Σήμερα, δεν υπάρχει καμία τεχνολογία που θα μπορούσε να παίξει το ρόλο του email στις σύγχρονες επιχειρήσεις – και όχι μόνο ως μέσο επικοινωνίας, αλλά και ως χώρο αποθήκευσης της τεράστιας ποσότητας δεδομένων, την οποία συσσωρεύει καθημερινά ο καθένας μας. Για να γίνει, παρόλο αυτά, η έννοια του email περισσότερο αποτελεσματική, θα πρέπει αυτό να προσαρμοστεί καλύτερα στις επαγγελματικές και προσωπικές απαιτήσεις. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να συμβιβαστούν με την ιδέα, ότι οι φερόμενες ως εναλλακτικές λύσεις του email, με τα όποια πλεονεκτήματα και αδυναμίες κουβαλούν, ουσιαστικά συμπληρώνουν το email, χωρίς να μπορούν να το αντικαταστήσουν εντελώς.

Οι ΙΤ Managers από την άλλη οφείλουν να χρησιμοποιούν ειδικά προγράμματα, τα οποία ελαχιστοποιούν τα συνήθη αδύνατα σημεία του email, ειδικά όσον αφορά το πεδίο εφαρμογής του και την προσβασιμότητα στην αρχειοθετημένη πληροφορία. Και οι τελικοί χρήστες θα πρέπει να ενθαρρύνονται από τη Διεύθυνση Πληροφορικής ώστε να χρησιμοποιούν αποτελεσματικότερα το email και τα συμπληρωματικά προγράμματα που έχουν αναπτυχθεί γι’ αυτό. Στο πλαίσιο αυτό θα πρέπει, να εγκαταλείψουν τις κακές συνήθειες, οι οποίες μετατρέπουν ένα βοηθητικό πρόγραμμα, όπως είναι το email, σε επιβάρυνση για την εργασία τους.

Μακροβιότητα
Οι περισσότεροι θεωρούν το email ως τη μοντέρνα εκδοχή του κλασικού γραμματοκιβωτίου. Και, γενικά, δεν έχουν άδικο. Η δυνατότητα αναμετάδοσης μηνυμάτων, στα οποία οι αποδέκτες μπορούν να απαντήσουν όποια χρονική στιγμή επιθυμούν, ήτοι δεν απαιτείται μια άμεση απάντηση, δημιουργεί ένα είδος επικοινωνίας, με μεγαλύτερο βάθος περιεχομένου και λεπτομέρειας από άλλα μέσα εταιρικής επικοινωνίας – όπως είναι, για παράδειγμα, το Instant Messaging. Ένα εμπλουτισμένο και ολοκληρωμένο περιεχόμενο που αναμεταδίδεται ασύγχρονα, όπως είναι το email, προωθεί τη λήψη αποφάσεων.

Ωστόσο, συνήθως, δεν λαμβάνεται υπόψη το γεγονός ότι το email δεν αποτελεί ένα σύστημα αναμετάδοσης της πληροφορίας, αλλά, επιπρόσθετα, και ένα χώρο αποθήκευσης, στον οποίο αποθηκεύονται τα δεδομένα που διαχειρίζεται ένα άτομο. Ο λογαριασμός email κάθε χρήστη είναι μοναδικός και προσωπικός. Σε μια εποχή, που έχει κανείς πρόσβαση περισσότερο από ποτέ στα δεδομένα, τα οποία και μοιράζεται με άλλους, το email αποτελεί ένα από τα λίγα πράγματα που διατηρεί ένα προσωπικό χαρακτήρα. Και όσο πιο εντατικά χρησιμοποιεί κανείς τον email λογαριασμό του, τόσο μειώνεται η πιθανότητα ότι θα χάσει τα προσωπικά δεδομένα που περιέχονται σε αυτό.

