Η ποσότητα της πληροφορίας σε ηλεκτρονικά αρχεία και e-mails που αποθηκεύονται τείνει να αυξάνει αλματωδώς, επιφέροντας σημαντικές δυσκολίες στη διαχείρισή της και αυξάνοντας σημαντικά το χρόνο αναζήτησης και προσπέλασης. Σε κάποιες περιπτώσεις δε η αναζήτηση ενός αρχείου είναι ανεπιτυχής. Τα χρονικά περιθώρια για την υιοθέτηση λύσεων E-mail Archiving φαίνεται να έχουν στενέψει ασφυκτικά. Στη σημερινή εποχή που η πληροφορία χαρακτηρίζεται ως επιχειρηματικό αγαθό μεγάλης αξίας, η διαφύλαξή της και η εξασφάλιση της γρήγορης πρόσβασης σε αυτήν αποτελεί αναγκαία προϋπόθεση απ’ όλους τους χρήστες Η/Υ.

<‘Σελίδα 1: Η υιοθέτηση λύσεων E-mail Archiving και η έλλειψη πλήρους και οργανωμένης στρατηγικής διατήρησης, αποθήκευσης και αρχειοθέτησης περιεχομένου’>
Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα τουλάχιστον το 50% των αποθηκευμένων ηλεκτρονικά αρχείων των χρηστών δεν πρόκειται να αναζητηθούν ποτέ ξανά, ο δε όγκος των αρχείων αυτών αυξάνεται με ρυθμό 52% το έτος.

Επιπλέον, το e-mail έχει καθιερωθεί ως το βασικότερο και ευκολότερο εργαλείο επικοινωνίας και ανταλλαγής αρχείων από τους χρήστες μεγάλων οργανισμών και επιχειρήσεων. Το γεγονός αυτό δημιουργεί νέες προκλήσεις, καθώς ο αρχικός σχεδιασμός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είχε ως στόχο την ανταλλαγή μηνυμάτων και όχι την εις βάθος χρόνου αποθήκευσης δεδομένων. Οι προκλήσεις αυτές αντιμετωπίζονται όχι μόνο με την αποθήκευση των μηνυμάτων, αλλά και την ανάπτυξη στρατηγικών αρχειοθέτησης, δηλαδή με τη χρήση συστημάτων E-mail Archiving.

Μπροστά στο πρόβλημα οι τράπεζες
Ειδικά στους τραπεζικούς οργανισμούς, η αναγκαιότητα της Κανονιστικής Συμμόρφωσής τους με το πλαίσιο που προσδιορίζει κυρίως η Βασιλεία ΙΙ, απαιτεί  την αποθήκευση, αρχειοθέτηση και διαχείριση των e-mails. Τα επόμενα χρόνια οι συνθήκες προβλέπονται ακόμα πιο απαιτητικές, όχι μόνο για λόγους ευθυγράμμισης με τους διεθνείς κανονισμούς, αλλά και για την καλύτερη διαχείριση των databases προς όφελος των τραπεζών. Ένα πλήθος κανονισμών συμμόρφωσης «προστάζει» ότι τα e-mails αποτελούν πλέον σημαντικά επιχειρησιακά έγγραφα. 

Επιπλέον, νομικοί λόγοι επιβάλλουν την αποθήκευση εγγράφων ως τμήμα της ανακάλυψης αντιδικίας, ενώ απαιτείται και η εξασφάλιση της συνέχειας στα διάφορα επιχειρησιακά σχέδια βασιζόμενοι στην ιστορικότητα. Η διαχείριση της μνήμης των υπολογιστών σε συνδυασμό με την παραγωγικότητα αποτελούν επίσης, σημαντικούς λόγους αρχειοθέτησης. Στην πραγματικότητα το σωστό e-mail archiving έχει αναδειχθεί ως το σύγχρονο κομμάτι αποθήκευσης της επιχειρηματικής γνώσης.

