Τα διοικητικά στελέχη των εταιρειών αναζητούν λύσεις που θα συνδυάζουν την ποιότητα και την αξιοπιστία του παραδοσιακού ERP με τη μείωση του κόστους και την αυξημένη ευελιξία που προσφέρουν οι σύγχρονες υλοποιήσεις του. Ένα σύστημα ERP που δεν διαθέτει την ευελιξία να ικανοποιήσει τις συνεχώς μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές απαιτήσεις του σήμερα, δύσκολα θα μπορέσει να πετύχει.

Στον επιχειρηματικό κόσμο το ακρωνύμιο ERP το συναντά κανείς σχεδόν παντού, καθώς οι οργανισμοί αναζητούν καλύτερους, πιο ξεκάθαρους και αποτελεσματικούς τρόπους για να κάνουν τις δουλειές τους να διεκπεραιώνονται αποδοτικότερα, να μεγιστοποιήσουν το κέρδος τους και να δημιουργήσουν προκλήσεις για τους ανταγωνιστές τους. Οι μεγάλες επιχειρήσεις εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από το ERP και πολλές από τις αποφάσεις που παίρνουν βασίζονται σε πληροφορίες που εξάγουν χρησιμοποιώντας ένα σύστημα ERP. Δεν υπάρχει κανείς επιχειρηματικός τομέας στο ταχύτατο μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό μας κόσμο που να μην χρησιμοποιεί το ERP. Από τότε που πρωτοεμφανίστηκε, μέσα στη δεκαετία του ’60, το Enterprise Resource Planning αποτελεί ένα επιχειρηματικό software εργαλείο που έχει εξελιχθεί σημαντικά με την πάροδο του χρόνου, ακολουθώντας τις τεχνολογικές τάσεις της εκάστοτε εποχής.

Εν αρχή …δεν ήταν το ERP
Αν και αρχικά δεν ονομάζονταν ERP, ως λύση εφαρμόστηκε για πρώτη φορά στον κατασκευαστικό τομέα, για τον έλεγχο και τη διαχείριση των αποθεμάτων. Στην μετεξέλιξή του σε MRP (Material Requirements Planning) χρησιμοποιήθηκε για τον προγραμματισμό της παραγωγής, για να εμπλουτιστεί ακολούθως με περισσότερες διαδικασίες και λειτουργίες back office (HR, λογιστηρίου κ.λπ.,) για να αναπτυχθεί σε αυτό που είναι το ERP σήμερα. Η ταχύτατη πρόοδος στην ικανότητα του software να διαχειρίζεται πολλαπλές λειτουργίες έδωσε τη δυνατότητα σε μεγάλες, μεσαίες και μικρομεσαίες επιχειρήσεις να εξορθολογήσουν τα συστήματά τους και να αποκτούν πληροφόρηση από τα συστήματα ERP σε πραγματικό χρόνο, για όλα τα τμήματά τους. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα για τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το ERP είναι ότι κάθε τμήμα τους που συνδέεται με αυτό θα λαμβάνει την ίδια πληροφορία από μια διαμοιρασμένη βάση δεδομένων, εξαλείφοντας την ανάγκη για πολλαπλό input δεδομένων και μειώνοντας κατά συνέπεια την πιθανότητα δαπανηρών λαθών.

Από το hardware στο cloud
Tα συστήματα ERP θέτουν απαιτήσεις τόσο στο hardware όσο και στο software, απαιτήσεις που ήταν πιο εύκολο να ικανοποιηθούν, όσον αφορά το κόστος, από τις μεγάλες επιχειρήσεις, παρά από τις μικρότερες. Ο αριθμός των απαιτούμενων servers σχετίζεται με τον αριθμό των χρηστών που χρειάζονται πρόσβαση στην κεντρική βάση δεδομένων, ενώ οι υπόλοιπες hardware απαιτήσεις εξαρτώνται και από το είδος του λογισμικού που χρησιμοποιείται. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το κλασικό, on-site, ERP γενικά χρειάζονται να αναβαθμίσουν το hardware τους για να διασφαλίσουν ότι τα software upgrades λειτουργούν κανονικά και δεν χάνουν τη λειτουργικότητά τους. Η ανάπτυξη του cloud πρόσθεσε μια ακόμα σημαντική παράμετρο στην αρχιτεκτονική του ERP, καθώς δίνει τη δυνατότητα ακόμα και σε μικρές επιχειρήσεις να εκμεταλλευτούν τις δυνατότητές του.

