Σε πρόσφατες έρευνες για την αγορά των data centers στην περιοχή ΕΜΕΑ (Europe, Middle East and Africa), αναλυτές χαρακτηρίζουν τις «αναδυόμενες χώρες» ως γεωγραφική περιοχή με αρκετές ιδιαιτερότητες, με ξεχωριστούς δείκτες και τάσεις – διαφορετικές από εκείνες της Δυτικής Ευρώπης και της Μέσης Ανατολής. Η περιοχή αυτή περιλαμβάνει τη Νοτιοανατολική Ευρώπη, τη Ρωσία και την Τουρκία.

Κάποια από τα συνηθισμένα θέματα που αντιμετωπίζει κάθε Οργανισμός, Δήμος, Νομαρχία, Περιφέρεια ή Κυβέρνηση, είναι: 1) πόσα έργα εκτελούνται και ποια είναι η μηνιαία απορρόφηση ανά έργο, δήμο, νομαρχία, περιφέρεια ή σε όλη τη χώρα, 2) ποιο είναι το ποσοστό ολοκλήρωσης των έργων, 3) πόσα έργα καθυστερούν χρονικά, 4) πόσα έργα έχουν υπερβάσεις κόστους ή πολλούς κινδύνους;

Αυτές οι ερωτήσεις απαντώνται συνήθως από οργανισμούς που διαθέτουν Γραφείο Διοίκησης Έργων (ΓΔΕ) ή στην Αγγλική Project Management Office (PMO). Τι είναι όμως το ΓΔΕ; Το ΓΔΕ είναι μια οργανωτική δομή που αναλαμβάνει διάφορες αρμοδιότητες σχετικές με την κεντρική και συντονισμένη διοίκηση των έργων του πεδίου ορισμού του. Οι αρμοδιότητες του ΓΔΕ μπορούν να εκτείνονται από το να υποστηρίζει τα έργα (projects), τα προγράμματα έργων (programs) ή τα χαρτοφυλάκια έργων (portfolios). Κάποιες κυβερνήσεις (Καναδάς, Αυστραλία, ΗΠΑ, Λιβερία, Λουξεμβούργο) υλοποιούν κεντρικές δομές ΓΔΕ με στόχο την επιτελική παρακολούθηση και πρόοδο όλων των έργων, προγραμμάτων έργων ή χαρτοφυλακίων έργων που υλοποιούνται. Ορισμένες μάλιστα κυβερνήσεις επιτρέπουν στους πολίτες να βλέπουν την πρόοδο των έργων από το Internet.

Ένα ΓΔΕ σε κυβερνητικό επίπεδο μπορεί να υλοποιηθεί σε Περιφέρειες, Υπουργεία ή κεντρικά παρά τω Πρωθυπουργώ ώστε να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα και η διαφάνεια. Το ποια έργα θα ενταχθούν στο ΓΔΕ είναι μόνο θέμα πολιτικής απόφασης. Στην ιδανική του μορφή αυτό το ΓΔΕ πρέπει να δημιουργηθεί στην Προεδρία της Κυβερνήσεως, δηλαδή παρά τω Πρω-θυπουργώ, και να είναι ότι είναι ο πύργος ελέγχου για τους πιλότους. Αυτό το ΓΔΕ θα να καθοδηγεί τα έργα με ασφάλεια καθ’ όλη την διάρκεια υλοποίησή τους, ελαχιστοποιώντας ταυτόχρονα τους κινδύνους αυτών. Επίσης, θα παρακολουθεί και θα συντονίζει τα έργα έτσι ώστε να αποφεύγονται συγκρούσεις μεταξύ έργων ή πόρων.

Αυτή η υλοποίησης είναι η μόνη η οποία εγγυάται ότι δεν θα υπάρχουν έξωθεν παρεμβάσεις και εξασφαλίζει ότι το ΓΔΕ θα μπορεί να ενημερώνει σε μηνιαία βάση την κυβερνητική επιτροπή για την πορεία των έργων λειτουργώντας ως ο συνδετικός κρίκος μεταξύ των έργων που εκτελούνται σε όλη την χώρα και της Προεδρίας της Κυβερνήσεως. Το ΓΔΕ παρά τω Πρωθυπουργώ εγγυάται επίσης ότι είναι η μόνη προσέγγιση που έχει αυξημένες πιθανότητες υλοποίησης λόγω κύρους. Αυτή η κεντρική επιτελική δομή θα λειτουργεί εντελώς ανεξάρτητα από οποιαδήποτε άλλη δομή παρακολούθησης έργων υπάρχει θεσμοθετημένη στην χώρα χωρίς να υποκαθιστά καμία από αυτές τις αρχές.

Εκτός των άλλων, η πιο βασική πληροφορία που θα δίδει αυτό το επιτελικό ΓΔΕ σε πρώτη φάση, θα πρέπει να είναι η αναφορά στην εξέλιξη των έργων με χρήση του Πράσινου, Κίτρινου και Κόκκινου διακόπτη. Η πιο κρίσιμη διαδικασία για αυτό το ΓΔΕ είναι ο τρόπος ενημέρωσης της εξέλιξης των έργων. Η ενημέρωση των στοιχείων του ΓΔΕ προτείνεται να γίνεται αυστηρά και ΜΟΝΟ με χρήση του διαδικτύου από τον ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ του έργου (Project Manager) που θα έχει και την τελική ευθύνη της ορθότητας των στοιχείων που υποβάλλει κάθε 15 ή 30 ημέρες. Κάποιες χώρες έχουν προχωρήσει αρκετά στον τομέα της Διοίκησης Έργων και έχουν διαθέσιμες στο διαδίκτυο πληροφορίες όπως:

  • Προκήρυξη του έργου με χρονοδιάγραμμα, κόστος και φυσικό αντικείμενο.
  • Εταιρείες που συμμετείχαν στον διαγωνισμό και τι προσφορές υπέβαλλαν.
  • Ποιος ήταν ο ανάδοχος και με τι όρους.
  • Τελικό χρονοδιάγραμμα, κόστος και φυσικό αντικείμενο.
  • Αποκλίσεις σε κόστος, χρόνο και φυσικό αντικείμενο.

Εν κατακλείδι, τα στοιχεία του ΓΔΕ της Ελληνικής Κυβέρνησης μπορούν εύκολα να είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο και να είναι προσβάσιμα από όλους τους πολίτες στα πλαίσια της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (eGovernment). Αυτή η ενέργεια αυξάνει το αίσθημα διαφάνειας και αποτελεσματικότερης διαχείρισης των πόρων του προϋπολογισμού. Άρα, οι βέλτιστες παγκόσμιες πρακτικές και εμπειρίες άλλων χωρών μας δείχνουν τον δρόμο. Η πολιτική βούληση για την υλοποίηση ενός επιτελικού ΓΔΕ στην Προεδρία της Ελληνικής Κυβέρνησης είναι το μόνο που εναπομένει.

Θεοφάνης Γιώτης, PMP®, MSc, Ph.D. C. – Theofanis. Giotis@12pm.biz
Ο Θεοφάνης Γιώτης είναι ιδρυτής και Managing Partner της 12 PM Consulting, συνιδρυτής και Πρόεδρος του PMI GREECE καθώς και CEO της ITEC-CONSULTING. Εχει 22+ έτη εμπειρίας στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων Πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών.