Αν και τα τελευταία χρόνια ακούμε όλο και περισσότερο για το όραμα του γραφείου χωρίς χαρτί, οι εκτυπώσεις θα συνεχίζουν να δεσπόζουν στα εταιρικά περιβάλλοντα για πολύ καιρό ακόμα. Σε αυτό συμβάλουν τα νέα μοντέλα εκτυπωτών, σχεδιασμένα να συμβάλουν στη βελτίωση των επιχειρηματικών διεργασιών και στην αύξηση της αποτελεσματικότητας των εργαζομένων.

Η συνεχής εξάρτησή μας από το χαρτί κοστίζει. Το χαρτί και τα αναλώσιμα των εκτυπωτών δεν είναι φθηνά. Η ανάγκη της υπογραφής σε ένα έγγραφο ή ακόμα και η συμπλήρωση μιας έντυπης φόρμας δεσμεύει χρόνο από παραγωγική εργασία ή προκαλεί κοστοβόρες καθυστερήσεις στη σύναψη επιχειρηματικών συμφωνιών. Τα ευαίσθητα τυπωμένα εταιρικά έγγραφα ελλοχεύουν κινδύνους για την ασφάλεια σημαντικών εταιρικών δεδομένων και την ιδιωτικότητα, ειδικά όταν πρέπει να σταλθούν κάπου ή να μεταβιβαστούν σε άλλους. Τέλος, δεν πρέπει να ξεχνάμε τις περιβαλλοντικές συνέπειες της παραγωγής, διανομής και διάθεσης όλου αυτού του όγκου χαρτιού.

Το printing συνεχίζει να «ζει και να βασιλεύει» στα εταιρικά περιβάλλοντα, παρά την ευρύτερη χρήση εργαλείων που μας παρέχει η τεχνολογία και που υποτίθεται ότι το παρακάμπτουν, όπως είναι το cloud, οι ηλεκτρονικές υπογραφές, τα smartphones και τα tablets. Μάλιστα, η χρήση του χαρτιού αυξήθηκε παρά τη χρήση των νέων τεχνολογιών – σε κάποιες περιπτώσεις εξαιτίας αυτών. Η εξάπλωση των δικτυωμένων PCs (συνδεδεμένων στα εταιρικά δίκτυα και στο Internet) των εργαζομένων, οδήγησε σε μια εντατικοποίηση των εκτυπώσεων. Και ενώ αρκετές εταιρικές διαδικασίες έχουν ψηφιοποιηθεί, μια σχετικά πρόσφατη έρευνα της IDC αναφέρει ότι το 80% των εγγράφων συνεχίζονται.

Οι εταιρείες φαίνεται να αντιμετωπίζουν ένα τεράστιο πρόβλημα στην προσπάθεια τους να απαλλαγούν από το χαρτί, όπως καταγραφεί η Forrester Research. Οι αναλυτές αποδίδουν την εξάρτησή μας στο χαρτί σε πολλούς λόγους. Κάποιες εταιρείες συνεχίζουν να παραμένουν προσκολλημένες σε παλιά συστήματα ή διαδικασίες που απαιτούν το χαρτί, συν του ότι μια αναβάθμιση αυτών θα μπορούσε να συνοδεύεται από ένα τεράστιο κόστος. Από την άλλη, εταιρείες που έχουν εγκαταστήσει ψηφιακά συστήματα στις υποδομές τους βρίσκονται μπροστά στο πρόβλημα ότι αυτά μπορεί να διαφέρουν από τμήμα σε τμήμα ή από διαδικασία σε διαδικασία επειδή τα απόκτησαν σε διαφορετικές χρονικές στιγμές ή από διαφορετικούς vendors.

Ουκ ολίγες φορές αυτά τα συστήματα δεν μπορούν να επικοινωνήσουν μεταξύ τους ή δεν μπορούν να αλληλεπιδράσουν με τα ψηφιακά συστήματα άλλων εταιρειών, αναγκάζοντας τους υπαλλήλους ή τους μάνατζερ να καταφεύγουν στο χαρτί ως τη μόνη κοινή γλώσσα επικοινωνίας. Η Javelin Strategy & Research, μια εταιρεία που ασχολείται με τη χρήση της τεχνολογίας στον κλάδο των χρηματοπιστωτικών οργανισμών, καταγράφει ότι ενώ υπάρχουν εταιρείες που είναι περισσότερο επιτυχημένες από άλλες όσον αφορά την τμηματική αντικατάσταση της χρήσης του χαρτιού από ψηφιακά συστήματα, σχεδόν κανένας οργανισμός δεν έχει καταφέρει ακόμα να υλοποιήσει μια απόλυτα ψηφιακή εμπειρία.

