Το γραφείο χωρίς χαρτί παραμένει όνειρο θερινής νυκτός για τους περισσότερους οργανισμούς, ακόμα και στη σημερινή, ψηφιακή, εποχή. Οι περισσότερες επιχειρηματικές διαδικασίες συνεχίζουν να βασίζονται στο χαρτί, για την αρχειοθέτηση, τις συναλλαγές ή απλά για καλύτερη αναγνωσιμότητα των επιχειρησιακών εγγράφων τους.

Πρακτικά, όλοι οι οργανισμοί συνεχίζουν να χρησιμοποιούν σε αμείωτη ένταση εκτυπωτικές συσκευές για τις καθημερινές τους δραστηριότητες, όπως είναι τα συμβόλαια, οι παρουσιάσεις, οι αναφορές, οι καταστάσεις και τα άλλα εταιρικά έγγραφα. Αν και υπάρχει η αίσθηση ότι οι ψηφιακές εναλλακτικές λύσεις του χαρτιού θα αλλάξουν τον τρόπο που δημιουργεί και καταναλώνει κανείς περιεχόμενο, η ανάγκη εκτύπωσης, φωτοτύπησης, αποστολής φαξ και σκαναρίσματος θα παραμείνει για αρκετά χρόνια ακόμα, όπως αναφέρει μια σχετική μελέτη της Gartner.

Tα παραδοσιακά MFPs είναι απαραίτητα εργαλεία για το περιβάλλον ενός γραφείου σήμερα. Ο ρόλος και οι δυνατότητές τους έχουν εξελιχθεί και από απλές συσκευές εκτύπωσης έχουν μετατραπεί σε εργαλεία διαχείρισης των επιχειρηματικών εγγράφων και των πληροφοριών που αποθηκεύονται στα εταιρικά δίκτυα. Από άποψης hardware, ωστόσο, η εξέλιξη είναι, μάλλον, επίπεδη τα τελευταία τρία με πέντε χρόνια, καθώς οι σχετικές τεχνολογίες έχουν ωριμάσει.

Τα MFPs δεν περιορίζονται μόνο στις εκτυπώσεις. Πολλοί οργανισμοί τα χρησιμοποιούν για να σκανάρουν και να δρομολογήσουν ηλεκτρονικά σημαντικά έγγραφα στα διάφορα τμήματά τους. Ενα ακόμα παράδειγμα της πρακτικής χρήσης τους σήμερα, είναι η λειτουργία print release. Μέσω αυτής, οι χρήστες στέλνουν τις εκτυπώσεις τους στο cloud ή σε ένα network print queue, για να μεταβούν στη συνέχεια στη συσκευή (που υποστηρίζει αυτή τη λειτουργία) και να «απελευθερώσουν» τις εκτυπώσεις τους. Αυτό μπορεί να γίνει και με εκτυπώσεις που στέλνονται από ένα tablet ή smartphone. Ετσι, δεν σπαταλιέται χαρτί ή toner σε εργασίες εκτύπωσης, οι οποίες συσσωρεύονται στo queue και περιμένουν τον δημιουργό τους για να τις «απελευθερώσει».

Επιπλέον, τα MFPs έχουν μετατραπεί σε «έξυπνες» συσκευές που μπορούν να αναγνωρίσουν και να δρομολογήσουν αυτόματα ένα έγγραφο από τη στιγμή που σαρώνεται, μπορούν να μετατρέψουν τυπωμένα έγγραφα σε επεξεργάσιμα και αναζητήσιμα ψηφιακά αρχεία (κάτι που διευκολύνεται με τη δυνατότητα προσθήκης metadata και tags), ανοίγουν, γενικότερα, το δρόμο στη διευκόλυνση επεξεργασίας της κρίσιμης εταιρικής πληροφορίας.

Με άλλα λόγια, τα σύγχρονα MFPs επικεντρώνονται στους χρήστες και στις διαδικασίες, αφήνοντας το χαρτί και το toner ή το μελάνι σε δεύτερο ρόλο. Και χρησιμοποιούνται πολλές φορές ως σημεία αναφοράς για την ψηφιοποίηση της ροής εγγράφων της εταιρείας. Αυτό κάνει την επιλογή τους περισσότερο στρατηγική, ενώ καθιστά μερικά παλιά κριτήρια επιλογής, όπως η ταχύτητα εκτύπωσης, λιγότερο σημαντικά.

