Οταν πρόκειται να εφαρμοστεί ένα IT Service Management project, τότε έρχεται κανείς μπροστά στα ίδια και ίδια προβλήματα. Πώς θα μπορούσε κανείς να τα παρακάμψει ή να τα εξαλείψει;
Συνήθως ο διάβολος κρύβεται στις λεπτομέρειες. Αυτό ισχύει και για τα ITSM projects. Προβλήματα στις λεπτομέρειες, τα οποία δεν αντιμετωπίζονται έγκαιρα και παραμένουν άλυτα, μπορούν να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις και μη αποδεκτά αποτελέσματα. Ποια είναι, λοιπόν, αυτά τα προβλήματα και πώς μπορούν να αντιμετωπιστούν; Τα έξοδα που έχουν γίνει ήδη δεν αποτελούν επιχείρημα Οταν είναι να παρθούν αποφάσεις για την πορεία ενός project, πέφτει συχνά στο τραπέζι ως επιχείρημα, το κόστος του project έως τώρα. Ωστόσο, στα κρίσιμα σημεία του έργου είναι πιο σωστό να γίνεται ένα business case για το μέλλον.
Κανένα project χωρίς επαρκείς πόρους
Ενα σύνηθες πρόβλημα είναι να ξεκινάει ένα project, χωρίς να υπάρχουν επαρκείς πόροι. Αυτό οφείλεται συχνά στο ότι οι υπολογισμοί για τις απαιτήσεις του έργου είναι ασαφείς. Βοήθεια στην προκειμένη περίπτωση μπορεί να προσφέρει η εφαρμογή μια διαδικασίας project management. Επιπλέον, χρειάζεται να δημιουργηθεί ένας πίνακας αρμοδιοτήτων, μέσω του οποίου θα μοιράζονται οι «ρόλοι» με βάση τη σύμβαση έργου και ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο του project.
Η βασική κατανόηση προηγείται της λύσης
Κατά το σχεδιασμό του project γίνονται συζητήσεις για συγκεκριμένες λύσεις και για τις απαραίτητες ενέργειες που πρέπει να γίνουν – χωρίς, ωστόσο, να υπάρχει προηγουμένως μια κοινή αντίληψη για τους ακριβείς στόχους. Ο σχεδιασμός του project θα πρέπει να ευθυγραμμιστεί με τα παραδοτέα αποτελέσματα – έτσι αυτά θα είναι κατά το δυνατόν πιο σωστά και μετρήσιμα. Οι πιθανές διαφωνίες για τα αποτελέσματα του project μπορούν να αποφευχθούν, αν καθοριστούν από πριν τα κριτήρια αποδοχής των αποτελεσμάτων.
Οπτικοποίηση
Τα εκτενή σχέδια ενός project δεν μπορούν να οπτικοποιηθούν αποτελεσματικά σε μια οθόνη. Αντί αυτού είναι περισσότερο θεμιτό να γίνει μια αποτελεσματικότερη αξιοποίηση των σχεδίων, χρησιμοποιώντας τη μέθοδο Kanban. Αυτό μεταφράζεται σε οπτικοποίηση του project σε μεγάλους τοίχους και χρησιμοποίηση χαρτών για την απεικόνιση μεμονωμένων εργασιών. Αυτό βοηθάει στην παρουσίαση των σύνθετων σχέσεων ανάμεσα στους συμμετέχοντες του project.
Ο καθένας οφείλει να γνωρίσει το ρόλο του στο project
Πολλές φορές, οι συμμετέχοντες σε ένα project δεν έχουν ενημερωθεί για το ρόλο τους. Για να μπορέσουν να συμμετέχουν ενεργά στο project χρειάζεται να υπάρχουν use cases γι’ αυτούς, αλλά και να αναπτυχθεί ένα πλάνο επικοινωνίας ανάμεσά τους.
Η ροή πληροφορίας δεν πρέπει να «κολλάει»
Κατά την έναρξη του project, συνήθως η ομάδα είναι σχετικά καλά ενημερωμένη. Ωστόσο, μετά, ειδικά όταν αυξάνει η διάρκεια του project, χάνεται αυτή η πληροφόρηση. Γι’ αυτό είναι βοηθητικό κατά την έναρξη ενός project να δημιουργηθεί μια ανάλυση ενδιαφερομένων μελών, από την οποία μπορούν να αντληθούν οι απαραίτητες πληροφορίες.
Δεν υπάρχει input από τους ειδικούς
Συχνά ένα project μπορεί να παρουσιάσει πρόβλημα, όταν δεν υπάρχει το συμφωνημένο input από τους ειδικούς. Σε αυτό μπορούν να βοηθήσουν δύο μέτρα: Kαταρχάς πρέπει να δημιουργηθούν σαφείς ευθύνες για τους ειδικούς. Επιπλέον, θα πρέπει να γίνει κατανοητό σε αυτούς το πόσο εξαρτάται από το input η πορεία ολόκληρου του project και ποιες επιπτώσεις έχει η εκπρόθεσμη ολοκλήρωση του project.
Απλά, δεν γίνεται χωρίς επίσημες αναθέσεις
Τα νέα ITSM projects και οι αλλαγές στις υπηρεσίες συχνά αναθέτονται σε έναν εργαζόμενο του IT “on the fly” και χωρίς προδιαγραφές. Τι μπορεί να γίνει γι΄ αυτό; Χρειάζεται να υπάρχει μια δομημένη διαδικασία για την εφαρμογή του project και την ανάθεση εργασιών, η οποία θα συνδέεται με τον ορισμό των υπευθύνων για την καθοδήγηση αυτών των διεργασιών.
Ολοι πρέπει να γνωρίζουν το status του project
Κατά τη διάρκεια εκτέλεσης ενός project συχνά δεν είναι γνωστό σε τι κατάσταση βρίσκεται. Για να γνωρίζουν όλοι την κατάσταση του project, συστήνεται να υπάρχει ένα μικρό ενημερωτικό site όπως και να δημιουργηθεί ένα ενημερωτικό newsletter για την πορεία του project.