Το email είναι ασύγχρονο, λεπτομερές και ανθεκτικό. Χαρακτηριστικά πολύτιμα για την παραγωγικότητα, τη συνεργασία και την προώθηση της ομαδικότητας σε μια επιχείρηση. Βέβαια το email αποτελεί, σε σχέση με άλλα ευέλικτα εργαλεία συνεργατικότητας, όπως είναι το Instant Messaging και οι πλατφόρμες Shared Workplace, ένα πολύ πιο «προσγειωμένο» εργαλείο επικοινωνίας. Και δεν πρέπει να αγνοεί κανείς το γεγονός ότι αυτές οι πλατφόρμες, όπως και το email, είναι καλύτερες για συγκεκριμένους σκοπούς από ότι οι άλλες.

Θα πρέπει, λοιπόν, κανείς να χρησιμοποιεί κάθε πλατφόρμα επικοινωνίας, αφού κάνει προηγουμένως μια ακριβή αποτίμηση των πλεονεκτημάτων και αδυναμιών της. Για παράδειγμα, μια εξειδικευμένη συνεργατική πλατφόρμα cloud μπορεί να χρησιμοποιεί για τη διαχείριση ενός project, καθώς αυτό απαιτεί ένα εργαλείο που να ενισχύει σημαντικά τη συνεργασία. Αλλά, μια τέτοια πλατφόρμα δεν είναι η πιο κατάλληλη για αρχειοθέτηση των δεδομένων και κατ’ επέκταση για ένα αποτελεσματικό indexing της πληροφορίας. Μια τέτοια πλατφόρμα μπορεί να είναι ιδανική για την ανταλλαγή ιδεών και πληροφοριών, ωστόσο, για μια αποτελεσματική και ξεκάθαρα δομημένη διαχείριση δεδομένων δεν υπάρχει τίποτα καλύτερο από ότι το email.

Οι πολλές πλατφόρμες δημιουργούν σύγχυση
Μέχρι να έρθουν οι εναλλακτικές λύσεις που θα αντικαταστήσουν το email, οι IT Managers χρειάζονται συστήματα, τα οποία θα τους προσφέρουν ανά πάσα στιγμή μια σαφή εικόνα για τις αλληλεπιδράσεις στην εταιρεία τους. Επιπλέον, θα πρέπει να προσπαθήσουν, ώστε να βελτιώσουν το σύστημα e-mail της εταιρείας τους σε όποια σημεία μπορούν και να εξαλείψουν συγκεκριμένες αδυναμίες, οι οποίες δημιουργούν συχνά προβλήματα. Αδυναμίες, όπως είναι οι διακοπές του συστήματος, η χωρητικότητα των mailboxes και η απόδοση (κάτι που αφορά ιδιαίτερα την αναζήτηση και στην πρόσβαση στα αρχειοθετημένα emails). Σε πολλές περιπτώσεις αυτό απαιτεί, μεταξύ άλλων, τη διευρυμένη χρήση εργαλείων παρακολούθησης και ανάλυσης, τα οποία θα μπορούσαν να ψάξουν και να εντοπίσουν γρήγορα τις επιθυμητές πληροφορίες στα αρχειοθετημένα emails.

To εύλογο ερώτημα που δημιουργείται, είναι για ποσό καιρό θα πρέπει οι IT Managers να δίνουν προσοχή στη διαχείριση των emails της εταιρείας τους. Θα λέγαμε, για αρκετό καιρό ακόμα. Διότι το email εξακολουθεί να αποτελεί την κυρίαρχη πλατφόρμα επικοινωνίας της αγοράς, διότι, μεταξύ άλλων, εξακολουθεί να αποτελεί το μοναδικό μέσο υλοποίησης μιας ομοιόμορφης επικοινωνίας για τις περισσότερες επιχειρήσεις σήμερα και δεν φαίνεται ότι αυτή η κατάσταση μπορεί να αλλάξει σύντομα, ιδιαίτερα όσον αφορά την επικοινωνία μεταξύ των επιχειρήσεων και των πελατών τους.