Κριτήρια επιλογής
Σήμερα, η αγορά των MFPs έχει ωριμάσει σε αρκετές σημαντικές αγορές. Ως εκ τούτου, οι κατασκευαστές ΜFPs παρέχουν προϊόντα που δυσκολεύεται κανείς να τα ξεχωρίσει. Τα παραδοσιακά χαρακτηριστικά, όπως είναι η ποιότητα και η ταχύτητα εκτύπωσης (π.χ. τα dpi και ο αριθμός εκτύπωσης σελίδων ανά λεπτό) έχουν δώσει τη θέση τους στη δυνατότητα του hardware να ενσωματώνει και να εκμεταλλεύεται εφαρμογές που θα το συνδέουν στα συστήματα διαχείρισης εγγράφων της εταιρείας.

Οι δυνατότητες απομακρυσμένης παρακολούθησης, τα διαγνωστικά, η ασφάλεια, το cloud printing και άλλοι, πρόσθετοι, παράγοντες είναι αυτοί που κάνουν τη διαφορά. Οι συσκευές εκτύπωσης, που χρειάζονται σοφιστικέ εργαλεία software για καλύτερη διαχείριση κι έλεγχο, πωλούνται μαζί με τις συνοδευτικές υπηρεσίες τους, αποκτώντας μια αυξανόμενη σημασία στις αποφάσεις επιλογής των οργανισμών.Αν και η αγορά των MFPs κυριαρχείται από τις συσκευές A3, παρατηρείται, τον τελευταίο καιρό, μια στροφή προς μικρότερες συσκευές, όπως είναι τα A4 MFPs, τα οποία μπορούν να τυπώσουν στο παραδοσιακό μέγεθος χαρτιού, ενώ έχουν μικρότερο κόστος απόκτησης από τα μεγάλα αδέλφιά τους. Την ίδια στιγμή, πολλές από τις μικρές συσκευές Α4 μπορούν να έχουν ένα σημαντικό υψηλότερο κόστος ανά σελίδα, ενώ μπορούν να καλύψουν ένα μικρότερο όγκο εργασίας.

Οι οργανισμοί θα πρέπει, ωστόσο, να καταλάβουν και να αξιολογήσουν σωστά τις εκτυπωτικές τους ανάγκες για να δουν κατά πόσο καλύπτονται από αυτές τις δύο διαφορετικές κατηγορίες. H Gartner συστήνει μια ισορροπημένη ανάπτυξη Α3 και Α4 εκτυπωτικών συσκευών. Επιπλέον, καθώς οι οργανισμοί μεγαλώνουν και οι ανάγκες τους γίνονται περισσότερο πολύπλοκες, αυξάνει και η σημασία της αξιοπιστίας και της υποστήριξης που παρέχουν οι κατασκευαστές MFPs σε αυτούς. Η αξιοπιστία και η παρεχόμενη υποστήριξη, συγκαταλέγονται ανάμεσα στους σημαντικούς παράγοντες επιλογής. Είναι σημαντικό, επίσης, τα πολυμηχανήματα να μην περιορίζονται στο ρόλο απλών συσκευών εξόδου.

Πρέπει να διαθέτουν λειτουργίες παρακολούθησης, ανίχνευσης και εντοπισμού, τόσο των συσκευών καθ’ αυτών όσο και των εγγράφων που παράγουν.Ενας ακόμα σημαντικός παράγοντας αξιολόγησης είναι το περιβαλλοντικό αποτύπωμα της εκτύπωσης. Αυτό περιλαμβάνει την ενεργειακή κατανάλωση, τη χρήση αναλώσιμων και χαρτιού, όπως και τη δυνατότητα ανακύκλωσης. Δεν πρέπει να ξεχνά κανείς, επίσης, ότι τα MFPs δεν περιορίζονται μόνο στην εκτύπωση κειμένων, αλλά,εν γένη, θα πρέπει να μπορούν να τυπώνουν και έγχρωμα έγγραφα, όπως είναι οι εταιρικές παρουσιάσεις.

