Με τον άνθρωπο να αποτελεί αδιαμφισβήτητα το πολυτιμότερο περιουσιακό στοιχείο μιας εταιρείας, και την τεχνολογία αναπόσπαστο αρωγό της επιχειρηματικής ανάπτυξης, τα τμήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού βρίσκουν με τη σειρά τους στα συστήματα HR Management ένα πολύτιμο σύμμαχο για τη διαχείριση και ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού.

Η άποψη ότι οι Η/Υ, η τεχνολογία και τα συστήματά της δεν είναι ικανά να βοηθήσουν το ανθρώπινο δυναμικό, είναι πλέον παρωχημένη. Είναι σχεδόν αυταπόδεικτο εν έτει 2010 ότι η τεχνολογία όχι μόνο δεν αποτελεί ρίσκο, αλλά μπορεί να προσφέρει πολύτιμες ευκαιρίες και να αποτελέσει ένα σημαντικό εργαλείο στην εξέλιξη ενός εργαζόμενου, και κατ’ επέκταση, στην απόδοση μιας επιχείρησης συνολικά. Αυτό αποδεικνύεται και από τη συνεχώς αυξανόμενη έμφαση που δίνουν τα τμήματα Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων στις εφαρμογές Πληροφορικής.

Το πολυτιμότερο εργαλείο
Το γεγονός ότι το ανθρώπινο δυναμικό παραμένει το πολυτιμότερο εργαλείο μιας υγιούς εταιρείας έχει οδηγήσει τα τμήματα HR στην αναζήτηση νέων τεχνολογιών. Τεχνολογίες που θα εξυπηρετήσουν τους στόχους τους όσον αφορά τη συγκέντρωση πληροφοριών για το ανθρώπινο δυναμικό, όσο και για να βοηθήσουν στις σημαντικές εταιρικές αποφάσεις.

Με σημαντικότερο παράγοντα την επιλογή της κατάλληλης τεχνολογίας, ανάλογα με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις κάθε επιχείρησης, η τεχνολογία αποδεικνύει -όλο και συχνότερα, όλο και περισσότερο- ότι είναι κρίσιμης σημασίας για τα τμήματα HR, ώστε να μπορούν να διαχειρίζονται πιο αποτελεσματικά τις σημαντικές λειτουργίες μιας επιχείρησης.

Οι κυρίαρχες τάσεις
Οπως είχε τονισθεί στο E-Learning & HRMS Forum που πραγματοποιήθηκε τον Ιούνιο του 2010, οι τεχνολογίες, οι πρακτικές και τα συστήματα HRMS (Human Resources Management systems) αυξάνουν την παραγωγικότητα του ανθρώπινου δυναμικού, μειώνουν τα επιχειρηματικά κόστη και φέρουν άμεσα αποτελέσματα στις επιδιώξεις των τμημάτων HR.

Αυτό που δείχνουν οι ηλεκτρονικές εφαρμογές εκπαίδευσης και ανάπτυξης προσωπικού (Learning MS, Talent MS) είναι ότι διευκολύνουν την πρόσβαση στη γνώση και σε πληροφορίες, σε πρακτικές αξιολόγησης και ανάπτυξης σε μεγαλύτερο αριθμό εργαζομένων και σε όλα τα επίπεδα, διασφαλίζοντας τη διάχυση της οργανωσιακής γνώσης. Επίσης, μειώνουν σημαντικά τους χρόνους διεκπεραίωσης, αρχειοθέτησης και αναφορών.

Ενα, μάλιστα, από τα ζητήματα που συζητήθηκε εκτενώς στην εν λόγω ημερίδα που διοργάνωσε η BOUSSIAS, ήταν το θέμα της μείωσης ρίσκου – ένα θέμα-«φωτιά» για κάθε επιχείρηση. Οπως αναφέρθηκε, το εικονικό επιχειρηματικό περιβάλλον αποτελεί μια πραγματικότητα στο χώρο του Ε-Learning και βοηθά στα καλύτερα αποτελέσματα, καθώς προσφέρει τη δυνατότητα παρατήρησης των KPIs, ενώ παράλληλα μειώνει τα κόστη, όσο και τα complexities.

Επομένως, δεν είναι διόλου άστοχο να μιλάμε πλέον για μια εποχή αυτοματοποίησης, με τις νέες τεχνολογίες να επεμβαίνουν άμεσα στην εργασιακή μας ρουτίνα.