Έλλειψη στρατηγικής και… επενδύσεις
Ωστόσο, όπως δείχνουν και πρόσφατες έρευνες και μελέτες της Gartner, παρόλο που το μεγαλύτερο μέρος των τραπεζών και εν γένει των χρηματοπιστωτικών οργανισμών διεθνώς έχει θέσει σε προτεραιότητα το ζήτημα της διαχείρισης των εγγραφών (και των ηλεκτρονικών), πολλοί λίγοι από αυτούς διαθέτουν σήμερα πλήρης και οργανωμένη στρατηγική διατήρησης, αποθήκευσης και αρχειοθέτησης τόσο του δομημένου όσο και του αδόμητου περιεχομένου.

Τα τελευταία χρόνια οι τράπεζες «εξαναγκάζονται» σε κυκεώνα επενδύσεων στο e-mail archiving, σε μία αγορά που αναπτύχθηκε ραγδαία, άναρχα και δεν έχει ακόμη ωριμάσει τόσο στις τάξεις των προμηθευτών όσο και των χρηστών. Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί σήμερα μία από τις πλέον αναδυόμενες αγορές διεθνώς, αλλά και στη χώρα μας, γεγονός που έχει ως αποτέλεσμα οι CIO των τραπεζικών οργανισμών να αντιμετωπίζουν σημαντικές προκλήσεις στην οριοθέτηση τόσο των αναγκών τους όσο και του κόστους των λύσεων e-mail archiving.

Στο βασικό προβληματισμό των CIO για την αξιολόγηση του κόστους υλοποίησης τέτοιων λύσεων έρχεται να δώσει «μία χείρα βοηθείας» η έρευνα που πραγματοποίησε η Gartner τον Μάιο του 2008. Στην έρευνα αποτυπώνεται ξεκάθαρα ότι το ποσό για την υποδομή σε hardware και software ποικίλλει μεταξύ των λύσεων αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα κρυφά κόστη είναι αρκετά και η επιλογή μιας οικονομικής λύσης δεν είναι πάντα η καλύτερη.
<‘here’>

<‘Σελίδα 2: Ο υπολογισμός του κόστους υλοποίησης μιας λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη’>
Η ώρα του υπολογισμού
Πολλά τραπεζικά και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα ζητούν τις συμβουλές της Gartner προτού προχωρήσουν στην υιοθέτηση μιας λύσης e-mail archiving. Και παρόλο που σε κανέναν δεν αρέσει η απάντηση «εξαρτάται», σ’ αυτή τη περίπτωση πράγματι το κόστος υλοποίησης μιας λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξαρτάται από πολλούς παράγοντες. Τα χαρακτηριστικά του βασικού πακέτου και η χρέωση των πρόσθετων χαρακτηριστικών μπορούν να κάνουν ανταγωνιστικό το πακέτο ενός προμηθευτή σε μια υλοποίηση, ενώ σε μια άλλη μη ανταγωνιστικό. Έτσι κατά τη διαδικασία αξιολόγησης μιας λύσης e-mail archiving, καλό θα ήταν για να υπολογίσετε το κόστος της να λάβετε υπόψη σας τα εξής:

Κόστος εγκατάστασης
Ο χρόνος που απαιτείται για την εγκατάσταση μιας λύσης  κυμαίνεται από μερικές ώρες (απομακρυσμένη υποστήριξη) μέχρι τέσσερις εβδομάδες (επιτόπια υποστήριξη). Ρωτήστε τον προμηθευτή εάν συστήνει ή απαιτεί την παροχή των υπηρεσιών του για την εγκατάσταση των αναβαθμίσεων. Αν και θα θέλετε την βοήθεια του σε μια αναβάθμιση, είναι σημαντικό να γνωρίζετε εάν έχετε την επιλογή να το κάνετε μόνοι σας.

