Σημαντικά διευθυντικά στελέχη Πληροφορικής μεγάλων εταιρειών στη χώρα μας - Γιώργος Δασκαλάκης, IT Manager, Rontis Hellas Α.Ε.Β.Ε., Ιωάννης Φλετούρης, IT Manager, Leroy Merlin Greece & Cyprus, Σάββας Τορτοπίδης, IT Manager, Διαμαντής Μασούτης Α.Ε., Ιωάννης Τσιρόπουλος, IT Manager, Barilla Hellas Greece & East Europe, Βασίλης Καραφέρης, Group IT Operational Support Coordinator & Μιχάλης Γκόλιας, Group IT Infrastacture & Operations Manager, Mytilineos Holdings, Παναγιώτης Γαβριελάτος, Head of IT, BB Energy και Δρ. Ιορδάνης Τσαφαρίδης, IT Manager, Heidelberg Hellas A.E.E. - μιλάνε στο netweek για το πώς διαχειρίζονται σήμερα οι οργανισμοί τους τις εκτυπώσεις και τα ηλεκτρονικά τους έγγραφα.

Η υπόσχεση του γραφείου χωρίς χαρτί ποτέ δεν έγινε πραγματικότητα. Οι printers όχι μόνο δεν εξαφανίστηκαν από το επιχειρηματικό περιβάλλον, αλλά εξελίχθησαν, εμπλουτίστηκαν με περισσότερες λειτουργίες, έγιναν πιο αποτελεσματικοί, ασφαλείς και οικονομικοί. Σήμερα, οι enterprise printers παραμένουν απαραίτητα εργαλεία για κάθε επιχείρηση, προσφέροντας χαμηλότερο εκτυπωτικό κόστος από ποτέ, ευκολότερη και αποτελεσματικότερη διαχείριση, αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων.

Όσον αφορά τις λύσεις ψηφιοποίησης εγγραφών, αυτές μπορεί να συμβάλουν στη δημιουργία ενός paperless office, το γεγονός είναι, ωστόσο, ότι ακόμα συνεχίζουν να υπάρχουν αμείωτες οι ανάγκες για το enterprise printing. Το χαρτί αποτελεί ένα εύκολο, γενικά αποδεκτό, παραδοσιακό και οικείο τρόπο για να μοιράζεται και να σχολιάζει κανείς έγγραφα στο περιβάλλον μιας επιχείρησης. Είναι, επιπλέον, ευρέως διαδεδομένο ως έγκυρο μέσο για συμβόλαια και άλλα νομικά έγγραφα, με τις υπογραφές στο χαρτί να είναι αποδεκτές σε ένα πολύ μεγαλύτερο ποσοστό από οποιοδήποτε είδος ψηφιακής υπογραφής.

Χαρτογραφώντας το τοπίο
Το τοπίο του enterprise printing που έχει διαμορφωθεί στις επιχειρήσεις σήμερα χαρακτηρίζεται από τάσεις, οι οποίες επηρεάζονται -και αφομοιώνονται- με βάση της εκτυπωτικές ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης. Όπως είναι η αποκεντροποίηση των θέσεων των εκτυπωτών στο επιχειρηματικό περιβάλλον, ώστε να γίνονται περισσότερο εύκολα προσβάσιμοι από τους εργαζόμενους.

Οι εκτυπωτές που είναι εγκαταστημένοι τοπικά σε γραφεία εργαζομένων ή κεντρικά σε ένα σημείο τείνουν να καταργηθούν, καθώς οι εργαζόμενοι δεν θέλουν να διανύουν ολόκληρες διαδρομές μέσα στο γραφείο για να τους προσεγγίσουν και να πάρουν τις εκτυπώσεις τους. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις συνεχίζουν να χρησιμοποιούν κατά κόρον το χαρτί ως μέρος των επιχειρηματικών ροών εργασίας και των συναλλαγών τους, για τη συμμόρφωση με εσωτερικά και εξωτερικά στάνταρ και τη διεκπεραίωση σημαντικών ροών εργασίας, με το χαρτί να αποτελεί το ελάχιστο κοινό παρανομαστή για τη συλλογή και την αποθήκευση αυτής της πληροφορίας.

Αξιοσημείωτο είναι, επίσης, το γεγονός ότι η εντατικοποίηση του online οδήγησε, σε αντίθεση με ότι θα περίμενε κανείς, σε μια αύξηση της χρήσης του χαρτιού. Όπως καταγράφει η Gartner, αυτό μπορεί να οφείλεται και στο γεγονός ότι υπάρχει πλέον πολύ περισσότερο περιεχόμενο online. Σήμερα, ένας μέσος υπάλληλος γραφείου τυπώνει κατά μέσο όρο 400 σελίδες την ημέρα.

Μια ακόμα τάση που επισημαίνουν οι αναλυτές είναι η άνοδος των έγχρωμων εκτυπώσεων στα επιχειρηματικά περιβάλλοντα: σήμερα οι εταιρείες τυπώνουν 20% περισσότερα έγχρωμα έγγραφα από ότι παλιότερα, κάτι που οφείλεται και στη σημαντική μείωση των αναλωσίμων για τα έγχρωμα εκτυπωτικά συστήματα, η οποία έχει παρατηρηθεί τα τελευταία χρόνια. Μεγάλη έκταση φαίνεται να έχει πάρει και το ”pull printing”, μια λειτουργία που ενσωματώνουν όλο και περισσότερες εκτυπωτικές συσκευές.

Το βασικό χαρακτηριστικό αυτής της λειτουργίας είναι ότι για να μπορέσουν να πάρουν οι εργαζόμενοι τις εκτυπώσεις που έχουν στείλει θα πρέπει να πιστοποιήσουν την ταυτότητά τους τοπικά στον εκτυπωτή από τον οποίο θα πάρουν τις εκτυπώσεις τους.

