Καθώς το εργατικό δυναμικό γίνεται περισσότερο περίπλοκο και η εργατική νομοθεσία αλλάζει σε τακτά χρονικά διαστήματα, οι εταιρείες ψάχνουν όλο πιο συχνά στα ενδότερά τους για να βρουν τα ταλέντα που χρειάζονται. Σε αυτή την αναζήτηση η τεχνολογία μπορεί να παίξει έναν καθοριστικό ρόλο.

Ένα σύστημα HRMS επιτρέπει στις εταιρείες να ευθυγραμμίσουν την HR στρατηγική τους με τους επιχειρηματικούς τους στόχους, ώστε να εκμαιεύσουν τα μέγιστα από το εργατικό δυναμικό τους και να προσαρμόζονται τάχιστα στις αλλαγές της αγοράς. Ενώ τα συστήματα HR χρησιμοποιήθηκαν ήδη από τη δεκαετία του ’60, η δημοτικότητά τους άρχισε να ανεβαίνει κατακόρυφα μέσα στην τελευταία δεκαετία. Πλέον, η χρησιμοποίηση συστημάτων HR στη μορφή είτε παραδοσιακών λύσεων λογισμικού είτε υλοποιήσεων SaaS (Software as a Service) αποτελεί πραγματικότητα για αρκετές εταιρείες. Ειδικότερα, η πλατφόρμα SaaS κάνει ακόμα πιο προσιτά τα συστήματα HRMS, ένεκα των οικονομιών κλίμακας που προσφέρει. Σήμερα, η αναγκαιότητα του HRMS αναγνωρίζεται όλο και περισσότερο, με τους αναλυτές της αγοράς να προτείνουν τη χρήση ενός τέτοιου συστήματος στις επιχειρήσεις για τον εξορθολογισμό και τη βελτίωση των συνολικών τους δραστηριοτήτων, ώστε να γίνουν περισσότερο ανταγωνιστικές στον τομέα δραστηριοποίησής τους.

Επιλέγοντας ένα σύστημα HRMS
Λαμβάνοντας υπόψη την αύξηση της πολυπλοκότητας ενός τμήματος HR, είναι κρίσιμο για τις επιχειρήσεις να αποθηκεύουν όλα τα HR δεδομένα τους σε ένα απλό και κεντρικό σημείο. Επιπλέον, τα σύγχρονα συστήματα HR δεν περιορίζονται στην παροχή των βασικών λειτουργιών ΗR, αλλά προσφέρουν πρωτοποριακές λειτουργίες που κάνουν το HR περισσότερο στρατηγικό και αποτελεσματικό. Η επιλογή του κατάλληλου HRMS αποτελεί πρόκληση για κάθε εταιρεία, αποτελώντας μια διαδικασία που απαιτεί χρήμα, χρόνο και θέληση από τα διευθυντικά στελέχη που θα κληθούν να το επιλέξουν. Αν και γενικά η επιλογή μιας λύσης HRMS αποτελεί απόφαση του HR Manager ή της διοίκησης, είναι σημαντικό να συμμετέχουν σε αυτή την απόφαση όλα τα στρατηγικά στελέχη των τμημάτων που επηρεάζονται από την εφαρμογή της λύσης. Μια συνήθης πρακτική είναι να δημιουργείται μια ομάδα, αποτελούμενη από στελέχη του HR, του IT, της διοίκησης και μάνατζερ. Αυτοί θα είναι οι κύριοι χρήστες του συστήματος και αυτοί θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι το σύστημα ικανοποιεί τις εταιρικές ανάγκες. Η διοίκηση θα δώσει τυπικά την τελική έγκριση. Οι μάνατζερ θα πρέπει να εξετάσουν αν θα μπορούν να μάθουν και να χρησιμοποιήσουν το σύστημα εύκολα, ενώ το ΙΤ μπορεί να καταθέσει την άποψή του σχετικά με τις τεχνικές προδιαγραφές, τις άδειες και τις παραμέτρους του SaaS.

