Πολλοί CIOs προβαίνουν σε ενέργειες βελτιστοποίησης κόστους στο τμήμα τους, ωστόσο υπάρχει μια μεγάλη διαφορά ανάμεσα σε αυτούς που τις συνεχίζουν και σε εκείνους που δεν το κάνουν. Η Gartner καταγράφει πέντε βασικές αρχές, τις οποίες ακολουθούν εκείνοι που διακρίνονται από μεγάλη ωριμότητα στις πρακτικές βελτιστοποίησης κόστους.

Πηγή: Gartner, Επιμέλεια: Γιώργος Φετοκάκης, gfetokakis@boussias.com

Για να αποφύγουν τον κίνδυνο επιστροφής του κόστους στην επιχείρηση λίγα χρόνια μετά τη λήψη μέτρων για τον περιορισμό του και για να πετύχουν την αέναη βελτιστοποίησή του, οι CIOs πρέπει να ενσωματώσουν στη στρατηγική βελτιστοποίησης του κόστους τις ακόλουθες πέντε αρχές.

Διαφάνεια
Οι πρακτικές διαφάνειας του ΙΤ που έχουν μεγάλη διάρκεια αποτελούν προϋπόθεση για καλύτερη λήψη αποφάσεων, καθώς επιτρέπουν σε πολλές επιχειρήσεις να βελτιστοποιήσουν το κόστος, κάνοντας τις σωστές περικοπές και διατηρώντας αυτό που είναι πιο σημαντικό για τον οργανισμό. Για την αποτελεσματικότητα της διαφάνειας χρειάζεται να ληφθούν υπόψη τα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Αυτό δεν είναι εφικτό μέχρι το ΙΤ και οι επιχειρήσεις να συμφωνήσουν ρητά στο τι παρέχει η επιχείρηση και στο τι χρειάζεται η επιχείρηση από το ΙΤ.

Βασικές πρακτικές βελτιστοποίησης του κόστους στερούνται συχνά των ποσοτικών πληροφοριών που απαιτούνται για τον καθορισμό της κατανάλωσης και της χρήσης των υπηρεσιών του ΙΤ. Η διαφάνεια επιτρέπει να δει κανείς υπό διαφορετικές οπτικές γωνίες τα έξοδα και τα κόστη του ΙΤ, κάτι που οδηγεί σε μια καλύτερη ιεράρχηση και στην τελική συναίνεση και συμφωνία για τις δυνατότητες βελτιστοποίησης που υπάρχουν.

Καθώς τα στοιχεία της διαφάνειας χρειάζονται για να αποδείξουν και να συγκεκριμενοποιήσουν την αξία του ΙΤ, η έλλειψη διαφάνειας συχνά δημιουργεί αμφιβολίες για την αξία όλων των προηγούμενων επενδύσεων που έχουν γίνει στο ΙΤ. Ανάμεσα στα στοιχεία που συνθέτουν τη διαφάνεια στο ΙΤ περιλαμβάνεται το IT budgeting, η διαχείριση επιδόσεων και του IT, το χαρτοφυλάκιο των IT Services και τα catalogs, η διαχείριση σχέσεων και η δυνατότητα αξιολόγησης προηγμένης τεχνολογίας.

Ανάμεσα στα οφέλη που αποκτά κανείς με τη διαφάνεια περιλαμβάνονται η καλύτερη διαχείριση των απαιτήσεων, η αναγνώριση της επιχειρηματικής αξίας, η δυνατότητα να τρέξει το ΙΤ όπως η επιχείρηση, η καλύτερη εκτίμηση των δυνατοτήτων του ΙΤ και το καλύτερο μάρκετινγκ των δυνατοτήτων του ΙΤ. Χωρίς τη διαφάνεια, συχνά επιβεβαιώνονται οι χειρότεροι φόβοι των διοικούντων της εταιρείας.
Με τη διαφάνεια, το IT μπορεί να αναβαθμίσει το ρόλο του μέσα στην επιχείρηση, να αποκτήσει προστιθέμενη αξία και να αιτιολογήσει το κόστη του.

Ευελιξία
Ενας από τους σημαντικότερους παράγοντες στο δρόμο για τη συνεχή βελτιστοποίηση εξαρτάται από την ικανότητα του οργανισμού να προσαρμόζεται ταχύτερα στους εσωτερικούς στόχους και στις εξωτερικές συνθήκες. Η πρόκληση βελτιστοποίησης του κόστους του ΙΤ δεν περιορίζεται απλά στην προσπάθεια μείωσής του, αλλά στον αγώνα διατήρησης μιας ισορροπίας μεταξύ του χαμηλού κόστους και της χρηματοδότησης του ΙΤ με έναν ευέλικτο τρόπο, ώστε ο οργανισμός να είναι σε θέση να αφαιρέσει ή να προσθέσει πόρους και κόστη, για να μπορεί, έτσι, να ανταποκριθεί σε οποιεσδήποτε αλλαγές, είτε προέρχονται από εσωτερικούς είτε από εξωτερικούς παράγοντες.