Κόστος πρόσθετου λογισμικού
Οι περισσότερες λύσεις απαιτούν την ύπαρξη βάσης δεδομένων και Web server για να καταστούν πλήρως λειτουργικές. Άλλες πάλι απαιτούν λογισμικό για την παροχή των αναφορών (reporting services). Για τις μεγάλες επιχειρήσεις, αυτά τα λογισμικά μπορεί να είναι ήδη διαθέσιμα. Γι’ αυτές τις επιχειρήσεις όμως, που χρειάζεται να αγοράσουν το software, το κόστος αυξάνει σημαντικά και θα πρέπει να το γνωρίζετε κατά την αρχική συμφωνία.

Κόστος του προτεινόμενου hardware (servers & storage) ούτως ώστε να προσαρμοστεί κατάλληλα η λύση στο περιβάλλον σας
Ο σχεδιασμός του κάθε προϊόντος και ο τρόπος που διαχειρίζεται τους πόρους του server και του storage μπορεί να αλλάξουν σημαντικά το κόστος υλοποίησης κάθε λύσης. Για μικρές υλοποιήσεις με περιορισμένο αριθμό χρηστών οι διαφορές μπορεί να είναι ασήμαντες. Για μεγάλες εγκαταστάσεις όμως, μπορεί να είναι τεράστιες. Γι’ αυτό:

  • Ζητήστε από τον προμηθευτή να προτείνει την ιδανική διαμόρφωση για το περιβάλλον σας. Πρέπει να είστε όσο το δυνατόν σαφέστερος για τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε τη λύση.
  • Ζητήστε του να υπολογίσει το απαιτούμενο υλικό για την αποθήκευση 1TB e-mail, των απαραίτητων metadata και του χώρου που απαιτεί η εφαρμογή για τη λειτουργία της. Ο τρόπος διαχείρισης του αποθηκευτικού χώρου διαφέρει από προμηθευτή σε προμηθευτή. Εάν εσείς αγνοήσετε τις συστάσεις του vendor, πρέπει να καταλάβετε ποιες μπορεί να είναι οι συνέπειες.
  • Ζητήστε του να σας εξηγήσει τον τρόπο αποθήκευσης. Τα συνημμένα αρχεία αποθηκεύονται χωριστά; Υπάρχει η δυνατότητα αποθήκευσης ενός πολλαπλού μηνύματος μία μόνο φορά (single instance storage);

Κόστος υποστήριξης μετά τον πρώτο χρόνο και πλέον (hardware & software)
Μερικοί προμηθευτές περιλαμβάνουν τη συντήρηση για τον πρώτο χρόνο στη τιμή των αδειών, ενώ άλλοι όχι. Πολλοί προμηθευτές κάνουν έκπτωση για να κερδίσουν τη συμφωνία, αλλά μπορεί να αυξήσουν την τιμή που θα χρειαστεί να πληρώσετε για την υποστήριξη. Επειδή η υποστήριξη κοστίζει συνήθως το 18% – 25% της τιμής της άδειας χρήσης ένα εξαρχής οικονομικό προϊόν μπορεί να αποδειχθεί καλύτερη λύση από ένα ακριβό, στο οποίο σας έκαναν έκπτωση για να κερδίσουν τη συμφωνία. Έτσι συμφωνήστε από την αρχή το κόστος της συντήρησης πέρα από την περίοδο που καλύπτεται από την αρχική συμφωνία.

Αξιολογήστε όλες τις επιλογές τιμολόγησης
Μερικοί vendors πρωτοπορούν με την τιμολόγηση τύπου συνδρομής, που οδηγεί σε χαμηλότερο κόστος αρχικά, αλλά μπορεί να αποδειχθεί πιο δαπανηρή αγορά κατά τη διάρκεια μιας μακράς χρονικής περιόδου. Μερικές φορές, οι συνδρομές αντιμετωπίζονται λογιστικά με έναν τρόπο που μπορεί να τις κάνει πιο ελκυστικές. Οι περισσότεροι vendors διαθέτουν κάποιο είδος ειδικών προγραμμάτων για μεγάλες εταιρείες για τη χορήγηση αδειών. Ερευνήστε όλες τις επιλογές αγοράς με τους προμηθευτές κατά τη διάρκεια της φάσης προτάσεων.