Με αυτόν τον τρόπο αυξάνεται σημαντικά το επίπεδο ασφάλειας, καθώς εμποδίζει τον οποιοδήποτε υπάλληλο να διαβάσει σε τυπωμένα έγγραφα ευαίσθητες πληροφορίες που δεν τον αφορούν, με τους εκτυπωτές να τυπώνουν τα έγγραφα που τους στέλνει ο server τη στιγμή που τα χρειάζεται ο χρήστης και όχι τη στιγμή που τα στέλνει. Αυτό έχει οδηγήσει σε μια σημαντική αύξηση χρήσης του pull printing στα εταιρικά περιβάλλοντα τα τελευταία χρόνια.

Σε κάθε περίπτωση οι τάσεις που χαρακτηρίζουν το εργασιακό χώρο αλλάζουν και αυτό που είναι καλό να έχει κάθε CIO στο μυαλό του είναι ότι θα πρέπει πάντα να συγκρίνει τις τάσεις στο enterprise printing με τις τρέχουσες ανάγκες και διαδικασίες για την επιχείρησή του. Η ανάπτυξη μιας σωστής στρατηγικής enterprise printing αποτελεί μεγάλη πρόκληση για κάθε CIO, αλλά ταυτόχρονα και μια σημαντική ευκαιρία γι’ αυτούς ώστε να αποκτήσουν στρατηγικά και οικονομικά οφέλη για τις επιχειρήσεις τους.

Στις επόμενες σελίδες, σημαντικά διευθυντικά στελέχη Πληροφορικής μεγάλων εταιρειών στη χώρα μας, μιλάνε για το πώς διαχειρίζονται σήμερα οι οργανισμοί τους τις εκτυπώσεις και τα ηλεκτρονικά τους έγγραφα, για τις στρατηγικές ακολουθούν ώστε να εκμαιεύσουν τα μέγιστα από τα συστήματα εκτύπωσης και τη διαχείρισή τους, σε μια εποχή οικονομικής δυσπραγίας, όπου η εύρεση της χρυσής τομής ανάμεσα στην αποτελεσματικότητα και το κόστος είναι πιο επιτακτική από ποτέ. Παράλληλα, επισημαίνουν τι πρέπει να προσεχθεί κατά την υλοποίηση και εφαρμογή μιας σύγχρονης λύσης printing.

Περί στρατηγικής
Tα MPS κερδίζουν όλο και περισσότερο έδαφος στις σύγχρονες επιχειρήσεις, βοηθώντας τους CIOs να μειώσουν σημαντικά το κόστος ανά εκτυπωμένο έγγραφο, ωστόσο δεν πρέπει να αποτελούν το μοναδικό πυλώνα μιας στρατηγικής enterprise printing. Η εστίαση στη μείωση του όγκου των εκτυπώσεων μέσω της ανάληψης ψηφιακών πρωτοβουλιών περιορισμού στη χρήση του χαρτιού σε συνδυασμό με τη μείωση του κόστους εκτύπωσης, αποτελούν δύο βασικούς πυλώνες πάνω στους οποίους θα πρέπει να βασίζεται κάθε στρατηγική αξιοποίησης των MPS.

Παράλληλα, απαιτείται μια βαθειά κατανόηση του υπάρχοντος εκτυπωτικού περιβάλλοντος, σε συνδυασμό με ένα ξεκάθαρα διατυπωμένο σχέδιο για μια μελλοντική κατάσταση. Το πρώτο βήμα για την επίτευξη του στόχου μιας επιτυχημένης στρατηγικής είναι να γίνει μια ολοκληρωμένη αξιολόγηση των υπηρεσιών, λειτουργιών και υποδομών, με δεδομένα που βασίζονται στην αγορά και εκτιμούν τον ανταγωνισμό. Υπό αυτό το πρίσμα οι επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργήσουν ένα βασικό οικονομικό προφίλ για τις εκτυπώσεις, προσδιορίζοντας το πεδίο των δυνατοτήτων εξοικονόμησης που υπάρχουν και εξετάζοντας τις προοπτικές για τη μέγιστη δυνατή εξοικονόμηση.

Έχοντας μια βαθειά κατανόηση της τρέχουσας κατάστασης και της επιθυμητής βελτίωσης. ο CIO μπορεί να συνεργαστεί με την επιχείρηση και να αναπτύξει εναλλακτικά σενάρια για το πώς θα μπορέσει να μεταβεί βέλτιστα στην επιθυμητή μελλοντική κατάσταση. Αυτή η διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει βελτιώσεις στην αποτελεσματικότητα των διαδικασιών, βελτιστοποιήσεις, ενοποιήσεις vendors, αλλά και στρατηγικές ηλεκτρονικής διάθεσης του επιχειρηματικού περιεχομένου, μέσω της εφαρμογής βέλτιστων πρακτικών.

Γιώργος Δασκαλάκης, IT Manager, Rontis Hellas Α.Ε.Β.Ε.: Γρήγορες, οικονομικές και αποδοτικές εκτυπώσεις

Ιωάννης Φλετούρης, IT Manager, Leroy Merlin Greece & Cyprus: Unified (και ασφαλές) printing

Βασίλης Καραφέρης, Group IT Operational Support Coordinator & Μιχάλης Γκόλιας, Group IT Infrastacture & Operations Manager, Mytilineos Holdings: Εν αρχή ην τα MPS

Παναγιώτης Γαβριελάτος, Head of IT, BB Energy: Εκτυπωτικές προκλήσεις

Δρ. Ιορδάνης Τσαφαρίδης, Heidelberg Hellas A.E.E.: Making printing easy