Οι τεχνολογίες εκμάθησης
Τα πιο προφανή, διαδεδομένα και πλέον απαραίτητα σημεία των HRMS για κάθε σύγχρονη επιχείρηση -είτε αυτή είναι μια εταιρεία τροφίμων, είτε μια τράπεζα παραδείγματος χάριν- είναι οι τεχνολογίες e-learning, mobile-training, webex, net meetings, conference calls, teleconferencing, και e-libraries. Τα εν λόγω προγράμματα επιδιώκουν τη δέσμευση και εκπαίδευση της διοίκησης μέσα από τον συνδυασμό των μοντέρνων μεθόδων με τις παραδοσιακές.

Καθ’ αυτόν τον τρόπο αυξάνονται οι πιθανότητες να καλυφθούν ποικίλα γνωστικά αντικείμενα με διαφορετικούς τρόπους εκμάθησης, ώστε να διασφαλιστεί η εφαρμογή τους και η επιδιωκόμενη «αλλαγή» μετά την εκπαίδευση.

Οι τεχνολογίες που εξυπηρετούν το HR
Τα συστήματα αυτά που αποδεικνύουν καθημερινά την ισχύ και την επιρροή τους, καθώς λύνουν πλείστα ζητήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, εξοικονομώντας πόρους και χρόνο, είναι τα HRMS. Οι εταιρείες κατασκευής λογισμικού έχουν ήδη αντιληφθεί τις ανάγκες της αγοράς για ειδικά προγράμματα τα οποία βοηθούν στην επίλυση θεμάτων του HR, και πλέον είναι σε θέση να προσφέρουν ευέλικτα εργαλεία που διευθετούν ζητήματα που αντιμετωπίζουν τα τμήματα Διοίκησης Προσωπικού.

Με τη σειρά τους, και οι επαγγελματίες των τμημάτων HR, εκπαιδεύονται στη σωστή και αποδοτική λύση του λογισμικού, ώστε να οδηγούνται σε καινοτόμες απαιτήσεις: τη ζήτηση ακόμη πιο εξειδικευμένων προγραμμάτων από τους προμηθευτές, ώστε το τερπνό να εξυπηρετήσει το ωφέλιμο.

Αυτά τα στοιχεία, άλλωστε, δεν προέρχονται μονάχα από την άλλη πλευρά του Ατλαντικού, καθώς ανάλογα έχει δείξει και η χώρα μας. Σύμφωνα με έρευνα της AMR Research, η αγορά HRMS εφαρμογών στην Ελλάδα και διεθνώς γνωρίζει μεγάλη ανάπτυξη τα τελευταία χρόνια. Σημειώνει, μάλιστα, ότι μέχρι το 2011 αναμένεται να παρουσιάζει αύξηση 7 ποσοστιαίων μονάδων ετησίως. Η ίδια έρευνα αποκαλύπτει, επίσης, ότι η αγορά λογισμικού για το τμήμα ανθρωπίνων πόρων είναι η ταχύτερα αναπτυσσόμενη περιοχή software για επιχειρήσεις.

Οι εφαρμογές HRMS
Σε συνέντευξή του στο περιοδικό HR Professional τον Ιούνιο του 2008, ο Μίκης Πρωτοπαπάς, Διευθύνων Σύμβουλος της Scan ABEE, είχε εξηγήσει με απλότητα και σαφήνεια τι είναι τα HRMS. Οπως είχε πει, «τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού είναι εξειδικευμένα συστήματα λογισμικού (software), που έχουν σκοπό να υποστηρίξουν με ευελιξία και αποτελεσματικότητα όλες τις εργασίες της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού μιας επιχείρησης, ώστε να μπορεί να ανταποκρίνεται ικανοποιητικά στις προσδοκίες των εσωτερικών και εξωτερικών της πελατών (εργαζομένων, διοίκησης και εξωτερικών φορέων)».

Η φράση-κλειδί, είναι φυσικά η «ανταπόκριση στις προσδοκίες» όλων των ενδιαφερόμενων, και γι’ αυτό το λόγο, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις τα τελευταία χρόνια υιοθετούν προγράμματα τα οποία δύναται να καλύψουν όσο το δυνατόν περισσότερες λειτουργίες των τμημάτων HR.