Καθορισμός αναγκών
Το πιο σημαντικό βήμα στην αναζήτηση ενός HRMS είναι να καθοριστούν οι ανάγκες της εταιρείας. Κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική και θα θέλει ένα κατάλληλο γι’ αυτήν σύστημα HR. Είναι κρίσιμο να καθοριστούν ποιες είναι οι πιο σημαντικές λειτουργίες για το τμήμα HR και την εταιρεία και να εξασφαλιστεί ότι το σύστημα HRMS που θα επιλεγεί θα καλύπτει αυτές τις ανάγκες – όχι μόνο τις τωρινές, αλλά και τις μελλοντικές. Οι περισσότερες εταιρείες αρκούνται στις βασικές λειτουργίες: ενημέρωση για τους υπαλλήλους, αποζημιώσεις, διαχείριση εργατικού δυναμικού, χορήγηση παροχών κ.λπ. Οι εταιρείες που ελπίζουν να εκμεταλλευτούν το HRMS περισσότερο στρατηγικά θα θελήσουν έξτρα λειτουργικότητα, όπως είναι η εκπαίδευση και ανάπτυξη, ο προγραμματισμός διαδοχής, οι αναφορές και τα customized εργαλεία.

Βασικές και έξτρα ανάγκες
Στην αγορά μπορεί να βρει κανείς μια πληθώρα διαφορετικών λύσεων HRMS. Ολες υποστηρίζουν λειτουργίες που ικανοποιούν τις βασικές ανάγκες για τις περισσότερες εταιρείες. Αυτό που ξεχωρίζει τις λύσεις μεταξύ τους, είναι το πώς ικανοποιούν τις ειδικές απαιτήσεις των εταιρειών, αλλά και το είδος υπηρεσιών που προσφέρουν οι providers αυτών των λύσεων. Συχνά οι εταιρείες γνωρίζουν τι θέλουν να κάνουν, αλλά δεν ξέρουν το πώς ένα σύστημα HRMS μπορεί να τις βοηθήσει να το κάνουν. Στην προκειμένη περίπτωση μπορούν να τις βοηθήσουν βέλτιστες πρακτικές εφαρμογής ενός συστήματος HRMS από άλλες εταιρείες αντίστοιχου μεγέθους και τομέα δραστηριοποίησης. Σε κάθε περίπτωση ένα καλό HRMS πρέπει να διαθέτει τις εξής, βασικές, λειτουργίες: πληροφορίες υπαλλήλων (προσωπικές πληροφορίες, στοιχεία επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης κ.λπ.), στοιχεία εργασίας και αποδοχών, επαγγελματικά προσόντα και ικανότητες των υπαλλήλων, διαχείριση μισθού, οφέλη για τη διοίκηση, παρακολούθηση απουσιών και δυνατότητα δημιουργίας στάνταρ αναφορές.

Τα πλήρη συστήματα HRMS πηγαίνουν ένα βήμα παραπέρα, προσφέροντας πρωτοποριακές λειτουργίας και δυνατότητες που μετατρέπουν το HR σε τμήμα της επιχειρηματικής στρατηγικής, όπως: παρακολούθηση αιτήσεων, κατάρτιση και ανάπτυξη διοίκησης, προγραμματισμός διαδοχής, έγκαιρη και καλή υποστήριξη του συστήματος, ευέλικτα εργαλεία σύνταξης εκθέσεων, front end εργαλεία προσαρμογής, έξυπνο περιβάλλον εργασίας, ενσωματωμένη λειτουργία διαχείρισης ταλέντων, αυτοματοποιημένες και ανοικτές εγγραφές, παρακολούθηση ιστορικού υπαλλήλων, λειτουργείες δρομολόγησης και ροής εργασίας. Ένα πλήρως ολοκληρωμένο σύστημα HRMS επιτρέπει την παρακολούθηση, διαχείριση και ανάλυση δεδομένων όλων των υπαλλήλων, από τους αιτούντες έως τους συνταξιούχους. Αυτοματοποιώντας τη ροή εργασίας του HR, ένα σύστημα HRMS σας επιτρέπει να κάνετε περισσότερα πράγματα σε λιγότερο χρόνο, απελευθερώνοντας πόρους για άλλες δραστηριότητες.


