταιρείες λογισμικού και οι πάροχοι χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, είναι σήμερα υποχρεωμένοι να χρησιμοποιούν πολλούς διαφορετικούς μορφότυπους, πράγμα που απαιτεί επαχθείς διαδικασίες καταγραφής και μετατροπής για δεδομένα που εκφράζονται με διαφορετικά είδη συντακτικού.

«Αντίστροφη μέτρηση» έως το 2013
Η ΕΕ συνεχίζει να περιμένει πολλά από τη μαζική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και παρακολουθεί από κοντά όλες τις σχετικές ενέργειες. Στα τέλη του 2013 θα παρουσιάσει έκθεση προόδου στο Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

Στην περίπτωση που η έκθεση δεν δείξει ικανοποιητική πρόοδο όσον αφορά την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και τον υφιστάμενο κατακερματισμό, θα αναληφθούν περαιτέρω ενέργειες και θα διατυπωθούν άλλες συστάσεις με σκοπό να αντιμετωπιστούν τα θέματα εκείνα που αποτελούν εμπόδιο στη μαζική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Η ανάπτυξη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης με τη συγκρότηση διαρθρώσεων διακυβέρνησης όπως τα εθνικά φόρουμ και το ευρωπαϊκό πολυμερές φόρουμ, αναμένεται να συμβάλουν στην υιοθέτηση μιας συνεκτικής προσέγγισης της ΕΕ για την ηλεκτρονική τιμολόγηση και να διευκολύνουν τη δημιουργία ενός διαλειτουργικού πανευρωπαϊκού περιβάλλοντος ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Στόχος της Επιτροπής είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση να καταστεί η κυρίαρχη μέθοδος τιμολόγησης στην Ευρώπη μέχρι το 2020. Η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να εργαστεί σε στενή συνεργασία με τα κράτη-μέλη και όλους τους άλλους ενδιαφερόμενους φορείς που πρέπει να διαδραματίσουν το ρόλο τους για την επίτευξη αυτού του στόχου και τη δημιουργία του κατάλληλου περιβάλλοντος για τη διάδοση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε ευρεία κλίμακα.

Κερδίστε τη δέσμευση των προμηθευτών σας
Η επιτυχία ενός έργου e-invoicing σε μία επιχείρηση αποτελεί συνάρτηση της δέσμευσης και συμμετοχής των προμηθευτών της. Προκειμένου να πείσετε τον μεγαλύτερο δυνατό αριθμό προμηθευτών και συνεργατών σας να συμμετάσχουνα:
• Ορίστε ένα πρόσωπο που θα αναλάβει να υποστηρίξει επικοινωνιακά τη μετάβαση προς το e-invoicing. Πριν να ξεκινήσετε τις προσπάθειες της αποδοχής του e-invoicing από τους προμηθευτές σας, βεβαιωθείτε ότι το σύνολο του προσωπικού της επιχείρησής σας κατανοεί τι κάνετε και γιατί.
• Θέστε μετρήσιμους στόχους -για παράδειγμα: «θέλουμε να κερδίσουμε την αποδοχή του e-invoicing από το 90% των προμηθευτών μας μέσα σε τρεις μήνες». Αποφύγετε ασαφείς στόχους όπως «Ας δούμε ποιοι από τους προμηθευτές μας ενδιαφέρονται».
• Υπολογίστε, όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρα, τη δυνητική απόδοση για την όποια επένδυση σε χρόνο, χρήματα και πόρους Πληροφορικής απαιτείται σε επίπεδο συστημάτων τιμολόγησης και πληρωμών.
• Προτιμήστε μία ασφαλή και «ανοικτή» τεχνολογία, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή συνεργασία και επικοινωνία με τους προμηθευτές σας. Στοχεύστε στην ευκολία χρήσης και, εφόσον αυτό είναι δυνατό, προσφέρετε εναλλακτικές επιλογές στους προμηθευτές σας.
• Καθιερώστε μέτρα προστασίας από περιστατικά απάτης. Είναι ξεκάθαρο ότι η προστασία αυτή είναι απαραίτητη για κάθε τύπο συστήματος πληρωμών -είτε αυτό είναι ηλεκτρονικό, είτε βασίζεται στο χαρτί.
• Παρακινήστε τους προμηθευτές σας με τα κατάλληλα κίνητρα -διευκρινίζοντάς τους, για παράδειγμα, ότι θα είστε σε θέση να εξοφλείτε γρηγορότερα τις οφειλές σας μέσω του e-invoicing.