Οι βασικές ανάγκες για ένα HRMS
Η βασική απαίτηση για ένα σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού είναι να είναι ολοκληρωμένο, αξιόπιστο και μοντέρνο και να ανταποκρίνεται στις ανάγκες τις επιχείρησης. Επίσης, οφείλει να είναι συμβατό με τις ελληνικές επιχειρηματικές πρακτικές και την ελληνική ασφαλιστική και εργατική νομοθεσία. Οι λόγοι που πέφτουν τόσες ευθύνες στους «ώμους» των συστημάτων, είναι επειδή χωρίς αυτά, τα τμήματα HR αναγκάζονται να υποκύψουν στη διατήρηση ξεχωριστών αρχείων, όπως σε μια φόρμα excel, και μάλιστα, συχνά χωρίς την ηλεκτρονική τους αποθήκευση.

Ως αποτέλεσμα, δυσκολεύεται η διατήρηση και ενημέρωση των αρχείων, καθυστερούν τα αποτελέσματα καθώς μπορεί να είναι δεκάδες σε μια ημέρα, και, κυρίως, δεν επιτρέπουν στους υπεύθυνους Ανθρώπινου Δυναμικού να επικεντρωθούν σε πιο καίρια ζητήματα, όπως είναι ο σχεδιασμός πολιτικών ανθρωπίνων πόρων, ο οποίος μακροπρόθεσμα αποτελεί στρατηγικό σύμμαχο μιας επιχείρησης.

Οι λύσεις των HRMS
Τα δεδομένα που χειρίζονται συχνότερα τα συστήματα HRMS, αφορούν τα εξής: ιστορικό μισθοδοσίας, ημέρες άδειας, απουσίες, μισθολογικές κλίμακες αναλόγως θέσης, σχεδιασμό ανάπτυξης απόδοσης, επιλογή υποψηφίων, και εκπαιδευτικές δραστηριότητες ανάμεσα σε άλλα.

Επομένως, ανάμεσα στις δημοφιλέστερες υπηρεσίες των Συστημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού, είναι η μισθοδοσία, με τις εφαρμογές payroll να καλύπτουν τις ανάγκες της επιχείρησης, ενώ παραμένουν συμβατές με τη νομοθεσία. Τα σχετικά προγράμματα προσφέρουν επίσης συστήματα ωρομέτρησης, κοστολόγησης έργων, μισθοδοσίας μέσω τράπεζας, προϋπολογισμούς, πολιτική μισθών, ενώ καλύπτουν και τις Συλλογικές Συμβάσεις Εργασίας.

Επίσης, τα ηλεκτρονικά συστήματα μπορούν να διαχειριστούν και τις λειτουργίες εκπαίδευσης – ένα ακόμη δημοφιλέστατο trend των τελευταίων ετών, όπως προαναφέραμε.

Το Value for Money που προσφέρουν
Το CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development), το κορυφαίο βρετανικό σώμα για το HR, εξέδωσε έρευνα η οποία τόνιζε ότι τα συστήματα HRMS εξυπηρετούν έντονα τους εξής τομείς: τη βελτίωση της ποιότητας των διαθέσιμων πληροφοριών, της ταχύτητας των πληροφοριών και της μείωσης του κόστους, όλα με την παράλληλη αναβάθμιση των επιπέδων των υπηρεσιών προς τους εργαζομένους.

Επιπλέον, βοηθούν και την έμφαση στις λεπτομέρειες, όπως τη μείωση των σφαλμάτων σε θέματα μισθοδοσίας, αλλά και τον συνολικό έλεγχο κόστους του payroll. Με άλλα λόγια, αυτό που προσφυώς ονομάζεται ως μια «win-win situation».

Η εξέλιξη των Self Service συστημάτων
Μια νέα προέκταση των συστημάτων HRMS αφορά στα συστήματα self service, που αποκτούν ολοένα και μεγαλύτερη δημοτικότητα. Μέσω του self service, ο κάθε εργαζόμενος δύναται να εισάγει και να επεξεργαστεί μόνος του τα δεδομένα του, ώστε να έχουν τον έλεγχο των στοιχείων τους.

Καθ’ αυτόν τον τρόπο, ο υποψήφιος μπορεί να εισάγει τις απαραίτητες πληροφορίες μέσω Διαδικτύου, οι υπεύθυνοι μπορούν να εξετάζουν με ευκολία τα βιογραφικά, ενώ, όπως σημειώνει μια έρευνα της Forrester, εξοικονομούνται έως και 98% περισσότερα χρήματα σε κάθε συναλλαγή με το σύστημα.

Για αυτούς τους λόγους, οι προμηθευτές λογισμικού HR προσπαθούν να τα σχεδιάσουν κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να είναι φιλικά προς το χρήστη (όπως οι μηχανές αναζήτησης του google και του yahoo).