Self-Service
Το σύστημα μπορεί να εξουσιοδοτήσει τους υπαλλήλους και τους μάνατζερ της εταιρείας να κάνουν μόνοι τους τις σχετιζόμενες με το HR εργασίες και το σχετικό data entry – κάτι που απαλλάσσει το ΗR από ένα σημαντικό φόρτο εργασίας. Με το self-service, οι υπάλληλοι και μάνατζερ μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στην πληροφορία, όταν τη θέλουν ή τη χρειάζονται, χωρίς να αναζητούν βοήθεια από το HR. Μπορούν, επίσης, να αναλάβουν έναν περισσότερο ενεργό ρόλο στο σχεδιασμό της καριέρας τους, θέτοντας προσωπικούς στόχους εκπαίδευσης και ανέλιξης.

Προχωρημένες λειτουργίες αναφοράς και ανάλυσης
Τα σημερινά συστήματα HR δεν αποτελούν απλές βάσεις δεδομένων που καταγράφουν στοιχεία των υπαλλήλων. Είναι εξελιγμένα συστήματα που επιτρέπουν τη διαχείριση και ανάλυση όλων των δεδομένων του εργατικού δυναμικού. Ενα σύστημα HRMS μπορεί να δώσει τη δυνατότητα σε μια εταιρεία να ελέγξει το εργατικό της δυναμικό με εργαλεία αναφορών που δίνουν μια πλήρη εικόνα για τους υπαλλήλους της εταιρείας, παρέχοντας τα δεδομένα που απαιτούνται για έναν περισσότερο στρατηγικό σχεδιασμό. Μπορεί να αναλύσει τάσεις, να εκτιμήσει τα οφέλη και να εξετάσει προγράμματα παροχών, να διαχειριστεί τις ανάγκες σε ταλέντα και να βοηθήσει την εταιρεία να προγραμματίσει τις ανάγκες της στο μέλλον. Σε κάθε περίπτωση είναι σημαντικό για το HR να μπορεί να πάρει άμεσα και γρήγορα τα δεδομένα που χρειάζεται από το σύστημα HRMS.

Ενα ποιοτικό σύστημα θα πρέπει να εμπεριέχει ένα σύστημα σύνταξης αναφορών, που θα επιτρέπει την εύκολη μετατροπή αναφορών ή τη δημιουργία νέων, προσαρμοσμένων, αναφορών. Θα πρέπει να επιτρέπει, επίσης, την εύκολη εξαγωγή της πληροφορίας σε ευρέως χρησιμοποιούμενα formats, όπως είναι αυτά του Microsoft Office. Ενώ πολλοί vendors ενσωματώνουν γηγενείς λειτουργίες σύνταξης αναφορών που λειτουργούν καλά στη φάση της επίδειξης του συστήματός τους, αυτές οι λειτουργίες αποτυγχάνουν να ικανοποιήσουν κατόπιν τις ανάγκες και προσδοκίες των χρηστών του συστήματος. Γι’ αυτό είναι σημαντικό τα εργαλεία σύνταξης αναφορών που συνοδεύουν τη λύση HRMS να είναι καλά και εύχρηστα, χωρίς να χρειάζεται βοήθεια από τον vendor ή επιπλέον εκπαίδευση.

