Η υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης εξαπλώνεται όλο και περισσότερο παγκοσμίως, καθώς η εξοικονόμηση κόστους που παρέχει έχει αποδειχθεί προ πολλού και η ανάπτυξή της παγκοσμίως αναμένεται να συνεχίσει με τους ίδιους ρυθμούς για τα επόμενα χρόνια.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση επηρεάζει τις εσωτερικές επιχειρησιακές διαδικασίες, τις συμφωνίες μεταξύ επιχειρήσεων, τις οικονομικές συναλλαγές, τη νομική συμμόρφωση και πολλές από τις υποδομές εφαρμογών που υποστηρίζουν όλα τα παραπάνω. Σύμφωνα με έρευνα του European Association of Corporate Treasurers, το μέσο κόστος επεξεργασίας ενός «παραδοσιακού» (hard copy) τιμολογίου ανέρχεται περίπου στα 30 ευρώ. Επίσης, προσδιορίστηκε ότι με τη χρήση ηλεκτρονικού τιμολογίου εξοικονομείται περίπου 80% του κόστους. Με βάση και άλλες έρευνες, η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει αποδειχθεί ότι μειώνει το κόστος επεξεργασίας ενός τιμολογίου σε λιγότερο από 7 ευρώ, ενώ παράλληλα παρέχει μία ευρεία γκάμα άλλων ωφελειών, όπως μείωση του χρόνου επεξεργασίας και χρόνου εργασίας, οδηγώντας έτσι σε μείωση των λειτουργικών εξόδων. Αυτά τα στοιχεία από μόνα τους κάνουν πολλές εταιρείες να ξεκινήσουν τη χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων και άλλες να ξεκινήσουν να εξετάζουν τις διαδικασίες με περισσότερη προσοχή.

Επομένως, η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι δυνατή, βιώσιμη και ωφέλιμη για τις επιχειρήσεις. Η αγορά της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, πλέον «επεξεργάζεται» εκατομμύρια τιμολόγια κάθε χρόνο. Ωστόσο, ο τρόπος πραγματοποίησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν εξαρτάται μόνο από πού έχει τη βάση της μία εταιρεία, αλλά και από το από ποιες χώρες δέχεται μία εταιρεία ηλεκτρονικά τιμολόγια και σε ποιες αποστέλλει. Αυτό συμβαίνει γιατί κάθε εταιρεία πρέπει να συμμορφωθεί με τους κανόνες και τις βέλτιστες πρακτικές της κάθε χώρας, ώστε τα τιμολόγια που ανταλλάσσονται να είναι έγκυρα. Το σίγουρο είναι ότι καμία εταιρεία που έχει ήδη υιοθετήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν πρόκειται να σταματήσει. Τα τωρινά projects απλά θα επεκταθούν, καθώς όσο περισσότερα τιμολόγια ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά, τόσο περισσότερα χρήματα εξοικονομούνται, λαμβάνοντας υπόψη ότι το λογιστήριο μίας επιχείρησης που επεξεργάζεται τα διπλάσια τιμολόγια στον ίδιο χρόνο παρέχει άμεσα οφέλη και εξοικονόμηση κόστους και πόρων.

Εκρηκτική ανάπτυξη
Η Gartner προβλέπει ότι μέσα στον επόμενο χρόνο αναμένεται να ξεκινήσουν παγκοσμίως χιλιάδες νέα projects ηλεκτρονικής τιμολόγησης και οι μεγαλύτεροι πάροχοι υπηρεσιών αναμένεται, τουλάχιστον, να διπλασιάσουν την κίνησή τους το 2014. Επίσης, ακόμη και με μία πιο συντηρητική πρόβλεψη, είναι ξεκάθαρο ότι ο αριθμός των ηλεκτρονικών τιμολογίων που ανταλλάσσονται παγκοσμίως θα παρουσιάσει μια διψήφια σταθερή αύξηση τα επόμενα χρόνια. Πλέον, οι περισσότεροι πάροχοι ανάλογων υπηρεσιών λειτουργούν και προς τις δύο κατευθύνσεις, καθώς αναλαμβάνουν τόσο την αποστολή όσο και την λήψη ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Επιπλέον, πολλοί πάροχοι προσφέρουν πολλαπλές υπηρεσίες. Πιο συγκεκριμένα, οι μεγαλύτεροι πάροχοι που ασχολούνται με υπηρεσίες B2B συνδυάζουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση προμηθευτή/πελάτη, προσφέροντας αρχειοθέτηση των τιμολογίων για φορολογικούς λόγους και ολοκληρωμένη ενσωμάτωση της διαδικασίας στο cloud, ανεξάρτητα της χώρας αποστολής ή λήψης του τιμολογίου. Οι λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης απασχολούν μια ευρεία γκάμα χρηστών και εργαζομένων:

