Ο αριθμός των ολοκληρωμένων λύσεων HCM που είναι διαθέσιμος στις επιχειρήσεις μεγαλώνει συνεχώς. Οι περισσότεροι vendors δείχνουν τα χαρακτηριστικά των εφαρμογών σε εταιρείες που έχουν υιοθετήσει πλήρως τις λύσεις, αλλά δεν αφορούν κατ’ ανάγκη το σύνολο των επιχειρήσεων.
Από τη στιγμή που γίνει η πώληση, στην επιχείρηση μπαίνει η ομάδα ολοκλήρωσης, σκοπός της οποίας είναι να ρυθμίσει την εφαρμογή για να λειτουργεί όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και ικανοποιητικά.
Πέρα από τη σκληρή δουλειά της ολοκλήρωσης η αλλαγή κουλτούρας που φέρνει η επένδυση σε μια λύση human capital management πολλές φορές υποτιμάται από τους παρόχους της τεχνολογίας αλλά και τους ανθρώπους του HR. Υπάρχουν όμως κάποια πράγματα που μπορεί να ακολουθήσει η κάθε επιχείρηση και να μεγιστοποιήσει την επένδυσή της στο HCM.
Σύνδεση του HCM με τη συνολική στρατηγική
Δεν είναι λίγοι οι οργανισμοί, που αντιμετωπίζουν το human capital management σαν ένα βραχύχρονο πρόβλημα που σχετίζεται με το HR και όχι σαν βασικό κομμάτι της στρατηγικής της επιχείρησης. Θα πρέπει να δημιουργήσετε και να επαναλαμβάνετε μια ιδιαίτερα ελκυστική ιστορία, που ευθυγραμμίζει τα initiatives, την αποστολή, το όραμα και τις αξίες της επιχείρησης με τη λύση HCM.
Με ποιο τρόπο μια διαδικασία HCM έλυσε ένα πρόβλημα της επιχείρησης; Όσο περισσότερα τα business initiatives που μπορούν να υποστηριχτούν μέσα από τις προσπάθειες σε επίπεδο HCM, τόσο μεγαλύτερες είναι οι πιθανότητες να υποστηριχτούν και να υιοθετηθούν από τους leaders των operation σε μια επιχείρησης.
Ξεκάθαρη συμμετοχή των business leaders
Όπως είναι γνωστό τα έργα έχουν σαφώς μεγαλύτερο αντίκτυπο από τα λόγια. Οι εργαζόμενοι και το middle management θεωρούν σημαντικό αυτά που παρατηρούν να ακολουθούν οι senior leaders μιας επιχείρησης.
Παρόλο που κάτι τέτοιο μπορεί να ακούγεται προφανές δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις, που οι επιχειρήσεις έχουν διαφορετικούς κανόνες για αυτούς που βρίσκονται σε θέσεις ηγεσίας με αποτέλεσμα να υπάρχει ανοχή και στην ανακολουθία με συγκεκριμένες ενέργειες που σχετίζονται με το HCM και οι οποίες θεωρούνται δεδομένες για τους υπόλοιπους.
Σκεφτείτε ποιο είναι το μήνυμα που λαμβάνουν όσοι βρίσκονται σε χαμηλότερο επίπεδο ιεραρχίας αν κάποια από τα στελέχη εξαιρούνται των διαδικασιών.
Ενθάρρυνση της συνεργασίας και ειδικά στο τμήμα HR
Τα initiatives Human Capital Management πολύ συχνά ξεπερνούν τα όρια τμημάτων, περιοχών ή και business units. Για μερικές επιχειρήσεις, η ύπαρξη κοινών διαδικασιών κατά μήκος όλων των οργανωτικών ορίων δεν αποτελεί κοινό τόπο. Κάτι τέτοιο είναι δεδομένο ότι αποτελεί εμπόδιο στη δημιουργία μια διαφορετικής φιλοσοφίας λειτουργίας της επιχείρησης.
Ακόμη και μέσα στο HR, μπορεί να υπάρχουν ιδιαίτερα ισχυρά σιλό ανάμεσα σε λειτουργίες, όπως είναι η εκπαίδευση, το OD και άλλα. Έχοντας αυτό υπόψη, πολλοί οργανισμοί τείνουν να πετύχουν το commitment που επιθυμούν από τα στελέχη τους μέσω της δημιουργίας ομάδων από διαφορετικά τμήματα, οι οποίες με τη σειρά τους θα σχεδιάσουν και θα υλοποιήσουν τις λύσεις HCM.