Τα οικονομικά και στρατηγικά κέρδη που προσφέρει η τεχνολογία
Είναι πολλοί οι επιχειρηματικοί τομείς που θα σημειώσουν κέρδη μέσω των HRMS, χάρη στα ακόλουθα 12 θετικά σημεία:
1) Αυξάνουν την παραγωγικότητα χάρη στη μείωση της επαναλαμβανόμενης διαχείρισης και τη διπλή καταγραφή δεδομένων, άλλα και λόγω της δυνατότητας αυτοδιαχείρισης (self-service), που μειώνει τον όγκο των ερωτήσεων προς τα στελέχη του HR.
2) Μειώνουν τις δαπάνες εκτύπωσης τόσο σε χαρτί όσο και μελάνι για αποστολές εγγράφων και βιογραφικών.
3) Βελτιώνουν την ακρίβεια των δεδομένων και αποτρέπουν τα λάθη.
4) Μειώνουν τις πιθανότητες προστίμων, καθώς η ενημέρωση σχετικά με κανονιστικά πλαίσια, η αυτόματη καταγραφή και οι εξειδικευμένες αναφορές βοηθούν την εταιρεία να παραμείνει νομοταγής.
5) Προσφέρουν στρατηγικές ευκαιρίες για μια επιχείρηση, καθώς η ενοποίηση του HR με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, διευκολύνει το ανθρώπινο δυναμικό στο να δώσει έμφαση σε πιο στρατηγικούς στόχους.
6) Μειώνουν τους χρόνους πρόσληψης καθώς δεν χρειάζεται συνεχής επανεξέταση ενός βιογραφικού, τόσο από τους προϊστάμενους ανθρώπινου δυναμικού όσο και τους recruiters.
7) Διαχειρίζονται καλύτερα τα ταλέντα, καθώς επιτρέπουν τις στατιστικές αναλύσεις για το ποιος είναι πιθανό να αποχωρήσει στο άμεσο μέλλον, ποιοι είναι οι καλύτεροι υποψήφιοι για σημαντικούς ρόλους, και σε ποια σημεία πρέπει μια επιχείρηση να προσέξει τα ταλέντα της.
8) Σχεδιάζουν την κούρσα διαδοχής, επιτρέποντας στα τμήματα HR να βρουν τους κατάλληλους υποψηφίους για τους σημαντικούς ρόλους σε μια επιχείρηση.
9) Εκδημοκρατίζουν τις ιεραρχικές θέσεις, με το να επιτρέπουν στους διευθυντές, αλλά και στους εργαζόμενους να θέσουν ένα πρόσωπο για υποψηφιότητα, όταν αυτό επιδείξει άριστες οργανωτικές αξίες και συμπεριφορές.
10) Διαχειρίζεται τις ικανότητες μέσω ενός database, που αυτόματα «εμφανίζει» τις αιτήσεις που είναι καταλληλότερες για μια νέα θέση ή ρόλο σε μια εταιρεία.
11) Αποτιμά και εξισορροπεί την απόδοση ενός υπαλλήλου, σχετικά με τη θέση εργασίας του, τις συνεργασίες και τη συμπεριφορά του, ενώ παράλληλα τροφοδοτεί το σύστημα με πληροφορίες που μπορούν να δείξουν ότι κατανοεί το ρόλο του στην εταιρεία.
12) Ανατροφοδοτεί την επιχείρηση με πληροφορίες σχετικά με τις αντιλήψεις του ανθρώπινου δυναμικού σε θέματα επιχειρηματικής στρατηγικής.

Οι μετρικές των HR
Ανάμεσα στα ποικίλα βάρη με τα οποία έχουν επιφορτιστεί πλέον τα τμήματα HR, είναι η μείωση των κοστών λειτουργίας, με την παράλληλη απαίτηση για ένα πιο δημιουργικό, παραγωγικό και εστιασμένο ανθρώπινο δυναμικό. Επίσης, ενώ πρέπει να βρίσκουν τρόπους να βελτιστοποιούν την απόδοση των υπαλλήλων, οφείλουν να διατηρούν ευνοϊκές συνθήκες εργασίας και ικανοποιητικές παροχές.