Τέλος, ένας, επιπλέον, σημαντικός παράγοντας επιλογής είναι το κόστος εκτύπωσης, το οποίο για πολλές εταιρείες αποτελεί προτεραιότητα. Και είναι σημαντικός γιατί ο όγκος των εγγράφων που τυπώνονται καθημερινά σε μια επιχείρηση – όπως τιμολόγια, συμβόλαια, εμπορικές επιστολές κ.λπ.- είναι μεγάλος. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να καθοριστούν εξ αρχής οι ανάγκες που θα κληθεί να καλύψει ένα MFP, ώστε να γίνει σωστά η επιλογή του.


Προστασία
Δεν πρέπει να παραμελεί κανείς και τον πρωτεύοντα ρόλο της ασφάλειας. Τα MFPs μπορούν να αποτελέσουν την κερκόπορτα εισόδου στο εταιρικό δίκτυο, ενώ τα έγγραφα που παράγονται από αυτά ενδέχεται να περιέχουν εξαιρετικά εμπιστευτικές εταιρικές πληροφορίες, οπότε θα πρέπει να υπάρχει πρόνοια για μια περιορισμένη και αυστηρά ελεγχόμενη διανομή τους. Αυτό σημαίνει ότι αν τα έγγραφα δεν προστατευτούν μπορεί να πέσουν σε λάθος χέρια.

Στις μέρες μας, η ασφάλεια είναι ιδιαίτερα σημαντική για τους οργανισμούς, ως εκ τούτου οι Διευθύνσεις Πληροφορικής στρέφονται σε εκείνους τους κατασκευαστές που μπορούν να προστατέψουν αποτελεσματικά τις συσκευές εκτύπωσης, τόσο όσον αφορά τις τυπωμένες σελίδες, αλλά και όσον αφορά τα περιεχόμενα των σκληρών δίσκων.Τα σύγχρονα MFPs είναι, κατά βάση, πανίσχυροι servers, καθώς μπορούν να διαχειρίζονται μεγάλης κλίμακας εργασίες διαχείρισης εγγράφων (εκτυπώσεις ή σαρώσεις), εξυπηρετώντας τους χρήστες μεγάλων οργανισμών ή και μικρομεσαίων επιχειρήσεων και διαχειριζόμενα μεγάλες ποσότητες εταιρικών δεδομένων.

Ο κίνδυνος από τη χρήση τέτοιων συσκευών εντοπίζεται στο ότι αν κάποιος hacker ή κάποιο malware αποκτήσει τον έλεγχό τους, ευαίσθητες εταιρικές πληροφορίες μπορούν να υποκλαπούν ή να τεθούν σε δημόσια θέα. Επιπλέον, υπάρχει η πιθανότητα να χρησιμοποιηθούν για τη διεξαγωγή εκτέλεση εσωτερικών επιθέσεων σε άλλες δικτυακές συσκευές. Ετσι, η προστασία ενός εταιρικού πολυμηχανήματος είναι επιτακτική.Η φυσική προστασία ενός MFP αποτελεί μια, σχετικά, απλή υπόθεση: περιλαμβάνει την ακινητοποίησή της, το κλείδωμα με το πάνελ πρόσβασης, τον έλεγχο και παρακολούθησή της κ.λπ. Εκτός, όμως, από τη φυσική προστασία υπάρχει ανάγκη και για μια ψηφιακή προστασία.