  • Το προσωπικό της Διεύθυνσης Πληροφορικής που πρέπει να εγκαταστήσει, να ενσωματώσει και να θέσει σε λειτουργία το σύστημα.
  • Το διοικητικό και λογιστικό προσωπικό και
  • Τους φορολογικούς ελεγκτές εκτός της εταιρείας που πιθανόν κάποια στιγμή να ζητήσουν αποδεικτικά πληρωμών για φορολογικούς ελέγχους.

Η πολυπλοκότητα εστίασης σε τόσο διαφορετικές ομάδες χρηστών προσθέτει ακόμη στο σύνολο των θεμάτων που πρέπει να διαχειριστεί μια λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Παράλληλα, οι λύσεις πρέπει συνεχώς να συμμορφώνονται με τους εναλλασσόμενους κανονισμούς, κάτι που κάνει τις λύσεις που παρέχονται ως υπηρεσίες πιο δημοφιλείς από αυτές που βασίζονται σε κάποιο λογισμικό.

Οι προκλήσεις
Οι περισσότερες προκλήσεις για την ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορούν τα διεθνή έργα, όπως οι υποδομές IT, οι νόμοι και η ασφάλεια. Είναι πολύ συχνό, για παράδειγμα, το φαινόμενο όπου διαφορετικοί νόμοι και κανονισμοί ισχύουν για συνεργάτες που δραστηριοποιούνται σε διαφορετικές χώρες. Αυτή αποτελεί μακράν τη μεγαλύτερη πρόκληση για τα έργα ηλεκτρονικής τιμολόγησης και επιδεινώνεται ακόμη περισσότερο από τους κανονισμούς και την «επεξήγησή» τους, καθώς και τις γενικές απαιτήσεις που αλλάζουν συνεχώς.

Αυτή τη στιγμή, σε αρκετές χώρες (ιδιαίτερα εκτός της Δυτικής Ευρώπης) υπάρχει ένα κενό στη γνώση μεταξύ των επιχειρήσεων και των φορολογικών υπηρεσιών σχετικά με τις απαιτήσεις και τα νομικά ζητήματα. Η διαφορά στις γνώσεις συχνά υπάρχουν και μεταξύ εργαζομένων των ίδιων φορολογικών υπηρεσιών. Ορισμένες φορές οι επιχειρήσεις «καταλήγουν» να εκπαιδεύουν οι ίδιες τις υπηρεσίες αυτές σχετικά με τις νομοθετικές ρυθμίσεις, με αποτέλεσμα μεγάλες καθυστερήσεις στην υλοποίηση έργων και υιοθέτηση των υπηρεσιών. Επιπλέον, μια εταιρεία που προμηθεύει μία λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης πώς γνωρίζει σίγουρα ότι είναι συμβατή με τις ευρωπαϊκές οδηγίες ή με τους διάφορους φορολογικούς νόμους στο εξωτερικό;

Αυτό που έχει σημασία εδώ είναι το αν η διαλειτουργικότητα με τους επιχειρηματικούς συνεργάτες και η εκπλήρωση των «τοπικών» απαιτήσεων – όπως αυτές δίνονται από τις φορολογικές αρχές, τους νόμους περί Φ.Π.Α. και με τις γενικότερες πρακτικές της κάθε βιομηχανίας. Μια ακόμη πρόκληση σχετικά με την υιοθέτηση των λύσεων στο κομμάτι B2B είναι το γεγονός ότι οι πελάτες προσπαθούν συνεχώς να πείσουν τους προμηθευτές τους να επιλέξουν τη λύση που αυτοί χρησιμοποιούν και καθώς η αγορά αναπτύσσεται με ταχύτατους ρυθμούς – και πλέον υπάρχουν πάρα πολλές διαφορετικές λύσεις- οι προμηθευτές έχουν «κουραστεί» από τη συνεχή πίεση που δέχονται από τους πελάτες τους να επιλέξουν τη λύση του δικού τους δικτύου.