Η συνεχιζόμενη εξάρτηση από το χαρτί δεν οφείλεται μόνο σε αδυναμίες του επιχειρηματικού περιβάλλοντος. Ο μέσος εργαζόμενος σήμερα είναι κατά κανόνα αρκετά έμπειρος και βρίσκεται σε μια σχετικά ώριμη ηλικία. Καθώς οι άνθρωποι γερνούν, η όρασή τους τείνει να χειροτερεύει, έχοντας ως αποτέλεσμα να δυσκολεύονται να διαβάσουν κείμενο από τις οθόνες, ειδικά όταν αυτές είναι μικρού μεγέθους. Στα γραφεία τους αρκετοί εργαζόμενοι τείνουν να χρησιμοποιούν συσκευές με οθόνες διαφορετικού μεγέθους, μια ανησυχητική ένδειξη για εκείνους που θέλουν να αντικαταστήσουν τα χάρτινα έγγραφα με ηλεκτρονικά. Και αυτό διότι αν δυσκολεύεται κανείς να διαβάσει ένα έγγραφο σε μια μεγάλη οθόνη, πώς μπορεί να το κάνει στη μικρότερη οθόνη ενός smartphone ή ενός tablet; Στους ανθρώπους αρέσει ο έλεγχος που αισθάνονται ότι έχουν με το χαρτί, κάτι που φαίνεται και από το γεγονός ότι πολλοί, ακόμα και σήμερα, προτιμούν να λαμβάνουν τους λογαριασμούς τους σε χαρτί.

Αρκετοί πιστεύουν ότι μπορούν να κάνουν πιο εύκολα πράγματα με το χαρτί, ειδικά όταν έχουν να κάνουν πολύπλοκα ή πολυσέλιδα έγγραφα. Ουκ ολίγοι από εμάς, άλλωστε, όσον καλά και αν κατέχουμε την τεχνολογία, συνεχίζουν ακόμα και σήμερα να χρησιμοποιούν χαρτί και μολύβι για τις σημειώσεις τους, ίσως γιατί συνεχίζουν να νιώθουν πιο οικείοι με το χαρτί. Όλα τα παραπάνω εξηγούν γιατί ενώ ακούμε για την εξάλειψη του χαρτιού από την κοινωνία μας εδώ και σαράντα χρόνια, συνεχίζουμε ακόμα και σήμερα να χρησιμοποιούμε πολύ χαρτί, τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική μας ζωή. Αυτό εξηγεί και την εντατικοποίηση χρήσης των εκτυπωτών στα εταιρικά περιβάλλοντα.

Οι εκτυπωτές γίνονται «έξυπνοι»
Αν και το χαρτί συνεχίζει να παίζει ένα σημαντικό ρόλο στις σύγχρονες επιχειρήσεις, δεν μπορεί να αγνοεί κανείς το γεγονός ότι υπάρχει μια εντατικοποίηση στην επεξεργασία της πληροφορίας σε ηλεκτρονική μορφή και, ως εκ τούτου, οι εκτυπωτές χρειάζεται να ικανοποιούν αυτή την τάση. Εκτός από τη χρήση του εύχρηστου περιβάλλοντος εργασίας που προσφέρει μια οθόνη αφής, μια νέα κατηγορία εκτυπωτικών συστημάτων μπορεί να προγραμματιστεί για να διεκπεραιώσει επιχειρηματικές λειτουργίες, όπως, για παράδειγμα, το διαμοιρασμό των εγγραφών σε μια ομάδα εργαζομένων.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν τους εκτυπωτές ως κέντρο κόστους, ως απλά …εμπορεύματα που δεν έχουν ουσιαστικές διαφορές μεταξύ τους. Έτσι, η διοίκηση μιας επιχείρησης. καθώς εστιάζει σε άλλα θέματα, όπως είναι η μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας των υπαλλήλων και η επίτευξη της επιχειρηματικής ανάπτυξης, δεν πιστεύει ότι οι εκτυπωτές μπορούν να βοηθήσουν στην επίτευξη αυτών των στόχων. Αυτή η κατάσταση αρχίζει να αλλάζει και αυτό φαίνεται στον τρόπο που οι εταιρείες αγοράζουν εκτυπωτές σήμερα. Οι εταιρείες συνήθιζαν να καθορίζουν μια λίστα από προδιαγραφές και να ψάχνουν να βρουν εκείνους τους εκτυπωτές που ικανοποιούσαν αυτές τις προδιαγραφές και διαθέτονταν, παράλληλα, στη χαμηλότερη τιμή.