Αυτό φυσικά, οδηγεί στην τρέχουσα ανάγκη που σημειώνουν πολλές επιχειρήσεις, όσον αφορά την καλύτερη ανάλυση της κατάστασης στην οποία βρίσκεται μια εταιρεία. Δεν είναι πλέον, μόνο μέλημα του οικονομικού τμήματος, αλλά και του τμήματος Ανθρωπίνου Δυναμικού. Σε αυτό, έρχονται να προσφέρουν μια χείρα βοηθείας τα HR Metrics. Το επόμενο βήμα μετά την υιοθέτηση των HRMS.

Οι δείκτες μέτρησης σύμφωνα με ένα case study
Τα HR Metrics, αποτελούν δείκτες μέτρησης της αποτελεσματικότητας στις σύγχρονες επιχειρήσεις, που παρέχουν χρήσιμα στοιχεία για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων. Οι εν λόγω μετρικές -τις οποίες μπορεί κάθε επιχείρηση να προσαρμόσει ανάλογα με τις ανάγκες της- μπορούν να διασφαλίσουν πολλά σημεία που στοχεύουν στο υγιές μέλλον μιας επιχείρησης. Κυρίως, επειδή μπορούν να εξακριβώσουν το εάν οι θέσεις εργασίας καλύπτονται από τους καλύτερους επαγγελματίες και τους καταλληλότερα εκπαιδευμένους για την εκάστοτε θέση.

Το καλύτερο παράδειγμα για την σημασία των HR Metrics προσφέρει το case study που υπογράφει στο HR Professional, τεύχος Ιουνίου, η Σάντυ Ζουπάνου, Διευθύντρια Ανθρώπινου Δυναμικού Εργοστάσιου-CS&L-Procurement, στην Kraft Foods Greece.

Η Σ. Ζουπάνου, ανέφερε ότι η χρήση των HR Metrics αποτελεί βασικό εργαλείο στη διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού αλλά και γενικότερα στη διοίκηση του εργοστασίου της Kraft Foods Greece, τόσο όσον αφορά τη σύγκριση με τα υπόλοιπα ευρωπαϊκά εργοστάσια της Kraft Foods, όσο και στην ετήσια εταιρική στοχοθέτηση.

Οπως είπε, τα HR Metrics συμβάλλουν σημαντικά στα εξής 3 σημεία:
1. Στην Υγεία
α. Το ποσοστό των γυναικών στο management της εταιρείας.
β. Το ποσοστό οικειοθελών αποχωρήσεων.
γ. Το πόσο συγκρίσιμα και ανταγωνιστικά είναι τα Compa Ratios ανά Salary Grade σε σχέση με τα υπόλοιπα εργοστάσια.
δ. Τα DVL wages vs market, όσον αφορά τη σύγκριση των ημερομισθίων, ανά θέση εργασίας, των εργατών με τις αντίστοιχες θέσεις ομοειδών εταιρειών (FMCG Multinational) που δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα.
στ. Το κόστος της εκπαίδευσης αλλά και οι ώρες που αφιερώνονται σ’ αυτήν τόσο για τους BC όσο και για τους WC.
ε. Η αναλογία εργαζομένων αορίστου/ορισμένου χρόνου στην παραγωγή- δείκτης που βοηθά στον προσδιορισμό της εποχικότητας.

2. Στην Απόδοση
α. Ο πραγματικός εργάσιμος χρόνος των εργαζομένων στις γραμμές παραγωγής σε σχέση με τον θεωρητικά διαθέσιμο και αμειβόμενο.
β. Προσδιορισμός του πόσο σωστά είναι στελεχωμένες οι γραμμές παραγωγής, ώστε να είναι δυνατή η ικανοποίηση των αυξομειούμενων παραγωγικών αναγκών.
γ. Δυνατότητα σημείωσης των απουσιών των εργαζομένων.

3. Στην Ευθυγράμμιση
α. Αποκλίσεις της οργάνωσης από το μοντέλο που πρέπει να ισχύει σε όλα τα εργοστάσια.

Επιχειρηματικές επιλογές
Επομένως, μέσω ενός HRMS συστήματος που θα επιλέξει να υιοθετήσει μια εταιρεία, μπορεί, όχι μόνο να εκπαιδεύσει άρτια το προσωπικό της, να διευκολύνει τη ροή εργασίας και να αυξήσει την απόδοση, αλλά και να έχει ιδιαίτερα θετική επίδραση στο bottom line της επιχείρησης. Τέλος τα συστήματα ΗRMS μπορούν να εξυπηρετήσουν στη δημιουργία ενός κλίματος εμπιστοσύνης, ισότητας και αναγνώρισης – στοιχεία εξαιρετικά σημαντικά και προσοδοφόρα στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον.