Πώς θα τα βγάλει, τελικά, πέρα ο ΙΤ Manager στην Αγρια Δύση των μικρομεσαίων επιχειρήσεων; Θα καταφέρει να εντοπίσει την πολυπόθητη «φλέβα χρυσού» ή απλά θα χαθεί στο ηλιοβασίλεμα;

Ο Υπεύθυνος Πληροφορικής των ελληνικών μικρομεσαίων επιχειρήσεων αποτελεί, σε πολλές περιπτώσεις, ένα… μοναχικό καβαλάρη. Οι έγνοιες και ο δρόμος του διαφέρουν σημαντικά από εκείνες των συναδέλφων του. Τις δύο μεριές χωρίζει το «φαράγγι» της κατανόησης της τεχνολογίας και ο ΙΤ Manager στέκει συνήθως μόνος στην αντίπερα όχθη.

Ταυτόχρονα, κατακλύζεται από έναν απειλητικό όγκο αιτημάτων, τα οποία καλείται να αντιμετωπίσει σαν να ηγείτο μίας «κανονικής» Διεύθυνσης και σαν να είχε στη διάθεσή του υφιστάμενους. Μόνο που ο τυπικός «Διευθυντής» Πληροφορικής ελληνικής επιχείρησης αποτελεί ένα one-man show και διευθύνει… τον εαυτό του.

Η Άγρια Δύση της Πληροφορικής
Κι ενώ κάπως έτσι έχει η καθημερινότητα του μέσου IT Manager στη χώρα μας, κάποιοι μιλούν για την Πληροφορική ως το καράβι που θα φέρει την επιχείρηση σε ένα Νέο Κόσμο όσον αφορά τις δυνατότητες ανάπτυξης αλλά και τη λειτουργία της.

Το φιλόδοξο αυτό σενάριο έχει μία βασική ομοιότητα με την καθημερινότητά μας: τοποθετείται στο άγνωστο. Δεν προβλέπει ούτε κανόνες, ούτε οριοθετημένους ρόλους. Ο νέος τρόπος για να γίνονται τα πράγματα -με στόχο πάντοτε τη μεγαλύτερη ικανοποίηση του business- μοιάζει με το κυνήγι του χρυσού. Κι ο Υπεύθυνος Πληροφορικής της μικρομεσαίας επιχείρησης δεν μπορεί να διακινδυνεύσει στο ελάχιστο να χαρακτηριστεί τυχοδιώκτης.

Οσο «άγρια» κι αν είναι η Δύση που τον περιβάλει, θα πρέπει να ορίσει από μόνος του ρόλους και κανόνες – ίσως ακόμα και στόχους. Προς μεγάλη έκπληξη ακόμα και του ίδιου, η χαρτογράφηση του Νέου Κόσμου έχει σαν πρώτο απαραίτητο συστατικό της την επικοινωνία.

Σήματα… καπνού
Επειδή στο ΙΤ είμαστε άνθρωποι της δράσης και όχι του μπλα-μπλα, τις περισσότερες φορές δεν προλαβαίνουμε (ή, δεν αισθανόμαστε άνετα) να κάνουμε τις απλοϊκές αλλά σημαντικές συζητήσεις που ξεκαθαρίζουν τα πράγματα για όλους και οριοθετούν και το δικό μας ρόλο. Χαμένοι από αυτό βγαίνουμε, βεβαίως, εμείς οι ίδιοι.

Πρώτος σταθμός στην ανακάλυψη του Νέου Κόσμου θα πρέπει να είναι το γραφείο του Γενικού Διευθυντή. Μαζί του θα πρέπει να έρθουμε σε μία συμφωνία ως προς το ποιες ακριβώς είναι οι αρμοδιότητές μας, πόσο σημαντική είναι κάθε μία από αυτές για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης και τι πόρους έχουμε στη διάθεσή μας για να ανταποκριθούμε. Για να διευκολύνουμε την επικοινωνία, ίσως θα χρειαστεί να εστιάσουμε τη συζήτησή μας στη λειτουργία της επιχείρησης – κάτι πιο εύληπτο και πιο προσιτό στο συνομιλητή μας απ’ ότι η τεχνολογία. Δεδομένου ότι το ΙΤ αποτελεί το backstage του Οperations, ίσως η εστίαση στο δεύτερο να αποτελεί το πιο πρόσφορο έδαφος που έχουμε στη διάθεσή μας για να συναντηθούμε με το Business.

Ταυτόχρονα, θα πρέπει να δίνουμε μεγαλύτερη βάση στις διαδικασίες και τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας την οποία υπηρετούμε – και όχι στην τεχνολογία, όσο κι αν αυτή μας είναι πιο οικεία και θελκτική. Οι δυνατότητες της τεχνολογίας είναι, ούτως ή άλλως, τεράστιες. Αυτό που συχνά παραμένει αναχρονιστικό είναι οι διαδικασίες τις οποίες ακολουθούν οι περισσότερες επιχειρήσεις. Το ζητούμενο, λοιπόν, είναι να ξεκινήσουμε από τις διαδικασίες και μετά να βάλουμε στο παιχνίδι την τεχνολογία. Μόνο έτσι θα φέρουμε τους «Ινδιάνους» με το μέρος μας. Μόνο έτσι ο Νέος Κόσμος δεν θα αποτελέσει άλλη μία Αγρια Δύση.

Case Study: Το ΙΤ στην υπηρεσία του Business
Ενα παράδειγμα αξιοποίησης της τεχνολογίας για τη βελτίωση διαδικασιών του business είναι το σύστημα διακίνησης και αρχειοθέτησης φακέλων το οποίο ανέπτυξε η Mad Dog, εταιρεία αποθήκευσης και διαχείρισης φυσικού αρχείου, για μεγάλη ελληνική τράπεζα. Η εφαρμογή αυτή επιτρέπει στην τράπεζα να έχει μια πλήρη εικόνα του συνόλου των αρχείων που διακινούνται από και προς τη Mad Dog και να γνωρίζει, σε πραγματικό χρόνο, το πού βρίσκεται κάθε αρχείο ανά πάσα στιγμή.

Πρόκειται για μια λύση που παρέχει τη συστηματοποίηση, και τη διαφάνεια, που απαιτείται ώστε να κατοχυρώνονται η ασφάλεια και η εμπιστευτική διαχείριση των ευαίσθητων δεδομένων που διακινούνται. Τόσο η δημιουργία της λύσης αυτής, όσο και η αξιόπιστη λειτουργία της, δημιουργεί σημαντική προστιθέμενη αξία για την τράπεζα-πελάτη της Mad Dog και αναβαθμίζει τη συνεργασία μεταξύ των δύο εταιρειών.