Συνεπώς, οι πελάτες, αφού δεν μπορούν να αναγκάσουν τους προμηθευτές τους να επιλέξουν τη λύση που αυτοί χρησιμοποιούν, η επιλογή τους είναι να αξιολογήσουν τις λύσεις που τους παρέχονται βάσει των προμηθευτών τους που έχουν ήδη επιλέξει ή εξετάζουν το ενδεχόμενο υιοθέτησης μίας συγκεκριμένης λύσης, καθώς και την ικανότητα του προμηθευτή της λύσης να προσελκύσει γρήγορα περισσότερους συνεργάτες.

Εν κατακλείδι
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση πλέον έχει αποδείξει τα οφέλη της και έχει παρουσιάσει τεράστια ανάπτυξη τα τελευταία χρόνια. Αν και οι παρακάτω λόγοι μεμονωμένα πιθανόν να μην είναι αρκετοί να εξασφαλίσουν την συνεχιζόμενη ανάπτυξη, συγκεντρωτικά – και συνεργατικά – θα συνεχίζουν να την αναδεικνύουν και να αυξάνουν την εκτεταμένη υιοθέτησή της:

  • Ισχυρή ζήτηση από τους χρήστες, λόγω των βελτιώσεων στις διαδικασίες.
  • Αυξημένη προσφορά και σχετική αύξηση στην ωριμότητα και αποδοτικότητα των λύσεων.
  • Περισσότερες κυβερνήσεις την καθιστούν υποχρεωτική και αναμένονται περισσότερες τα επόμενα χρόνια.
  • Ευρεία διαθεσιμότητα βιώσιμων παραδειγμάτων και βέλτιστων πρακτικών.

Βλέπουμε, λοιπόν, ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα συνεχίσει να αναπτύσσεται και να επεκτείνεται σταθερά τα επόμενα χρόνια, παρά τις δυσκολίες που αντιμετωπίζονται, καθώς η δυναμική των ωφελειών της είναι ισχυρότερη από τη δύναμη επιβράδυνσης των δυσκολιών.


H ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι απλή και αποτελεσματική Ο Γιώργος Θεοδωρίδης, Διευθυντής Πληροφορικής, ΕΛΤΑ Courier καταθέτει στο netweek τις εμπειρίες από την πρόσφατη υλοποίησης ενός έργου ηλεκτρονικής τιμολόγησης με ψηφιακή υπογραφή στον οργανισμό του.

netweek: Πόσο δύσκολο ήταν να υλοποιήσετε το έργο ηλεκτρονικής τιμολόγησης στον οργανισμό σας;

Γιώργος Θεοδωρίδης: Ήτανε απρόσμενα εύκολο. Αναλώσαμε λίγο παραπάνω χρόνο στο να το οργανώσουμε από ότι να το υλοποιήσουμε. Βέβαια, η ηλεκτρονική τιμολόγηση με ψηφιακή υπογραφή που χρησιμοποιούμε στον οργανισμό, δεν είναι κάτι πολύ ευρέως διαδεδομένο, όχι μόνο στο δημόσιο που δεν υπάρχει καθόλου, αλλά και στον ιδιωτικό τομέα. Οπότε αφιερώσαμε αρκετό χρόνο, ίσως τον περισσότερο χρόνο, για να προετοιμάσουμε τους παραλήπτες.

netweek: Για να παίρνει κάποιος ηλεκτρονικό τιμολόγιο με ψηφιακή υπογραφή πρέπει να αλλάξει κάτι στην υποδομή του;

