Η Γενική Τράπεζα, μέλος του ομίλου της Societe Generale, ολοκλήρωσε τον περασμένο μήνα με απόλυτη επιτυχία το project σχετικά με την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση επιχειρησιακών αρχείων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μερικές από τις προκλήσεις που αντιμετώπισε η ομάδα υλοποίησης του έργου ήταν:

  • O μεγάλος όγκος στατικών δεδομένων (αρχεία τα οποία προσπελαύνονται ή μεταβάλλονται σπανίως), ο οποίος ανέρχονταν σε μέγεθος 2 Terabytes, με μέσο ρυθμό αύξησης 20% ετησίως, και τα οποία βρίσκονταν σε Storage Area Network (SAN) παραγωγής.
  • Η διαρκώς αυξανόμενη ποσότητα μαγνητικών μέσων αποθήκευσης (tapes, κ.λπ.) για τις ανάγκες των διαδικασιών backup, με άμεσο αποτέλεσμα την δραματική αύξηση του λειτουργικού κόστους.
  • Ο κίνδυνος που εγκυμονεί από τη διαθεσιμότητα και την ακεραιότητα της υποδομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αφού στις μέρες μας, κρίσιμα επιχειρησιακά αρχεία είναι αποθηκευμένα με τη μορφή attachments σε θυρίδες (mailboxes).

Η Γενική Τράπεζα προκειμένου να αντεπεξέλθει στις παραπάνω προκλήσεις, να συμμορφωθεί με το κανονιστικό πλαίσιο, αλλά και να μειώσει ένα αξιοσημείωτο λειτουργικό κόστος, προχώρησε σε υλοποίηση του ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης.

Η υλοποίηση του συγκεκριμένου έργου αποτελεί μέρος του ολοκληρωμένου στρατηγικού σχεδίου της Διεύθυνσης Πληροφορικής που έχει ως στόχο την εκμετάλλευση και αξιοποίηση των νέων τεχνολογιών, τη μείωση του λειτουργικού κόστους, τη καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών (εσωτερικών και εξωτερικών), τη  βελτίωση της παραγωγικότητας, καθώς και τη βελτίωση της ασφάλειας και ακεραιότητας των πληροφοριακών συστημάτων και υποδομών.

Η υλοποίηση στην πράξη
Το έργο υλοποιήθηκε σε διάστημα μόλις έξι εβδομάδων, χρόνος ρεκόρ ακόμα και σύμφωνα με διεθνώς αναγνωρισμένες βέλτιστες πρακτικές, στις οποίες ο μέσος χρόνος υλοποίησης για αντίστοιχα μεγέθη ξεπερνάει τους τρεις μήνες. Το έργο υλοποιήθηκε με τη δημιουργία μιας υποδομής Αρχειοθέτησης και HSM (Hierarchical Storage Manager), η οποία μέσω ενός λογισμικού και ενός «έξυπνου» Unified Storage, μπορεί να αρχειοθετεί και να φυλάσσει όλα τα παραπάνω δεδομένα σε σύστημα, το οποίο διαθέτει εξαιρετικά ευέλικτους διαύλους επικοινωνίας με servers και clients, όπως FCP, iSCSI, CIFS, ενώ επιπλέον διατίθεται εξαιρετικά μεγάλη χωρητικότητα με τη χρήση των οικονομικότερων δίσκων, τεχνολογίας SATA.

Για την παραπάνω υλοποίηση επιλέχθηκε το λογισμικό Enterprise Vault 2007 της Symantec, η οποία είναι πρωτοπόρος στην υλοποίηση τέτοιου είδους λύσεων. Η παραπάνω υλοποίηση εγγυάται την καλύτερη και σημαντικά ταχύτερη λειτουργία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την ασφαλή αρχειοθέτησή του, καθώς και την άμεση αναζήτηση παλαιών e-mails από τους χρήστες.

Η λύση που υλοποιήθηκε διαχειρίζεται δομημένα και αποτελεσματικότατα τον τεράστιο και διαρκώς αυξανόμενο όγκο των e-mails και των επισυναπτόμενων σε αυτά εγγράφων. Μέσω πλήρως αυτοματοποιημένων διαδικασιών και πολιτικών, αρχειοθετεί  όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα σε κεντρικό αποθηκευτικό χώρο (storage). 

Η ανάκτηση των εγγράφων γίνεται άμεσα από τους δικαιούχους, χωρίς όμως να αφαιρούνται από το κέντρο αποθήκευσής τους και χωρίς να  απαιτείται αντιγραφή τους. Έτσι διασφαλίζεται η διατήρηση, η γνησιότητα και η ακεραιότητά τους. Η χρονική περίοδος διατήρησής τους αποφασίζεται βάσει της κεντρικά διαχειριζόμενης εταιρικής πολιτικής, η οποία δεν έχει κανένα περιορισμό.

Ταυτόχρονα, το σύστημα περιορίζει τον όγκο συμπιέζοντας το περιεχόμενο των εγγράφων έως και 80% πετυχαίνοντας έτσι εκτός από σημαντική αύξηση της ταχύτητας και εξαιρετική μείωση του κόστους. Επίσης, το συγκεκριμένο σύστημα διαθέτει «έξυπνη» μηχανή αναζήτησης με «λέξεις κλειδιά» που εμπεριέχονται είτε στα μηνύματα είτε στα επισυναπτόμενα έγγραφα.

Το σύστημα παρέχει θεαματική επεκτασιμότητα που ξεκινάει από την κάλυψη μερικών δεκάδων χρηστών και καταλήγει σε μερικούς μήνες σε αρκετές εκατοντάδες χιλιάδες, χωρίς την παραμικρή παραμετροποίηση του λογισμικού. Τέλος, υπάρχει δυνατότητα διασύνδεσης με MS-SharePoint/SQL2005, καθώς και SAP/Oracle για λόγους πιθανής μελλοντικής επέκτασης.

Συμπερασματικά λοιπόν, το Ηλεκτρονικό Σύστημα Αρχειοθέτησης:

  • Ελέγχει το κύκλο ζωής των πληροφοριών και επιτρέπει την αποτελεσματικότερη διαχείριση, εκμετάλλευση και αναζήτηση των δεδομένων σύμφωνα με την πολιτική του Οργανισμού.
  • Παρέχει ασφαλή έλεγχο περιεχομένου, που περιλαμβάνει e-mail και αρχεία.
  • Παρέχει λύσεις για εταιρική διακυβέρνηση, διαχείριση κινδύνου και θέματα συμμόρφωσης ως προς τους ισχύοντες κανονισμούς.
  • Αυξάνει την απόδοση και την ασφάλεια.
  • Μειώνει το χώρο αποθήκευσης μηνυμάτων στο mail server μέχρι και 80%.
  • Βελτιώνει θεαματικά την απόδοση του mail server.
  • Συμβάλει δραματικά στη μείωση του κόστους.
  • Εφαρμόζει συγκεκριμένες πολιτικές για το που και πότε τα δεδομένα αποθηκεύονται και για πόσο διάστημα.
  • Παρέχει θεματική επεκτασιμότητα και ευελιξία.
  • Παρέχει δυνατότητα αρχειοθέτησης των στοιχείων που βρίσκονται αποθηκευμένα σε βάσεις δεδομένων.
  • Αυξάνει θεματικά τη παραγωγικότητα, με τη χρήση της «έξυπνης» μηχανής αναζήτησης.