Το επιθυμητό αποτέλεσμα σε αυτή την περίπτωση είναι ότι τα μέλη της ομάδας που συνεισφέρουν στη λύση, θα την «πουλήσουν» στη συνέχεια στα τμήματά τους μέσα στην επιχείρησης. Στις περισσότερες των περιπτώσεων, οι συμμετέχοντες παίρνουν το ρόλο των αντιπροσώπων των τμημάτων τους, μένοντας πιστά προσηλωμένοι στην εφαρμογή των δικών τους πρακτικών.
Σε πολλές περιπτώσεις στην προσπάθεια να χωρέσουν ολοένα και περισσότερα μέσα στις διαδικασίες που δημιουργούνται, το αποτέλεσμα είναι εξαιρετικά περίπλοκο και οι διαδικασίες γίνονται δυσκίνητες. Για να ξεφύγετε από αυτή την εξαιρετικά χρονοβόρα παγίδα, θα πρέπει να είστε εξαιρετικά ευθείς και να φροντίζετε να υπενθυμίζετε ότι ο στόχος είναι σαφώς πιο ευρύς και αφορά το σύνολο της επιχείρησης.
Ο πρώτος στόχος της ομάδας, θα είναι να τεθούν κάποιες κατευθυντήριες αρχές. Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να περιμένουμε ότι τα μέλη της ομάδας θα μοιραστούν και θα κοινοποιήσουν αυτές τις αρχές και πέρα από τις δικές τους περιοχές. Από τη στιγμή που οι εν λόγω αρχές υιοθετηθούν, θα πρέπει να σταματάτε αν τακτά χρονικά διαστήματα για να δοκιμάζετε αν οι αποφάσεις σας είναι ενάντια στις αρχές σας.
Στην περίπτωση που δείτε ότι η ομάδα έχει κολλήσει, θα πρέπει να βλέπετε και πάλι τις κατευθυντήριες αρχές, ώστε να ακολουθηθεί ο σωστός δρόμος. Πέρα από τη δημιουργία πρακτικών HCM, θα πρέπει να ενθαρρύνετε την συνεργασία πάνω στο HCM θέτοντας και τα όρια της ευθύνης του καθενός. Δημιουργήστε κοινούς στόχους απόδοσης, δώστε τις απαραίτητες ευκαιρίες και τα κίνητρα, αλλά μην αφήσετε έξω τη θέσπιση στόχων που σχετίζονται με τα ταλέντα των συμμετεχόντων. Οι κοινές αρχές και η ευθύνη θα κάνουν πολλά για να ενθαρρύνουν τη συνεργασία.
Εκπαιδεύστε τους leaders να αντιλαμβάνονται τη διαφορετική απόδοση των εργαζομένων
Στο επίκεντρο των περισσότερων πρακτικών human capital management, είναι η ανάγκη της επιχείρησης να κατανοήσει τις ικανότητες και τα ταλέντα του προσωπικού της. Ανάμεσα στους υπαλλήλους μιας επιχείρησης, υπάρχουν διαφορετικές ικανότητες, εμπειρίες, απόδοση αλλά και δυνατότητες.
Μερικές από τις διαφορές, όπως είναι η εκπαίδευση, οι πιστοποιήσεις και άλλα, μπορούν να γίνουν κατανοητά με την απλή συλλογή και κατηγοριοποίηση των συγκεκριμένων πληροφοριών. Άλλα components απαιτούν από του leaders να πάρουν τις αποφάσεις τους βάσει των παρατηρήσεων που κάνουν.
Οι περισσότεροι managers έχουν μια εγγενή δυσκολία στο να κατηγοριοποιήσουν τους υπαλλήλους τους, ειδικότερα αν σε αυτές τις αποφάσεις θα στηριχτούν οι ενέργειες της επιχείρησης στο μέλλον, όπως είναι οι αυξήσεις, οι προαγωγές ή και οι απολύσεις. Επιπρόσθετα πολλοί managers πέφτουν στην παγίδα να παίρνουν αποφάσεις σχετικά με τα ταλέντα των υπαλλήλων βασισμένοι σε μονόπλευρες ή και λάθος πληροφορίες.
Δεν είναι σπάνιο μάλιστα κάποιοι managers να υπερεκτιμούν συγκεκριμένα ζητήματα, ενώ την ίδια στιγμή να υποτιμούν κάποια άλλα. Οι επιχειρήσεις πρέπει να δημιουργήσουν διαδικασίες HCM, οι οποίες θα παρέχουν μια πλήρη, ισορροπημένη και ακριβή εικόνα των ταλέντων που υπάρχουν σε αυτές.
Οι επιχειρήσεις, που παίρνουν το χρόνο που απαιτείται για να παρέχουν στους managers, τις απαραίτητες κατευθυντήριες αρχές, την εκπαίδευση και τις δυνατότητες να συζητήσουν διαφορετικά σενάρια που αφορούν στο ταλέντο, θα δουν ότι οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε επίπεδο HCM είναι σαφώς πιο στοχευμένες και κατ’ επέκταση πιο αποτελεσματικές.