Το cloud ERP εξαλείφει την ανάγκη για την προμήθεια και τη συντήρηση hardware, με το software που απαιτείται να φιλοξενείται σε έναν Software-as-a-Service πάροχο. Μια επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει με ένα μικρό αριθμό modules, τα οποία χρειάζεται περισσότερο, και καθώς αναπτύσσεται να προσθέτει περισσότερα, πληρώνοντας μόνο για τις υπηρεσίες που χρειάζεται. Αυτό μετατρέπει το ERP σε ένα ιδιαίτερα ευέλικτο εργαλείο και δημιουργεί μια σημαντική μείωση του κόστους σε σχέση με τη λειτουργία ενός παραδοσιακού ERP. Προσφέροντας τη δυνατότητα πρόσβασης μέσα από μια μεγάλη ποικιλία διαφορετικών συσκευών – όπως laptops, tablets και κινητά τηλέφωνα – το cloud φαίνεται να είναι πολύ κοντά στο μέλλον του ERP. Με την αύξηση του κόστους υποστήριξης και την ανάγκη συρρίκνωσης του κόστους που χαρακτηρίζει τις σύγχρονες επιχειρήσεις, πολλές εταιρείες έχουν να σκέφτονται σοβαρά τη μετακίνηση ολόκληρου του συστήματος ERP στο cloud. Το cloud, που κάποτε είχε θεωρηθεί ότι η ολική καταστροφή για τα συστήματα ERP, πλέον συνδέεται άμεσα μαζί τους, υποσχόμενο μια καλύτερη διαχείρισή τους.

Σε αντίθεση με ένα παραδοσιακό σύστημα ERP, το cloud ERP προσφέρει πολύ μεγαλύτερη ευελιξία και ευχρηστία, χωρίς να αυξάνει το κόστος εγκατάστασης και παρέχοντας πολύ περισσότερες λειτουργίες που είναι κατάλληλες για κάθε τύπο επιχείρησης. Επιπλέον, οι εταιρείες δεν χρειάζεται να πληρώσουν για άδειες για κάθε χρήστη που το χρησιμοποιεί, όπως γίνεται με το παραδοσιακό ERP. Αντιθέτως, μια εταιρεία μπορεί να πληρώσει απλά μόνο ένα συγκεκριμένο ποσό για την άδεια χρήσης του Cloud ERP και στη συνέχεια να μπορεί ο καθένας να το χρησιμοποιήσει. Αυτό μετατρέπει το Cloud ERP σε μια αποτελεσματική οικονομική λύση για κάθε μικρομεσαία επιχείρηση. Ένα, επίσης, μεγάλο πλεονέκτημα που προκύπτει από την ανάπτυξη του Cloud ERP είναι ότι οι εταιρείες δεν χρειάζεται να αναβαθμίζουν τα συστήματά τους, κάθε φορά που κυκλοφορεί μια νέα έκδοση. Η αναβάθμιση γίνεται αυτόματα από τον πάροχο της υπηρεσίας, εξοικονομώντας το χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για την αναβάθμιση ενός παραδοσιακού ERP.