Ενα σύνηθες πρόβλημα εμφανίζεται όταν το ΙΤ επιχειρήσει να μειώσει σημαντικά το κόστος του, αλλά συνειδητοποιεί ξαφνικά ότι βρίσκεται σε μια θέση όπου τα περισσότερα κόστη έχουν καθοριστεί σε μακροχρόνια συμβόλαια με vendors και παρόχους υπηρεσιών. Τότε ο οργανισμός δεν μπορεί να μειώσει περαιτέρω τα κόστη, αν ελαττωθεί η ζήτηση για το ΙΤ, εκτός αν πληρώσει σημαντικές ρήτρες για να χαλάσει αυτές τις συμφωνίες. Αυτό μπορεί, επίσης, να περιορίσει τη δυνατότητα του οργανισμού να αυξήσει επανειλημμένα τη παραγωγικότητά του. Ωστόσο, χρηματοδοτώντας το ΙΤ σε μια ευέλικτη βάση μπορεί να σχηματιστεί μια καλή πλατφόρμα για συνεχή βελτιστοποίηση.

Ευθύνη
Για να είναι το ΙΤ βελτιστοποιημένο χρειάζεται να ρυθμιστεί σωστά η σχέση προσφοράς και ζήτησης. Αρκετά συχνά, οι οργανισμοί βλέπουν τη βελτιστοποίηση ως τον καλύτερο τρόπο για να καλύψουν τη ζήτηση για το ΙΤ. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει μια κουλτούρα, όπου το ΙΤ αντιδρά μόνο αφού δημιουργηθούν οι επιχειρηματικές ανάγκες και όχι από πριν, ώστε το ΙΤ να καθορίσει τη ζήτηση. Για να βρίσκεται το ΙΤ σε μια συνεχή φάση βελτιστοποίησης, οι Διευθυντές Πληροφορικής χρειάζεται να εμπλακούν περισσότερο με το επιχειρηματικό κομμάτι.

Αν η Διεύθυνση Πληροφορικής μπορεί να προβλέψει με ικανοποιητική ακρίβεια τις απαιτήσεις από το ΙΤ, θα μπορέσει να ετοιμαστεί καλύτερα για να αποκτήσουν οι ανάγκες που δημιουργούνται. Μια στρατηγική για να κάνει τις επιχειρήσεις καλύτερη επίγνωση της ζήτησης για το ΙΤ είναι να χρησιμοποιήσουν τεχνικές, όπως είναι το “chargeback” και το “showback”.

