Στο πλαίσιο του Project Management Conference ’14, το netweek μίλησε με τον Michel Thiry, PhD, FAPM, PMI Fellow, αναγνωρισμένη αυθεντία στη στρατηγική έργων, για τις κυριότερες προκλήσεις των αλλαγών και για τη μεγάλη σημασία που έχει o χρόνος.

nw: Με βάση τη μεγάλη διεθνή εμπειρία σας θα μπορούσατε να μας δώσετε ένα παράδειγμα change management;

Michel Thiry: Ένα project στο οποίο είχα εμπλακεί πριν από μερικά χρόνια αφορούσε μια μεγάλη αλλαγή σε ένα σημαντικό χρηματοπιστωτικό ίδρυμα. Στην ομάδα του project συμμετείχαν άτομα από όλα τα επίπεδα του οργανισμού: επιστημονικό προσωπικό, μάνατζερ, νέοι εργαζόμενοι. Κάποια στιγμή ένας από τους νεότερους της ομάδας μού ανέφερε ότι υπήρχε άρνηση εσωτερικά στον οργανισμό για την υλοποίηση των αλλαγών. Έτσι, καθίσαμε όλοι μαζί σε ένα τραπέζι και συζητήσαμε τι μπορούσαμε να κάνουμε για να λύσουμε το πρόβλημα. Για να καταλήξουμε, και αυτό είναι το εντυπωσιακό της υπόθεσης, ότι η άρνηση στην αλλαγή είχε να κάνει ουσιαστικά με την ονομασία. Μόλις αλλάξαμε την ονομασία του project σε κάτι που ήταν πιο κοντινό στην κουλτούρα του οργανισμού, η αντίσταση στην αλλαγή κάμφθηκε.

nw: Ποια πιστεύετε ότι είναι τα κυριότερα προσόντα ενός Change Manager;

Michel Thiry: Ένα από τα κύρια προσόντα που πρέπει να έχει ένας Change Manager, ως Program/Project Manager που διαχειρίζεται τις αλλαγές, είναι να ακούει τους ανθρώπους και να λαμβάνει υπόψη του το πόσο σημαντικός είναι ο ανθρώπινος παράγοντας. Πρέπει να ακούς τις ανησυχίες του κόσμου, οι οποίες, μερικές φορές δεν δημιουργούνται από σημαντικά, αλλά από ασήμαντα πράγματα. Όπως για παράδειγμα, «Θα έχω θέση παρκινγκ στο νέο κτίριο;», «Ποιοι θα είναι δίπλα μου στο νέο μου γραφείο;» κ.λπ. Τέτοια πράγματα είναι που αρκετές φορές απασχολούν τον κόσμο.

Και χρειάζεται να ακούς πολλές φορές, πρέπει να είσαι καινοτόμος, να βρεις νέους τρόπους για να κάνεις πράγματα. Αν σκέφτεσαι με τον παραδοσιακό τρόπο, τότε πολλές φορές δεν βλέπεις τις απλές λύσεις που βρίσκονται γύρω σου. Πρέπει, επίσης, να σκέφτεσαι όλα εκείνα τα μικρά πράγματα που κάνουν ευτυχισμένους τους ανθρώπους. Είναι σημαντικό να ακούς τους ανθρώπους, κάτι που συνήθως δεν γίνεται. Όταν εφαρμόζεις μια αλλαγή, είναι δουλειά σου να βγεις έξω, να μιλήσεις με τον κόσμο και να πάρεις ένα feedback από αυτούς. Το να τους ρωτάς μόνο δεν αρκεί. Χρειάζεται να βγεις έξω και να επιδιώξεις να πάρεις ένα feedback από αυτούς. Αυτό είναι κάτι που δεν μπορεί να γίνει εξ αποστάσεως.

nw: Πόσο σημαντικός είναι ο παράγοντας χρόνος για την επιτυχημένη υλοποίηση μιας αλλαγής σε έναν οργανισμό;

Michel Thiry: Θα ήθελα να τονίσω – δεν ξέρω αν αυτό έγινε αρκετά κατανοητό στην παρουσίασή μου στο συνέδριο – ότι η αλλαγή χρειάζεται χρόνο. Στα χαρτιά όλα είναι ιδανικά. Όταν, ωστόσο, χρειαστείς να πείσεις τους άλλους ώστε να αναπτύξουν ένα νέο τρόπο σκέψης, να υιοθετήσουν μια νέα κουλτούρα, θα πρέπει να τους δώσεις το χρόνο που χρειάζονται για να το κάνουν. Οποιαδήποτε αλλαγή χρειάζεται τουλάχιστον 1-2 χρόνια πριν οι άνθρωποι αρχίσουν να την ενσωματώνουν. Όσο πιο μεγάλη πίεση υπάρχει για να ολοκληρωθεί ταχύτερα μια αλλαγή, τόσο αυξάνουν οι πιθανότητες αποτυχίας.

Όταν αρχίσεις να πιέζεις πολύ για να γίνει μια αλλαγή τότε οι άνθρωποι δεν αισθάνονται άνετα. Γιατί αλλαγή σημαίνει να εκθέτεις το εαυτό σου, σημαίνει την ανάληψη ρίσκων. Και καθώς οι άνθρωποι δεν αισθάνονται άνετα με την ανάληψη κινδύνων, αντιδρούν επιστρέφοντας σε αυτό που γνωρίζουν καλύτερα, στην παλιά μέθοδο, στον παλιό τρόπο. Και αρνούνται να αλλάξουν, δεν θέλουν να πάρουν το ρίσκο. Κάθε αλλαγή αποτελεί ένα ρίσκο. Χρειάζεται να δώσεις στους ανθρώπους ένα σημάδι κατανόησης για τις συνέπειες των αλλαγών, την επιρροή τους και γιατί είναι καλές γι’ αυτούς και χρειάζεται να τους εκπαιδεύσεις ώστε να τις αποδεχθούν.