Οι συναντήσεις εξισορρόπησης και οι συζητήσεις για την επισκόπηση των ταλέντων είναι πολύ καλά παραδείγματα τεχνικών που επιτρέπουν στους leaders να μάθουν τις οπτικές των άλλων, κάτι που εγγυάται ότι στη διαδικασία κρίσης ενός ταλέντου θα υπάρχει ισορροπημένη και ολοκληρωμένη πληροφορία.
Η ολοκλήρωση αυτών των τεχνικών στις διαδικασίες human capital management διασφαλίζουν την υψηλού επιπέδου διάκριση ταλέντων αλλά παρέχουν στους managers, τις απαραίτητες πληροφορίες για τις απαραίτητα δύσκολες συζητήσεις με κάποιους εργαζόμενους.
Κρατήστε την απλότητα στις διαδικασίες
Οι καλύτερες διαδικασίες HCM, τα καλύτερα εργαλεία ή η καλύτερη τεχνολογία δεν θα έχει τα επιθυμητά αποτελέσματα, αν οι managers και οι εργαζόμενοι δεν τα χρησιμοποιούν. Η συμμετοχή στην ομάδα σχεδιασμού των διαδικασιών και ατόμων εκτός του HR αποτελεί έναν ασφαλή τρόπο για να υπάρχει και η οπτική των operation στο σχεδιασμό.
Αν όλα διατηρηθούν απλά, είναι δεδομένο ότι ο οποιοσδήποτε μπορεί να εξηγήσει τις διαδικασίες και τα εργαλεία σας σε μια μικρής διάρκειας συζήτηση ακόμη και στους διαδρόμους, αν υπάρχει η ανάγκη.
Πριν ολοκληρώσετε, εκτιμήστε το σχεδιασμό και τα εργαλεία με άλλα διευθυντικά στελέχη ειδικά όσους έχουν υπό την επίβλεψή τους μεγάλα τμήματα. Αφήστε τους να σας πουν αν οι διαδικασίες που έχετε δημιουργήσει είναι αυτονόητες ή καταναλώνουν πάρα πολύ χρόνο. Εκμεταλλευτείτε τις ολοκληρωμένες λύσεις HCM, ώστε να αποφύγετε την διπλή εισαγωγή δεδομένων.
Να είστε ξεκάθαροι για την αξία που έχουν οι προσπάθειες HCM από τη γωνία της επιχείρησης, των managers αλλά και των εργαζομένων.
Όταν όλοι οι παραπάνω καταλάβουν το WIIFM (What is in for me?), είναι σίγουρο ότι θα περάσουν από το στάδιο της συμμόρφωσης με τις διαδικασίες στην πιστή τους τήρηση.
Οι managers είναι υπεύθυνοι για τους στόχους του HCM
Είναι γνωστό ότι δεν μπορείς να διευθύνεις κάτι που δεν μπορείς να αποτιμήσεις. Όπως έχουμε αναφέρει και παραπάνω είναι εξαιρετικά σημαντική η απόδοση ευθύνης σε σχέση με το HCM, δημιουργώντας κοινούς στόχους απόδοσης, δίνοντας κίνητρα ή θέτοντας στόχους που σχετίζονται με συγκεκριμένα ταλέντα. Μην πιστέψετε ποτέ το αντίθετο.
Είναι εφικτό να τεθούν μετρήσιμοι στόχοι για το HCM όπως είναι για το μερίδιο αγοράς που έχει η εταιρεία, για τη μείωση των δαπανών, τη λειτουργική απόδοση ή τη διατήρηση των πελατών.
Το HCM είναι προτεραιότητα του management και όχι ένα HR project
Αν μιλήσουμε ειλικρινά, είναι σύνηθες, τα διευθυντικά στελέχη, να «στέλνουν» τα θέματα που σχετίζονται με το προσωπικό στο τμήμα HR και αντίστοιχα πολλά στελέχη από τα συγκεκριμένα τμήματα το αποδέχονται αυτό. Αλλά το HCM στην πραγματικότητα είναι management.
Αντιπροσωπεύει όλες τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται από τα διευθυντικά στελέχη και τους business owners, για να ευθυγραμμίσουν, αποτιμήσουν, αναπτύξουν αλλά και να αποδώσουν ευθύνες στους εργαζόμενους.
Είναι σαφές ότι αυτές οι διαδικασίες ξεπερνούν το ρόλο του τμήματος HR και αγγίζουν τις ενέργειες που κάνει ο κάθε manager σε καθημερινή βάση.