Απλοποίηση
Γενικά, η απλοποίηση μειώνει την πολυπλοκότητα έχοντας απώτερο στόχο τη μείωση του κόστους. Τα συστήματα IT είναι εγγενώς πολύπλοκα, ενώ η έλλειψη στάνταρ πλατφορμών, ασυνεπών επιχειρησιακών διαδικασιών και ανελλιπώς καθορισμών υπηρεσιών του ΙΤ και των επιπέδων τους είναι πολύ πιθανό να αυξήσει το κόστος του ΙΤ. Συχνά, οι οργανισμοί υπολογίζουν το κόστος της πολυπλοκότητας στην υποδομή τους, με σκοπό να εντοπίσουν τις δυνατότητες βελτιστοποίησης που υπάρχουν. Ενώ είναι δύσκολο να πει κανείς πόσο κοστίζει ακριβώς η πολυπλοκότητα σε μια εταιρεία, μπορούν να βγουν αρκετά συμπεράσματα κοιτάζοντας τις μετρήσεις σε διάφορες υπηρεσίες του ΙΤ.
Για παράδειγμα, το Gartner IT Key Metrics Data δείχνει ότι υπάρχει μια διαφορά 38% στο κόστος του ΙΤ συνολικά, ανάμεσα στο μέσο όρο και σε αυτούς που βελτιστοποιούν καλύτερα το κόστος (αυτό σημαίνει ότι οι τελευταίοι ξοδεύουν 38% λιγότερο). Σίγουρα, υπάρχουν και άλλοι παράγοντες εκτός της πολυπλοκότητας που δημιουργούν υψηλό κόστος για το ΙΤ (για παράδειγμα, η ποιότητα του προσωπικού, η ποιότητα της ηγεσίας και η γεωγραφική θέση). Ωστόσο, η πολυπλοκότητα δημιουργεί ένα πρόσθετο βάρος, το οποίο μπορεί να ανέλθει έως και το 25% του συνολικού. Αυτό σημαίνει ότι το ΙΤ μπορεί να κοστίσει έως και 25% όταν υλοποιείται σε ένα σύνθετο περιβάλλον, από ότι σε ένα απλούστερο.
Αξίζει, επίσης, να σημειωθεί ότι υπάρχουν λόγοι που δικαιολογούν την πολυπλοκότητα στο ΙΤ. Για παράδειγμα, αρκετές εταιρίες παροχής οικονομικών υπηρεσιών αναπτύσσουν ακόμα και σήμερα προγράμματα, κομμένα και ραμμένα στις ανάγκες τους. Αν και αυτού του είδους το “customized” λογισμικό κοστίζει περισσότερο από τις στάνταρ εμπορικές εφαρμογές, οι εταιρείες που το χρησιμοποιούν συχνά αντλούν πρόσθετα οφέλη και μεγαλύτερη επιχειρηματική αξία. Η σωστή τακτική στην προκειμένη περίπτωση είναι οι εταιρείες να εντοπίσουν και να εξαλείψουν τα μη απαραίτητα επίπεδα πολυπλοκότητας από το ΙΤ τους. Γιατί πρόκειται για περιοχές, όπου η πολυπλοκότητα δεν προσθέτει καμία αξία στον οργανισμό.

Είναι, όμως, πάντα οι πιο απλές υποδομές ΙΤ και οι περισσότερο βελτιστοποιημένες; Οχι απαραίτητα. Λαμβάνοντας υπόψη τον ευρύ ορισμό της βελτιστοποίησης κόστους στο ΙΤ, γίνεται σαφές ότι το απλό δεν σημαίνει πάντα και περισσότερο βελτιστοποιημένο. Σίγουρα, πάντως, σε περιοχές όπως το email και τα δίκτυα, είναι δύσκολο να πει κανείς ότι η πολυπλοκότητα μπορεί να έχει κάποιο όφελος. Αντίθετα, σε ειδικές επιχειρηματικές εφαρμογές, τα περισσότερο σύνθετα περιβάλλοντα μπορεί να έχουν οφέλη. Το κλειδί είναι να εντοπίσει κανείς αν η πολυπλοκότητα καθοδηγείται από μια επιχειρηματική ανάγκη. Αν όχι, τότε χρειάζεται απλοποίηση.

Πειθαρχία
Οι οργανισμοί που είναι ικανοί να επιδείξουν συνεχή βελτίωση και να τηρήσουν το πλάνο τους, βλέπουν τη βελτιστοποίηση κόστους περισσότερο ως θέμα πειθαρχίας και όχι ως κάποιο συγκεκριμένο project. H αρχή της πειθαρχίας διασφαλίζει ότι η βελτιστοποίηση κόστους διαθέτει έναν υπόλογο ιδιοκτήτη και ότι καθοδηγείται από την κορυφή (συνήθως από τον CIO). Είναι σημαντικό να γίνει εξαρχής μια διαχείριση της βελτιστοποίησης του κόστους και να τεθούν μακροπρόθεσμοι στόχοι με πίνακες και μετρήσεις ώστε να αποτυπωθούν οι βελτιώσεις που θα επιτευχθούν.

Οι οργανισμοί που κάνουν καλά τη δουλειά τους σε αυτόν τον τομέα, δημιουργούν συχνά μια ομάδα από επαγγελματίες εκτός του ΙΤ, για να διασφαλίσουν ότι οι λύσεις βελτιστοποίησης λαμβάνουν υπόψη τους περιορισμούς και τη δομή της επιχείρησης και δεν περιορίζονται σε «φτωχές» τεχνικές προδιαγραφές. Τέλος, ένας σημαντικός παράγοντας επιτυχίας είναι να ενσωματωθούν οι πρακτικές βελτιστοποίησης του κόστους σε μια ευρύτερη στρατηγική του ΙΤ. Η επιτυχία της συνολικής στρατηγικής θα εξαρτηθεί εν μέρει από την επιτυχία των πρωτοβουλιών βελτιστοποίησης του κόστους. Αυτές οι πρωτοβουλίες θα αποτελούν το μέρος ενός project, στο οποίο ο CIO θα είναι υπεύθυνος.