To Cloud ERP προσφέρει, επίσης, καλύτερη επεκτασιμότητα όσον αφορά τη διαχείριση των εταιρικών δεδομένων στο cloud. Με όλα τα δεδομένα αποθηκευμένα στο cloud είναι πολύ εύκολο για οποιαδήποτε εταιρεία να τα μετακινήσει παντού, ανά πάσα στιγμή και χωρίς να τα χάσει. Όσον, δε, αφορά την ασφάλεια, το Cloud ERP εκμεταλλεύεται τις μεγάλες επενδύσεις που έχει ο πάροχος για την ασφάλεια των υποδομών του και προσφέρει σε κάθε εταιρεία κορυφαία ασφάλεια και προστασία, χρησιμοποιώντας αυστηρά πρωτόκολλα και μηχανισμούς. Ο συνδυασμός του Cloud και του ERP μπορεί να οδηγήσει σε καινοτόμες υλοποιήσεις, αλλάζοντας δραστικά τη μοίρα μιας επιχείρησης. Σίγουρα, το Cloud ERP δεν έχει κατακτήσει ακόμα την αγορά, αλλά δεν θα αργήσει η στιγμή για μια πλήρη μετάβαση στο σύννεφο.

Ατενίζοντας το μέλλον
Αναμφίβολα, το τωρινό ERP βελτιώνει την ικανότητα των οργανισμών να παίρνουν αποφάσεις με βάση την πληροφορία που συλλέγεται σε αυτό, ενώ τους επιτρέπει να προσαρμόζονται πιο εύκολα στις μεταβαλλόμενες συνθήκες. Πώς, ωστόσο, θα είναι το ERP σε πέντε χρόνια; H πρόσφατη ιστορία της βιομηχανίας μας βοηθάει να βρούμε την απάντηση σε αυτό το ερώτημα: η αύξηση της ευελιξίας και της ευχρηστίας είναι δύο εξελίξεις που περιμένουμε να δούμε στο μέλλον. Το ERP του μέλλοντος θα προσφέρει πρόσβαση στα επιχειρηματικά δεδομένα και συναλλαγές από παντού, θα εκτελείται σε κινητά τηλέφωνα, θα διαθέτει χαρακτηριστικά κοινωνικής δικτύωσης και θα ενισχύει ακόμα περισσότερο τη συνεργατικότητα.

Επιπλέον, θα επιτρέπει μια καλύτερη και αποτελεσματικότερη αξιοποίησή του. Οι εξελίξεις στη συμπίεση δεδομένων, στο storage, στο κόστος της μνήμης και στο distributed computing θα επιτρέψουν τη διαχείριση εσωτερικών και εξωτερικών ροών δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Αυτό θα βοηθήσει τους οργανισμούς να περισυλλέξουν χρήσιμες πληροφορίες από τους χείμαρρους δεδομένων και να δράσουν ανάλογα. Η αναγνώριση τοποθεσίας, οι ψηφιακές ταυτότητες και η αυξανόμενη αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων θα οδηγήσει στην άντληση φιλτραρισμένης πληροφορίας για το ποιος κάνει τι και που. Και η ανάπτυξη του social business σε όλη την έκταση της επιχείρησης ρίχνει φως στο ποιος ξέρει τι και ποιος γνωρίζει ποιον.

Συνδυαζόμενες αυτές οι δυνάμεις παράγουν ενημέρωση για την κάθε ενέργεια που παίρνεται, για κάθε απαντημένο ερώτημα και για κάθε αναλυτικό μοντέλο. Επιπρόσθετα, φαίνεται να υπάρχει μια τάση συγχώνευσης διαφορετικών λύσεων ERP, αν και δεν λείπουν οι διαφορετικές προτάσεις από μια πληθώρα εταιρειών, οι οποίες θα συνεχίσουν να διαλαλούν τις ανταγωνιστικές τους πλατφόρμες στη νέα εποχή του επιχειρηματικού γίγνεσθαι. Ίσως η πιο σημαντική αλλαγή που θα χαρακτηρίζει τα συστήματα ERP του μέλλοντος είναι η μετατόπισή τους από μια αυστηρή αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών (βάση κλίμακας και επαναληψιμότητας) σε ένα ενορχηστρωμένο πλαίσιο ευέλικτης και άμεσης ανταπόκρισης στα συχνά μεταβαλλόμενα γεγονότα.