Διαχείριση ταλέντων
Τα σημερινά συστήματα HR αναμειγνύουν παραδοσιακές λειτουργίες του ΗR με εργαλεία διαχείρισης ταλέντων. Εχοντας μια πλήρη εικόνα κάθε υπαλλήλου και της εργατικής δύναμης στο σύνολό της, μπορεί κανείς να αναπτύξει μια πραγματικά ολοκληρωμένη στρατηγική διαχείρισης ταλέντων. Είναι σημαντικό, ένα σύστημα HR να αναμειγνύει λειτουργίες, όπως είναι η χορήγηση παροχών, ο χρόνος και η συμμετοχή, η διαχείριση επιδόσεων και συνολικής αποζημίωσης με την εκπαίδευση και την ανάπτυξη, τις ανάγκες σχεδιασμού αξιολόγησης. και το self service. Οι εταιρείες χρειάζεται να μπορούν να σχεδιάζουν προσαρμοσμένα προγράμματα διαχείρισης απόδοσης που παρέχονται online, χωρίς την ανάγκη χρήσης χαρτιού, με αποτελεσματικότητα, περιεκτικότητα και ευχρηστία.

Προσαρμογές και τροποποιήσεις
Aν και το λογικό είναι μια εταιρεία να επιλέξει το σύστημα HRMS που της ταιριάζει απόλυτα, είναι σημαντικό να καταλάβει κανείς ότι δεν υπάρχει σύστημα που θα ικανοποιεί 100% τις ανάγκες της. Ένας καλός vendor θα πρέπει να μοιράζεται συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές, ώστε να βοηθάει με αυτόν τον τρόπο στηνμεγιστοποίηση της απόδοσης του συστήματος. Και να επιτρέπει την τροποποίηση του συστήματός του σύμφωνα με τις απαιτήσεις των πελατών του. Άλλωστε, πολλές εταιρείες τροποποιούν το HRMS που αποκτούν, όπερ σημαίνει ότι είναι κρίσιμο κατά τη διαδικασία επιλογής του να εξεταστεί κατά πόσο είναι εφικτή μια τροποποίηση του συστήματος, με την προσθήκη, για παράδειγμα, νέων φορμών, πινάκων και στοιχείων δεδομένων – η ύπαρξη, απλά, απενεργοποιημένων πεδίων που ο χρήστης τα ενεργοποιεί δεν αρκεί πιθανότατα για να καλύψει μελλοντικές ανάγκες του τμήματος HR. Πιο σύνθετες τροποποιήσεις ίσως απαιτούν βοήθεια είτε από τον vendor είτε από τη Διεύθυνση Πληροφορικής της εταιρείας. Είναι σημαντικό να καταλάβει κανείς τι ικανότητες και τι εκπαίδευση απαιτείται για να καλυφθούν οι ανάγκες τροποποίησης του συστήματος HRMS, καθώς αυτό θα επηρεάσει το συνολικό TCO (Total Cost of Ownership).

Αξιολογώντας τους vendors
Πολλές εταιρείες αγοράζουν ένα σύστημα HR για 5-10 χρόνια. Όταν αποκτούν ένα σύστημα, δεν επιλέγουν, απλά, ένα λογισμικό, αλλά επιλέγουν, παράλληλα, ένα συνεργάτη που θα τους βοηθήσει να πετύχουν τους στόχους τους για την επόμενη δεκαετία. Έτσι, η επιλογή ενός vendor είναι καθοριστική για την επιλογή ενός HRMS. Θα πρέπει, ως εκ τούτου, να εξεταστεί το πρεστίζ που έχει ο vendor στη βιομηχανία του HR, ο χρόνος δραστηριοποίησής του στην αγορά και το ιστορικό του στην παροχή ποιοτικών συστημάτων και υπηρεσιών. Είναι, επίσης, καλό να εκτιμηθεί η εμπειρία του vendor σε εταιρείες αντίστοιχου μεγέθους και τομέα δραστηριότητας. Οι περισσότεροι vendors προσφέρουν περιοδικά updates για τα συστήματά τους, όπως είναι οι νέες εκδόσεις και τα service packs. Καλό είναι, λοιπόν, να εξετάσει κανείς τη συχνότητα των updates, αλλά και την ευελιξία του vendor για την ενσωμάτωση κανονιστικών οδηγιών στο σύστημά του. Θα πρέπει, επίσης, να ρωτηθεί ο vendor αν υπάρχει έξτρα χρέωση για τις νέες εκδόσεις ή τα service packs, αν αυτά καλύπτονται από το ετήσιο συμβόλαιο συντήρησης ή συνοδεύονται με ένα έξτρα κόστος.