Κόστος πρόσθετων χαρακτηριστικών
Εάν αγοράσετε μόνο ένα κομμάτι της λύσης, αλλά σκέφτεστε την προσθήκη κάποιων άλλων χαρακτηριστικών στο μέλλον ζητήστε την τιμή ως τμήμα της αρχικής πρότασης. Όταν έχετε δεσμευτεί με μια λύση και θελήσετε την προσθήκη κάποιων χαρακτηριστικών, η διαπραγματευτική σας ικανότητα είναι μειωμένη. Εάν δεν μπορείτε να έχετε μια δέσμευση για την τιμή των πρόσθετων χαρακτηριστικών μελλοντικά, υπολογίστε με όμοιο τρόπο και το κόστος του ανταγωνιστικού προϊόντος για να καταλήξετε στο συνολικό κόστος χρήσης.
<‘here’>

<‘Σελίδα 3: Μερικοί ακόμη παράγοντες που πρέπει να υπολογιστούν κατά τη διαδικασία αξιολόγησης μιας λύσης e-mail archiving’>
Κεντρική ή διαμοιρασμένη  υλοποίηση
Λίγα προϊόντα μπορούν να υποστηρίξουν αποτελεσματικά δεκάδες χιλιάδες χρήστες σε έναν διακομιστή. Εάν μοιράσετε τους χρήστες σε διακομιστές, εξασφαλίστε ότι τα αποτελέσματα αναζήτησης από τους διασπαρμένους διακομιστές θα μπορούν να είναι διαχειρίσιμα ως ένα αποτέλεσμα αναζήτησης.

Πρόσβαση χρηστών
Πόσοι χρήστες θα έχουν πρόσβαση στο αρχείο; Όλοι οι χρήστες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μόνο ορισμένοι;

Πότε να διαγράψετε τα μηνύματα
Εάν διαγράφετε τα e-mails μετά από ένα χρονικό διάστημα πρέπει να υπολογίσετε την επίδραση στο δίκτυό σας εάν οι χρήστες θα κάνουν συχνά  αναζήτηση στο αρχείο. Εάν χρησιμοποιείτε το τοπικό αντίγραφο που προσφέρουν πολλοί προμηθευτές, πόσο χρόνο θα πάρει για να δημιουργηθεί το αρχικό αντίγραφο στον υπολογιστή κάθε χρήστη, και πόσος χρόνος θα χρειάζεται για να ενημερωθεί αυτό το αντίγραφο; Μπορείτε να ελέγξετε πότε θα συμβαίνουν οι ενημερώσεις του τοπικού αντιγράφου;

Αριθμός ταυτόχρονων αναζητήσεων ή συμμόρφωσης
Κάποια προϊόντα πραγματοποιούν τις αναζητήσεις σε πραγματικό χρόνο, ενώ άλλα καταγράφουν και δημιουργούν πίνακες περιεχομένων στο παρασκήνιο. Κάθε πότε θα κάνετε αναζητήσεις στο αρχείο; Κάθε μέρα, μήνα ή κάθε χρόνο; Εξασφαλίστε ότι η πρόσβαση των χρηστών δεν θα επηρεάσει την απόδοση των αναζητήσεων.

Διαγραφή βασισμένη σε όρια ή ανά χρονική περίοδο
Μια καλή πρακτική είναι να μη χρησιμοποιούνται όρια στο μέγεθος του γραμματοκιβωτίου, εντούτοις πολλές εταιρείες το χρησιμοποιούν για να ενθαρρύνουν τους χρήστες να διαγράφουν ή να ταξινομούν τα e-mails. Εξασφαλίστε ότι η λύση e-mail archiving υποστηρίζει τη διαχείριση βάσει ορίων εάν σκοπεύετε να εκμεταλλευτείτε αυτό το χαρακτηριστικό.