Γιώργος Θεοδωρίδης: Όχι, το μόνο που χρειάζεται είναι να δώσει στον αποστολέα το email στο οποίο θα πηγαίνει το ηλεκτρονικό τιμολόγιο, αλλά και τους κωδικούς πρόσβασης σε ένα συγκεκριμένο portal (τους οποίους αλλάζει μετά), όπου θα μπορεί να μπαίνει και να κατεβάζει ή να βλέπει τα τιμολόγιά του. Από τη στιγμή που θα εκδοθεί ένα τιμολόγιο από εμάς περνάνε 24 ώρες (χρόνος ωρίμανσης, ώστε να ελεχθεί μη τυχόν και έχει γίνει κάποιο λάθος) ώσπου αυτό να ανέβει στο portal. Από τη στιγμή που βγαίνει το παραστατικό από εμάς, ταυτόχρονα αποστέλλεται κι ένα email στον πελάτη, το οποίο τον ενημερώνει. Και από εκεί και πέρα είναι στη δική του ευχέρεια το πότε θα μπει, θα το δει και θα το κατεβάσει.

netweek: Πόσο ασφαλής είναι η διαδικασία;

Γιώργος Θεοδωρίδης: Απολύτως ασφαλής. Δεν υπάρχει περίπτωση να μπει κάποιος στο portal διακίνησης των ηλεκτρονικών παραστατικών του πελάτη, καθώς υπάρχει το εχέγγυο, η διαβεβαίωση και η ασφάλεια της Retail Link. Από την άλλη, όταν κάποιος επιχειρήσει να βάλει έστω και μια τελεία στο PDF που αντιστοιχεί στο ηλεκτρονικό παραστατικό, τότε αλλάζει αυτόματα η ψηφιακή υπογραφή και ακυρώνεται αυτόματα το παραστατικό. Με αυτό τον τρόπο μιλάμε για την πλέον ασφαλή μέθοδο διακίνησης των ηλεκτρονικών παραστατικών.

netweek: Πόσο καιρό τώρα χρησιμοποιείτε την ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Γιώργος Θεοδωρίδης: Την χρησιμοποιούμε από τον Απρίλιο. Μας πήρε περίπου 8 εβδομάδες η υλοποίηση συν το πιλοτικό. Δηλαδή, λανσάραμε την υπηρεσία μόλις μέσα σε 8 εβδομάδες. Έως τώρα ουδέποτε έπεσε οποιαδήποτε στιγμή το σύστημα, το οποίο είναι σταθερότατο. Σημειώστε, επίσης, ότι το κόστος της επένδυσης το πήραμε πίσω μέσα σε μόνο 3,5 μήνες. Αυτό είναι πολύ σημαντικό.

netweek: Σε αυτό το διάστημα εμφανίστηκε κάποιο πρόβλημα;

Γιώργος Θεοδωρίδης: Όχι δεν παρουσιάστηκε τίποτα απολύτως. Ήταν τόσο καλά τα πράγματα που δεν έφτασε σε εμάς κάτι τέτοιο. Αλλά και εσωτερικά η αποδοχή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης ήταν πολύ θετική. Μόνο και μόνο που είδανε ότι φύγανε οι φορολογικοί μηχανισμοί από τα γραφεία τους μείνανε ευχαριστημένοι. Το περιβάλλον ήταν πολύ γνώριμο, η διαδικασία ήταν ταχύτατη και δεν παρουσιάστηκε κανένα πρόβλημα.

netweek: Τι συμβουλές θα δίνατε στους συναδέλφους σας που θα ήθελαν να υλοποιήσουν μια λύση ηλ. τιμολόγησης;

Γιώργος Θεοδωρίδης: Πρώτα από όλα θα πρέπει να κάνουν έναν πολύ καλό σχεδιασμό. Μετά θα πρέπει να δημιουργηθούν ομάδες έργου, τόσο από την πλευρά της ίδιας της εταιρείας όσο και από τον πάροχο, οι οποίες θα αναλάβουν να διεκπεραιώσουν το project. Σε εμάς συνεργάστηκαν οι Διευθύνσεις Πληροφορικής, Πωλήσεων και Οικονομικών. Από την Retail Link συμμετείχαν το Development, η Διεύθυνση Πωλήσεων και το Customer Service. Με αυτή τη λογική, η Πληροφορική κάνει την ενορχήστρωση και οι υπόλοιποι εκτελούν. Θα πρέπει επίσης να προσέξει κανείς την ενημέρωση των πελατών και συνεργατών του, πέραν της ενημέρωσης του δικού τους προσωπικού. Η συνεχής επικοινωνία με αυτούς είναι πολύ σημαντική. Επίσης, θα πρέπει να υπάρχει πλάνο που θα εκτελεστεί με συγκεκριμένα χρονικά βήματα.