Πολλαπλές επιλογές υλοποίησης
Στην εποχή μας, τα συστήματα HR μπορούν να γίνουν εύκολα πραγματικότητα για κάθε εταιρεία, εξαιτίας των πολλαπλών επιλογών προμήθειάς τους: το κλασικό licensing, το hosting ή το SaaS. Στο παραδοσιακό μοντέλο ο πελάτης είναι υπεύθυνος για την εγκατάσταση και την υποστήριξη του λογισμικού. Όσες εταιρείες επιλέξουν αυτό το μοντέλο, θα πρέπει να επενδύσουν σε χρόνο, χρήμα και πόρους, για την εγκατάσταση και υλοποίηση του συστήματος. Το μοντέλο του remote hosting επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αγοράσουν τις άδειες χρήσης της λύσης HRMS, αφήνοντας στον vendor τη διαχείρισή του. Για τις εταιρείες που αναζητούν μια περισσότερο προσιτή, οικονομικά, πρόταση, το SaaS αποτελεί ίσως την πιο κατάλληλη λύση, καθώς σε αυτήν την περίπτωση δεν υπάρχει το κόστος των αδειών και η επένδυση σε χρόνο, χρήμα ή πόρους για τη φιλοξενία και υποστήριξη του συστήματος.


HRMS: Looking Outwards, Βringing Inwards, Developing Forwards!

Ο Χρήστος Μανιατόπουλος, Financial, Human Resources and Administration Manager της ICTS Hellas, καταθέτει στο netweek την εμπειρία του από την υλοποίηση και εφαρμογή ενός συστήματος HRMS.

netweek: Γιατί αποφασίσατε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα HRMS στην εταιρεία σας; Ποια είναι τα οφέλη που έφερε το σύστημα HRMS και κατά πόσο αυτό ανταποκρίθηκε αυτό τις προσδοκίες σας; Από ποιους μέσα στην εταιρεία πιστεύετε ότι πρέπει να παρθεί η απόφαση επιλογής ενός συστήματος HRMS;

Χρήστος Μανιατόπουλος: Τα τελευταία χρόνια οι Διευθύνσεις Ανθρωπίνου Δυναμικού έχουν αναδειχθεί σε στρατηγικούς παράγοντες για τη διαμόρφωση και την υλοποίηση της εταιρικής στρατηγικής. Απαραίτητο μέσο για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων αποτελεί η διάθεση μέσων και πόρων σε κάθε επίπεδο οργάνωσης, αξιοποιώντας καινοτόμες τεχνολογικές ιδέες και βέλτιστες πρακτικές στο χώρο του HR. Η Διεύθυνση Ανθρωπίνου Δυναμικού του Ομίλου της ICTS Hellas, ενσωματώνοντας τις αξίες της καινοτομίας και της διαφάνειας και συνεπής με το στόχο της να αποτελεί την κορυφαία επιλογή συνεργατών και εργαζομένων, ανέπτυξε και εφάρμοσε τα τελευταία χρόνια ένα σύστημα συνολικής διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού της. Σημαντική στη φάση αυτή ήταν η εμπειρία που ανέπτυξε από τη συνεχή αλληλεπίδραση με πελάτες, εργαζομένους και την ευρύτερη κοινότητα του HR. Έτσι, λοιπόν, στην ερώτηση ποιος αποφασίζει για ένα τέτοιο σύστημα δεν έχει κάποιος παρά να κοιτάξει στον χάρτη των αξιών και οραμάτων της ICTS και θα βρει εύκολα την απάντηση.