Αν και οι εταιρείες συνεχίζουν να χρειάζονται το κατάλληλο επίπεδο προδιαγραφών και επιδόσεων από τους εκτυπωτές που σκοπεύουν να προμηθευτούν, η απόφασή τους αποτελεί συνιστώσα του κατά πόσο αυτές οι δυνατότητες των εκτυπωτικών συστημάτων μπορούν να συμβάλλουν στην επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων. Οι «έξυπνοι» εκτυπωτές δεν αποτελούν, απλώς, συσκευές εκτύπωσης, αλλά συσκευές που δίνουν τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να αυτοματοποιήσουν τις λειτουργίες τους, να συλλέξουν πληροφορίες από τυπωμένα έγγραφα και να χρησιμοποιήσουν ηλεκτρονικά αυτή την πληροφορία – αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα των ροών εργασίας και επιδρώντας θετικά στην παραγωγικότητα.

Το πραγματικό πλεονέκτημα ενός «έξυπνου» εκτυπωτικού συστήματος εντοπίζεται στη δυνατότητά του να αποτελέσει μέρος μιας επιχειρηματικής διεργασίας. Σε ένα τυπικό επιχειρηματικό περιβάλλον οι χρήστες χρειάζεται, για παράδειγμα, να ψηφιοποιήσουν ένα έγγραφο από έναν scanner στον υπολογιστή του γραφείου τους, ακολούθως να επεξεργαστούν την σκαναρισμένη εικόνα στον υπολογιστή τους, να τη σώσουν τοπικά, να καλέσουν την εφαρμογή που χρησιμοποιούν για να ολοκληρώσουν την εργασία τους και στη συνέχεια να αντιγράψουν και να επικολλήσουν την εικόνα ή μέρη της στην εφαρμογή.

Χρησιμοποιώντας ένα έξυπνο MFP (Multifunction Printer), για παράδειγμα, το μόνο που χρειάζεται να κάνει ο χρήστης είναι να πατήσει το σωστό εικονίδιο σε μια οθόνη αφής πάνω σε ένα πάνελ ελέγχου και να αφήσει το MFP να κάνει όλα τα υπόλοιπα – βοηθώντας τους εργαζόμενους να περιορίζουν τα βήματα που χρειάζονται για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, να γίνουν περισσότερο παραγωγικοί και να εξαλείψουν τα λάθη. Η λογική, λοιπόν, ενός «έξυπνου» εκτυπωτικού συστήματος είναι να κάνει ότι έκανε και πριν συν όλες εκείνες τις πρόσθετες χρήσιμες διεργασίες που δεν μπορούν να κάνουν οι παραδοσιακές συσκευές και που βοηθάνε στην απλοποίηση των διεργασιών και στην αύξηση της αποτελεσματικότητας των εργαζομένων. Με αυτό τον τρόπο δημιουργείται ένα απίστευτο δυναμικό για μείωση του λειτουργικού κόστους και για περαιτέρω βελτιώσεις στις εταιρικές διεργασίες.

Vendors συνεργάτες
Πριν ξεκινήσει κανείς να δημιουργεί μια λίστα με το τι θα πρέπει να του προσφέρει ο vendor ενός σύγχρονου εκτυπωτικού συστήματος, είναι σημαντικό να καταγράψει πρώτα από όλα ποιοι είναι οι επιχειρησιακοί στόχοι της εταιρείας του – τι θέλει, με άλλα λόγια, να πετύχει. Ένας σωστός vendor θα συνεργαστεί στην επίτευξη τέτοιων στόχων και θα εκπαιδεύσει τους πελάτες του σε τεχνολογικές δυνατότητες που ενσωματώνουν οι εκτυπωτές του και που ίσως δεν γνωρίζουν – όλα αυτά με απώτερο στόχο να επιτευχθούν οι επιχειρησιακοί στόχοι των πελατών και όχι απλά για να τους πουλήσουν κάποιο hardware.