Ποσότητα μηνυμάτων στο αρχείο
Στο αρχειοθετημένο e-mail δεν μπορεί να γίνει αναζήτηση με το πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Ως αποτέλεσμα κάποιες εταιρείες αποφασίζουν να αφήσουν ένα κομμάτι του e-mail στο σύστημα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και να αρχειοθετήσουν μόνο π.χ. το συνημμένο αρχείο. Άλλες εταιρείες δεν αρχειοθετούν παρά μόνο μηνύματα μεγαλύτερα από ένα ορισμένο μέγεθος. Αυτές οι αποφάσεις επηρεάζουν την πρόσβαση των χρηστών στο αρχείο και το μέγεθος του ενεργού γραμματοκιβωτίου.

Κόστος μη διαγραφής
Μερικές εταιρείες προχωρούν στην αρχειοθέτηση επειδή ξέρουν ότι δεν θα διαγράψουν ποτέ οτιδήποτε. Κάποιες άλλες επειδή έχουν πρόγραμμα να διαγράφουν μηνύματα μετά από μια περίοδο, αλλά τα σχέδια αλλάζουν όταν φτάνει η ώρα της διαγραφής. Παρόλο που οι προμηθευτές συστημάτων αποθήκευσης διαφημίζουν «ότι αποθηκευτεί μένει για πάντα» για να προωθήσουν τη στρατηγική αρχειοθέτησης, το περιβαλλοντικό και οικιστικό κόστος για τη διατήρηση χώρων αποθήκευσης που όλο και θα αυξάνεται, κάνει τις φορητές λύσεις αποθήκευσης την πιο οικονομική λύση για την «κακιά» στιγμή. Κατανοήστε ποιος vendor δίνει την πιο «καθαρή» λύση για αποθήκευση σε ταινία ή οπτικό μέσο με το οικονομικότερο κόστος, διατηρώντας τη δυνατότητα πρόσβασης στα δεδομένα σε ικανοποιητικό βαθμό.

H Gartner προτείνει

  • Ακολουθήστε τις συστάσεις του vendor της λύσης e-mail archiving σχετικά με το προτεινόμενο hardware, software και την δικτύωση. Εάν τις αγνοήσετε, μην αναμένετε τα αποτελέσματα που σας υποσχέθηκαν.
  • Υπολογίστε το πενταετές κόστος χρήσης (TCO – total cost of ownership) για το hardware και το software κατά την επιλογή προμηθευτή. Το πιο οικονομικό software μπορεί να απαιτήσει ακριβότερο hardware και αντίστροφα.
  • Αναπτύξτε ένα σχέδιο για τη βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη χρήση της λύσης αρχειοθέτησης προτού αναζητήσετε προμηθευτές. Κατανοήστε τις ανάγκες σε άδειες χρήσης και πως αυτές μεταβάλλονται σε βάθος χρόνου.
  • Απαιτήστε από τους προμηθευτές να σας ενημερώσουν για όλες τις απαιτούμενες υπηρεσίες που θα πρέπει να σας προσφέρουν και για την αναβάθμιση και μελλοντική αναπροσαρμογή του λογισμικού.
  • Εάν η αρχική εγκατάσταση δεν περιλαμβάνει όλες τις δυνατότητες του προϊόντος ή όλους τους χρήστες, διαπραγματευτείτε από την αρχή την τιμή γι’ αυτές τις πρόσθετες υπηρεσίες.
  • Η καλύτερη πρακτική για την αρχική εγκατάσταση και τις σημαντικές αναβαθμίσεις των προϊόντων είναι να πραγματοποιηθεί από τον προμηθευτή ή τον αντιπρόσωπο του, όχι μόνο για να εξασφαλιστεί η σωστή εγκατάσταση και λειτουργία, αλλά και για να γίνει η σωστή εκπαίδευση.
  • Η παροχή συμβολαίου συντήρησης και η ενημέρωση λογισμικού στις πρόσφατες εκδόσεις είναι σημαντικές, με δεδομένο ότι πολλές φορές κατά την εμπορική χρήση του προϊόντος ανακαλύπτονται προβλήματα λογισμικού (bugs).

<‘here’>