Δεν πρέπει να υποτιμά κανείς το γεγονός ότι όσο περισσότερες εξειδικευμένες εφαρμογές εισάγονται σε ένα χώρο εργασίας, τόσο μεγαλύτερος είναι ο φόρτος για τους χρήστες, οι οποίοι θα χρειαστεί να εξοικειωθούν με νέα περιβάλλοντα εργασίας και να μάθουν νέες διαδικασίες. Αυτό αποτελεί κάτι που σίγουρα καμία διοίκηση επιχειρήσεων δεν θα επιθυμούσε. Είτε αρέσει σε κάποιους είτε όχι, η επένδυση στο email αποτελεί για τη Διεύθυνση Πληροφορικής τον πιο απλό και αποτελεσματικό τρόπο για την υποστήριξη των διαύλων εταιρικής επικοινωνίας.

Εγκαταλείποντας τις παλιές κακές συνήθειες
Τελικά, αποτελεί ευθύνη του ίδιου του χρήστη να μετατρέψει το email σε ένα εργαλείο παραγωγικότητας. Για να το καταφέρει αυτό θα πρέπει, ωστόσο, να εγκαταλείψει τις παλιές κακές συνήθειες, όπως, για παράδειγμα, τη συνήθεια να ελέγχει αυτόματα και συνεχώς τα emails του (στις φορητές συσκευές του, για παράδειγμα). Και αυτό διότι ίσως είναι, τελικά, πιο αποτελεσματικότερο να ελέγχει κανείς τα emails του μόνο λίγες φορές την ημέρα, ώστε να μην διακόπτει συνεχώς την εργασία του και να επικεντρωθεί περισσότερο σε αυτό που κάνει τη δεδομένη στιγμή. Σε κάποιες περιπτώσεις, μπορεί μια άλλη πλατφόρμα να είναι περισσότερο κατάλληλη για τη διεκπεραίωση ειδικών καθηκόντων.

Η αποστολή, για παράδειγμα, emails σε πολλούς παραλήπτες οδηγεί, τις περισσότερες εταιρείες, σε μια εκρηκτική αύξηση της κυκλοφορίας των emails και αποτελεί ένδειξη ότι άλλα κανάλια επικοινωνίας είναι περισσότερα κατάλληλα γι’ αυτό το σκοπό. Μέσω της χρήσης μιας εξειδικευμένης πλατφόρμας συνεργατικότητας, όπως είναι ένα collaboration forum, μπορεί να περιοριστεί αυτή η χαοτική διάχυση των emails και να διασφαλιστεί ότι οι απαντήσεις λαμβάνουν χώρα σε πραγματικό χρόνο. Όταν απαιτείται μια υψηλή ικανότητα αντίδρασης σε προβλήματα που εκκρεμούν (για παράδειγμα, ζητήματα που σχετίζονται με την εξυπηρέτηση των πελατών), τότε τα εργαλεία Instant Messaging σίγουρα είναι περισσότερο κατάλληλα – με το σύστημα emails να εκπληρώνει δευτερεύουσες λειτουργίες, όπως είναι η περαιτέρω ανταλλαγή πληροφοριών και η μεταφορά συνημμένων αρχείων. Το concept του email απέχει πολύ από το να είναι τέλειο.

Ωστόσο, το email είναι αξιόπιστο, ευρέως διαδεδομένο και πολύ περισσότερο προσωπικό από ότι όλα τα υπόλοιπα ανταγωνιστικά προϊόντα. Δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να απαντήσουν σε μηνύματα που έχει λάβει την κατάλληλη χρονική στιγμή, μετά από προσεκτική εξέταση του θέματος και μπαίνοντας στο βάθος λεπτομέρειας που απαιτείται, χωρίς, βέβαια, να παραμεληθεί η απάντηση σε αυτά. Άλλωστε, ποιος θα μπορούσε να εργαστεί σε ένα κόσμο που χαρακτηρίζεται από τη συνεχή ανταλλαγή μηνυμάτων σε πραγματικό χρόνο, τα οποία απαιτούν άμεση απάντηση; Αυτό το τρομακτικό και αντιπαραγωγικό σενάριο μπορεί κανείς να το αποφύγει μόνο όσο χρησιμοποιεί το email στην καθημερινότητά του με έναν αποτελεσματικό τρόπο, εξαλείφοντας τις όποιες αδυναμίες του, προσαρμόζοντάς το, παράλληλα, στις συνήθειές του.