Τα πολυμηχανήματα χρησιμοποιούν, πλέον, σοφιστικέ «embedded» λειτουργικά συστήματα, τα οποία χρειάζονται μια διαφορετική στρατηγική ασφαλείας για να τα προστατέψει κανείς επαρκώς. Η προστασία ενός embedded λειτουργικού συστήματος αποτελεί μια σύνθετη διαδικασία. Ενα από τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα embedded λειτουργικά συστήματα είναι το Linux. Αυτό μπορεί να γίνει «lock down» σε ένα βασικό επίπεδο, όπερ σημαίνει ότι μπορεί να «σκληρύνει» και να γίνει πιο ανθεκτικό σε επιθέσεις, χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα εργαλεία. Αυτά τα εργαλεία αξιολογούν και περιορίζουν τα δικαιώματα πρόσβασης, «ξεφορτώνονται» κάθε τι που δεν χρειάζεται και γενικά περιορίζουν το λειτουργικό σύστημα μόνο για χρήση σε ένα συγκεκριμένο περιβάλλον.

Αν και οι παραπάνω τεχνικές φαίνεται να αποτελούν μια, γενικά, καλή λύση, όταν αυτές υλοποιούνται σε ένα σύνθετο προϊόν που προορίζεται για εταιρική χρήση, όπως είναι ένα σοφιστικέ MFP, τότε χρειάζεται ένας πολύ περισσότερο αυστηρός έλεγχος για το τι γίνεται στο λειτουργικό σύστημα ενώ αυτό χρησιμοποιείται. Ως εκ τούτου, κάποιοι κατασκευαστές MFPs συνεργάζονται με εταιρείες ανάπτυξης λογισμικού ασφαλείας, ώστε να προστατέψουν στην πηγή το λογισμικό που χρησιμοποιείται στις συσκευές τους.

Μobile printing
Η ταχύτατη επέκταση στη χρήση φορητών συσκευών στο περιβάλλον μιας σύγχρονης εταιρείας ωθεί τους εργαζόμενους να αποζητούν απαιτητικές υπηρεσίες cloud printing που θα προσφέρουν άμεση εκτύπωση σημαντικών εταιρικών εγγράφων από smartphones, tablets και άλλες φορητές συσκευές. Ως εκ τούτου οι Διευθύνσεις Πληροφορικής αναζητούν προϊόντα που θα επιτρέπουν στους εργαζόμενους της εταιρείας να τυπώνουν με ασφάλεια, οπουδήποτε και οποτεδήποτε.

Το mobile printing αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία ως πρόσθετη λειτουργία για ένα MFP, γι’ αυτό και σύμφωνα με μια πρόσφατη μελέτη της Info-Tech Research Group, οι κατασκευαστές MFPs έχουν αρχίσει να στρέφονται σε φορητά μοντέλα, ώστε να εκμεταλλευτούν την τάση του BYOD που υπάρχει σήμερα στις εταιρείες. Η αυξανόμενη χρήση των φορητών συσκευών μεταφράζεται σε νέους χρήστες και νέες απαιτήσεις ασφαλείας, οι οποίες πρέπει να εκπληρώνονται από τους κατασκευαστές. Oι universal printer drivers και τα web options συμπληρώνουν τα χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει ένα MFP που προορίζεται για να καλύψει τις ανάγκες BYOD των υπαλλήλων μιας εταιρείας.

Εκτός από την εκτύπωση φωτογραφιών και εγγράφων από τις φορητές συσκευές, η υποστήριξη λειτουργιών mobile από τα σύγχρονα MFP, επιτρέπει, για παράδειγμα, και τη σάρωση εγγράφων και την αποστολή τους στη φορητή συσκευή. Σημαντικό ρόλο στις εκτυπώσεις από φορητές συσκευές μέσα στο εταιρικό περιβάλλον παίζει και το cloud. Το τελευταίο προσφέρει πρόσβαση οποτεδήποτε και από οπουδήποτε, επιτρέποντας την εκτύπωση όλων των εταιρικών εγγράφων, αλλά και από πιο σύνθετες εταιρικές εφαρμογές CRM, χωρίς, μάλιστα, να χρειάζεται να γίνει κάποια εγκατάσταση. Η μόνη προϋπόθεση είναι μια σύνδεση στο Internet (ή στο Intranet) και μια δικτυακή συσκευή εκτύπωσης. Τέλος, ειδικά για τις εκτυπώσεις από τις φορητές συσκευές κάποιοι κατασκευαστές παρέχουν ειδικά apps, που διευκολύνουν σημαντικά τις εκτύπωση εγγράφων από αυτές.