Μια ακόμα απαίτηση για τα συστήματα ERP που θα τη συναντάμε όλο και περισσότερο στο μέλλον είναι η απλότητα. Αυτό επιβάλλεται από την επέκταση του mobility και από το consumerization του ΙΤ, που φέρνουν την απλότητα και στον κόσμο των επιχειρήσεων. Η ολοένα και μεγαλύτερη διείσδυση των φορητών συσκευών στο επιχειρηματικό περιβάλλον συμπαρασύρει μαζί της και το ERP. Στις μικρές οθόνες δεν μπορεί κανείς να αποτυπώσει την πολυπλοκότητα που χαρακτηρίζουν τα μενού ενός συστήματος ERP. Έτσι, θα πρέπει να το περιορίσει και, αναγκαστικά, να το απλοποιήσει. Πλέον, οι λύσεις ERP πρέπει να είναι απλές και αποτελεσματικές. Οι καιροί στους οποίους η πολυπλοκότητα αποτελούσε το κύριο χαρακτηριστικό τους έχουν περάσει ανεπιστρεπτί.

Επιλέγοντας και υλοποιώντας μια λύση ERP
Το θέμα του ERP απασχολεί πολλές επιχειρήσεις, ανεξάρτητα με το αν χρησιμοποιούν ένα τέτοιο σύστημα ή όχι. Ιδίως τα modules που αφορούν τα οικονομικά, τους ελέγχους και τις προμήθειες, αλλά και τις αγορές, αποτελούν σημαντικά εργαλεία για κάθε επιχείρηση ανεξάρτητα από τον τομέα δραστηριοποίησής της, καθώς της επιτρέπουν να βελτιώσει και να επιταχύνει τις διαδικασίες της. Συχνά, οι επιχειρήσεις θέλουν να εκμεταλλευτούν τα ERP projects τους, ώστε να στανταροποιήσουν και να συνενώσουν την πληροφοριακή υποδομή τους. Μια υψηλότερη ενσωμάτωση δεδομένων και διεργασιών, όπως και η μείωση των σημείων αλληλεπίδρασης με το πληροφοριακό σύστημα έχουν έναν θετικό αντίκτυπο στην επιχείρηση. Ωστόσο, μέχρι να μπορέσουν τόσο τα επιχειρηματικά στελέχη όσο και οι υπεύθυνοι του ΙΤ να εκμεταλλευτούν τα ουκ ολίγα οφέλη του ERP χρειάζεται αρκετή προσπάθεια.

Η δυσκολία δεν έγκειται μόνο στην επιλογή της κατάλληλης λύσης ERP. H ενσωμάτωση και η συνεχή ανάπτυξη μιας επιχειρηματικής εφαρμογής επιφορτίζει συχνά τις επιχειρήσεις, τόσο όσον αφορά το budget, αλλά και όσον αφορά την οργάνωση και τη διαχείριση των εργαζομένων που θα το χρησιμοποιήσουν. Ενα θέμα που απασχολεί όλο και περισσότερο τις επιχειρήσεις σήμερα έχει να κάνει με την ανάγκη αναβάθμισης των παλιών συστημάτων ERP, με τις σύγχρονες εκδόσεις τους. Το πρόβλημα που μπορεί να προκύψει εμφανίζεται όταν μια εταιρεία χρησιμοποιεί τη λύση ενός μικρού κατασκευαστή, ο οποίος είτε έχει εξαφανιστεί από την αγορά, είτε έχει εξαγοραστεί από έναν μεγαλύτερο vendor. Σε μια τέτοια περίπτωση πάει, συνήθως, περίπατο η τεχνική υποστήριξη, όπως και η αναμονή για μια νέα, αναβαθμισμένη έκδοση. Η μόνη διέξοδος είναι να κοιτάξει κανείς εσπευσμένα για μια εναλλακτική λύση.