Ξεκινώντας, είναι άκρως απαραίτητο να έχουμε έναν ξεκάθαρο στόχο, ένα διαμορφωμένο πλάνο πόρων κι ένα λεπτομερώς αποτυπωμένο σχέδιο ενεργειών. Η υλοποίηση ενός τέτοιου έργου ήταν για εμάς ένα ταξίδι, με αφετηρία τη διατύπωση των κριτήριων επιλογής του συστήματος που να ενσωματώνουν τις εταιρικές αξίες και το όραμα μας. Το ζητούμενο ήταν ένα HRMS που να είναι καινοτόμο, να προάγει και να διασφαλίζει τη διαφάνεια και, κατά συνέπεια, την ακεραιότητα, αλλά και να ενθαρρύνει τη συμμετοχή και ευγενική άμιλλα των εργαζομένων, αναδεικνύοντας την κοινωνική υπευθυνότητά μας.

netweek: Πόσο εύκολο ήταν να ενσωματωθεί το σύστημα HRMS στην κουλτούρα της εταιρείας σας;

Χρήστος Μανιατόπουλος: Στην ICTS Hellas πραγματοποιήσαμε την τελευταία διετία, σε συνεργασία με την εταιρεία SCAN, ένα ταξίδι με προορισμό τη δική μας «Ιθάκη»: ένα περιβάλλον εργασίας που διακρίνεται για την συμμετοχικότητά του και τον προσανατολισμό του στη συνεχή, προσωπική και εταιρική, βελτίωση, ανάπτυξη και ανάδειξη. Ποιοι ήταν οι σταθμοί του ταξιδιού αυτού; Από τα αρχικά στάδια της εταιρικής οργάνωσης και αποτύπωσης των εργασιακών ρόλων και οργανογραμμάτων, περάσαμε στις διαδικασίες εξεύρεσης και ένταξης του προσωπικού στον οργανισμό. Συνεχίσαμε με τη συνολική διαχείριση του προσωπικού μέσω του προγραμματισμού εργασίας, μισθοδοσίας, παροχών, αξιολόγησης και εκπαίδευσης. Συνεπιβάτες σε αυτό το ταξίδι είναι οι συνάδελφοί μας από την ακριτική Κω ως την μακρινή Αλεξανδρούπολη, καθώς έχουν δυνατότητα πρόσβασης και συνδιαμόρφωσης του περιβάλλοντος της πληροφορίας μέσω διαδικτυακών εφαρμογών. Δύο χρόνια μετά το ξεκίνημα του ταξιδιού, έχουμε διανύσει τη μεγαλύτερη απόσταση. Η διαδρομή δεν ήταν πάντα ανεμπόδιστη: τεχνικές δυσκολίες, διαχείριση μεγάλου όγκων δεδομένων, κρίσιμα χρονοδιαγράμματα.

Εκείνο, όμως, που πάντα διευκόλυνε την πορεία ήταν η συνεχής υποστήριξη από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Έχουμε μετρήσει τα οφέλη σε επίπεδο βελτίωσης του κόστους, ικανοποίησης του πελάτη-συναδέλφου, και σε επίπεδο συνδιαμόρφωσης και υλοποίησης της στρατηγικής της ICTS Hellas. Τα αποτελέσματα είναι θετικά. Οι μετρήσεις αποτελούν αναπόσπαστο κομμάτι της συνεχούς βελτίωσης του συστήματος HRMS. Ασφαλώς το ταξίδι αυτό συνεχίζεται, καθώς η τεχνολογία αλλά και οι εσωτερικές ανάγκες της εταιρείας διαμορφώνουν συνεχώς νέα δεδομένα και θέτουν νέες προκλήσεις – προορισμούς. Τις νέες αυτές προκλήσεις καλείται να ενσωματώσει η εταιρική κουλτούρα και να εξυπηρετήσει με τον αποτελεσματικότερο τρόπο.