To δεύτερο πράγμα που θα πρέπει να εξετάσει κανείς είναι η δημιουργία ενός οικοσυστήματος εκτυπωτών που θα είναι εύκολο για το ΙΤ της εταιρείας να τους ενσωματώσει, να τους ρυθμίσει και να τους διαχειριστεί, με ευελιξία στην επέκταση ή αλλαγή τους στο μέλλον, ώστε να υπάρχει δυνατότητα προσαρμογής στις συνεχώς μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες και απαιτήσεις. Επιπλέον, το οικοσύστημα εκτυπωτών χρειάζεται να είναι αρκετά «έξυπνο» για να καθοδηγήσει τις επιχειρηματικές μονάδες και τους χρήστες τους στην ολοκλήρωση των εργασιών με την ελάχιστη δυνατή εκπαίδευση. Καλό είναι όλα τα τμήματα του οικοσυστήματος να μπορούν να προγραμματιστούν ώστε να υποστηρίξουν συγκεκριμένες διεργασίες και εφαρμογές, με τις οποίες εργάζεται κάθε οργανισμός.

Υπό μια πιο τεχνική σκοπιά, το οικοσύστημα των «έξυπνων» εκτυπωτικών συστημάτων θα πρέπει να υποστηρίζει γενικούς drivers, apps που θα τρέχουν στην ίδια εκτυπωτική συσκευή, εκτυπώσεις σε περιβάλλον με ή χωρίς servers, να διαθέτει λειτουργίες για τους mobile χρήστες και να υποστηρίζει μια υποδομή cloud, αλλά και ειδικό λογισμικό που θα μπορεί να ενεργοποιήσει τη διαχείριση των ροών εργασίας. Σημαντικό είναι, επίσης, να υπάρχει ένα αυτάρκες οικοσύστημα, που δεν θα απαιτεί τη χρήση πρόσθετου λογισμικού τρίτων κατασκευαστών ή middleware. Αρκετοί vendors εκτυπωτικών λύσεων απαιτούν τη χρήση λύσεων τρίτων κατασκευαστών, ώστε να μπορέσουν οι συσκευές τους να λειτουργήσουν και να αφομοιωθούν στις υπάρχουσες υποδομές. Κάτι που δημιουργεί πρόσθετη πολυπλοκότητα και αύξηση του ρίσκου του εταιρικού δικτύου, κάτι που κανείς δεν θέλει.

Όταν οι υπεύθυνοι του ΙΤ δουν τη δυναμική, την αποτελεσματικότητα και την εξοικονόμηση που μπορεί να προσφέρει ένα οικοσύστημα «έξυπνων» εκτυπωτών, τότε θα εγκαταλείψουν την παραδοσιακή, επικεντρωμένη στις προδιαγραφές, στρατηγική απόκτησης νέου εξοπλισμού. Από την άλλη είναι σημαντικό η διοίκηση κάθε εταιρείας να καταλάβει ότι τα εκτυπωτικά συστήματα δεν είναι μόνο έξοδα, αλλά εργαλεία που μπορούν να συμβάλουν στις πρωτοβουλίες βελτίωσης των διαδικασιών και να βοηθήσουν τους υπαλλήλους να γίνουν περισσότερο παραγωγικοί και αποτελεσματικοί.

Το μέλλον του printing είναι 3D
Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της IDC, οι εκτυπωτές 3D βρίσκονται ένα βήμα πριν την ευρεία υιοθέτησή τους από το business, με το 90% των συμμετεχόντων στην έρευνα να αναφέρει ότι είναι πολύ ικανοποιημένοι από την εμπειρία 3D printing που είχαν. H τιμή, η ευχρηστία και η υποστήριξη/εξυπηρέτηση ανήκουν στους κρίσιμους παράγοντες που μπορούν να βοηθήσουν στην υιοθέτηση των 3D εκτυπωτών από τις επιχειρήσεις, όπως καταγράφει η έρευνα. Επιπρόσθετα, εξακολουθεί να υπάρχει και η περιέργεια του κοινού για το 3D printing και τις δυνατότητές του, κάτι που θα συνεχίζει να εντείνεται μέσα στα επόμενα χρόνια. Tέλος, αν και οι εκτυπωτές 3D αποκτιούνται αρχικά για ένα συγκεκριμένο σκοπό, στη συνέχεια η χρήση τους επεκτείνεται ραγδαία και σε άλλους τύπους εφαρμογών, όπως σημειώνει η IDC.