Για την επιτυχία της όποιας νέας λύσης ERP είναι σημαντικό να γίνει μια σωστή αξιολόγηση των δυνατοτήτων της σε σχέση με τις ανάγκες της εταιρείας. Για να αποφευχθούν τα λάθη κατά την επιλογής μιας λύσης, αλλά και κατά τη διάρκεια της υλοποίησης της, είναι σημαντικό να προσεχθούν τα ακόλουθα:

  • Επακριβή ανάλυση των επιχειρηματικών διεργασιών. Οι ειδικοί επισημαίνουν ότι χρειάζεται να καθορίζονται επακριβώς εξαρχής οι λεπτομέρειες ενός project ERP και να αναγνωριστούν οι κρίσιμες επιχειρηματικές διεργασίες. Γι’ αυτό θα πρέπει να απαντηθούν ερωτήσεις που σχετίζονται με την εξειδίκευση της εταιρείας και τα δυνατά σημεία της σε συγκεκριμένες περιοχές. Μόνο όποιος γνωρίζει επακριβώς τις διεργασίες σε όλες τις επιχειρηματικές περιοχές μπορεί να επιλέξει εν τέλει ποιο σύστημα ERP ταιριάζει καλύτερα στην εταιρεία του. Οι έμπειροι σύμβουλοι sourcing μπορούν σε αυτό το σημείο να προσφέρουν πολύτιμη βοήθεια, ώστε να επιλεγεί η καλύτερη λύση από μια ποικιλία διαφορετικών συστημάτων. Αυτοί δεν διαθέτουν μόνο μια εποπτεία της αγοράς ERP, αλλά γνωρίζουν, κατά κανόνα, πώς πρέπει να είναι διατυπωμένες οι προσφορές, ώστε η επιχείρηση να ενσωματώσει βέλτιστα την επιλεγμένη λύση στην ΙΤ υποδομή της.
  • Εξέταση όλων των εναλλακτικών λύσεων. Αφού αναγνωριστούν όλες οι επιχειρηματικές διεργασίες και διατυπωθούν βέλτιστα, ακολουθεί η αναζήτηση για την κατάλληλη λύση ERP. Εκτός από το αρχικό κόστος αγοράς, το οποίο καταβάλλεται μια φορά, σημαντικό ρόλο παίζουν τα μελλοντικά κόστη συντήρησης και απόκτησης αδειών. Φυσικά, ρόλο παίζει και η ικανότητα ενσωμάτωσης και επέκτασης του συστήματος, σε σχέση με τα πακέτα λογισμικού που χρησιμοποιεί ήδη η εταιρεία.
  • Επιλέγοντας τον σωστό intergrator. Οσο σημαντικό είναι το πρόγραμμα ERP που θα επιλέγει, αλλά τόσο σημαντικός είναι ο integrator, ήτοι αυτός που θα φροντίσει για την εγκατάσταση και υλοποίησή του. Ο intergrator θα πρέπει να ταιριάζει στην επιχείρηση, θα πρέπει να προσφέρει τα εχέγγυα για την παράδοση ενός συστήματος που θα λειτουργεί σωστά και χωρίς προβλήματα. Κάτι, που ανάλογα με το εκάστοτε project, μπορεί να διαρκέσει έως κι ένα χρόνο.

Σημαντικό ρόλο για την επιλογή ενός integrator παίζει η εμπειρία του, αλλά και η σύμβαση που θα υπογραφεί μαζί του. Στη σύμβαση πρέπει να περιγράφονται επακριβώς τα παραδοτέα και η τήρηση των προδιαγραφών του έργου. Εδώ οι εξωτερικοί σύμβουλοι μπορούν να παίξουν ένα σημαντικό ρόλο, βοηθώντας στη διατύπωση των προδιαγραφών και στην καλύτερη υλοποίηση της ενσωμάτωσης του συστήματος ERP. Η σωστή επιλογή και υλοποίηση ενός συστήματος ERP εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, με τη Διεύθυνση Πληροφορικής να παίζει σε κάθε περίπτωση σημαντικό ρόλο. Χρειάζεται να δώσει τη δέουσα προσοχή εξαρχής και να εξετάσει διεξοδικά τις ανάγκες της επιχείρησης, να δει το κατά πόσο αυτές υλοποιούνται από τη λύση ERP που θα επιλεγεί και να φροντίζει να βρει τους κατάλληλους intergrators και εξωτερικούς συμβούλους, ενεργοποιώντας όλες εκείνες τις ασφαλιστικές δικλείδες που εγγυώνται την επιτυχία ενός ΕRP σήμερα.